劉玲(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

劉玲
(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

摘要:在社會不斷發(fā)展的過程中，也對檔案的管理工作有了新的標(biāo)準(zhǔn)與要求。但是就現(xiàn)階段的檔案管理工作來講，仍然存在著一種誤區(qū)，那就是檔案管理工作是一種可有可無的工作，而且檔案管理工作的重要性并沒有得到大多數(shù)人的認(rèn)可，這主要是由于很多的檔案管理人員對檔案管理工作沒有正確的人事。

關(guān)鍵詞:檔案管理;新形勢;工作;規(guī)范

中圖分類號:F283

文獻(xiàn)標(biāo)識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)06－0154－01

收稿日期:2014－12－28

1　要對檔案管理工作有正確的認(rèn)識

對于一個具有較高責(zé)任意識的檔案工作人員來講，其所面臨的最直接也是最主要的問題就是如何的做好檔案管理工作?如何更好的做好檔案管理工作?這對每一個檔案管理人員來講都是非常重要的，需要認(rèn)真的進(jìn)行思考，并且處理好這個問題。對于檔案管理工作人員來講，出色的做好本職工作不但是對工作本身負(fù)責(zé)，同時也可以為單位的整體發(fā)展打下提供有利的保障。檔案的管理工作屬于單位工作中的一個重要組成部分，是對單位工作人員、工作效率以及單位發(fā)展歷史的一個重要見證，是單位發(fā)展過程中不可缺少的一部分。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶Υ龣n案管理工作可以為單位發(fā)展過程中的主要決策團(tuán)隊提供準(zhǔn)確的材料，這樣決策團(tuán)隊可以根據(jù)這些材料準(zhǔn)確的制定出單位下一步的發(fā)展計劃。同時也可以通過材料發(fā)現(xiàn)單位在運(yùn)行的過程中的工作情況以及存在的問題，可以根據(jù)這些要點(diǎn)對單位的發(fā)展路徑進(jìn)行適當(dāng)?shù)男拚?。所以，做好單位的檔案管理工作，可以在一定程度上推動全社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展同時可以提高單位在市場環(huán)境下的綜合競爭力。

2　要防止檔案管理工作被忽略

隨著經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，尤其是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了跨越式的發(fā)展。檔案管理工作是一項具有較高專業(yè)性的傳統(tǒng)工作，由于其本省的特性使得其逐漸重要性已經(jīng)逐漸被忽視，但是這是一種人們對檔案管理工作的認(rèn)識誤區(qū)。這種誤區(qū)導(dǎo)致人們認(rèn)為檔案管理工作是可有可無的工作。同時一些檔案管理工作人員的自身素質(zhì)并不高，并不能認(rèn)識到自身所從事的檔案管理工作的重要性并且也不能認(rèn)真嚴(yán)肅的對待所從事的工作。同時在工作的過程中缺乏崇高的敬業(yè)與無私奉獻(xiàn)的精神，其業(yè)務(wù)能力以及業(yè)務(wù)知識等均不能滿足社會的發(fā)展需要，這種工作態(tài)度在檔案管理工作發(fā)展的過程中起到了消極的作用。并且這種情況就像是一種病毒一樣，逐漸的像整個檔案管理行業(yè)蔓延，這種情況對與檔案管理來講有非常大的影響，嚴(yán)重的對檔案管理行業(yè)的發(fā)展。如果想要改變這種工作模式，就需要對檔案管理的工作方式以及工作思想進(jìn)行不斷的優(yōu)化改革，防止檔案管理人員在思想上出現(xiàn)任何的問題，從而有效的防止檔案管理工作被整個社會所忽視。

3　要落實(shí)依法開展檔案管理工作

3.1建立相關(guān)的檔案管理制度

對于現(xiàn)階段的檔案管理工作來講，對其進(jìn)行法制化管理是尤為重要的，同時也是確保檔案管理工作可以科學(xué)、合理進(jìn)行的重要保障。早在上實(shí)際八十年代中后期，我國就已經(jīng)制定出臺了《檔案法》，在一定程度上確保了我國檔案管理工作的開展，并且也在檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用。不過，由于社會的快速發(fā)展，檔案管理工作也需要不斷的發(fā)展與進(jìn)步，特別是檔案管理過程中所用的一些硬件設(shè)備也在不斷的升級與更新，檔案管理工作已經(jīng)由原來的單一化管理逐漸發(fā)展為現(xiàn)在的多樣化管理，這就要求與之相匹配的檔案法律法規(guī)也隨之不斷的發(fā)展、優(yōu)化、補(bǔ)充。同時作為檔案管理工作人員來講，應(yīng)該有壓力、有動力，要不斷的進(jìn)行業(yè)務(wù)知識以及檔案管理科學(xué)化操作的學(xué)習(xí)。通過國家相關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要，制定出符合檔案管理現(xiàn)狀的相關(guān)法律法規(guī)，只有這樣才可以在最大限度內(nèi)發(fā)揮檔案管理的作用。

3.2檔案管理工作要緊跟時代發(fā)展的腳步，不斷創(chuàng)新

在計算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)不斷發(fā)展的今天，對于較為傳統(tǒng)的檔案管理行業(yè)來講，在面臨著巨大挑戰(zhàn)的同時也擁有者巨大的發(fā)展機(jī)遇。怎么才能將檔案管理與計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)緊密的結(jié)合在一起，已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的重要影響因素。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要求相關(guān)的檔案管理人員必須要準(zhǔn)確的掌握檔案管理工作的特征，同時還要盡可能的加強(qiáng)服務(wù)意識、加強(qiáng)專業(yè)知識以及技能的學(xué)習(xí)，最大限度的發(fā)揮檔案管理工作信息化的優(yōu)勢，從而為廣大的人民群眾提供更好的服務(wù)。俗話說，前途是美好的，道路是曲折的，落實(shí)到檔案管理的具體工作上，還是腳踏實(shí)際，從頭做起，從繁瑣枯燥、重復(fù)機(jī)械的工作做起，把最原始、最基本的資料收集、整理、甄別、歸類，利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段科學(xué)分類，整理檔案，提高效率，做到事半功倍。設(shè)法降低人為因素，發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。尤其是在檔案的查找檢索中發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提高庫藏資源的利用率。

3.3要對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的管理

在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理與了解可以對掌握經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律提供有利的幫助，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理的工作效率，其主要的目的就是更好的為社會的發(fā)展提供幫助。作為檔案管理人員來講，應(yīng)該在日常的工作過程中，加強(qiáng)對檔案信息的收集以及整理等工作，同時根據(jù)工作的實(shí)際需要制定住合適的檢索方式，構(gòu)建出健全的檢索系統(tǒng)，從而滿足檔案管理工作的需要。需要注意的是，在檔案管理的過程中對于一些相對重要的檔案材料要進(jìn)行嚴(yán)格保管，通常情況下只允許將這些檔案材料的復(fù)印件等外借，而原始的檔案材料，是不允許外借查看的，除非遇到重大事件，在經(jīng)過相關(guān)主管部門的允許后，在檔案管理人員的監(jiān)督下，在確保原始檔案不會受到任何損壞的前提下可以允許查看。

4　結(jié)語

通過以上的敘述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理不僅可以提升管理部門的自身水平，合理開發(fā)利用檔案，還提升檔案管理工作者的自身價值，為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。

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