吉艷
摘 要 新的歷史時(shí)期要求我們?cè)跈n案資源建設(shè)過程中堅(jiān)持以人為本,重點(diǎn)在檔案資源建設(shè)上有普遍改進(jìn),全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系,保證經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展全過程和各領(lǐng)域形成的檔案應(yīng)建盡建,全面覆蓋。因此加強(qiáng)和完善基層單位檔案資源體系建設(shè),已成為新時(shí)期檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的重要任務(wù)。
關(guān)鍵詞 基層單位 檔案資源 體系建設(shè)
中圖分類號(hào):G279.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
1基層單位檔案管理的現(xiàn)狀
1.1缺乏以人為本的觀念
要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的看重事務(wù)類檔案而忽視涉及人的檔案,看重重要人物檔案而忽視普通人物檔案的觀念,樹立人的檔案最重要的觀念,把涉及人的檔案收集歸檔齊全,并適當(dāng)延長(zhǎng)其保管期限。目前,檔案部門接待利用最多,解決問題最多的也是像查找工齡、查找職級(jí)待遇、查找工種證明等這些涉及人的檔案。
1.2檔案管理力量薄弱
檔案人員素質(zhì)偏低,大部分單位檔案管理人員由老與弱的女同志承擔(dān),或辦公室勤雜人員兼任,文化素質(zhì)不高,檔案專業(yè)知識(shí)缺乏,實(shí)際操作能力差,有的檔案員對(duì)立卷歸檔的基本知識(shí)不了解,對(duì)檔案的全宗、類別、保管期限混淆不清,常出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的現(xiàn)象,工作上被動(dòng)的多、主動(dòng)的少,影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動(dòng)頻繁,也造成了檔案資料的散失。
1.3檔案現(xiàn)代化管理水平低
檔案安全管理是信息化社會(huì)發(fā)展的需要,信息化時(shí)代,互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用,非傳統(tǒng)載體檔案大量產(chǎn)生。面對(duì)快速發(fā)展的信息化社會(huì),檔案部門不能順勢(shì)而動(dòng),沒有完全開展檔案安全管理,確保網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全和利用安全。
1.4精品內(nèi)容的檔案少
在檔案資源體系建設(shè)中,我們既不能一味地追求數(shù)量,搞多多益善,以至造成室藏雍腫混雜;也不能一味地講究質(zhì)量,將一些反映立檔單位基本職能活動(dòng)的有一定價(jià)值的檔案拒之門外,以至造成檔案殘缺不全。廣征薄收,征集古往今來與當(dāng)?shù)赜幸欢P(guān)系的事件和人物檔案,征集現(xiàn)代名人和地方特色檔案,多方征集散存社會(huì)上的民俗檔案資料。
2基層單位檔案資源體系建設(shè)內(nèi)容
2.1強(qiáng)化檔案的交接工作
檔案收集交接應(yīng)該納入企業(yè)的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中,有一部分企業(yè)或檔案人員卻忽視了檔案的交接。這一工作環(huán)節(jié)應(yīng)引起基層單位的重視,擺上重要議事日程。在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān),做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù),做到帳物相符,手續(xù)齊全,要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁數(shù)等,交接工作結(jié)束之后,移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章,以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。
2.2加大投入,改善保管條件
要把管理經(jīng)費(fèi)作為事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入列入財(cái)政預(yù)算,在財(cái)力上要給予大力支持,統(tǒng)籌解決檔案保管條件,規(guī)范化裝備,現(xiàn)代化設(shè)備及其它實(shí)際困難,積極爭(zhēng)取資金,著眼于檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè),逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理。改善基層計(jì)生檔案室的保管條件,檔案室要有防潮措施,安裝排風(fēng)扇,購買溫濕度計(jì),有條件的最好安裝空調(diào)、去濕機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備。
2.3開展檔案工作的現(xiàn)代化管理
檔案室要加強(qiáng)與電子政務(wù)管理部門的溝通聯(lián)系,充分發(fā)揮檔案部門人才、設(shè)備、技術(shù)、業(yè)務(wù)等優(yōu)勢(shì),承擔(dān)起本地電子文件中心建設(shè)項(xiàng)目,實(shí)現(xiàn)由檔案室統(tǒng)一接收、管理、提供利用部門電子文件的目標(biāo)。要進(jìn)一步加強(qiáng)已公開現(xiàn)行文件收集工作,整合與人民群眾切身利益息息相關(guān)的人事勞資、福利待遇、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、房地產(chǎn)管理等具有現(xiàn)行效用的法規(guī)性、政策性、公益性文件,努力構(gòu)建內(nèi)容全面、系統(tǒng),檢索準(zhǔn)確、快捷的已公開現(xiàn)行文件資料,積累豐富資源。
2.4檔案室對(duì)本單位各機(jī)構(gòu)和下屬單位檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)的監(jiān)督、指導(dǎo),是促進(jìn)自身業(yè)務(wù)建設(shè)的需要
俗話說:“打鐵先得自身硬”。檔案室要進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo),檔案人員就必須精通業(yè)務(wù),檔案室的業(yè)務(wù)建設(shè)就得做出個(gè)樣子。只有這樣,才能監(jiān)督有力,指導(dǎo)有方,說話好使。檔案室要學(xué)會(huì)在監(jiān)督、指導(dǎo)中學(xué)業(yè)務(wù),在學(xué)業(yè)務(wù)中加強(qiáng)監(jiān)督、指導(dǎo)。相互促進(jìn),相得益彰。
2.5建立監(jiān)督檢查機(jī)制
要強(qiáng)化監(jiān)管力度,定期開展重點(diǎn)檢查、專項(xiàng)督查,發(fā)現(xiàn)隱患,及時(shí)整改,促使檔案安全措施落到實(shí)處。監(jiān)督檢查既要關(guān)口前移,防患于未然,又要跟蹤督辦,務(wù)求檢查實(shí)效。要實(shí)行責(zé)任追究和行政問責(zé)制度,對(duì)于因行政不作為、亂作為以及玩忽職守、違法亂紀(jì)而發(fā)生檔案安全事故,造成損失的,要視情節(jié)輕重,嚴(yán)肅處理。
總之,基層檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu),主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)?;鶎訖C(jī)關(guān)檔案室工作,是機(jī)關(guān)工作的組成部分,是提高行政工作效率的必要條件。基層檔案室又是國家檔案事業(yè)組織系統(tǒng)的基層組織,檔案室肩負(fù)著為國家檔案館積累和輸送檔案文化財(cái)富的職責(zé)。在加強(qiáng)檔案資源建設(shè)過程中,既注重突出重點(diǎn),又注重創(chuàng)新手段。檔案資源體系建設(shè)中首先要存儲(chǔ)大量記憶,對(duì)這些內(nèi)容要全面開展現(xiàn)代化管理,使其發(fā)揮作用,更好地為社會(huì)服務(wù)。
科教導(dǎo)刊·電子版2014年34期