龍彥

摘 要：干部人事檔案管理是高職院校管理工作的有機(jī)組成部分。正確真實(shí)的干部人事檔案能客觀反映干部的德、才、績(jī)、勤，記錄其成長(zhǎng)軌跡。管理好干部人事檔案，可以為高職院校正確晉升、選拔干部提供一定的支持。本文嘗試研究創(chuàng)新高職院校干部人事檔案管理工作的策略，希望能起到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：高職院校；干部人事檔案管理；策略

1 前言

在高職院校所有管理工作中，干部人事檔案管理工作是至關(guān)重要的內(nèi)容之一。干部人事檔案真實(shí)記載和反映了高職院校干部的個(gè)人履歷、思想情況、工作業(yè)績(jī)和其他相關(guān)情況等，是全面、客觀評(píng)價(jià)干部、選用干部的重要基礎(chǔ)。管理好干部人事檔案，對(duì)改革干部人事制度有著不容小覷的重要作用。本文嘗試研究創(chuàng)新高職院校干部人事檔案管理工作的策略，希望能起到拋磚引玉的作用。

2 創(chuàng)新干部人事檔案管理的策略

1.嚴(yán)格遵循管理原則

管理干部人事檔案，必須嚴(yán)格遵守基本的原理原則。第一，記錄的相關(guān)信息必須是真實(shí)客觀的，要堅(jiān)決杜絕隱瞞型檔案、偽造型檔案或無(wú)據(jù)型檔案，一旦發(fā)現(xiàn)一些胡編亂造、無(wú)中生有或者故意隱瞞部分信息的情況，要堅(jiān)決阻止。在干部人事檔案管理工作過(guò)程中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些學(xué)歷、經(jīng)歷、年齡與實(shí)際情況不相符的現(xiàn)象，部分干部為了個(gè)人利益，故意涂改檔案，弄虛作假，這直接違背了檔案真實(shí)性的基本原則，這種現(xiàn)象要堅(jiān)決禁止。第二，管理干部人事檔案要堅(jiān)持準(zhǔn)確性這一原則，要提升檔案的權(quán)威力，使干部人員和管理人員都嚴(yán)格規(guī)范自身的行為，做好檔案監(jiān)督檢查工作。高職院校在管理干部人事檔案時(shí)，必須安排專業(yè)化的管理人員，避免干部人員直接接觸人事檔案。第三，人事檔案管理人員的思想必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，使管理工作更加高效。高職院校應(yīng)該經(jīng)常舉辦一些管理知識(shí)講座或沙龍，為管理人員系統(tǒng)介紹先進(jìn)的管理知識(shí)或管理技術(shù)，促使他們提高專業(yè)能力，還要對(duì)管理人員加強(qiáng)職業(yè)道德教育，使其充分意識(shí)到人事檔案管理工作的意義，提升工作自豪感與成就感。

2.權(quán)衡好保密與開放的界限

在某些情況下，人事檔案要在一定范圍內(nèi)開放，這樣才能充分發(fā)揮其自身的作用，與此同時(shí)，人事檔案也要做好保密工作，這樣看來(lái)，干部人事檔案管理就存在一些矛盾，但這些矛盾又是相互統(tǒng)一的。管理人員要明確人事檔案的開放界限，充分把握人事檔案的開放范圍。一般而言，人事檔案的開放界限由使用對(duì)象和使用目的來(lái)決定。例如對(duì)黨政領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)管理部門來(lái)說(shuō)，可以適當(dāng)放寬開放界限。在開放方面要做到具體情況具體分析，對(duì)于已經(jīng)形成文件材料的檔案，可以適當(dāng)放寬開放范圍。

在保密方面，檔案部門要制定嚴(yán)格的查閱制度，嚴(yán)格規(guī)定查閱人事檔案過(guò)程中要注意的一些細(xì)則，比如檔案使用者查閱某一檔案時(shí)，必須出具相關(guān)證明，還要告訴他們不得隨意復(fù)制或摘抄未經(jīng)同意的檔案資料。對(duì)于管理人員而言，也要落實(shí)崗位責(zé)任制，夯實(shí)他們的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格區(qū)分好檔案信息中可以公布和不可以公布的內(nèi)容，要保證檔案的機(jī)密性，防止被不良分子利用。

3.提高服務(wù)質(zhì)量

管理干部人事檔案，其本質(zhì)是合理利用人事檔案中所包含的各種信息，從而為學(xué)校、為社會(huì)提供更好的服務(wù)，因此，檔案部門應(yīng)該拓展原有的服務(wù)范圍，積極提高服務(wù)質(zhì)量，使人事檔案的功能得到最大程度地發(fā)揮。第一，在服務(wù)目標(biāo)方面，要將“為高職院校體制改革服務(wù)”列為最高目標(biāo)；第二，在成立檔案信息庫(kù)時(shí)，不僅要按照干部檔案軟件所規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容錄入到對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)還要結(jié)合不同的檔案內(nèi)容，整理、分類、處理紙質(zhì)檔案，為檔案使用者查閱紙質(zhì)檔案或提取電子信息時(shí)提供方便。第三，結(jié)合現(xiàn)實(shí)條件和情況，進(jìn)一步擴(kuò)大服務(wù)范圍，使更多的人能夠在合理權(quán)限內(nèi)利用檔案信息。對(duì)于不同階段的服務(wù)情況，管理人員都要做好相關(guān)記錄，以此為檔案管理評(píng)估工作提供更客觀的依據(jù)。第四，在檔案服務(wù)工作中，管理人員還要將“死”的人事檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎睢钡男畔?nèi)容，提升干部人事檔案的鮮活性，要充分、深入地挖掘檔案信息，使檔案使用者可以掌握檔案中隱含的相關(guān)信息。不管在哪個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員都要抱有謙和、友好的服務(wù)態(tài)度，耐心解答他人提出的各個(gè)問(wèn)題，使檔案信息資源能夠被最大程度地使用。

4.實(shí)現(xiàn)信息化管理

21世紀(jì)是信息技術(shù)時(shí)代，各種網(wǎng)絡(luò)科技給人們的生活、學(xué)習(xí)和工作方式帶來(lái)巨大影響。其中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。高職院校在管理干部人事檔案時(shí)，也應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)，以此提高管理效率。第一，高職院校要加大資金投入，為檔案部門配置計(jì)算機(jī)設(shè)備，方便學(xué)校管理干部人事檔案。事實(shí)證明，檔案管理工作從人工作業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)作業(yè)，不僅可以提高管理效率，也能在一定程度上改變?nèi)藶榇鄹男畔⒌牟涣棘F(xiàn)象，提高檔案信息的準(zhǔn)確性。第二，高職院校還要制定科學(xué)合理的信息管理制度規(guī)范管理工作，使檔案信息化建設(shè)有章可循。第三，高職院校還要培育一支計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，使其能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)設(shè)備的利用率，為加強(qiáng)信息化建設(shè)做好萬(wàn)全的準(zhǔn)備。

3 結(jié)束語(yǔ)

干部人事檔案管理是高職院校管理工作的有機(jī)組成部分。正確真實(shí)的干部人事檔案能客觀反映干部的德、才、績(jī)、勤，記錄其成長(zhǎng)軌跡。管理好干部人事檔案，可以為高職院校正確晉升、選拔干部提供一定的支持。高職院校要重視干部人事檔案管理工作，對(duì)其投入一定的人力、物力和財(cái)力，使干部人事檔案管理工作邁上新的臺(tái)階，使干部人事檔案為高職院校改革做出應(yīng)有的積極貢獻(xiàn)。

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