周舒

摘 要：保證資金的安全是醫(yī)院財務(wù)管理的重點之一，近年來，醫(yī)院規(guī)模迅速擴大，門診住院量提高的同時，退費的數(shù)額也相應(yīng)增多。加強收費票據(jù)日常監(jiān)管，完善醫(yī)院退票的管理制度，能為醫(yī)院良好運營提供支持。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；退費管理

退費主要包括門診退掛號費、檢查費、藥費和住院退院及出院時找還給患者的預(yù)繳款，其金額作為收入的減項在日報表中反映。近年來，醫(yī)院規(guī)模迅速擴大，門診住院量提高的同時，退費的數(shù)額也相應(yīng)增多。管理跟不上讓許多錯誤不能及時被發(fā)現(xiàn)，也讓舞弊有了空間。本文就退費具體操作過程中可能發(fā)生的錯誤或舞弊進行探討，從操作流程、計算機程序及人員素質(zhì)三個方面完善醫(yī)院退費的管理。

一、錯誤及其發(fā)現(xiàn)途徑

隨著病人的增多，收費處的工作量及收費員的人數(shù)都在迅速增長。忙中難免出錯，且新手也難免出錯。為了保證會計數(shù)據(jù)的正確性，及時發(fā)現(xiàn)這些錯誤，審核人員的把住最后一道關(guān)就顯得極為重要。審核人員拿到的對賬資料，歸納起來就只有三類：報表，交款單，退票。把這三類資料進行系統(tǒng)地賬實、賬賬核對，許多錯誤就顯而易見了。

1、先將操作員日報表與匯總報表核對，確認匯總報表的應(yīng)交現(xiàn)金為所有操作員日報表金額之和，以保證報表的完整性。退費的金額包含在每日的應(yīng)交現(xiàn)金中，在報表中也會單獨列示。若只是核對每份報表后所附的退票是否與該收費員報表上的金額相一致，一旦發(fā)生負責(zé)收報表的組長漏收了一人的報表的情況，就很有可能把該收費員的報表和他所有的退票都一同漏過了。

2、在確認操作員日報表齊全之后，再將日報表與退票清單及所附退票核對。正常的退費是一式兩聯(lián)全部上交。門診中存在患者在取藥后退藥再退款，這樣就需要藥房的證明。值得注意的是把門診退票清單與日報表上的退票數(shù)核對。曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)這樣的情況，收費員在每日結(jié)賬做報表后，又有病人來付費。為了不讓病人再跑一趟，收費員往往會給病人結(jié)算。在上交當日現(xiàn)金時，如果忘了重做報表，只按舊的報表金額上交，則在核對個人報表與匯總報表時就能發(fā)現(xiàn)。但如果重做報表后忘了重打退票清單，且忘了將退票附上，則出現(xiàn)分報表正確，且所附退票與清單相符，就很容易讓人忽視了分報表上的退票金額與清單上不符。所以退票清單與分報表上的退票數(shù)的再次核對是非常必要的。

3、然后將報表的應(yīng)交現(xiàn)金金額與現(xiàn)金交款單核對，保證當日的應(yīng)交現(xiàn)金已全部收齊。實施會計電算化后，這個流程得以簡化?？上葘蟊砼c現(xiàn)金交款單全部做賬，然后對科目進行匯總，看數(shù)據(jù)是否平了。

二、舞弊及其發(fā)現(xiàn)途徑

1、操作員報表及交款單是否及時上交。

住院收入的金額相對較多，操作員若延期一天交款，便可挪用一天的收入。所以不可或缺的流程就是日報表的交接確認，當班組長收齊報表并交至財務(wù)科時，應(yīng)登記報表日期與上交日期，并由審核人員確認簽章。以確定現(xiàn)金已及時上交，無截留、挪用現(xiàn)象。

2、操作員報表是否與審核人員直接從HIS系統(tǒng)打印的匯總報表核對相符。

在存在合伙作弊的情況下，先打印匯總報表，再做退票，上述發(fā)現(xiàn)錯誤的第一個途徑就無效了，審核人員只能看到上交的附有退票的報表和清單，沒有附有退票的報表和清單就無法發(fā)現(xiàn)。所以特別需要注意的就是用于校對的匯總報表一定要由審核人員直接從HIS系統(tǒng)匯總并打印。這樣才能發(fā)現(xiàn)分報表的不完整，再且會計人員執(zhí)行輪崗制，也能大大減少串通舞弊的可能性。

3、退費的嚴格審核

退費包括門診退藥費、檢查費和住院退預(yù)繳款、出院時找還的現(xiàn)金。如存在虛假退票則附件一定是不完整的。門診中正常退票是一式兩聯(lián)，如果缺失則收費員須賠款。在退藥款時也存在領(lǐng)藥后退藥再退款的情況。這種情況就必須有藥房的收藥證明和患者手中的收據(jù)聯(lián)一起作附件。住院中，因為預(yù)繳款核對聯(lián)直接留在住院收費處，患者若要退院，要將所持預(yù)繳款收據(jù)聯(lián)以及病區(qū)或醫(yī)生的證明一起交回。而出院時若需找還現(xiàn)金，則需交齊住院收費收據(jù)中預(yù)繳款金額欄所示的所有預(yù)繳款收據(jù)聯(lián)。有遺失的話也需要病區(qū)或醫(yī)生的證明，加上患者自己的身份證明，以確認是患者本人來退款而不是舞弊者冒領(lǐng)。

4、財務(wù)賬與收費處的明細賬應(yīng)定期核對

串通舞弊雖然可以用更改、偽造報表將款項截留，但會造成財務(wù)賬與收費處明細賬的不符。所以定期核對預(yù)繳款科目余額與收費處明細賬余額，也可以發(fā)現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。

三、幾點建議

1、建立系統(tǒng)的退費管理體系。

一是，規(guī)范收費員操作流程。設(shè)計一個固定的流程，以提高效率減少錯誤?，F(xiàn)在收費處的操作已越來越規(guī)范，比如票據(jù)位置的統(tǒng)一擺設(shè)，減少了收費員在換位置后因拿得不順手之類的小習(xí)慣而出錯。這里想提一下的是在一天的工作結(jié)束后，上交報表前，應(yīng)有一個自檢自查的程序，以達到預(yù)防錯誤的目的。比如發(fā)票缺失，當天發(fā)現(xiàn)的話可能還能回憶起是否夾在別處了，更甚者，就算是誤扔進垃圾筒都能找回來。如果由審核人員發(fā)現(xiàn)，則最早已是第二天，能找回了的幾率較低。又比如打印報表后為給患者方便又結(jié)算了一筆金額，由自己檢查即可發(fā)現(xiàn)，也省去了由審核人員發(fā)現(xiàn)后又退回重打的過程。

二是，規(guī)范班組長報送報表的流程。班組長應(yīng)在報表日第二天收齊所有操作員報表和現(xiàn)金交款單進行核對。并于當天下午將核對完畢的報表和交款單報送財務(wù)科且與審核人員進行交接確認。

三是，完善審核程序。一個人的辦法往往有限，但每個輪到同一崗位的人都認真去思考是否有可以改進的地方，則審核程序就會越來越完善。再者，隨著業(yè)務(wù)的不斷增多，新的退費也陸續(xù)出現(xiàn)。比如門診預(yù)存款的出現(xiàn)，馬上帶來了退預(yù)存款的問題。審核人員應(yīng)根據(jù)情況的變化及時增加或改進現(xiàn)有工作方法。

四是，設(shè)立明確的獎懲標準

在發(fā)現(xiàn)錯誤和舞弊后應(yīng)根據(jù)固定標準進行處理，多次重復(fù)錯誤應(yīng)相應(yīng)加重處罰。獎懲標準前后一致，公平透明。這樣可以提高工作人員對問題的重視程度，減少錯誤的發(fā)生，也對存在舞弊的心理的人員起到警示作用。

2、及時更新計算機程序控制并定期測試

要根據(jù)收費處的新情況及時與計算機中心溝通更新更改部分的程序。如新增了項目則報表格式就連帶需要改變，或者組長有變動也需及時更改權(quán)限。更新后審核人員應(yīng)跟蹤測試一段時間，以確保其按要求的方式運行，并盡可能發(fā)現(xiàn)或許存在的漏洞。如某醫(yī)院收費員劉某，利用醫(yī)院收費系統(tǒng)可重復(fù)使用同一號碼的缺陷，采取將已收入款項數(shù)額虛假作廢，再補入小金額并關(guān)閉打印機不打印手法，在短短3個月內(nèi)侵吞醫(yī)藥費共14余萬。所以審核人員在審核過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題應(yīng)及時與計算機中心溝通，對系統(tǒng)進行維護，杜絕一切可能用來舞弊的漏洞。審核人員還應(yīng)定期搜查測試，確定其沒有因為機器故障等非會計原因而出錯。

3、提高人員素質(zhì)，包括專業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)

伴隨醫(yī)院規(guī)模的擴大，收費處的人員也越增越多。對于新手應(yīng)予以系統(tǒng)的培訓(xùn)，使之更快的勝任工作。更重要的是在操作流程有變化時分批對全體收費人員的進行再培訓(xùn)，以避免在程序更新測試時又出現(xiàn)操作失誤而導(dǎo)致錯誤的復(fù)雜化。審核人員也應(yīng)不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)，這樣才能實現(xiàn)管理體系的不斷完善，而不是局限于一個固定的框架模式。

內(nèi)部控制重設(shè)計，更重執(zhí)行。一切流程、程序都是由人來執(zhí)行的，再好的管理體系沒有人去有效的執(zhí)行，沒有人去實施有效的監(jiān)督，都只是一副漂亮的空殼。說到這里人員的道德素質(zhì)就是重中之重了。以系統(tǒng)的流程、嚴謹?shù)某绦蚝蛧栏竦膶徍巳ニ茉煲粋€良好的退費管理的環(huán)境，并以這個環(huán)境去影響所有參與的工作人員，達到提高其道德素養(yǎng)的目的。這是一個長期的過程，滲透在人員引進和培養(yǎng)的過程中。（作者單位：溫州醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院）