劉玲(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

對我檔案數(shù)字化建設發(fā)展的分析

劉玲
(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

摘要:在計算機與互聯(lián)網(wǎng)通信技術不斷快速發(fā)展的今天，檔案的信息化建設已經(jīng)逐漸成為我國檔案工作的一個重要階段，與此同時，檔案的信息化建設也必將成為我國的檔案管理工作的一個必然發(fā)展趨勢。同時，數(shù)字化檔案的建設是為了滿足社會發(fā)展需要的一項重要條件，也是新時期下檔案管理工作的新方法。相關的研究人員對檔案數(shù)字化建設的基本內(nèi)容斤以及信息化建設的重要性進行了簡要的介紹，同時也指出了檔案信息化建設的發(fā)展方向。

關鍵詞:檔案;信息化建設;數(shù)字化;發(fā)展

中圖分類號:F283

文獻標識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)06－0188－01

收稿日期:2015－01－15

1　檔案數(shù)字化

1.1檔案數(shù)字化的具體含義

我們通常所說的數(shù)字化主要是說通過使用計算機以及信號處理技術，將聲音、光線等信號轉換為數(shù)字信號，也可以說是將音頻、圖像等信號轉換為數(shù)字編碼進行苦快速傳遞或是準確處理的一項技術。數(shù)字換主要具有以下特點: (1)簡單性; (2)直觀的特點: (3)傳輸速度快等。而我們所說的檔案數(shù)字化就是將計算機互聯(lián)網(wǎng)以及數(shù)字信號處理技術應用在檔案工作中，所形成的一種全新的檔案信息形態(tài)，數(shù)字檔案信息主要可以通過數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術以及掃描技術等將一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件以及聲音、圖像等利用傳統(tǒng)媒介儲存的信息，整合為數(shù)字化的信息進行存儲，并且在傳輸?shù)倪^程中可以依靠互聯(lián)網(wǎng)進行，通過計算機進行數(shù)字信息檔案的管理，這樣可以極大程度的提高檔案的管理效率、傳輸效率等，從而最大程度的做到檔案信息資源的共享化管理。

1.2檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容

1.2.1從檔案數(shù)字化的對象來看，檔案數(shù)字化主要有以下兩個方面:

(1)對檔案館中使用傳統(tǒng)存儲介質(zhì)保存的材料進行數(shù)字化處理，對紙質(zhì)材料通常使用掃描儀掃描后在進行加工，從而完成紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉換;

(2)對已經(jīng)形成的電子文件進行科學合理的歸納與整理，務必要確保電子文檔的真實性。

1.2.2從檔案數(shù)字化的層次來看，檔案數(shù)字化主要可以分為下述兩個層次:

(1)首先需要對檔案的目錄信息進行數(shù)字化處理，也就是構建檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，同時需要構建出嚴格的檢索構造;

(2)其次是對檔案中的信息進行數(shù)字化處理，同是需要注意的是，要根據(jù)已經(jīng)制定好的目錄檢索信息，為每一部分的檔案信息都編好檢索信息。

1.2.3從檔案數(shù)字換的過程來看，對檔案管理工作進行數(shù)字化建設主要應該包括對數(shù)字化檔案的收集與整理以及存儲、查閱等。

2　進行檔案數(shù)字化建設的意義

2.1檔案的數(shù)字化建設是我國進入信息時代以后的需求

在科技不斷的發(fā)展過程中全球已經(jīng)邁進了信息化的時代，并且在計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術不斷發(fā)展的過程中，已經(jīng)有很多領域整合了這種信息化的技術，并且已經(jīng)在快速的改變?nèi)藗兊纳罘绞揭约吧盍晳T。信息化時代的到來，在給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了極大挑戰(zhàn)的同時，也帶來了非常大的發(fā)展空間。隨著全球無紙化、信息化辦公模式的推廣，在數(shù)字化的辦公時代中原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件等被電子檔案所替代，由此也產(chǎn)生了大量的數(shù)字檔案，這對檔案數(shù)字化建設也起到了極大的推動作用。所以，檔案的數(shù)字化建設是信息時代的下的一種必然。

2.2檔案數(shù)字化建設是我國社會發(fā)展的需要

一般來講，檔案中都會記載著大量的歷史數(shù)據(jù)，以及圖、表等原始的信息，是最客觀、真是的歷史憑證，并且也是我國信息庫中的一個重要組成，有著非常高的社會價值。今天，在各部門的主要負責人進行重大決策時，需要快速、準確的調(diào)去相關檔案材料，并且百姓對檔案材料的需求量也在不斷的提升，所以為了滿足我國社會的發(fā)展需要，建設數(shù)字化檔案管理，有效的提升檔案管理的時效性就便的非常重要。同時數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，可以對檔案原件進行良好的保護，無論進行多少次查閱都不會對檔案的原件造成損害。

3　我國數(shù)字化檔案的的未來發(fā)展方向

隨著社會的不斷發(fā)展，我國社會的分工也逐漸朝著精細化的方向發(fā)展，同時不同行業(yè)的專業(yè)化程度也在不斷的提高，同時各行業(yè)的數(shù)字化技術也在不斷的快速發(fā)展。在這樣的情況下，如果檔案管理部門僅僅依靠自身的能力進行檔案數(shù)字化的建設，其建設效率就顯得非常低了，并且不易于完成。所以，根據(jù)現(xiàn)階段的這種實際情況，我國很多的檔案管理機構已經(jīng)開始引入一些有資質(zhì)的外包公司來共同進行檔案的數(shù)字化建設。這樣可以在極大程度上加快檔案數(shù)字化建設的效率。隨著這種外包的工作并沒有普及，但是在不久的將來，這一定會成為，檔案數(shù)字化建設的發(fā)展趨勢。業(yè)務外包是源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經(jīng)營管理方式。它是將一些傳統(tǒng)上由組織內(nèi)部人員負責的非核心業(yè)務以外加工方式包給專業(yè)、高效的服務提供商，以充分利用組織外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本、提高效率、增強自身競爭力的一種管理策略。具體來說，檔案數(shù)字化的業(yè)務外包內(nèi)容應包括檔案資源的數(shù)字化整理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設與管理，檔案信息網(wǎng)絡、網(wǎng)站的建設與維護，檔案管理軟件的開發(fā)與設計，計算機、網(wǎng)絡硬件設備的管理與維護等內(nèi)容。在數(shù)字化過程中，檔案館要積極做好數(shù)字化的前期準備工作，并不定期進行數(shù)字化業(yè)務的監(jiān)督與驗收。

4　結語

對于檔案的數(shù)字信息化建設項目來講，是非常復雜，并且具有較高任務量的系統(tǒng)化工程，同時檔案的數(shù)字信息化建設也是我國檔案發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。在檔案數(shù)字信息化建設的過程中，通過讓傳統(tǒng)的檔案館與檔案數(shù)字化的公司進行合作，這時一種全新的合作模式，這樣可以有效的提升檔案管理機構的工作效率，切實的減少檔案管理過程中所產(chǎn)生的陳本。同時也需要在對合作過程中所纏身的一些問題進行總結，不斷的推動檔案管理走向規(guī)范。

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