陳 碧

文獻(xiàn)資源購置質(zhì)量是圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)，影響著圖書館工作的全面開展。因此，每個圖書館應(yīng)定期對文獻(xiàn)資源購置費(fèi)使用效益作出評價，評估采購經(jīng)費(fèi)是否得到合理使用，是否發(fā)揮其應(yīng)有效益，從而為圖書館選擇、采集文獻(xiàn)資源提供依據(jù)。

從現(xiàn)有相關(guān)文獻(xiàn)資源績效評價的成果來看，績效評價研究已在圖書館界開展，相關(guān)著述探討的評價標(biāo)準(zhǔn)與指導(dǎo)方針涉及面較廣，指標(biāo)較全面，有很強(qiáng)的實(shí)用性和參考價值，但存在重理論探討、輕實(shí)證研究的問題。本文擬在他人研究的基礎(chǔ)上，根據(jù)績效管理原則、文獻(xiàn)資源購置費(fèi)使用和圖書館管理的特點(diǎn)，通過“平衡記分卡”績效評估方法對文獻(xiàn)資源購置費(fèi)使用績效作出評價，讓有限經(jīng)費(fèi)合理、有效地發(fā)揮最大效益，平衡各種載體、各種類型文獻(xiàn)的采購，提高采購質(zhì)量，使圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)最大限度地滿足讀者需求。

1 平衡記分卡的概念和內(nèi)涵

20世紀(jì)80年代末90年代初，西方很多學(xué)者以及實(shí)務(wù)界興起了對平衡財務(wù)與非財務(wù)指標(biāo)的綜合績效評估方法的研究，其中較有代表性的是由卡普蘭（Robert S.Kalan）和諾頓(David P.Norton)共同開發(fā)的名為“平衡記分卡”的績效評估方法BSC（Balanced Scorecard），從顧客、內(nèi)部流程、學(xué)習(xí)與發(fā)展、財務(wù)四個角度關(guān)注企業(yè)績效，使企業(yè)中的各層管理者能從這四個重要方面來觀察企業(yè)。

平衡計分卡是一種績效管理工具，它將企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)逐層分解轉(zhuǎn)化為各種具體的相互平衡的績效考核指標(biāo)體系，并對這些指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)狀況進(jìn)行不同時段的考核，從而為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的完成建立起可靠的執(zhí)行基礎(chǔ)[1]。平衡計分卡可以將企業(yè)信息化的遠(yuǎn)景、使命和發(fā)展戰(zhàn)略與信息化的績效評價聯(lián)系起來。作為企業(yè)信息化戰(zhàn)略實(shí)施的一種工具，它把信息化的使命和戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變?yōu)榫唧w的目標(biāo)和評測指標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略和績效的有機(jī)結(jié)合。其基本架構(gòu)如圖1所示：

2 基于平衡記分卡文獻(xiàn)資源購置費(fèi)使用績效評價

要進(jìn)行績效評價就需要設(shè)定相應(yīng)的績效評價指標(biāo)。如果沒有績效指標(biāo)就無法得知什么是所期待的目標(biāo)，也無法對目前的現(xiàn)狀和結(jié)果進(jìn)行評價。一個完整的圖書館采訪績效評價體系應(yīng)力求反映采訪各個方面的特征。

2.1 建立文獻(xiàn)資源績效評價指標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)

（1）內(nèi)涵豐富?？冃е笜?biāo)必須內(nèi)涵豐富才能作為工具來評估圖書館的某項(xiàng)活動，確認(rèn)取得的成績，指出存在的問題和不足，以便采取有效措施加以補(bǔ)救。績效指標(biāo)也應(yīng)該能為決策提供信息。

（2）可靠性?？冃е笜?biāo)必須是可靠的，當(dāng)在相同情況下重復(fù)運(yùn)用時能始終如一地產(chǎn)生相同的結(jié)果。

（3）有效性?？冃е笜?biāo)應(yīng)該在測度想測度的內(nèi)容上是有效的。

（4）適用性?？冃е笜?biāo)應(yīng)適用于它的預(yù)設(shè)目的。也就是說，計量單位和規(guī)模應(yīng)相匹配，執(zhí)行評估的程序的操作應(yīng)與圖書館的工作流程及物理布局等相一致。

（5）實(shí)用性?？冃е笜?biāo)必須是實(shí)用的，就是說，評估指標(biāo)利用了圖書館所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，就能夠衡量一定的努力程度，如員工時間、員工素質(zhì)、運(yùn)行成本及用戶時間與耐心。

（6）可比較性。圖書館績效指標(biāo)允許用于圖書館之間的比較。在考慮分值準(zhǔn)確的情況下，如果價值相同即說明被比較的圖書館在服務(wù)質(zhì)量或效率方面處于相同水平[2]。

2.2 文獻(xiàn)資源績效評價指標(biāo)的選擇

文獻(xiàn)資源購置費(fèi)是指各級政府下拔圖書館購買文獻(xiàn)資源的費(fèi)用。圖書館是提供公共文化產(chǎn)品的非營利組織，作為圖書館賴以生存物質(zhì)基礎(chǔ)的文獻(xiàn)資源，其所發(fā)揮的作用是否達(dá)到預(yù)期目的，所提供文獻(xiàn)資源的質(zhì)量和數(shù)量是否令讀者滿意，是否符合社會功能定位，這些都是經(jīng)費(fèi)使用績效評價的主要內(nèi)容。

針對圖書資料購置費(fèi)使用和圖書館管理的特點(diǎn)，依據(jù)文獻(xiàn)資源績效評價指標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)，基于平衡記分卡的文獻(xiàn)資源購置費(fèi)績效評價可從以下四個方面進(jìn)行（見圖 2）：

（1）資源和獲?。ㄘ攧?wù)角度）：評估文獻(xiàn)資源和服務(wù)的滿足率和可獲得性，主要是分析年度文獻(xiàn)增長情況，各類文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)所占比例、使用成本等。

（2）利用（讀者角度）：評估文獻(xiàn)資源的使用情況，這是平衡記分卡中最重要的一個因素，包括讀者對文獻(xiàn)資源數(shù)量和質(zhì)量的滿意程度，人均各類資源利用率、到館閱覽人數(shù)等。

（3）效率（內(nèi)部流程角度）：評估文獻(xiàn)資源的效率，包括文獻(xiàn)采訪加工效率、加工質(zhì)量，文獻(xiàn)資源采購計劃的制定、文獻(xiàn)資源的推廣與使用情況調(diào)研等。

（4）發(fā)展（學(xué)習(xí)與創(chuàng)新角度）：文獻(xiàn)資源建設(shè)與采訪人員能力素質(zhì)的提高息息相關(guān)，只有加強(qiáng)館員培訓(xùn)，提高館員素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)的發(fā)展。

圖2 文獻(xiàn)資源購置費(fèi)評價四個方面

平衡記分卡四個角度的考核評價，重點(diǎn)對年度購置文獻(xiàn)資源的狀況、功能及其發(fā)揮作用是否符合它的社會功能定位，是否達(dá)到預(yù)期效果進(jìn)行了檢測與評估。從評價內(nèi)容反映出用戶對文獻(xiàn)信息的閱讀傾向和需求特點(diǎn)，館藏文獻(xiàn)的類型、學(xué)科、文種比例，以及館藏數(shù)量和質(zhì)量的平衡關(guān)系比例，并據(jù)此來調(diào)整館藏文獻(xiàn)建設(shè)方向和服務(wù)內(nèi)容，不斷提高員工的專業(yè)素質(zhì)[3]。

3 文獻(xiàn)資源績效評價的實(shí)施過程

圖書資料置費(fèi)及其使用績效評價的實(shí)現(xiàn)具體過程如下所示：組織專家評審組→確定評價對象→建立評價指標(biāo)體系→確定權(quán)重→收集相關(guān)數(shù)據(jù)及處理→計算評價最終評價結(jié)果→分析評價結(jié)果。

3.1 組織專家評審組

圖書資料購置費(fèi)使用績效評價工作一般由圖書館領(lǐng)導(dǎo)、文獻(xiàn)采訪人員、師生讀者代表等共同參與，選出適當(dāng)人員組織專家評審小組，小組成員數(shù)目不宜少于5人，由專家評審小組來實(shí)施整個評價過程。專家評審小組的評價意見是得出綜合評價結(jié)果的重要來源,選擇熟悉文獻(xiàn)資源建設(shè)的評審小組成員是成功實(shí)施文獻(xiàn)資源建設(shè)績效評價的關(guān)鍵，因此評審小組成員應(yīng)具有對組織負(fù)責(zé)的態(tài)度，能夠獨(dú)立、客觀、公正地進(jìn)行綜合評價。

3.2 確定評價對象

圖書資料購置費(fèi)使用績效評價是貫穿整個文獻(xiàn)資源建設(shè)周期的。圖書資料購置費(fèi)使用績效評價不是一次性的行為，而是分多個階段的活動，評價從文獻(xiàn)采購到文獻(xiàn)利用、讀者評價的整個過程。因此我們要選取某個階段進(jìn)行評價，圖書資料購置費(fèi)使用一般以年度為周期，對一年內(nèi)提供服務(wù)中所獲得效益進(jìn)行評價，因此績效評價是以一年作為評價階段。

3.3 建立評價指標(biāo)體系

圖書資料購置費(fèi)績效評價是指對照統(tǒng)一指標(biāo)，采取一定的方法，對圖書館文獻(xiàn)購置投入的資金在一定時間內(nèi)提供服務(wù)中所獲得效益進(jìn)行評價，一個完整的圖書館采訪績效評價體系應(yīng)力求反映采訪各個方面的特征。

根據(jù)我國高校圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的現(xiàn)狀，針對文獻(xiàn)購置費(fèi)使用的特點(diǎn)，基于平衡記分卡應(yīng)用原則，并聘請圖書情報學(xué)專家對各評價指標(biāo)的重要性進(jìn)行測評，采用層次分析法推算出各級指標(biāo)的權(quán)重，構(gòu)建了文獻(xiàn)資源購置費(fèi)績效評價指標(biāo)體系[4]（見表1）。

表1文獻(xiàn)資源購置費(fèi)績效評價指標(biāo)

4 文獻(xiàn)購置費(fèi)績效評價實(shí)例

4.1 某圖書館近三年文獻(xiàn)購置費(fèi)使用績效各方面情況

本研究運(yùn)用構(gòu)建的文獻(xiàn)購置費(fèi)績效評價指標(biāo)對某館2011－2013年購進(jìn)的文獻(xiàn)資源進(jìn)行了一次系統(tǒng)、全面的評價，結(jié)果見表2。從評價結(jié)果可以看出本館文獻(xiàn)資源建設(shè)在哪個環(huán)節(jié)存在問題，并以此為依據(jù)設(shè)定一個目標(biāo)值，作為下個年度追求的目標(biāo)，從而實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源建設(shè)績效目標(biāo)管理。

4.2 確定圖書資料購置費(fèi)使用績效評價指標(biāo)權(quán)重

由于每個圖書館建設(shè)發(fā)展目標(biāo)、具體情況各有所不同，對各個指標(biāo)的側(cè)重點(diǎn)不一樣，因此，圖書館組織5位文獻(xiàn)資源建設(shè)小組成員進(jìn)行問卷調(diào)查，由專家對各指標(biāo)權(quán)重打分，每位專家所占比重為0.2，根據(jù)5位專家給出的數(shù)據(jù)，得出了圖書館圖書資料購置費(fèi)使用績效評價指標(biāo)體系的權(quán)重（見表3）。

表3 文獻(xiàn)資源購置費(fèi)使用績效評價指標(biāo)體系權(quán)重表

4.3 計算評價結(jié)果

表4 2011—2013年文獻(xiàn)資源購置費(fèi)績效評價得分情況表

5 某圖書館文獻(xiàn)購置費(fèi)實(shí)施績效評價結(jié)果分析

5.1 資源和獲取方面評價結(jié)果分析

2011—2013年圖書館紙本圖書生均年進(jìn)書量始終徘徊在1~2冊，與教育部要求的生均4冊的指標(biāo)還有很大差距；外文文獻(xiàn)采購量偏小，達(dá)不到學(xué)校辦學(xué)水平提升的需求；電子文獻(xiàn)的采購經(jīng)費(fèi)逐年有所提高，但無論是電子文獻(xiàn)還是紙本文獻(xiàn)利用成本偏高。

館藏文獻(xiàn)是圖書館開展各種優(yōu)質(zhì)服務(wù)的保障，2011—2013年學(xué)校每年下拔的經(jīng)費(fèi)基本持平，但文獻(xiàn)的價格特別是電子文獻(xiàn)價格每年的增幅達(dá)7%以上，經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了館藏建設(shè)發(fā)展的需要，圖書館在向?qū)W校申請加大圖書資料購置費(fèi)投入的同時，應(yīng)多渠道籌集經(jīng)費(fèi)，如通過校友、企業(yè)團(tuán)體等社會資助方式，增加圖書購置費(fèi)的投入，確保年進(jìn)書量，并根據(jù)學(xué)校學(xué)科發(fā)展和內(nèi)涵轉(zhuǎn)型的需要，合理分配中外文文獻(xiàn)、紙本文獻(xiàn)與電子文獻(xiàn)的采購比例，優(yōu)化本館文獻(xiàn)資源體系結(jié)構(gòu)，滿足讀者適應(yīng)數(shù)字時代的閱讀需要。

表2 某圖書館2011—2013年文獻(xiàn)資源績效評價表

5.2 利用方面評價結(jié)果分析

讀者滿意度調(diào)查是綜合考核圖書館服務(wù)資源和服務(wù)效能的復(fù)合指標(biāo)，2011、2012年圖書館讀者滿意度變化不大，2013年讀者對圖書館提出了更高的要求，滿意度大幅下降；在文獻(xiàn)利用方面，紙本圖書生均借閱量逐年下降，而人均電子資源訪問量上升趨勢明顯。2013年圖書館加大對館內(nèi)環(huán)境的建設(shè)，投入100萬在各閱覽區(qū)安裝了空調(diào)，從根本上解決館內(nèi)的防暑降溫與及文獻(xiàn)保存問題，優(yōu)化了閱讀環(huán)境，到館讀者大增，2013年的人均到館閱覽量比上年增加了10%。

從2013年讀者滿意度調(diào)查情況來看，圖書館在今后的信息資源建設(shè)中，應(yīng)更多地注意信息需求，而不是信息的供給。通過分析讀者的借閱情況和圖書館主頁上的“圖書薦購”欄目，隨時了解讀者需求動向，有針對性地把讀者需求作為采購文獻(xiàn)的依據(jù)，不斷優(yōu)化館藏文獻(xiàn)資源結(jié)構(gòu)，在文獻(xiàn)類型和復(fù)本等方面找到最佳切合點(diǎn)；在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，還要注重實(shí)體館藏與虛擬館藏相結(jié)合，加大建設(shè)圖書館特色文獻(xiàn)資源的力度。改變傳統(tǒng)文獻(xiàn)采集方式，注重館藏資源的質(zhì)量，在增加紙質(zhì)圖書、期刊、報紙的數(shù)量與質(zhì)量的同時，增加數(shù)據(jù)庫和館藏電子讀物的種類與數(shù)量，使館藏建設(shè)更加趨于合理，提高文獻(xiàn)利用率。

5.3 效率方面評價結(jié)果分析

2011—2013年圖書館在內(nèi)部流程上沒有創(chuàng)新的亮點(diǎn)，文獻(xiàn)采訪效率和加工率穩(wěn)中有升；文獻(xiàn)資源建設(shè)計劃、文獻(xiàn)推廣與調(diào)研等方面沒有新的突破。

目前讀者獲取信息的方式更加多元化，特別是網(wǎng)絡(luò)閱讀成為當(dāng)代大學(xué)生首選的閱讀方式，因此在文獻(xiàn)推廣的組織形式、組織內(nèi)容、宣傳手段等各方面，圖書館應(yīng)不斷吸納新元素，實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新，如在博客、微博里發(fā)布，通過網(wǎng)絡(luò)及電子手段宣傳圖書館各種文獻(xiàn)資源，既符合當(dāng)代大學(xué)生的生活習(xí)慣，又能滿足廣大讀者隨時隨地、深度閱讀數(shù)字資源的需求。

5.4 發(fā)展方面評價結(jié)果分析

圖書館近年加強(qiáng)了對員工的培訓(xùn)，以專題講座形式每兩周舉辦一次一小時的館內(nèi)學(xué)習(xí)活動，活動的開展完善了原有的員工培訓(xùn)制度，提升了館員的綜合素質(zhì)。對在工作中發(fā)現(xiàn)的問題，能及時作出整改。2013年圖書館對各部門工作職責(zé)、業(yè)務(wù)規(guī)范和圖書館職工考評制度等進(jìn)行修改。使各部門的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)更合理，職責(zé)更清晰，部門之間的協(xié)作更有效，運(yùn)行更順暢。圖書館在館員培訓(xùn)和持續(xù)改進(jìn)措施方面發(fā)展態(tài)勢良好。

圖書館在員工培訓(xùn)方面雖然得到了加強(qiáng)，但由于員工的個人情況的參差不齊,這種采用統(tǒng)一的專題講座培訓(xùn)模式，會造成“事倍功半”的局面。今后培訓(xùn)必須依據(jù)員工水平的高低分開進(jìn)行,不同崗位人員培訓(xùn)應(yīng)有所側(cè)重，按層次有系統(tǒng)有組織地制定不同的課程,重點(diǎn)培訓(xùn)知識薄弱的員工,并使高水平人才更加優(yōu)化自己的專業(yè)技能，加強(qiáng)圖書館整體的實(shí)力和競爭力。

6應(yīng)用平衡記分卡應(yīng)注意的問題

6.1 要謹(jǐn)慎選擇測評指標(biāo)

測評指標(biāo)選擇的正確與否將會影響到戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在文獻(xiàn)購置費(fèi)績效評價中，讀者角度的測評指標(biāo)應(yīng)選擇能真正反映讀者利用文獻(xiàn)情況的指標(biāo)，內(nèi)部業(yè)務(wù)測評指標(biāo)應(yīng)選自對讀者滿意度有較大影響的業(yè)務(wù)程序。測評指標(biāo)的數(shù)量不應(yīng)過多，還必須是客觀和可量化的，便于操作與理解。

6.2 要充分重視平衡記分卡工作的連續(xù)性與持久性

采用平衡記分卡對文獻(xiàn)購置費(fèi)進(jìn)行績效管理，要有連續(xù)性與持久性，以便比較各年績效情況，不斷改進(jìn)文獻(xiàn)資源建設(shè)工作。并經(jīng)常性地自上而下對戰(zhàn)略進(jìn)行廣泛溝通，使工作人員都能參與者到該戰(zhàn)略之中，了解為達(dá)到績效總目標(biāo)他們必須完成的各自目標(biāo)。

6.3 需要專人不斷關(guān)注與跟進(jìn)績效指標(biāo)的變化

采用平衡記分卡進(jìn)行績效管理將是長期、持續(xù)不斷改進(jìn)的過程。在實(shí)踐運(yùn)用中，一方面可以根據(jù)戰(zhàn)略不斷修改績效目標(biāo)，另一方面可以根據(jù)客觀發(fā)展及時修正戰(zhàn)略。這些工作需要有專人負(fù)責(zé)，才能夠在第一時間內(nèi)不斷改進(jìn)與圖書館長期發(fā)展戰(zhàn)略有偏差的地方，保證發(fā)揮文獻(xiàn)購置費(fèi)的最大效益。

6.4 加強(qiáng)平衡記分卡的宣傳力度

平衡記分卡能否在圖書館推行，在一定程度上取決于宣傳力度。通過加強(qiáng)宣傳，使館員了解平衡記分卡績效管理的優(yōu)點(diǎn)，了解平衡記分卡在圖書館管理實(shí)踐中的好處，轉(zhuǎn)變他們對績效管理的觀念。這種宣傳不僅應(yīng)是全面的，而且應(yīng)是不間斷的?？梢圆扇I(yè)人士授課、印發(fā)學(xué)習(xí)手冊、召開會議等方式進(jìn)行宣傳，使利用平衡記分卡對文獻(xiàn)購置費(fèi)進(jìn)行績效管理成為日常工作的常態(tài)。

6.5 加強(qiáng)激勵，增加驅(qū)動力

實(shí)踐表明，組織取得了人力資源后，注重關(guān)注人的個性是非常必要的。當(dāng)館員努力貢獻(xiàn)他的能力，實(shí)現(xiàn)組織的發(fā)展目標(biāo)時，組織應(yīng)將完成目標(biāo)的成果，回饋給績優(yōu)者，才能激發(fā)其做出更多的貢獻(xiàn)?？蓪⒃u優(yōu)、年度考核和績效考核體系相掛鉤，加強(qiáng)對館員激勵，更好貫徹平衡記分卡在文獻(xiàn)購置費(fèi)績效評價中的應(yīng)用。

6.6 在實(shí)施過程中不斷完善平衡記分卡績效管理體系

每個圖書館都有自己的具體情況，不同的情況需區(qū)別對待。對于準(zhǔn)備使用或正在使用的圖書館來說，利用平衡記分卡對文獻(xiàn)購置費(fèi)使用進(jìn)行績效管理的實(shí)施是對原有管理的挑戰(zhàn)[5]。圖書館要根據(jù)自身的實(shí)際情況和績效考核的實(shí)際需要，對其內(nèi)容進(jìn)行增減，尋找關(guān)鍵成功因素和關(guān)鍵績效指標(biāo)，建立一個屬于自己的文獻(xiàn)購置費(fèi)績效評價體系。

7結(jié)語

圖書館學(xué)先驅(qū)杜威曾提出“三最原則”，“要以最少的花費(fèi)為最多的讀者提供最好的圖書”是其中一個原則；英國圖書館學(xué)家沃德強(qiáng)調(diào)：圖書館要“把精力放在成本和降低成本的方式上”，認(rèn)真研究“如何有效地活用已有的資源（如人員、建筑物、文獻(xiàn)、設(shè)備和信息技術(shù)等），去組織一個高效率的機(jī)構(gòu)”?？梢妶D書資料購置費(fèi)績效評價指標(biāo)體系及評價方法是一項(xiàng)具有理論意義和實(shí)踐應(yīng)用價值的研究。

文獻(xiàn)購置費(fèi)績效評價是改進(jìn)和完善圖書館管理的重要手段，評價的目的在于找出差距，努力改進(jìn)，從而提高管理水平，提高工作效率。因此，相對于評價指標(biāo)體系本身而言，重要的是評價之后的改善和提高。隨著文獻(xiàn)資源建設(shè)績效評價日益受到圖書館的重視以及評價工作的逐步開展和深入，文獻(xiàn)資源建設(shè)績效評價工作會朝著更加科學(xué)化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展，最終形成一個完整的評價體系，實(shí)現(xiàn)績效管理的目標(biāo)。

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