摘 要：高職院校系部教學(xué)檔案的種類繁多，檔案建設(shè)工作存在不少困難。本文從高職院校系部教學(xué)檔案的重要性出發(fā)，分析了檔案建設(shè)過程中存在的不足之處，并從三個(gè)方面重點(diǎn)闡述了提升系部教學(xué)檔案建設(shè)水平的措施。

關(guān)鍵詞：系部教學(xué)檔案；高職院校；教學(xué)評(píng)估；教學(xué)質(zhì)量

中圖分類號(hào)：G71 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1003-949X（2015）-06-0086-01

一、高職院校系部教學(xué)檔案建設(shè)工作的不足之處

目前，很多高職院校的系部教學(xué)檔案建設(shè)工作依然處于“摸著石頭過河”的初級(jí)階段。首先，系部教學(xué)檔案管理缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性。系部教學(xué)檔案包括[1]教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)規(guī)劃，授課計(jì)劃、教案、試卷，講課課件，作業(yè)、成績(jī)報(bào)告單、實(shí)習(xí)（實(shí)驗(yàn)）報(bào)告、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計(jì)，教學(xué)管理制度、教學(xué)任務(wù)安排，教師課表等諸多內(nèi)容，一旦缺乏行之有效的系統(tǒng)化管理措施，檔案資料便會(huì)處于一盤散沙、雜亂無章的狀態(tài)。而不科學(xué)的歸檔和編碼方式，導(dǎo)致檔案資料的利用效率很差，難以發(fā)揮出較高的憑證和參考作用。

其次，系部教學(xué)檔案建設(shè)缺乏專職、專業(yè)人員支持。高職院校負(fù)責(zé)系部教學(xué)檔案建設(shè)工作的人員往往是由系部教務(wù)人員“兼任”，兼職人員檔案意識(shí)不強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平不夠、投入的時(shí)間和精力不足等諸多問題頻生，不利于檔案及時(shí)、全面的收集、歸檔，影響了系部教學(xué)檔案的建設(shè)進(jìn)度和水平。

最后，系部教學(xué)檔案的信息化建設(shè)工作落后。教學(xué)檔案的原始材料以紙質(zhì)居多，占用儲(chǔ)存空間多、遭受環(huán)境和人為破壞的可能性大，而且管理和查詢起來也十分不便，因此必須實(shí)施電子信息化儲(chǔ)存，才能夠有效地發(fā)揮和提升檔案的利用價(jià)值。然而這一切都需要較多的軟硬件經(jīng)費(fèi)投入和專業(yè)技術(shù)人員參與，往往“心有余而力不足”，工作難以推進(jìn)。

二、提升高職院校系部教學(xué)檔案建設(shè)水平的措施

系部教學(xué)檔案具有原始性、分散性、多學(xué)科性、周期性、成套性等復(fù)雜特點(diǎn)，因此，需要努力做好以下幾項(xiàng)工作。

（一）增強(qiáng)系部教學(xué)檔案的制度化、系統(tǒng)化、科學(xué)化水平

制度化、系統(tǒng)化、科學(xué)化是系部教學(xué)檔案避免雜亂無序、發(fā)揮實(shí)用價(jià)值的基礎(chǔ)。對(duì)教學(xué)過程中產(chǎn)生的文件資料，哪些需要入庫(kù)歸檔，歸檔的時(shí)間要求，分類的標(biāo)準(zhǔn)，儲(chǔ)存的載體，保管期限等方面，必須形成細(xì)致、清晰的制度規(guī)范。比如，在以《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》為參考的基礎(chǔ)上，結(jié)合高職院校及其系部的教學(xué)和工作實(shí)際對(duì)檔案的分類管理進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的細(xì)化和創(chuàng)新?？梢詫⑾挡繖n案分為黨政、教學(xué)、學(xué)團(tuán)、科研、設(shè)備、資料六大類[2]，然后以專業(yè)為單位，實(shí)施縱向分類編碼管理，使檔案自成一系又融為一體，便于快速歸檔和查詢。同時(shí)，還應(yīng)制定詳細(xì)的保管制度、工作人員職責(zé)制度，確保檔案管理有章可循、有序開展。在實(shí)踐中，可以將某個(gè)學(xué)院先列為試點(diǎn)，經(jīng)過實(shí)踐總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，完善后再推廣到其他學(xué)院，以增強(qiáng)檔案管理的有效性、適用性和整體性。

（二）提升系部教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育，提高其對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和責(zé)任心，“嘴勤、腿勤、手勤”，變被動(dòng)為主動(dòng)，促使其嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定做好系部教學(xué)檔案的持續(xù)性收集、整理、編碼、入庫(kù)等工作，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。其次，系部教學(xué)檔案要由專職、專業(yè)人員來管理，不斷加強(qiáng)崗位培訓(xùn)工作，拓寬知識(shí)結(jié)構(gòu)、提升專業(yè)能力，使檔案管理人員能夠適應(yīng)學(xué)科和檔案的跨界性對(duì)能力的要求，包括一定的計(jì)算機(jī)操作和軟件應(yīng)用能力，由“應(yīng)付型”向“專業(yè)型”轉(zhuǎn)變。還要增強(qiáng)檔案管理工作的考核力度，定期對(duì)系部教學(xué)檔案的管理情況進(jìn)行考察、監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題依據(jù)工作職責(zé)倒查到人，獎(jiǎng)懲嚴(yán)明，促使檔案管理人員提高工作自覺性和積極性，真正把工作做到位。

（三）提高系部教學(xué)檔案管理的信息化水平

檔案管理工作必須走電子化、信息自動(dòng)化道路，一方面可以有效避免檔案破壞、遺失，另一方面也能夠提高檔案的開發(fā)和利用價(jià)值。因此，在系部教學(xué)檔案建設(shè)中，對(duì)于檔案的儲(chǔ)存管理、編目等應(yīng)通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備來完成，這樣既能加快電子化錄入的速度，又方便了后期的檢索查詢，而且檔案數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)后，還能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作，可謂一舉多得，能夠大大增強(qiáng)檔案建設(shè)和管理的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 閔克勤，劉國(guó)良，張家強(qiáng).加強(qiáng)高校系級(jí)教學(xué)檔案資料管理亟待強(qiáng)化三種意識(shí)[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2009，（34）.

[2] 張建華.高校院（系、部）建檔工作的研究與實(shí)踐[J].蘭臺(tái)世界，2010，（12）.