董梅

摘 要：最近幾年，隨著新技術(shù)新思路的發(fā)展，工程建設(shè)項(xiàng)目的各項(xiàng)管理都發(fā)生著不小的變化，工程檔案也由最初的紙質(zhì)化文件演變出無(wú)紙化電子文件，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)高效率的信息傳遞。由于工程項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，因此工程檔案管理雖投入大量人力物力，但要滿足檔案管理的三性要求：及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，卻并不容易[1]。做好工程檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

關(guān)鍵詞：工程檔案 存在問(wèn)題 檔案管理 檔案文件 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）11（a）-0135-02

最近幾年，隨著新技術(shù)新思路的發(fā)展，工程檔案文件的形式也呈多樣化，如文字、圖表、圖形、聲像等，這就給檔案管理工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，也帶來(lái)新的機(jī)遇。

1 工程檔案的含義及意義

工程檔案和工程建設(shè)相伴相生，它包括立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)督、管理、竣工等各個(gè)階段，是對(duì)于國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的全部文件材料[2]，具有廣泛性、復(fù)雜性、階段性和多樣性等特點(diǎn)[3]。

工程檔案是一種信息資源，是工程建設(shè)整個(gè)過(guò)程和結(jié)果的真實(shí)反映。在工程建設(shè)過(guò)程中，會(huì)形成大量的文字、聲像、圖表等多種形式的資料，這些資料不管是紙質(zhì)的還是電子的，都客觀反映了工程建設(shè)中的勘察、施工、監(jiān)理等活動(dòng)過(guò)程，能為整個(gè)工程的建設(shè)、投產(chǎn)、預(yù)算、決算及審核提供重要依據(jù)。

另外，標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的工程檔案資料有助于實(shí)現(xiàn)工程管理的標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。眾所周知，將制度和要求落實(shí)到基層，是保障公司良好運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，而工程資料便是這一環(huán)節(jié)最好的執(zhí)行手段?？梢哉f(shuō)，如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料，工程管理便存在極大的隨意性，只是人治，還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)法制。

2 當(dāng)前工程檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 內(nèi)容混亂，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

首先，工程檔案雖然包括多種形式， 如文字、圖紙、圖表、聲像等，但何種文件究竟該通過(guò)何種形式表現(xiàn)，并沒(méi)有相關(guān)詳細(xì)的管理規(guī)定來(lái)進(jìn)行規(guī)范。有些隱蔽工程的資料文字多，影像圖片少，缺少有說(shuō)服性的材料，難以使人信服，這就為真實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況造成了障礙。同時(shí)，文件表現(xiàn)形式的不明確也導(dǎo)致很多檔案分類(lèi)的不明確，使檔案產(chǎn)生形式混亂，并且造成了很多工程檔案的重復(fù)生成，為日后的整理帶來(lái)了不必要的麻煩。

此外，并沒(méi)有詳細(xì)的規(guī)定來(lái)規(guī)范和指導(dǎo)工程檔案管理過(guò)程中的有效歸檔、真?zhèn)渭皟r(jià)值大小的區(qū)分、檔案內(nèi)部關(guān)聯(lián)性的辨別等， 這勢(shì)必會(huì)影響工程檔案的后期服務(wù)質(zhì)量[4]。

2.2 檔案資料管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的信息自動(dòng)化

信息的自動(dòng)化不僅僅體現(xiàn)在用電腦辦公，這只是自動(dòng)化辦公及自動(dòng)化管理工程檔案的基礎(chǔ)。

而要實(shí)現(xiàn)檔案資料管理真正的信息自動(dòng)化，則需要借助于相應(yīng)的軟件管理程序。目前，工程檔案管理還缺乏統(tǒng)一的、適合工程檔案管理人員使用的系統(tǒng)，某些公司的檔案室雖然也使用了看似配套的檔案管理系統(tǒng)，但只具有檔案的歸類(lèi)、查詢等簡(jiǎn)單功能，并不適合工程現(xiàn)場(chǎng)的使用[5]。

2.3 工程現(xiàn)場(chǎng)的檔案資料容易缺失，不易保存

工程檔案涉及到工程建設(shè)活動(dòng)的各個(gè)階段，因此涵蓋范圍較廣，數(shù)量較多，在任何一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生疏忽都有可能造成資料的丟失，而且檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)中經(jīng)過(guò)多次傳遞和移交，最終到達(dá)檔案人員手上，很可能已經(jīng)缺失。

有些工程的檔案資料在當(dāng)時(shí)資料人員的努力下做得非常好，但如果缺乏必要的維護(hù)和日常管理，時(shí)間一長(zhǎng)，可能會(huì)出現(xiàn)一些各種各樣的問(wèn)題，如辦公軟件版本不同，文件的格式要求不同，相關(guān)的設(shè)置不同，以及電腦病毒的感染等等。因此，文件在轉(zhuǎn)換格式或在系統(tǒng)傳遞的過(guò)程中將會(huì)出現(xiàn)信息的缺失，甚至導(dǎo)致整個(gè)工程檔案資料的徹底損毀。

專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才嚴(yán)重匱乏。目前，我國(guó)工程檔案管理的從業(yè)人員普遍存在知識(shí)結(jié)構(gòu)單一、專(zhuān)業(yè)能力不足等問(wèn)題。有些公司在選配工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員時(shí)，首選新參加工作的同志，其次選擇工程技術(shù)人員。我們知道，懂工程的不一定懂檔案，懂檔案的也不一定懂工程。這些人員對(duì)管理工程檔案工作比較陌生，缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，甚至不了解相關(guān)的檔案管理的常規(guī)要求。

3 解決工程檔案管理問(wèn)題的幾點(diǎn)對(duì)策

3.1 加強(qiáng)法制建設(shè)，建立健全管理制度

首先應(yīng)加大對(duì)《檔案法》等檔案法律法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)各個(gè)階層工作人員對(duì)檔案管理的意識(shí)。同時(shí)加大對(duì)地方性相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，使相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)單位及有關(guān)部門(mén)從領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始重視，認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，從而在制度完善、人員選配、管理設(shè)備增添等方面認(rèn)真對(duì)待，使之規(guī)范化，制度化。

應(yīng)根據(jù)各單位實(shí)際情況，擬制工程檔案資料管理制度標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工程檔案資料管理的有關(guān)法規(guī)制度，制定該單位工程檔案資料的管理細(xì)則，嚴(yán)格按照細(xì)則管理檔案歸檔工作。

對(duì)工程檔案中的各種形式如文字形式、圖紙形式、聲像形式等有明確規(guī)定，做到有的放矢，避免產(chǎn)生重復(fù)檔案。

要加強(qiáng)工程檔案的依法治檔，積極開(kāi)展工程檔案工作的執(zhí)法檢查，對(duì)工程檔案的產(chǎn)生、收集、整理等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的審查與監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決工程檔案管理中的問(wèn)題，從而有效保證工程檔案的質(zhì)量，督促檔案管理工作的落實(shí)。

3.2 做好檔案管理的常規(guī)工作，確?；A(chǔ)措施的完善

（1）配備專(zhuān)職的檔案管理工作人員，使檔案管理專(zhuān)業(yè)化。一些重要的審批件和圖紙既要進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔保管，又要實(shí)行電子檔案歸檔保管機(jī)制，尤其是隱蔽工程必須有這些東西為佐證。一些工程檔案不僅要有紙質(zhì)和電子文件，同時(shí)還要保存聲像和視頻資料。此外，還應(yīng)明確工程檔案的份數(shù)和編號(hào)，以便于日后查閱和整理。這些都需要具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人去完成，而非兼職人員所能做到的。

（2）嚴(yán)格原始文件管理，確保法律責(zé)任明確無(wú)誤。為了保證檔案資料的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)規(guī)定：需要由負(fù)責(zé)人簽字的，必須由其本人簽字，不允許代簽。而由于特殊情況本人無(wú)法簽字的，應(yīng)寫(xiě)一份授權(quán)委托書(shū)，由受委托人代簽，同時(shí)檔案管理人員應(yīng)連同授權(quán)委托書(shū)一并歸檔，以此保證檔案資料的真實(shí)性、有效性及可追溯性。如果資料中有失誤性的表達(dá)，應(yīng)由責(zé)任人修改，并由責(zé)任人在修改處親筆簽字，同時(shí)注明修改日期。這樣的制度，確保了檔案管理工作更具有法律的責(zé)任性和嚴(yán)肅性。

（3）建立統(tǒng)籌管理體系，確保檔案管理工作的有條不紊。由于工程檔案涉及的范圍比較廣，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，這就要求在檔案管理過(guò)程中要做到統(tǒng)籌安排，實(shí)行系統(tǒng)化管理。項(xiàng)目立項(xiàng)后首先要考慮文件材料的編制工作；項(xiàng)目開(kāi)工后，要將文件編制的有關(guān)要求提供給施工單位，在管理過(guò)程中要建立檔案室、項(xiàng)目檔案科、施工檔案管理人員三級(jí)檔案管理體系，以便做到檔案的跟蹤收集和及時(shí)歸檔；項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，要做好檔案的及時(shí)核對(duì)，及時(shí)交接，及時(shí)驗(yàn)收，避免有缺項(xiàng)、漏項(xiàng)等問(wèn)題的出現(xiàn)，真正做到四個(gè)同步：工程立項(xiàng)、開(kāi)工與文件編制工作同步；施工進(jìn)度與文件材料同步；項(xiàng)目竣工與文件材料整理歸檔同步；項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案接收同步。

4 結(jié)語(yǔ)

工程檔案記錄了整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程，是國(guó)家和社會(huì)的寶貴財(cái)富，是至關(guān)重要的信息資源。因此我們需要及時(shí)總結(jié)檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)，分析已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題，預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的新情況，提出行之有效的解決方案，不斷改進(jìn)、拓寬工作思路，這樣才會(huì)使工程檔案管理水平有新的跨越。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊建英.加強(qiáng)電力工程檔案管理[J].華北電業(yè)，2006（4）：54-55.

[2] 李艷茹，徐英美.重視企業(yè)科技檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用[J]. 黑龍江檔案，2002（3）：32.

[3] 吳蓉.現(xiàn)代地鐵工程檔案管理之我見(jiàn)[J].陜西檔案，2008（3）： 98-100.

[4] 劉梅.工程檔案管理問(wèn)題與對(duì)策研究[J].四川檔案，2010（4）：46-47.

[5] 吳煒.基于 JSP+Mysql 技術(shù)構(gòu)建工程資料管理系統(tǒng)[J].科技資訊，2010（27）：162.