吳亞平

摘 要 伴隨著信息技術(shù)的普及和發(fā)展，高校檔案管理也在向信息化管理轉(zhuǎn)變。但目前各高校對(duì)檔案的信息化建設(shè)存在認(rèn)識(shí)不足、經(jīng)費(fèi)投入有限、技術(shù)落后、管理人員素質(zhì)偏低等問(wèn)題。文章在對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的對(duì)策建議，以促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞 高校檔案管理 信息化建設(shè) 管理方向

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.03.007

Research on the Problems and Countermeasures of Informatization

Construction of University Archives Management

WU Yaping

（Yangtze University College of Technology &Engineering， Jingzhou， Hubei 434020）

Abstract Along with the development and popularization of information technology， University Archives Management in the transition to information management. But there is lack of knowledge， the limited funds， backward technology， low quality of personnel management problems of the current universities information construction of archives. The article puts forward corresponding countermeasures and suggestions on the basis of analysis of the system on these issues， so as to promote the informatization construction of University Archives management.

Key words university archives management; information construction; the management direction

1 高校檔案管理信息化建設(shè)概述

1.1 高校檔案管理的內(nèi)涵

高校檔案是指，“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的，對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高等學(xué)校檔案所記錄的信息體現(xiàn)了學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的歷史情況，反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，不僅可以為學(xué)校的發(fā)展提供信息指引方向，而且它所記錄的學(xué)生信息也為學(xué)生走向社會(huì)提供參考。高校檔案是高校發(fā)展歷程中最權(quán)威的信息庫(kù)，各大高校越來(lái)越重視檔案的管理并將其納入學(xué)校管理體系當(dāng)中，不斷加大投入規(guī)范管理體系，以實(shí)現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 高校檔案管理的信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理都是以紙質(zhì)媒介記錄所有信息，然后進(jìn)行分類歸檔保管。這些檔案在遇到學(xué)校搬遷、檔案移送時(shí)很容易遺失，而且在檔案查找調(diào)閱時(shí)也很麻煩，另外它不能實(shí)現(xiàn)信息的共享。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，高校檔案管理正經(jīng)歷著革命性的變化：高校檔案管理模式已由傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代信息化管理轉(zhuǎn)變，也就是檔案的信息化建設(shè)。在技術(shù)手段和應(yīng)用軟件的幫助下，表格、圖表被廣泛應(yīng)用于檔案管理，便于人們檢查、查詢、修正或者是重復(fù)使用，檔案信息化建設(shè)使得檔案管理更加規(guī)范、更加簡(jiǎn)單、更加方便、更容易實(shí)現(xiàn)資源的共享和永久保存。

1.3 高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)方便了檔案信息的保存。電子存儲(chǔ)媒介具有信息容量大，占用空間小，無(wú)限距離傳輸?shù)忍攸c(diǎn)，因此檔案的信息化建設(shè)能有效解決日益增長(zhǎng)的檔案信息與合理保管之間的矛盾，同時(shí)還增強(qiáng)了檔案信息完整的資源保管和有效服務(wù)社會(huì)的能力。

檔案信息化建設(shè)可有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。計(jì)算技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中廣泛運(yùn)用，將高校檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，為高校檔案走出封閉、走向社會(huì)創(chuàng)造了有利條件。

檔案信息化建設(shè)優(yōu)化了檔案管理的模式。有了檔案信息化建設(shè)，檔案管理軟件可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔。電子檔案的系統(tǒng)化管理，能夠?qū)ξ募M(jìn)行全程控制，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理模式的優(yōu)化。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足

教師和學(xué)生是高校檔案的主要使用者，當(dāng)教師面臨工作調(diào)動(dòng)時(shí)或?qū)W生畢業(yè)走向社會(huì)后，人檔分離使得獲取檔案信息非常困難，因此高校檔案信息化管理的需求日益強(qiáng)烈。另一方面，高等教育信息化建設(shè)進(jìn)程對(duì)檔案管理工作提出了新的思路和要求。當(dāng)前，信息化、數(shù)字化已深入到高校教學(xué)、科研、學(xué)生活動(dòng)和日常管理的方方面面，這就對(duì)高校檔案的管理工作提出了更高的要求同時(shí)也帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

社會(huì)和高校發(fā)展的需要均對(duì)高校檔案信息化建設(shè)提出了較高要求，但目前仍然有很多高校沒(méi)有明確地認(rèn)識(shí)到高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性，因此學(xué)校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作既沒(méi)有清晰的發(fā)展方向和建設(shè)目標(biāo)，也沒(méi)有相應(yīng)的政策措施，并且對(duì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的難度估計(jì)不足，以致于檔案信息化建設(shè)工作難以很好地推進(jìn)和完成。

2.2 檔案信息化建設(shè)管理體制混亂

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理”的檔案管理體制在絕大多數(shù)高校并沒(méi)有落到實(shí)處，而是簡(jiǎn)單地將檔案辦公計(jì)算機(jī)化和無(wú)紙化等同為檔案管理的信息化，對(duì)檔案的信息化建設(shè)缺乏有效的管理。檔案信息化建設(shè)不僅僅是要將檔案信息數(shù)字化，更重要的是要做到檔案管理流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案信息集中分類能夠及時(shí)準(zhǔn)確有效地被檔案管理系統(tǒng)所接收，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，但是，由于學(xué)校管理不規(guī)范，機(jī)制不靈活，導(dǎo)致高校檔案管理部門和教育科研管理部門不能有效協(xié)調(diào)，不能充分滿足檔案信息化管理的要求。

2.3 檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)落后

目前，高校由于對(duì)檔案信息化建設(shè)重視程度不夠，檔案管理經(jīng)費(fèi)投入和技術(shù)投入都比較少，一般對(duì)檔案館或檔案室只是配備了基本的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致了基礎(chǔ)設(shè)施不完善，技術(shù)支持不充分，檔案管理的信息化建設(shè)舉步維艱。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是經(jīng)費(fèi)投入不足，使得電子化設(shè)備無(wú)法及時(shí)維修、更新或升級(jí)，不能跟上信息化發(fā)展的步伐;二是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息資源無(wú)法有效共享和處理。三是缺乏統(tǒng)一的接口和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，電子文件統(tǒng)一歸檔十分困難。同時(shí)紙質(zhì)文件正被電子文件以極快的速度和極大的覆蓋面逐步替代，使得電子文件成為主要的記錄工具，各高校缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件和信息接口及建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所產(chǎn)生的大量的電子文件未能進(jìn)行系統(tǒng)化的歸檔處理，造成這些寶貴資源的丟失。

2.4 檔案信息化建設(shè)人員素質(zhì)偏低

高校檔案管理人員素質(zhì)偏低的根源還是高校領(lǐng)導(dǎo)受傳統(tǒng)觀念的束縛，對(duì)檔案管理沒(méi)有給予應(yīng)有的關(guān)注和充分的認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)工作，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校和師生的發(fā)展具有極為重要的作用，因而就不注重檔案管理的人員構(gòu)成，忽視檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和職業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致高校檔案管理中缺乏一支整體素質(zhì)偏高、工作態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)、做事嚴(yán)謹(jǐn)高效的管理隊(duì)伍，具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是高校檔案管理人員的群體結(jié)構(gòu)不合理。二是缺少對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使人們對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不夠充分，從根本上制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。

3 完善高校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策與措施

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)

思想決定高度，高校檔案管理能否實(shí)現(xiàn)信息化，首先取決于領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，他們不僅要充分了解高校檔案的重要性，而且還要真正認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的意義，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，同時(shí)樹立創(chuàng)新和服務(wù)觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，并且加大經(jīng)費(fèi)的投入和管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效檔案的信息化建設(shè)。

3.2 健全檔案信息化建設(shè)管理機(jī)制，明確管理方向

要形成一個(gè)健全的管理機(jī)制，首先需要學(xué)校對(duì)檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃和布局，明確其發(fā)展方向、管理目標(biāo)。具體做法是：遵循 “統(tǒng)一規(guī)劃、分期建設(shè)、逐步實(shí)施”的原則， 并以校內(nèi)文件的形式確定下來(lái)以保證其權(quán)威性和指導(dǎo)性。其次要建立一個(gè)有紀(jì)律有組織高效率的檔案管理機(jī)構(gòu)確定人員和崗位職責(zé)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并確定檔案信息細(xì)化建設(shè)不同階段的發(fā)展規(guī)劃，使網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有章可循。

3.3 加大投入，改善條件

檔案信息化建設(shè)需要相應(yīng)配套的硬件設(shè)施和軟件及技術(shù)支持，這些設(shè)備和技術(shù)都要高校增加檔案管理方面的投入來(lái)獲得。由于高校檔案同時(shí)具有為社會(huì)提供服務(wù)的功能，因此其資金來(lái)源可從兩方面著手：一是政府部門要加大資金投入，二是高校要自行籌措缺口資金。以保證高校檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。在獲取足夠的資金，配備了相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施后，還要注重技術(shù)跟進(jìn)。具體要做到以下三點(diǎn)：一是建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。由政府部門制定統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)，各高校充分利用自身優(yōu)勢(shì)，建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享;二是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高工作效率;三是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，提高數(shù)據(jù)安全性。可以從防火墻設(shè)定，訪客身份認(rèn)證和權(quán)限設(shè)置等方面著手。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)管理人才

加強(qiáng)檔案信息化管理的實(shí)質(zhì)上就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)超強(qiáng)的運(yùn)算與數(shù)據(jù)處理能力雖然能給檔案管理者帶來(lái)科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，但是這給檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，因此檔案管理信息化建設(shè) 需要一批既懂得如何運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次人才。那么高校首先要做的就是改變檔案管理人員的聘用方式，應(yīng)當(dāng)選擇有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和學(xué)歷水平的人員，而不能因照顧人才引進(jìn)需要隨意聘用不滿足崗位要求的人員;其次是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層人員的建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)層不僅要做好信息管理工作，同時(shí)還要做好上傳下達(dá)的任務(wù)，因?yàn)樗麄儗?duì)檔案管理的意識(shí)程度直接影響到檔案信息化建設(shè)的好壞。因此，檔案部門需配備綜合素質(zhì)優(yōu)秀、責(zé)任心極強(qiáng)、具有前瞻性的領(lǐng)導(dǎo);第三是要加大對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)力度，通過(guò)有計(jì)劃地組織檔案管理員的培訓(xùn)、進(jìn)修， 更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)他們對(duì)檔案信息辨別和處理能力，提升他們開發(fā)、利用檔案資源的主動(dòng)性，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)工作的需要;第四是盡可能地引進(jìn)對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)用及其專業(yè)的人才，因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)實(shí)質(zhì)上是對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的應(yīng)用，無(wú)論是檔案的網(wǎng)絡(luò)利用，儲(chǔ)藏檔案數(shù)字化之間的轉(zhuǎn)換，還是對(duì)電子文件的歸檔和管理等等，這些都需要將計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案知識(shí)有機(jī)結(jié)合。因此在各個(gè)高校都應(yīng)該為檔案管理部門配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)人士，同時(shí)讓檔案管理部門對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理信息化有機(jī)結(jié)合起來(lái)。

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