吳延生

內(nèi)容摘要：協(xié)調(diào)就是化解矛盾、統(tǒng)一行動的過程。秘書部門所處位置的特殊性，決定其在協(xié)調(diào)工作中具有得天獨厚的條件。作為一項重要職責(zé)，秘書在協(xié)調(diào)中又有特定的方式、原則。通過這一視角，研究協(xié)調(diào)目的的明確把握、良好人際關(guān)系的建立是進行協(xié)調(diào)的前提，也是秘書樹立良好窗口形象的基石。

關(guān)鍵詞：秘書工作 協(xié)調(diào) 關(guān)系 形象樹立

近年來，隨著政治、經(jīng)濟領(lǐng)域的變化，秘書部門原來的工作原則與方法受到了強有力的沖擊。在這種情況下，高層次、高水平的秘書工作愈來愈顯示出協(xié)調(diào)工作的重要性。

如何做好秘書人員協(xié)調(diào)工作呢？這應(yīng)該是秘書人員值得討論的話題。協(xié)調(diào)，它既是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。關(guān)于協(xié)調(diào)工作的重要性或協(xié)調(diào)的方法，或者是協(xié)調(diào)的類型、內(nèi)容，或者是協(xié)調(diào)的原則、形式，我們是必須掌握與牢記的。在此，恕不對它們進行論述，只想淺談秘書協(xié)調(diào)工作中必須重視的幾個問題。

一、把握明確的協(xié)調(diào)目的

明確把握協(xié)調(diào)目的是做好協(xié)調(diào)工作的前提條件。協(xié)調(diào)工作總是為完成某一任務(wù)，或者說為達到某一目的而展開的工作。領(lǐng)導(dǎo)的意圖、上級的指示，就是我們展開這一工作的依據(jù)，因而，我們就必須正確理解、把握領(lǐng)導(dǎo)意圖或上級的指示。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)持相同意見時，秘書人員的工作就顯得較為輕松一點，但在實際工作過程中，領(lǐng)導(dǎo)意見往往不一致，對此秘書人員就不能一會兒聽這個，一會兒聽那個，覺得他們都沒錯。而是應(yīng)該從認(rèn)識論角度去斟酌、了解、接受。必要時還可以私下找領(lǐng)導(dǎo)商談，交換一下彼此的看法，這是很有益處的。

協(xié)調(diào)工作有時是很復(fù)雜的，可以分為縱向協(xié)調(diào)和橫向協(xié)調(diào)?？v向協(xié)調(diào)，是上下級之間的協(xié)調(diào)。橫向協(xié)調(diào)是幾個部門之間的，或幾個單位之間，甚至牽涉到外單位協(xié)調(diào)，在這種復(fù)雜協(xié)調(diào)中，除了把握協(xié)調(diào)目的之外，還必須適當(dāng)?shù)剡\用公關(guān)學(xué)、心理學(xué)、邏輯學(xué)等知識進行協(xié)調(diào)，希望通過以上手段來達到協(xié)調(diào)的目的，因此，只有明確協(xié)調(diào)的目的，才能頭腦清醒，正確把握，切中要害，從而提高工作效率。

二、建立良好的人際關(guān)系

建立良好的人際關(guān)系是做好協(xié)調(diào)工作的橋梁。一個單位的秘書人員有較好的人際關(guān)系，就能使上下領(lǐng)導(dǎo)階層凝聚為一個整體，上下一條心，左右關(guān)系融洽，大家相互理解，彼此尊重，相互支持，共同幫助，一切事情就容易商量，容易辦成，常常能夠事半功倍。相反，就連一些簡單的事情也扯來扯去，無盡無休，無法辦成，而且必將形成一種惡性循環(huán)。

做為秘書人員，在建立良好的人際關(guān)系上，應(yīng)該做到：

（一）對內(nèi)關(guān)系

1、妥善處理好與上級關(guān)系

秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)活動中的一個環(huán)節(jié)，及時地向領(lǐng)導(dǎo)報告本部門的工作情況、問題，讓領(lǐng)導(dǎo)對整體有一定的了解。在領(lǐng)導(dǎo)工作繁重時，應(yīng)主動為其分憂，替領(lǐng)導(dǎo)爭得榮譽。由于某些原因，領(lǐng)導(dǎo)也難免出現(xiàn)差錯，此時，下級應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)團結(jié)一致，給予領(lǐng)導(dǎo)熱情幫助，與領(lǐng)導(dǎo)處好關(guān)系，不能阿諛奉承，投其所好，領(lǐng)導(dǎo)說什么，就是什么。

2、處理好與同級的關(guān)系

同級之間，由于合作共事，關(guān)系比較密切，因而一定要處好關(guān)系。這樣有利于大家同心協(xié)力。在工作過程中，大家應(yīng)當(dāng)彼此尊重，即不要相互吹捧，也不要相互拆臺。另外，應(yīng)當(dāng)增強彼此了解溝通，這有利于協(xié)調(diào)工作的開展。一般來說，同級之間，工作不能協(xié)調(diào)好，大多是在人際關(guān)系上出現(xiàn)問題。

3、處理好與下級關(guān)系

為下級服務(wù)是處理好與下級關(guān)系的關(guān)鍵。做為秘書，雖說是為上級服務(wù)，但也要時時刻刻關(guān)心下級，這樣有利于與下級溝通。處理好關(guān)系是搞好協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵，在工作中，下級很容易出現(xiàn)這樣那樣的錯誤，做為秘書人員，不應(yīng)當(dāng)指責(zé)而是應(yīng)當(dāng)關(guān)心他們，幫助他們改正錯誤。

協(xié)調(diào)工作就其實質(zhì)來說就是協(xié)調(diào)人際關(guān)系的工作。它既是一項事務(wù)工作又是思想政治工作，秘書人員要善于處理各方面的工作。統(tǒng)一認(rèn)識化解矛盾，融洽關(guān)系，完成任務(wù)。因而，秘書必須在建立人際關(guān)系上花功夫，費精力。人際關(guān)系處理好了，問題也就好辦多了，對于協(xié)調(diào)工作確實起到了橋梁作用。

（二）涉外關(guān)系

由于來訪者與秘書所在單位的關(guān)系不同，他們可能受到一般歡迎，也可能受到隆重的禮遇，但不管來訪者是誰，秘書都應(yīng)立即停止工作，抬起頭來向他微笑，以示歡迎。所有的來訪者都必須受到熱情的接待，秘書必須有禮貌地對待他們，因為他們每個人對秘書所在單位的成功，都起著直接或間接的作用。從他們踏進辦公室到離開辦公室，秘書經(jīng)常是他們第一個見到、最后一個告別的人。因此，秘書的態(tài)度如何，直接影響單位的聲譽。

1、善于接待來訪的人民群眾

人民群眾的來訪，主要是來反映問題的。秘書對他們反映的情況要做詳細(xì)記錄；不清楚的地方，應(yīng)詢問，請求對方講清楚；若當(dāng)時無法講清，可要求對方回去了解情況后再補充過來。如果秘書判斷反映的情況有較高的參考價值，應(yīng)該請對方回去整理成專題書面材料送過來。如果是新問題，應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)后再作答復(fù)。

2、善于應(yīng)付難以對付的來訪者

有些來訪者比較粗魯甚至野蠻，若與他們不期而遇，對他們禮貌相待需要高度的自制力和意志力。如果你不認(rèn)識來訪者，可客氣地說：“需要我?guī)兔?？”或“您能告訴我您的尊姓及貴單位的名稱嗎？”如果來訪者不愿通報姓名，也不說出求見理由，卻千方百計想繞過秘書直接去見領(lǐng)導(dǎo)，這時秘書的態(tài)度必須很堅定，并可用以下任何一種回答來應(yīng)付：

第一，“我很抱歉，某某先生只會見預(yù)先約好的來訪者，請您在這張卡片上寫下姓名及求見的簡要內(nèi)容，讓我送進去好嗎？”

第二，“如果我違反某某先生的指示讓您進去他將會不愉快。您寫下您想和他談些什么，由他決定是否接見您，比您硬闖進去好得多?！?/p>

第三，“我保證把您打算談的事轉(zhuǎn)交某某先生，過些時候您可打電話給我，我再告訴您他的答復(fù)?！?/p>

第四，“某某先生正在研究一些很重要的事情，還得用一段時間。為了不浪費您的時間，請您留個條子給他。”

3、接待新聞記者

新聞界在社會上有著特殊的地位，而新聞界的傳播工作主要是通過記者從第三者的角度來報道的。因此，前來光臨的如果是記者，秘書要滿腔熱情地接待他（們），表現(xiàn)出樂意幫忙的意思，但不要對事情輕易表示贊成或反對，更不能未得到領(lǐng)導(dǎo)批示而提供內(nèi)部情況。采訪完畢后，秘書可以向記者詢問，若對方?jīng)Q定報道，秘書可請他們寫好材料后送給本單位領(lǐng)導(dǎo)審閱，由單位領(lǐng)導(dǎo)決定是否報道；若記者要求本單位寫報道稿，秘書可以將對方的要求向領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后再接受任務(wù)，并組織人員起草。稿件發(fā)出之前，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱。

三、樹立真誠的秘書形象

樹立值得信賴的形象是做好協(xié)調(diào)工作的重要因素。秘書人員要做好協(xié)調(diào)工作，就必須從做好“三要”入手。第一要虛心。“虛心使人進步，驕傲使人落后”。秘書人員要時時刻刻保持謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度，才能贏得領(lǐng)導(dǎo)和同事的認(rèn)可和尊重，才能夠做好協(xié)調(diào)工作。比如，秘書在審核文稿或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖草擬公文時，其中必然涉及到單位的有關(guān)數(shù)據(jù)或具體情況，如果你不虛心地向領(lǐng)導(dǎo)或單位其它部門人員請教或了解清楚，而只是憑借自己主觀想象，妄加推測，那是肯定做不好秘書協(xié)調(diào)工作的。第二要誠心。無論做什么事情我們都要誠心誠意。古人云：精誠所至，金石為開。做為秘書人員只有以心換心，將心比心，真心真意同人交往、辦事，才能樹立好的形象，值得信賴，那你才能做好協(xié)調(diào)工作。比如，上級領(lǐng)導(dǎo)派你去協(xié)調(diào)與下屬單位之間的矛盾時，你就必須誠心誠意地站在公正的立場，以國家政策和單位規(guī)章制度為辦事原則，判斷是非，做好協(xié)調(diào)工作。同時，要實事求是地向上級匯報。如果心不正，意不誠，偏袒某一方，那一定做不好這項工作。不但損害自己的形象，也惡化單位之間的關(guān)系。人以誠信為本，其他人才原意同你交往，秘書人員的協(xié)調(diào)工作才好開展。由于秘書人員處在這樣一個承上啟下的位置，要處理好上下左右的各種關(guān)系，離不開誠心，只有這樣，才能得到同事和領(lǐng)導(dǎo)的信任。第三要耐心。協(xié)調(diào)工作要與人打交道，協(xié)調(diào)主體的心理反應(yīng)必須隨協(xié)調(diào)客體的變化而變化。同時還必須有一定的承受能力，這就是我們常說的耐心。秘書做為協(xié)調(diào)工作尤其要有耐心，對于領(lǐng)導(dǎo)與非領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，在處理上稍有不慎，會激起較大的矛盾，影響他們工作的積極性。有時候，秘書人員會遇到一些“怒發(fā)沖冠”者，對于他們，秘書人員應(yīng)以“朋友”式的態(tài)度，心平氣和地、誠懇而又耐心地同他們交談，耐心而又細(xì)致地對他們進行解釋和說明，直到他們滿意而歸。切忌對他們愛理不理，以打發(fā)的方式趕他們離開。如果這樣沒有耐心，講得不細(xì)心，敷衍應(yīng)付，那就沒有完成自己的責(zé)任。另外，秘書人員經(jīng)常會遇到一些領(lǐng)導(dǎo)者安排的繁瑣而又無頭緒的工作，這就更加需要耐心。對這樣的工作秘書人員應(yīng)認(rèn)識到這是自己工作的一部分，任勞任怨，努力爭取把工作做得更好。否則，你就一味地埋怨領(lǐng)導(dǎo)，表現(xiàn)得很無耐心，領(lǐng)導(dǎo)必然會對你的能力表示懷疑。

這種虛心學(xué)習(xí)、耐心工作、誠心待人的形象的確是做好協(xié)調(diào)工作的無形力量和成功因素，是做好協(xié)調(diào)工作的權(quán)威所在。在協(xié)調(diào)中應(yīng)盡量避免狂妄自大，不虛心好學(xué)，自以為是，言而無信，辦事拖拉，一次不成就沒有第二次的態(tài)度，這是非常危險的，長此下去，協(xié)調(diào)工作將無法開展。

（作者單位：淮陰工學(xué)院人文學(xué)院）