文/暨南大學(xué) 姚怡然

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《秘書實(shí)用手冊(cè)》與《行政助理和秘書手冊(cè)》對(duì)比淺析

文/暨南大學(xué) 姚怡然

【摘要】本文選取美國出版的《行政助理和秘書手冊(cè)》與國內(nèi)出版的《秘書實(shí)用手冊(cè)》進(jìn)行比較，以便通過了解域外經(jīng)驗(yàn)，為中國秘書手冊(cè)編寫水平的提高提供一些借鑒。

【關(guān)鍵詞】行政助理和秘書手冊(cè)；中外；對(duì)比

一、一般性介紹

自上世紀(jì)80年代秘書工作、尤其是黨政機(jī)關(guān)的秘書工作研究正式開展以來，取得了不少成績(jī)，出版了不少相關(guān)研究成果，為我國秘書與行政助理的相關(guān)從業(yè)人員提供了切實(shí)的指導(dǎo)，但是相對(duì)于西方發(fā)達(dá)國家，我們的秘書工作研究或相關(guān)書籍的編寫仍然存在不少差距。本文選取兩本主題與體式相近的秘書手冊(cè)——《秘書實(shí)用手冊(cè)》《行政助理與秘書手冊(cè)》進(jìn)行比較，具體呈現(xiàn)兩本書的異同與優(yōu)缺點(diǎn)，以求達(dá)到他山之石以攻已玉的效果。

國內(nèi)學(xué)者編著的秘書手冊(cè)類書籍?dāng)?shù)量不少，目錄的設(shè)置往往介乎于秘書學(xué)教科書與秘書工作手冊(cè)之間。這些相關(guān)手冊(cè)中，著名秘書學(xué)領(lǐng)頭人王千弓的《秘書實(shí)用手冊(cè)》是1996年出版的，比較權(quán)威，使用范圍比較廣，而且它也不像2000年以后出版的同類書籍那樣常為培訓(xùn)教材。因此，筆者選取這本書作為我國秘書手冊(cè)的代表。英文原版的《行政助理與秘書手冊(cè)》自1995年出版后，已連續(xù)修訂了五版，最新的為2014年版。不過因條件限制，筆者只找到了該手冊(cè)的2008年的英文原版第三版。此書雖離現(xiàn)在已有7年時(shí)間，個(gè)別內(nèi)容（比如辦公設(shè)備和電腦部分）與時(shí)代有點(diǎn)脫節(jié)，但其他方面的內(nèi)容并不會(huì)脫節(jié)太多，所以可以選擇用于比較。粗略地看，《秘書實(shí)用手冊(cè)》和《行政助理與秘書手冊(cè)》都陳述了秘書工作的方方面面，包括辦公室布置、秘書寫作、文檔整理等等，結(jié)構(gòu)較為相似，涵蓋也都比較全面。

《秘書實(shí)用手冊(cè)》是一本辭典與手冊(cè)相結(jié)合的手冊(cè)，概念解釋和定義以辭典式寫法編排，工作實(shí)務(wù)以手冊(cè)式寫法構(gòu)成。全書分為十個(gè)部分，分別是秘書工作概述、參謀功能及保密職責(zé)、信息管理、文書處理和檔案工作、會(huì)議管理、信訪工作、辦公室事務(wù)、秘書寫作、國外及香港的秘書工作以及歷代秘書知識(shí)等。美國的《行政助理和秘書手冊(cè)》由一般事務(wù)、辦公設(shè)備與電腦、商務(wù)文書、語言運(yùn)用、財(cái)務(wù)活動(dòng)以及職場(chǎng)晉升6部分構(gòu)成。整體來說，這本書是以大主題為基礎(chǔ)，小標(biāo)題為著眼點(diǎn)，具體解析每種事務(wù)之下的各個(gè)步驟，并對(duì)各類事務(wù)的注意事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)與提醒。這對(duì)于中低層秘書積累經(jīng)驗(yàn)、提升自我、發(fā)展為高級(jí)秘書具有指導(dǎo)性。雖說粗看這兩本手冊(cè)都不錯(cuò)，且各有千秋，但若仔細(xì)閱讀比較，卻會(huì)發(fā)現(xiàn)我國學(xué)者編寫的這本《秘書實(shí)用手冊(cè)》存在不少問題。

二、《秘書實(shí)用手冊(cè)》所存在的主要問題

與《行政助理與秘書手冊(cè)》比較，《秘書實(shí)用手冊(cè)》大致存在八方面的不足。

(一）受眾對(duì)象較為單一，職業(yè)覆蓋面狹窄?！睹貢鴮?shí)用手冊(cè)》明言編寫目的是為各類秘書從業(yè)人員、秘書學(xué)教學(xué)與研究工作者提供幫助和指導(dǎo)，但手冊(cè)絕大部分內(nèi)容是有關(guān)黨政機(jī)關(guān)秘書工作的，針對(duì)公司、企業(yè)秘書、助理的內(nèi)容比較少。無疑，非黨政機(jī)關(guān)秘書工作者，就難以從該手冊(cè)中得到有效幫助。由于美國是一個(gè)私營市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)的國家，所以《行政助理與秘書手冊(cè)》的主要受眾是企業(yè)的秘書助理，但是其內(nèi)容卻適用于各領(lǐng)域秘書助理，所以相對(duì)來說，美國這本手冊(cè)比我國這本的受眾對(duì)象和職業(yè)覆蓋面都要廣。

（二）內(nèi)容設(shè)置過泛、過于龐雜。從另一個(gè)方面看，《秘書實(shí)用手冊(cè)》的內(nèi)容又好像太過全面，既有秘書學(xué)理論，又有工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。但秘書手冊(cè)并非秘書大全、辭典或教科書，秘書具體工作中并不經(jīng)常需要?dú)v史知識(shí)或調(diào)查方法。全部?jī)?nèi)容都列入到一本手冊(cè)中，這就不像實(shí)用手冊(cè)，而像“常用語大全”了。而再反觀《行政助理與秘書手冊(cè)》，只包含非常實(shí)用具體的秘書工作內(nèi)容與指導(dǎo)，并無多少理論、歷史知識(shí)之類的內(nèi)容。

（三）實(shí)用性比較欠缺，理論與實(shí)際有些脫節(jié)。手冊(cè)，在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根據(jù)《漢典》，手冊(cè)即“匯集一般資料或?qū)I(yè)知識(shí)的參考書，或者是專門用于記錄某一方面情況的本子”。如果一本手冊(cè)讓使用者看了之后卻發(fā)現(xiàn)與實(shí)際工作或?qū)嶋H情況聯(lián)系不緊密，或者只知大致步驟卻不知如何實(shí)際操作，那么手冊(cè)的指導(dǎo)、幫助性就會(huì)大打折扣，而《秘書實(shí)用手冊(cè)》恰在這方面存在不足。

該手冊(cè)所示的各項(xiàng)基本工作步驟相對(duì)還是比較完整的，但具體陳述的卻主要是概念，缺少對(duì)實(shí)際具體工作的明確指導(dǎo)，顯得比較空泛、實(shí)用性差。譬如在這本手冊(cè)中，怎樣接聽電話、如何處理文書等各個(gè)步驟都有注明與指導(dǎo)，卻缺少針對(duì)具體環(huán)節(jié)時(shí)的具體做法、注意事項(xiàng)的提醒。又如“領(lǐng)導(dǎo)住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求，即交通方便、設(shè)備齊全、房間位置較好、樓層不要太高等。但是，類似“該如何安排領(lǐng)導(dǎo)的住宿？”“什么方法能夠訂到最劃算和最有保證的房間？”“實(shí)在訂不到住房該怎么應(yīng)急處理？”等問題，該書都沒有提及。假如一個(gè)秘書在為領(lǐng)導(dǎo)安排住宿時(shí)遇到了一些麻煩，想從該手冊(cè)中得到及時(shí)有效的幫助，恐怕就會(huì)落空。而相較之下，《行政助理與秘書手冊(cè)》就詳細(xì)列出了在預(yù)訂住宿時(shí)可能出現(xiàn)的各種情況。比如旅行社一般都會(huì)留有多余的房間，所以要提前聯(lián)系好一家關(guān)系良好的旅行

社，以便在緊急情況下向該旅行社訂購房間。再如信件不見了以后可以用什么方法找回等等。

（四）文字陳述多，具體流程性介紹不夠，圖例更少，缺乏直觀性?！睹貢鴮?shí)用手冊(cè)》的具體指導(dǎo)多是常規(guī)性的文字陳述，工作流程性指導(dǎo)方式使用不多；而且相關(guān)指導(dǎo)也時(shí)常顯得比較粗略，不夠細(xì)致；至于圖表展示法使用得就更少了，缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘書手冊(cè)》，不僅細(xì)節(jié)指導(dǎo)詳細(xì)，而且往往附有直觀性的圖表展示。比如對(duì)郵件的處理，該手冊(cè)就先簡(jiǎn)單解釋郵件的作用，然后就是對(duì)寄件尺寸、寄件時(shí)間等具體細(xì)節(jié)的詳細(xì)提示。同時(shí)還介紹了用哪些方法可以寄郵件，哪些公司比較可靠。該手冊(cè)對(duì)信件制作環(huán)節(jié)一步步地進(jìn)行詳解，包括信件結(jié)構(gòu)構(gòu)成、信封郵票的粘貼方式、各地信件地址簡(jiǎn)寫總表、各種寄件的尺寸以及各種打包方法等等。同時(shí)提醒，如果是要寄大件的東西，怎么選取箱子、怎么注意貼好封條；如果丟失了，應(yīng)該怎么做。本節(jié)的最后，編者還列出了一個(gè)清單，以便讀者檢查是否有所遺漏。這樣細(xì)致且富于程序性的指導(dǎo)，無疑非常有助于相關(guān)從業(yè)人員方便、謹(jǐn)慎、有條不紊地工作，大大提高工作效率，減少出錯(cuò)的機(jī)率。

用圖示法將相關(guān)的工作流程或信息進(jìn)行直觀地總結(jié)、集中歸類呈現(xiàn)，也是《行政助理和秘書手冊(cè)》的亮點(diǎn)之一。比如該書辦公室常用事務(wù)一部分，在具體介紹完相關(guān)程序之后，又給出圖表歸納。再如，該書也提供了相當(dāng)豐富、排列有序、查找便利的“全美電話區(qū)號(hào)表”“全美郵編”“全美地區(qū)時(shí)差表”等較為常規(guī)性的圖表。除此之外，還有不少具體事務(wù)、程序的直觀圖示。

物資置辦是秘書可能遇到的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，對(duì)此《秘書實(shí)務(wù)手冊(cè)》也缺少關(guān)注，一個(gè)常規(guī)辦公室哪些東西是必須的，亦沒有清晰列出。但請(qǐng)看《行政助理和秘書手冊(cè)》，其辦公用品就陳列出了參考清單（見下圖）：

（五）與管理學(xué)、心理學(xué)等相關(guān)學(xué)科結(jié)合不夠。秘書及行政助理工作及其相關(guān)研究，都需要較多其他學(xué)科知識(shí)或方法的幫助，但是《秘書實(shí)用手冊(cè)》的編寫，在這方面則存在較大不足。如“如何更好地進(jìn)行時(shí)間管理”就可以借助管理學(xué)的知識(shí)，但是該手冊(cè)的相關(guān)部分，卻未見有所聯(lián)系。而與之相對(duì)照，《行政助理和秘書手冊(cè)》將一些管理學(xué)的理論融合于其中，把秘書時(shí)間管理、辦會(huì)、文件等各種事務(wù)和管理學(xué)相結(jié)合。該書借用了管理學(xué)的時(shí)間管理理論——第三代時(shí)間理論，根據(jù)任務(wù)的輕重緩急設(shè)定計(jì)劃，做出坐標(biāo)圖表，制定時(shí)間計(jì)劃表。

另外《秘書實(shí)用手冊(cè)》的編寫語氣過于官方，不夠親切，常常給人以指示、命令之感。這固然首先可能是因?yàn)榫帉懻邆冏杂X、不自覺地將自己放置在了指導(dǎo)者的角度，但可能也與缺乏心理學(xué)方法的引進(jìn)不無關(guān)系。《行政助理和秘書手冊(cè)》較好地引入心理學(xué)方法，相當(dāng)注意揣摩讀者對(duì)象，尤其是具體場(chǎng)景中所涉及人員可能出現(xiàn)的心理反應(yīng)，從而針對(duì)性地定位語氣、選擇用語，給人以舒服、安慰、可信賴的感覺，這尤其是對(duì)那些新入職場(chǎng)的相關(guān)從業(yè)人員來說很有安慰、放松、依靠感。

（六） 語言生硬，排版太密?！睹貢鴮?shí)用手冊(cè)》不少詞條屬于百科辭典式內(nèi)容，比如建國后的第一次秘書長(zhǎng)會(huì)議，通用文件材料的歸檔范圍等。各詞條解釋或者延伸的語言風(fēng)格也與辭典類似，以第三人稱的表達(dá)方式為主，較為客觀，介紹和依據(jù)比較官方。這種寫法雖然嚴(yán)謹(jǐn)，但卻缺乏靈活性，大大降低了手冊(cè)的“悅讀性”和支持力?！缎姓砼c秘書手冊(cè)》卻與前者的風(fēng)格完全不相同。比如，手冊(cè)對(duì)剛進(jìn)職場(chǎng)的人是這么說的：剛進(jìn)入這個(gè)地方，你可能覺得這里有很多的問題，你也很想提出來，但是請(qǐng)你記住，你想提出的，是很多剛進(jìn)職場(chǎng)的人都想要提出的問題，但是，你的上司拒絕了這樣的提議，必定有他的理由；所以，請(qǐng)你再多觀察一段時(shí)間，當(dāng)你熟悉了這里的環(huán)境，真正了解了這里的規(guī)律，或許你的問題就能找到答案了。手冊(cè)的第一作用無疑是指導(dǎo)性、指引性的，手冊(cè)的用語平實(shí)、親切，讓人讀來有與朋友或親人面對(duì)面的感覺，其幫助、指導(dǎo)的效果無疑會(huì)更好。

《秘書實(shí)務(wù)手冊(cè)》整本書的字體都較小，且編排得密密麻麻，不易迅速瀏覽發(fā)現(xiàn)所需要的具體內(nèi)容。假如秘書在時(shí)間較為緊迫或比較緊張的情況下查閱該手冊(cè)，可能難以快速找到所需內(nèi)容，會(huì)讓其變得更為緊張、煩躁。而《行政助理和秘書手冊(cè)》的排版并非密密麻麻一片凌亂，而是分點(diǎn)、分層，步驟之間隔段隔行，具體要求和關(guān)鍵字詞制黑，內(nèi)縮進(jìn)，非常清晰，一目了然。

（七）缺少辦公設(shè)備的使用指導(dǎo)與置辦內(nèi)容，與時(shí)代發(fā)展結(jié)合不夠緊密?！睹貢鴮?shí)務(wù)手冊(cè)》比起其他國內(nèi)同類書籍，在辦公設(shè)備及軟件方面的介紹算是不錯(cuò)的，但也只是提到某種設(shè)備是什么，卻沒有解釋如何運(yùn)用。這表面看似是考慮不同，但實(shí)質(zhì)卻可能反映了國內(nèi)同類書籍所存在的缺乏與時(shí)代同步意識(shí)的問題。筆者查閱了1980年代末到2011年以來我國學(xué)者所著的多部秘書手冊(cè)，發(fā)現(xiàn)它們都極少涉及應(yīng)該怎樣運(yùn)用現(xiàn)代化辦公用具的內(nèi)容，即便這20多年來，電子辦公技術(shù)在中國取得了長(zhǎng)足的發(fā)展。

而美國的《行政助理和秘書手冊(cè)》有一部分內(nèi)容專門就是關(guān)于辦公設(shè)備與電腦的。介紹了當(dāng)時(shí)最常用和最先進(jìn)的電子辦公產(chǎn)品和具體的使用方法，也包括比較實(shí)用的軟件的用法等。作為一個(gè)剛?cè)腴T的秘書，通過這一章，可以迅速地把握各類辦公設(shè)備的用法，在工作中得心應(yīng)手。比如它的2008年版，就引入了PAD這樣當(dāng)時(shí)非常新的辦公用品，而該書已出版五版了，筆者猜測(cè)，目前的第五版一定會(huì)包括Macbook，Pad，Surface等電子產(chǎn)品的用法。與時(shí)代結(jié)合緊密的秘書手冊(cè)，才不會(huì)落伍，持續(xù)受到讀者的歡迎并不斷再版。另外要補(bǔ)充的是，《秘書實(shí)用手冊(cè)》還引入了一些傳統(tǒng)的秘書工作概念與流程之外的新詞匯，如秘書事務(wù)所、秘書服務(wù)公司、皮曼特速記法。這類新興秘書產(chǎn)業(yè)詞匯及外國秘書工作的相關(guān)知識(shí)，極少出現(xiàn)在國內(nèi)出版的其他秘書工作手冊(cè)中。同時(shí)，該書也突破了以往秘書工作手冊(cè)只羅列單一常規(guī)工作指導(dǎo)的情況，拓展了其他秘書技能，加入了許多“謀”和“管”的內(nèi)容，對(duì)秘書工作的全面發(fā)展具有意義。

（八）服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)。這里的服務(wù)意識(shí)，指得是如何從細(xì)節(jié)布置上服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)外來者，這就涉及到辦公室的合理布置了。比如，秘書應(yīng)該在各個(gè)辦公室會(huì)議室準(zhǔn)備筆記本與筆，以便隨時(shí)在各個(gè)地方開會(huì)或者討論的時(shí)候使用，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間也節(jié)省自己回辦公室的時(shí)間。辦公室放置地圖，既可更好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又可在來訪人員詢問地址的時(shí)候進(jìn)行解惑，也可讓自己外出工作更加順利。這些都是提高領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書工作的重要細(xì)節(jié)。

三、改進(jìn)建議

上面所談到的諸多不足，不只是《秘書實(shí)用手冊(cè)》一本書的問題，而是我國同類手冊(cè)中普遍存在的問題，的確需要引起我們的重視，并急起直追，快速改進(jìn)。為此筆者試提出如下建議：

一是明確手冊(cè)的受眾對(duì)象。在寫書之前就需要明確這樣類型的問題：手冊(cè)到底是寫給哪一類型的人的？這些人是否能夠真正通過手冊(cè)得到切實(shí)、有效的幫助？

二是內(nèi)容要精，不要雜。重要、關(guān)鍵的內(nèi)容應(yīng)該首先闡述清楚，具體的步驟、要注意的細(xì)節(jié)應(yīng)該更多地寫在手冊(cè)中，而不是等著讀者在工作中摸索。許多并不太必要的內(nèi)容，如國外秘書知識(shí)、歷史秘書知識(shí)等內(nèi)容可以考慮縮減或刪除。同時(shí)，排版要有條理，步驟要分段分行。合理的排版，才會(huì)讓秘書工作者方便地找到真正需要的內(nèi)容，不會(huì)覺得眼花繚亂。另外要補(bǔ)充的是，手冊(cè)旁邊應(yīng)該留出空白部分，以供讀者將自己的經(jīng)驗(yàn)記錄在手冊(cè)上，將手冊(cè)變?yōu)樽约赫嬲摹皫褪帧薄?/p>

三是提高手冊(cè)實(shí)用性、理論與實(shí)際的結(jié)合程度。多用實(shí)例以及圖表進(jìn)行具體工作的演示，不要僅僅使用文字進(jìn)行描述。實(shí)用工作的內(nèi)容，如電話號(hào)碼大全，郵編大全等就應(yīng)該列在手冊(cè)中，以供隨時(shí)翻查。

四是注意秘書工作與管理學(xué)、心理學(xué)等其他學(xué)科的融匯貫通。提升手冊(cè)理論與實(shí)踐的融合度，為秘書工作提供更好的幫助。

五是手冊(cè)編輯應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，將各種現(xiàn)代化設(shè)備與軟件的內(nèi)容加入手冊(cè)中。同時(shí)，辦公設(shè)備與軟件應(yīng)該有具體的操作方法，而不應(yīng)只有概念介紹。

六是做好各類型的總結(jié)。在工作中，應(yīng)該把一些重要常規(guī)的事務(wù)列好預(yù)備清單，以便工作者作為防漏清單進(jìn)行翻查。秘書也是財(cái)務(wù)助理，因此，物質(zhì)置辦的現(xiàn)時(shí)推薦與價(jià)格，也應(yīng)該在此羅列出來，作為秘書工作的參考。

七是服務(wù)意識(shí)應(yīng)該更提升。辦公室應(yīng)合理設(shè)置，如書本地圖的放置、小本子和筆的放置等。同時(shí)，也應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的辦公室布置習(xí)慣，以便于以后領(lǐng)導(dǎo)需要秘書找東西的時(shí)候，不至于把領(lǐng)導(dǎo)的辦公室搞亂。

八是要提高與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)。不斷地修訂質(zhì)量較高、讀者廣泛歡迎的秘書與行政助理手冊(cè)。

參考文獻(xiàn)：

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