李鳳俠　戰(zhàn)玉華　趙軍平　孟穎　周媛莎

摘要 為更好地開展科技查新服務，提高科技查新的規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡化管理水平，清華大學圖書館自主開發(fā)了科技查新系統(tǒng)。該系統(tǒng)基于B/S結(jié)構(gòu)進行靈活的人性化設(shè)計，囊括科技查新工作的所有業(yè)務流程和管理流程，并通過嚴格的權(quán)限管理加以保障。系統(tǒng)分為用戶模塊和工作模塊，其中工作模塊包括五個子模塊：查新管理、系統(tǒng)管理、查新統(tǒng)計、查新助手、我的信息，具有自動生成報告號、自動生成查新報告、自動計費等全新功能。

關(guān)鍵詞 科技查新 管理系統(tǒng) 規(guī)范化 信息化

1 科技查新系統(tǒng)開發(fā)的必要性

“科技查新”是指查新機構(gòu)根據(jù)查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術(shù)內(nèi)容，按照《科技查新規(guī)范》操作，并做出結(jié)論。

“科技查新”出現(xiàn)20多年來，許多高校圖書館、情報所陸續(xù)取得查新資質(zhì)，面向本單位或社會開展科技查新服務。其中，教育部已分6批共批準在84所高等學校設(shè)立教育部部級科技查新工作站，以充分發(fā)揮高校圖書情報職能和科技信息咨詢服務優(yōu)勢，為科學研究提供優(yōu)質(zhì)的情報服務。

隨著科技查新工作的深入，一些查新機構(gòu)相繼開發(fā)了自己的科技查新系統(tǒng)。如中國科學院的科技查新檢索服務平臺、揚州大學圖書館的“科技查新Web服務系統(tǒng)”、浙江大學圖書館的科技查新工作平臺、蘇州大學的科技查新管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)多側(cè)重于網(wǎng)上接受查新課題申請、課題信息統(tǒng)計等功能。

清華大學圖書館原來也有一個查新系統(tǒng)，但功能比較簡單，大量工作還需要手工操作，不能滿足當前科技查新的需要。為提高科技查新工作的效率，提高查新的管理水平，亟需開發(fā)新的科技查新管理系統(tǒng)。

1.1 科技查新業(yè)務需求

科技查新服務廣泛應用于科技立項、科研成果鑒定、科技獎勵申報等過程中，查新需求量逐年增加，而且經(jīng)常時間較為緊迫，為此，需要用新的技術(shù)和手段提高查新工作效率。

1.2 管理模式落后

原有的科技查新管理系統(tǒng)功能較少且簡單，計算機化程度低。其功能主要有：用戶通過網(wǎng)絡填寫查新合同；查新員網(wǎng)上取查新報告號，查新報告完成后，逐一填寫查新項目登記表導入系統(tǒng)；系統(tǒng)可對查新工作進行簡單的統(tǒng)計和檢索。落后的管理手段和模式嚴重影響了科技查新業(yè)務的拓展。

1.3 缺乏有效的輔助手段

清華大學科技查新工作站嚴格遵照科技部頒發(fā)的《科技查新規(guī)范》和教育部發(fā)布的《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》進行科技查新工作，不但對查新報告質(zhì)量有很高的要求，對查新報告及文獻附件的格式要求也非常嚴格。但由于不同數(shù)據(jù)庫的文獻輸出格式不統(tǒng)一，查新人員需要花費大量時間和精力對文獻進行整理和去重。

基于以上因素，亟需開發(fā)新的科技查新系統(tǒng)，滿足如下需求：

①用戶，可很方便地提交查新申請及合同。

②查新人員，可借助計算機技術(shù)減輕工作量，尤其是一些低科技含量的繁瑣工作，提高查新效率。

③管理者，可改革工作流程，全方位提高科技查新工作的管理水平。

2 設(shè)計思路

計算機網(wǎng)絡技術(shù)的迅速發(fā)展使新系統(tǒng)的開發(fā)成為可能。本查新系統(tǒng)為基于網(wǎng)絡（B/S）的業(yè)務開展和管理平臺，采用微軟公司ASP.NET動態(tài)服務器頁面技術(shù)，結(jié)合SQL Server2005關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，在Windows 2003 Server操作系統(tǒng)平臺上運行。其中：

①Web服務器為IIS，采用Microsoft VisualStudio.NET開發(fā)。采用動態(tài)服務器頁面技術(shù)ASP.NET建立在公共語言運行庫上的編程框架。

②系統(tǒng)后臺采用c#語言，前臺采用Jquery、Ajax技術(shù)編寫在服務器上能生成強大功能的應用程序。

③ADO.NET提供平臺互用性和可伸縮的數(shù)據(jù)訪問，用戶通過瀏覽器瀏覽動態(tài)網(wǎng)頁。由于傳送的數(shù)據(jù)均為XML格式，因此任何能夠讀取XML格式的應用程序都可以進行數(shù)據(jù)處理。事實上，接受數(shù)據(jù)的組件不一定是ADO.NET，可以是基于Mi-crosoft Visual Studio的解決方案或運行在其他平臺上的任何應用程序。系統(tǒng)通過ADO.NET從數(shù)據(jù)庫中獲取相關(guān)信息，自動填充到查新報告Word模板中，自動生成查新報告。

本系統(tǒng)于2011開始由圖書館科技查新館員設(shè)計，經(jīng)過近一年的開發(fā)、測試、修改及試運行，于2012年4月正式投入使用。使用一年多來，實現(xiàn)了規(guī)范化、信息化、高效化的科技查新處理和管理，取得了很好的效果，并在不久前召開的“2013中國高校圖書館發(fā)展論壇”上榮獲優(yōu)秀案例獎。3功能模塊

本系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，不需要安裝客戶端，通過Web瀏覽器（IE、Firefox等）即可方便使用。有兩個主要的功能模塊，分別為用戶模塊和工作模塊。

其中：

用戶模塊：用戶可直接在線提交查新申請和正式合同、跟蹤查新處理進程，無需注冊。

工作模塊：查新人員的綜合業(yè)務管理平臺，包括五個子模塊：查新管理、系統(tǒng)管理、查新統(tǒng)計、查新助手和我的信息。

3.1 用戶模塊

用戶通過清華大學圖書館主頁中的鏈接進入查新系統(tǒng)的用戶界面（圖1）后，可以在線提交查新申請、查看常見問題FAQ、跟蹤查新處理進程，不需要注冊。

在查新申請表中，用戶需要：

①填寫：項目的中英文名稱，委托單位，委托人名字及其電話、Email，聯(lián)系人名字及其電話、Email等；

②選擇：委托單位來源（校內(nèi)、校外）、查新目的（科技立項、科技成果鑒定、科技成果獎勵、博士論文開題、參賽、其他等）、查新范圍（國內(nèi)外、國內(nèi)、國外）、希望取報告時間（系統(tǒng)默認為正常日期）。

用戶提交查新申請表后，查新申請自動轉(zhuǎn)入后臺管理界面的查新管理子模塊中的“新查新申請”，如果還未批準通過，則狀態(tài)顯示為“未批準”，并飄紅，提醒管理員進行處理。如果已經(jīng)審核通過，則系統(tǒng)會自動發(fā)一封電子郵件到聯(lián)系人郵箱，用戶點擊郵件里的鏈接就可以填寫正式的查新合同。endprint

利用該模塊，大大簡化了用戶的工作流程，工作人員可以及時查看、處理用戶的查新申請。

3.2 工作模塊

工作模塊（即后臺管理模塊）是查新工作人員的綜合業(yè)務服務管理平臺（圖2），包括五個子模塊：查新管理、系統(tǒng)管理、查新統(tǒng)計、查新助手、我的信息。對于這五個子模塊，管理員、審核員、查新員這三種角色分別有不同的操作權(quán)限，如只有管理員才能對“系統(tǒng)管理”子模塊進行操作，審核員和查新員頁面則沒有該模塊的顯示。

3.2.1 查新管理模塊

查新管理模塊是查新系統(tǒng)的核心模塊，包括新查新申請、已受理查新、處理中查新、待審核查新、已完成查新、拒絕的查新、撤題的查新等。通過查新管理模塊可以實現(xiàn)：

①系統(tǒng)自動生成查新報告號，而且保證報告號的連續(xù)性。如果由于撤題等原因造成報告號空缺，系統(tǒng)會自動用新的查新課題補充。

②查新負責人可以受理查新申請，進行查新任務的分配或撤題。

③查新人員可以主動認領(lǐng)查新任務、下載查新合同、處理查新，包括自動生成查新報告、報告送審、電子簽名、報告歸檔等。

④系統(tǒng)自動計費、查新員進行費用確認。

其中，“處理中查新”是查新員對查新任務的處理模塊。點擊“處理中查新”，查新員可以看到本人還未完成的查新申請的列表，包括報告號、項目名稱等。對于每一個查新申請：

①點擊“項目名稱”，可以查看并下載具體的查新委托合同；

②在“報告處理”欄中，查新員如果點擊“拒絕分題”，該申請自動回到“已受理申請”，等待管理員重新分配或者由其他查新員認領(lǐng)；如果查新用戶要求“撤題”，則可以點擊“撤題”刪除該查新課題；

③查新員接受該課題后，點擊“處理查新”進行后續(xù)處理操作。

“處理查新”流程（圖3）包括：

①查新報告的撰寫、修改和上傳。系統(tǒng)自動依據(jù)查新合同及其后續(xù)操作流程、查新規(guī)范要求的模板生成報告框架，查新員可以下載、修改報告，然后點擊“報告處理”將報告上傳到系統(tǒng)中。

②查新報告的送審。點擊“送審”，選擇審核員，請審核員審核查新報告。

③查新費用的核對。系統(tǒng)可根據(jù)查新收費標準自動計算查新費用，既節(jié)約了時間，又不容易出錯。

④查新報告、附件等信息的存檔。在查新報告審核通過、報告及附件上傳、用戶已經(jīng)繳納費用后，點擊“存檔”，則該查新課題處理完畢，所有信息存檔，供以后查詢、統(tǒng)計。

3.2.2 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊是查新系統(tǒng)的支撐模塊，功能非常靈活。只有系統(tǒng)管理人員（超級用戶）可以對系統(tǒng)的各種參數(shù)進行設(shè)置，包括機構(gòu)信息維護、FAQ問題維護、郵件模板維護、查新目的維護、檢索庫名維護、價格參數(shù)維護和工作人員管理等。

當前，根據(jù)查新流程，系統(tǒng)可以自動生成并發(fā)送的郵件有9種，大大提高了工作的自動化水平，有利保障了查新任務及時進入下一環(huán)節(jié)，及時提醒用戶。

用戶提交查新合同時，查新目的填寫經(jīng)常不規(guī)范。為了規(guī)范管理，便于統(tǒng)計，系統(tǒng)允許管理人員新增、修改、刪除、啟用、禁用“查新目的”選項，如科研立項、博士點基金、新教師基金、科研成果鑒定、科研成果獎勵等，用戶通過勾選就可完成查新目的填寫。

檢索庫名維護主要是根據(jù)《科技查新規(guī)范》要求新增、修改、刪除需要進行檢索的中文文獻數(shù)據(jù)庫，為自動生成查新報告提供后臺數(shù)據(jù)。

工作人員管理由管理員完成，不但可以增加、修改查新工作人員，更重要的是賦予工作人員不同的系統(tǒng)使用權(quán)限，及時啟用或禁用查新人員使用系統(tǒng)的權(quán)利，大大提升系統(tǒng)的使用安全。

3.2.3 查新統(tǒng)計模塊

統(tǒng)計模塊是系統(tǒng)中非常重要、不可或缺的模塊，也是管理系統(tǒng)功能完備的重要標識。利用本查新系統(tǒng)，可對某段時間內(nèi)的查新工作分別按照查新員、委托單位、查新目的、查新范圍、查新狀態(tài)、查新點、查新費用進行統(tǒng)計，全面掌握查新課題的分布概況。此外，還可以統(tǒng)計未受理的查新申請量，用以考察機構(gòu)整體查新能力和實際需求之間的差距，統(tǒng)計結(jié)果可以輸出Excel文檔。

3.2.4 查新助手模塊

顧名思義，查新助手是查新人員的幫手。系統(tǒng)提供“檢索數(shù)據(jù)去重”、“近義檢索詞庫”、“國外庫列表”等查新助手，幫助查新人員提高查新效率。

（1）檢索數(shù)據(jù)去重

通常，中文查新數(shù)據(jù)庫至少有十幾個，包括中國知網(wǎng)和萬方數(shù)據(jù)的期刊論文、學位論文、會議論文、科技成果等數(shù)據(jù)庫，以及中國科技期刊數(shù)據(jù)庫、國家知識產(chǎn)權(quán)局專利數(shù)據(jù)庫等。不同數(shù)據(jù)庫的文獻輸出字段名稱和格式各不相同，“檢索數(shù)據(jù)去重”功能將不同數(shù)據(jù)庫的文獻按類型集中、剔除相同文獻、計算文獻總數(shù)并統(tǒng)一編號，可分別按照附件中要求的詳細記錄格式、查新報告中要求的《文后參考文獻著錄規(guī)則》（GB/T 7714 2005）格式導出，大大節(jié)約了查新人員整理附件和撰寫查新報告的時間。

“檢索數(shù)據(jù)去重”（圖4）的原理：（1）將不同數(shù)據(jù)庫的字段名稱進行標準化處理；（2）將某個或某些字段設(shè)為“去重字段”，根據(jù)“去重字段”對文獻進行重復性檢測，找到重復文獻并予以剔除；（3）每種文獻類型的字段名稱、去重字段等可以根據(jù)需要設(shè)置和維護更新。以期刊文獻為例，不同數(shù)據(jù)庫中的“篇名”字段分別有“篇名”、“【題名】”、“題名”、“Title-題名”、“Title"等多種形式，通過“檢索詞維護”功能將其標準化為“篇名”字段，并作為“去重字段”，這樣篇名相同的兩篇論文可以去重、作為一篇文獻導出。通過對不同文獻類型及其相應字段的設(shè)置和維護，實現(xiàn)了檢索結(jié)果的統(tǒng)一格式導出，且沒有重復。

（2）近義檢索詞庫

“近義檢索詞庫”是可以自行維護的功能之一，將常見的、不容易表達全面的某一主題概念的同義詞、近義詞及不同書寫形式歸納總結(jié)，建立一條記錄并命名。利用該功能，可方便、有效地提醒查新人員選擇檢索用詞，避免因用詞不全造成漏檢，是查新人員的得力幫手。此外，近義檢索詞庫還嵌入了中國知網(wǎng)的“翻譯助手”，實現(xiàn)查新系統(tǒng)內(nèi)外數(shù)據(jù)庫檢索詞的聯(lián)合檢索。endprint

（3）國外庫列表

“國外庫列表”具有整理國外數(shù)據(jù)庫輸出格式的功能，導入Dialog聯(lián)機時的外文數(shù)據(jù)庫記錄后，系統(tǒng)可以按照查新報告要求的格式自動輸出數(shù)據(jù)庫列表，代替了原來的逐項錄入。

3.2.5 我的信息模塊

個人信息的維護模塊，包括基本信息和密碼維護。使用權(quán)限只能由管理員修改。

4 系統(tǒng)優(yōu)點

4.1 嚴格的權(quán)限管理

為了保障安全運行，系統(tǒng)實行嚴格的權(quán)限劃分和管理，使查新人員各司其職，達到系統(tǒng)化和規(guī)范化管理的目標。根據(jù)查新人員的業(yè)務劃分，有管理員、查新員、審核員三種權(quán)限。

4.1.1 管理員權(quán)限

管理員擁有使用系統(tǒng)的最高權(quán)限，包括：

①查新人員的增加、修改。

②查新人員的啟用、禁用。所有查新人員的信息均不刪除，但如果某查新人員不再需要或不允許使用該系統(tǒng)，可以采用禁用功能，禁止其使用系統(tǒng)的權(quán)利。

③管理模塊的操作和維護。

4.1.2 查新員權(quán)限

查新員權(quán)限包括：

①查看所有新查新申請、已受理查新，以了解新查新申請以及已受理但還未分配或認領(lǐng)的查新申請。

②查看、處理自己名下的處理中查新和已完成查新。

③統(tǒng)計自己的查新量。

④使用查新助手。

⑤查看、維護自己的信息。

4.1.3 審核員權(quán)限

審核員權(quán)限：除了可以使用查新助手和查看、維護自己的信息外，只有處理待審核查新的權(quán)限。

4.2 規(guī)范的流程管理

根據(jù)科技查新業(yè)務的實際需求，清華大學科技查新工作有一套嚴格的流程（圖5）。查新系統(tǒng)嚴格按照此流程開發(fā)設(shè)計和實現(xiàn)，旨在提高工作效率和管理水平。工作流程體現(xiàn)委托人和查新機構(gòu)之間的密切聯(lián)系，也充分體現(xiàn)科技查新的質(zhì)量保障。

4.3 快捷生成查新報告

依據(jù)教育部發(fā)布的《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》，查新報告的撰寫必須符合規(guī)范要求。

利用本查新管理系統(tǒng)，可以自動生成符合規(guī)范的查新報告的全部框架內(nèi)容，有效地減少了部分工作量。其中：

①報告封面的全部內(nèi)容以及正文中的查新項目名稱、查新目的、科學技術(shù)要點、查新點與查新要求，系統(tǒng)可以依據(jù)查新合同自動生成；

②查新機構(gòu)、查新員及審核員聲明、附件清單、備注等，系統(tǒng)自動生成，多數(shù)內(nèi)容固定不變，僅有個別需要查新員修改；

③文獻檢索范圍及檢索策略、檢索結(jié)果、查新結(jié)論這3項，除部分共性內(nèi)容自動生成外，其余部分則需要由查新員依據(jù)檢索過程和文獻分析結(jié)果撰寫，這是查新報告的核心內(nèi)容。

目前，系統(tǒng)包含的查新范圍分別為國內(nèi)、國外或國內(nèi)外，查新點為單個或多個的6種查新報告模板，系統(tǒng)依據(jù)查新合同中的要求自動生成相應的查新報告（圖6）。

4.4 靈活的系統(tǒng)設(shè)計

從科技查新業(yè)務的長遠發(fā)展考慮，為保證及時適應科技查新業(yè)務的變化，科技查新系統(tǒng)的設(shè)計非常靈活。主要體現(xiàn)在：

①查新任務可以由管理員分配，也允許查新員主動認領(lǐng)、拒絕查新任務。

②查新員可以選擇審核員。審核員也可以拒絕審核。

③已受理查新、處理中查新仍然可以撤題。

④系統(tǒng)管理模塊中的7大功能都可以自行維護。

⑤業(yè)務統(tǒng)計可以選擇輸出字段。

⑥“檢索數(shù)據(jù)去重”模塊中可以維護文獻類型。更為重要的是，當某一數(shù)據(jù)庫的輸出字段、名稱、格式發(fā)生變化時，可以維護字段的別名，以保證輸出功能正常，格式統(tǒng)一。

⑦近義檢索詞庫的自行維護。

⑧管理員可以在管理員、查新員、審核員之間轉(zhuǎn)換角色。

4.5 全面的業(yè)務統(tǒng)計

如前所述，系統(tǒng)提供了多種統(tǒng)計入口，實現(xiàn)按受理時間、完成時間、查新目的、查新范圍、查新點、查新狀態(tài)、查新費用、委托人、委托單位、未受理申請進行統(tǒng)計，統(tǒng)計結(jié)果可以導出，生成Excel文檔。管理員既可以統(tǒng)計全部，也可以統(tǒng)計個人業(yè)務量。查新員和審核員則只能統(tǒng)計自己完成的查新任務。

4.6 方便的查新助手

系統(tǒng)設(shè)計了多個查新助手，其中檢索數(shù)據(jù)去重省去了附件中中文文獻的整理過程，近義檢索詞庫則在檢索過程中對檢索詞的選取起到輔助作用。

5 待加強之處

科技查新系統(tǒng)正式使用一年多來，大大方便了查新用戶和查新人員，提高了查新效率和查新質(zhì)量，效果非常明顯，達到了預期目標。

隨著科技查新工作的不斷發(fā)展，會不斷產(chǎn)生新的問題，系統(tǒng)也相應地需要開發(fā)新的功能，以促進查新工作的規(guī)范化和效率化。

科技查新過程中涉及Dialog聯(lián)機系統(tǒng)以及部分館購資源，而不同數(shù)據(jù)庫的文獻輸出格式不統(tǒng)一，并且檢索結(jié)果會有重復，需要花費大量時間對其進行去重和整理。針對國內(nèi)十幾個數(shù)據(jù)庫的中文文獻，系統(tǒng)已通過“檢索數(shù)據(jù)去重”功能實現(xiàn)了文獻的去重和統(tǒng)一格式輸出。但針對外文數(shù)據(jù)庫及Dialog系統(tǒng)中的外文文獻，現(xiàn)階段，系統(tǒng)還無法實現(xiàn)外文文獻的去重和統(tǒng)一格式整理。這是近期系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計的重點，雖然有一定難度，但如果開發(fā)成功，可以進一步提高工作效率。endprint