陳 麗 (吉林省人民醫(yī)院，吉林 長春 130021)

醫(yī)療設(shè)備檔案，是指醫(yī)療機構(gòu)引進或購進醫(yī)療設(shè)備時，在其采購、安裝、調(diào)試、驗收、運行等過程中產(chǎn)生的，具有參考和保存價值的文字、照片等各種載體的資料所形成的檔案。

隨著科技及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的飛速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備的更新?lián)Q代也日新月異。為滿足患者的就醫(yī)需求，各醫(yī)療機構(gòu)不可避免地更新醫(yī)療設(shè)備，由此也就產(chǎn)生了大量的醫(yī)療設(shè)備檔案。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院檔案管理不可或缺的一個重要組成部分，其管理水平直接影響著醫(yī)院管理的水平。為確保醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性，充分發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的作用，應(yīng)對其進行規(guī)范化管理。

1 正確認識醫(yī)療設(shè)備檔案的重要作用，是規(guī)范化管理醫(yī)療設(shè)備檔案的前提

1.1 醫(yī)療設(shè)備檔案的參考作用:醫(yī)療設(shè)備檔案是特殊的科技檔案，不僅可為采購部門提供相關(guān)的數(shù)據(jù)參數(shù)，為設(shè)備采購、安裝、驗收及后期維護提供依據(jù)，同時可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。如:通過查看醫(yī)療設(shè)備的運行記錄、維修記錄，可以有預(yù)見性地對設(shè)備進行維護，減少故障率，從而縮短停機時間，減少維修費用;通過查看醫(yī)療設(shè)備檔案，可以進一步了解設(shè)備的使用年限，同類設(shè)備之間的差別，領(lǐng)導(dǎo)可據(jù)此決定是否需要更新?lián)Q代等。只有管理好、利用好醫(yī)療設(shè)備檔案，才能使一臺醫(yī)療設(shè)備最大限度地提升開機率，發(fā)揮診療作用，減少故障發(fā)生率。

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案的約束作用:采購合同是醫(yī)療設(shè)備檔案中最重要的組成部分，合同條款一般包含設(shè)備名稱、采購價格、付款方式、技術(shù)參數(shù)、合同貨物的包裝、交貨、安裝調(diào)試、驗收及售后服務(wù)等等，是對買賣雙方權(quán)利、義務(wù)的說明，對買賣雙方均具有法律約束力，任何一方不得違背合同約定，均需按合同執(zhí)行，否則將承擔(dān)法律責(zé)任。

1.3 醫(yī)療設(shè)備檔案的佐證作用:一旦買賣雙方因設(shè)備發(fā)生糾紛，如:賣方未按時交貨、買方未按時付款、設(shè)備參數(shù)與約定不符、設(shè)備不在保修期等等。醫(yī)療設(shè)備檔案中的采購合同或其他補充協(xié)議不可避免地成為解決問題的法律依據(jù)，法律將根據(jù)相關(guān)條款約定，保障雙方的合法權(quán)益和利益不受損失。

2 正確認識當前醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題，是規(guī)范化管理醫(yī)療設(shè)備檔案的基礎(chǔ)

當前醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的主要問題一是醫(yī)療設(shè)備檔案分散、缺失;二是醫(yī)療設(shè)備檔案收集不全;三是醫(yī)療設(shè)備檔案移交不及時。造成上述現(xiàn)象的主要原因就是個別領(lǐng)導(dǎo)及科室工作人員檔案意識不強，只重視設(shè)備的考察、引進和論證，引進后也只重視安裝、調(diào)試、維護，對后期的醫(yī)療設(shè)備檔案管理不夠重視，沒有認識到醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性，使得醫(yī)療設(shè)備檔案管理混亂，一部分問題在設(shè)備使用科室，一部分問題在設(shè)備采購科室。由于沒有專人管理，導(dǎo)致檔案資料嚴重缺失。

一般來說，醫(yī)療設(shè)備檔案管理涉及三個科室:采購科室、使用科室、檔案室。這三個科室的職能是相輔相成的，既有聯(lián)系，又有區(qū)別。采購初期的相關(guān)管理性資料產(chǎn)生于采購科室，后期運行維護資料產(chǎn)生于使用科室，最終歸于檔案室。沒有采購科室對初期相關(guān)采購資料的收集和使用科室對后期運行維護資料的收集，檔案室歸檔的醫(yī)療設(shè)備檔案就不可能完整。

3 明確醫(yī)療設(shè)備檔案的內(nèi)容及歸檔范圍，是規(guī)范化管理醫(yī)療設(shè)備檔案的必要條件

醫(yī)療設(shè)備檔案詳細記載了醫(yī)療設(shè)備從購置、安裝到運行、維護甚至報廢的全過程，涉及內(nèi)容繁多，凡應(yīng)歸檔的醫(yī)療設(shè)備檔案，應(yīng)按設(shè)備臺件立卷，按年度歸檔，屬于高、精、尖的大型醫(yī)療設(shè)備可立專卷。結(jié)合實際經(jīng)驗，筆者認為，完整的醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)包括:設(shè)備采購科室填寫的設(shè)備采購申請表(含采購部門及院領(lǐng)導(dǎo)批示)、可行性報告、考察報告、購置申請及相關(guān)批復(fù)(單臺設(shè)備金額超過100 萬元的需有上級主管部門批復(fù)、進口設(shè)備須報上級主管部門及財政廳政府采購辦審批)、采購任務(wù)通知書、招標委托代理協(xié)議、招標公告、招標文件、投標文件、開標一覽表、中標公示、中標結(jié)果通知書、評標報告、采購合同、安裝文件、驗收報告、設(shè)備運行運行記錄、維修保養(yǎng)記錄、報廢記錄、捐贈或轉(zhuǎn)讓記錄及設(shè)備出廠時的隨機資料(如:設(shè)備參數(shù)、使用說明、相關(guān)檢驗證件等)。如果是外國進口設(shè)備，還應(yīng)有入關(guān)許可、報關(guān)單、外貿(mào)合同、商檢報告等。

4 建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度與工作流程，確保醫(yī)療設(shè)備檔案規(guī)范化管理

我院是一所有著悠久建院歷史的大型三級甲等綜合醫(yī)院。近年來，醫(yī)院投入大量資金引進了開放式磁共振導(dǎo)航系統(tǒng)、核磁共振、ECT、乳腺彩超、大型數(shù)字減影血管機、沖擊波疼痛治療儀等省內(nèi)外甚至國內(nèi)領(lǐng)先的醫(yī)療設(shè)備。這些醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，直接影響著設(shè)備的管理、使用及維護。為使醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，我院在采購科室和設(shè)備使用科室設(shè)立了兼職檔案員，專門負責(zé)醫(yī)療設(shè)備檔案的收集工作及歸檔前的管理工作，由醫(yī)院綜合檔案室的專職檔案員負責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。制定了《醫(yī)療設(shè)備檔案員職責(zé)》、《醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理制度》、《醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍及保管期限》、《醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)管理制度》、《設(shè)備采購制度》、《設(shè)備驗收制度》等一系列規(guī)章制度。明確規(guī)定采購科室的兼職檔案員負責(zé)收集設(shè)備申購過程中的管理文件，如設(shè)備的購置申請、可行性報告、上級批復(fù)、招投標文件、評標報告等;使用科室的兼職檔案員負責(zé)收集設(shè)備運行過程中產(chǎn)生的文件，如設(shè)備的運行記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。但是，上述兩個科室僅僅是負責(zé)收集、整理，最終這些檔案資料將按年度移交醫(yī)院綜合檔案室，由專職檔案員對其進行分類、整理、編目、歸檔，實行集中統(tǒng)一管理，以確保醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性、系統(tǒng)性，同時方便開發(fā)利用。如設(shè)備使用說明書、運維記錄等使用科室可根據(jù)需要復(fù)印留存，以供查閱。必須使用原件時需到檔案室填寫借閱登記，履行借閱手續(xù)，并在限期內(nèi)歸還。每年的1 月份，我院都會召開兼職檔案員工作會，除對上一年度檔案移交工作做出布置外，還對兼職檔案員進行檔案預(yù)立卷培訓(xùn)，由專職檔案員現(xiàn)場指導(dǎo)，兼職檔案員實地操作，以確保各科室保質(zhì)保量地完成上一年度檔案移交工作，為檔案的規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。

總之，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重中之重，作為檔案管理員，在提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時還應(yīng)充分利用計算機技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，促使資源共享，為醫(yī)療設(shè)備檔案的開發(fā)利用提供便利條件，使相關(guān)科室能夠及時、完整、方便地查詢醫(yī)療設(shè)備檔案及相關(guān)資料，隨時掌握醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的運行動態(tài)，為醫(yī)療設(shè)備的合理使用、維修保養(yǎng)、科學(xué)管理及有計劃地引進提供科學(xué)依據(jù)，使醫(yī)療設(shè)備檔案管理更加規(guī)范化，從而更好地為醫(yī)院的長足發(fā)展提供服務(wù)。