王麗花(黑龍江省交通科學(xué)研究所)

關(guān)于科研單位檔案管理工作的信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

王麗花
(黑龍江省交通科學(xué)研究所)

摘要:首先介紹了當(dāng)前科研單位檔案管理工作的基本特征，然后結(jié)合科研單位檔案管理工作實(shí)際，分析了對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)的意義，接著提出了今后加強(qiáng)其信息化建設(shè)的相關(guān)措施。希望能夠?qū)⒖蒲袉挝粰n案管理工作的信息化建設(shè)提高到新的層次，也為今后相關(guān)探討增磚添瓦。

關(guān)鍵詞:科研單位;檔案管理;信息化建設(shè);思考

中圖分類號(hào):U415.1

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:C

文章編號(hào):1008－3383(2015)07－0198－01

收稿日期:2014－12－28

最近幾年，伴隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)也在不斷發(fā)展中并且影響到社會(huì)中的多個(gè)方面。近年來(lái)，科研單位都關(guān)注到了信息技術(shù)的重要性，因而對(duì)于這方面的投資也日漸增多，在這其中，檔案管理的信息化建設(shè)尤其重要。但是，還存在不少科研單位在近二十年的檔案管理信息化建設(shè)中，不能正確的認(rèn)識(shí)信息化，對(duì)信息化建設(shè)的理念也存有一定的誤區(qū)，不能對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行科學(xué)而合理的規(guī)劃，于是就使得建設(shè)效果難以和預(yù)期保持同步，雖然投入很多卻得不到應(yīng)有的回報(bào)。所以說(shuō)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行相關(guān)思考有著重要的現(xiàn)實(shí)和理論價(jià)值。

1　關(guān)于科研單位檔案管理工作的基本特征分析

對(duì)于科研單位的檔案信息管理工作來(lái)說(shuō)，其有著自身的特殊性，因而，檔案管理相關(guān)部門要和科研單位的整體步調(diào)保持一致并且做好相關(guān)配合，從而為科研提供必要的服務(wù)支撐。在檔案管理的時(shí)候，也要結(jié)合科研工作實(shí)際對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的分類并且就每類檔案的作用，對(duì)其的使用頻率，需要如何保養(yǎng)進(jìn)行合理的分析，如此就為日常中的查閱和管理打好地基，并且，科研工作在持續(xù)推進(jìn)的過(guò)程中也會(huì)推進(jìn)檔案文件的生成，于是，檔案量就會(huì)不斷的增加，因而檔案管理任務(wù)也就相對(duì)較重，所以，科研單位檔案管理工作也需要不斷改革和發(fā)展，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。

2　關(guān)于科研單位檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的意義分析

對(duì)于科研單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其信息化建設(shè)對(duì)其以后的發(fā)展有著重要的意義。(1)對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)可以提高科研單位檔案管理的工作效率。對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，每一部新檔案都會(huì)涉及多元化的內(nèi)容，因而在存檔之后難免會(huì)被多次借閱或者查看，在平常也需要做好相關(guān)的維護(hù)。而伴隨著檔案存儲(chǔ)時(shí)間以及其質(zhì)量和重要性的變化，檔案文件也難免這樣或者那樣的變動(dòng)，若這些工作都由人工來(lái)完成的話，必然需要耗費(fèi)大量的人、財(cái)、物力，于是，工作效率也會(huì)受到相應(yīng)的影響，如此，就難以對(duì)科研工作者的相關(guān)需求及時(shí)滿足。而采用信息化對(duì)科研單位的檔案進(jìn)行管理，將會(huì)將人工操作及時(shí)的解放，而檔案管理工作也在高效率的狀態(tài)下進(jìn)行。(2)對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)可以提高科研單位檔案管理的質(zhì)量和水平。在傳統(tǒng)的檔案管理下，很多時(shí)候，人們會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行查閱之后里面并沒(méi)有自己所需要的東西，于是，還需繼續(xù)進(jìn)行查閱工作。而若頻繁和重復(fù)的對(duì)文件進(jìn)行查閱就會(huì)難免文件的損耗，更有甚者造成文件丟失的后果。同時(shí)，對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，很多檔案具有保密性，因而，不僅檔案管理者有責(zé)任去做好保密工作，檔案使用者也應(yīng)該具有強(qiáng)烈的責(zé)任心。而在信息化建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)對(duì)檔案基本內(nèi)容和保密性質(zhì)以及借閱者做好相關(guān)記錄，可以將檔案的損耗和泄密控制到最低，如此就使得借閱者在借閱的時(shí)候更有針對(duì)性，同時(shí)，在信息化下，也更有利于結(jié)合檔案的類別進(jìn)行日常的維護(hù)，進(jìn)而將檔案管理質(zhì)量提高到一個(gè)新的層次。

3　在科研單位中做好檔案管理工作信息化建設(shè)的相應(yīng)措施

(1)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)要科學(xué)高效化。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)說(shuō)，其是檔案管理信息化建設(shè)的地基，也是其重要組成部分。它集合了系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，不僅能將檔案本身的數(shù)據(jù)信息及時(shí)反映出來(lái)，也能將一些管理中新生信息及時(shí)儲(chǔ)存。因而，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的時(shí)候，應(yīng)該把檔案管理相關(guān)的環(huán)節(jié)盡數(shù)囊括，采取的原則是管理嚴(yán)謹(jǐn)和方便使用，從而避免信息化管理漏洞的伴隨。待檔案生成之后，要在第一時(shí)間和數(shù)據(jù)庫(kù)連接起來(lái)，檔案管理工作者要將新生檔案做好相應(yīng)的登記，及時(shí)將其序列號(hào)生成。待數(shù)據(jù)庫(kù)建成之后，檔案管理工作者要將當(dāng)前的保存方式及時(shí)改革，采用傳統(tǒng)管理和數(shù)字化管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一的方式，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描和著錄，從而將數(shù)字化存儲(chǔ)及時(shí)完成從而為日后的查閱提供方便。

(2)及時(shí)將檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)確立起來(lái)。在信息化建設(shè)的時(shí)候，對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)難以和當(dāng)前發(fā)展需求保持同步。因而，除去數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)，還應(yīng)該基于標(biāo)準(zhǔn)化制度的角度進(jìn)行信息化建設(shè)從而實(shí)現(xiàn)當(dāng)前管理工作的改革，要就數(shù)據(jù)庫(kù)的類別、新檔案必須囊括的內(nèi)容等標(biāo)準(zhǔn)明確化，從而讓檔案在收集上、在使用上、在保存上都有相應(yīng)的信息化制度提供保障。而在此標(biāo)準(zhǔn)化下，檔案管理工作也減少了很多不必要的步驟，如此更有利于科研單位的上下統(tǒng)一，從而在同一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)下將自身工作開展完善。

(3)針對(duì)信息化管理，制定相應(yīng)的安全防范措施。這一措施主要是針對(duì)檔案的使用以及管理權(quán)限作出相應(yīng)的規(guī)定以及相應(yīng)的安全監(jiān)控。伴隨檔案內(nèi)容被進(jìn)行了數(shù)字化的存儲(chǔ)，對(duì)于那些閱讀檔案者，應(yīng)該針對(duì)他們的權(quán)限作出明確的規(guī)定。要結(jié)合檔案的保密級(jí)別，對(duì)借閱者的權(quán)限進(jìn)行規(guī)范化。必要的時(shí)候，管理工作者可以通過(guò)對(duì)檔案文件進(jìn)行一定的加密措施或者仿寫文件措施以及網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控措施等保證檔案處于安全狀態(tài)下，從而一發(fā)現(xiàn)異常能夠追根溯源。

4　結(jié)語(yǔ)

總之，對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，其檔案管理工作的信息化建設(shè)具有重要意義，但其建設(shè)過(guò)程也不能一蹴而就，需要科研單位立足實(shí)際，放眼全局，和檔案管理部門共同制定出相應(yīng)的建設(shè)方案，從而使得合理設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)、標(biāo)準(zhǔn)化管理、安全防范等工作一一落實(shí)，將信息化管理和服務(wù)的優(yōu)勢(shì)彰顯的淋漓盡致。

參考文獻(xiàn):

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