黃慶容

摘 要：近年來隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，我國的各個企業(yè)在辦公上已經(jīng)逐漸向自動化方向發(fā)展。自動化辦公指的是在具體的工作中應(yīng)用計算機等先進的技術(shù)和設(shè)備進行辦公，以此來提升工作的質(zhì)量和效率。在檔案管理工作中也是如此，如果能積極的將辦公自動化融入到檔案管理中，將對檔案管理工作起到重要的作用，提升檔案管理的質(zhì)量。本文主要對辦公自動化對檔案管理互動效應(yīng)進行了分析和研究，希望為我國企事業(yè)單位的檔案管理工作提供有益的幫助。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；檔案管理；互動效應(yīng)；實踐研究

辦公室自動化是當(dāng)前社會對辦公方式的一種改革，它給傳統(tǒng)的辦公帶來了一定的沖擊，并對檔案管理產(chǎn)生了巨大的影響。將辦公自動化滲透到檔案管理中，勢必會產(chǎn)生自動化與檔案管理之間的互動，辦公自動化不僅為檔案管理提供了良好的環(huán)境，同時也為管理工作奠定了穩(wěn)定的基礎(chǔ)。下面將對辦公自動化對檔案管理互動效應(yīng)的實踐研究進行詳細(xì)的分析。

1 辦公自動化與檔案管理之間的關(guān)系

隨著知識經(jīng)濟的快速發(fā)展，當(dāng)前知識管理已經(jīng)成為了企業(yè)管理中的重要部分。而辦公自動化的發(fā)展，使得檔案管理工作在知識和生成方式等方面產(chǎn)生了變化。檔案管理工作本身有著管理信息知識的重要作用，作為管理人員不僅要對檔案本身進行詳細(xì)的分析，同時還應(yīng)重視起信息網(wǎng)絡(luò)的分析和研究。這些都說明了檔案管理與信息自動化之間存在著密切的關(guān)系。辦公自動化主要是利用計算機技術(shù)來對日常的工作進行處理，已達(dá)到提升檔案管理的質(zhì)量和效率的目的。在檔案管理中應(yīng)用自動化技術(shù)不僅有效的改變了信息傳遞和檢索的方式，同時也對檔案管理的智能化提升起到了重要的作用。在社會的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)快速變化的社會，對此一定要積極的與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，利用計算機技術(shù)來促使檔案管理工作得到健康發(fā)展。

2 辦公自動化特點

（一）不受環(huán)境限制

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，規(guī)定工作內(nèi)容基本上只能在上班時間內(nèi)進行操作，而通過網(wǎng)絡(luò)管理方式則不會過多的受到時間限制，工作人員能夠隨時進行辦公。傳統(tǒng)管理工作中，工作環(huán)境主要是由工作人員、辦公用具等在特定的場合內(nèi)組成，而在網(wǎng)絡(luò)管理中特定的辦公場所和用具將會全部消失，取而代之的是計算機和工作臺。管理工作人員與其他部門之間可以在除特定地點之外進行辦公，工作限制性明顯減少。

（二）材料的形成和傳遞方式有所改變

傳統(tǒng)的文書處理過程中主要是通過報告和審批等形式來進行材料的審核，導(dǎo)致材料的正常實施要經(jīng)歷很長的一段時間。但采取了網(wǎng)絡(luò)管理之后，通過網(wǎng)絡(luò)能將各個部門的信息和文書資料等進行管理和傳輸，有效的節(jié)省了文件審閱的過程。同時，網(wǎng)絡(luò)管理能將各個部門之間的文件格式進行統(tǒng)一，有效地解決了個人因素差異而造成的標(biāo)準(zhǔn)不一問題，同時能使材料的質(zhì)量得到更加科學(xué)的管理和控制。此外，在材料的時效性上得到了一定的提升，使材料的利用者能及時的得到有效材料，減少工作中時間浪費。

（三）網(wǎng)絡(luò)管理“雙向”模式

所謂雙向模式指的是在網(wǎng)絡(luò)管理中能進行雙向的信息接收、利用和交流。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息的利用者能在及時的發(fā)現(xiàn)材料的合理性和科學(xué)性，并能根據(jù)材料提出一定的要求，已達(dá)到滿足自身需求的目的。其次，工作人員能利用網(wǎng)絡(luò)來了解信息使用者的真實需求，及時的對材料內(nèi)容進行調(diào)整，以便于能適應(yīng)利用者的需要。在日常的管理中，管理人員不及能與信息使用者進行交流，甚至可以進行直接的對話，使信息的使用效果得到了明顯的提升。

（四）協(xié)作性特點

網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)的管理模式相比較在地域上有著一定的不同，事實上是地域被無限的放大了。在傳統(tǒng)的模式中，管理工作只能被限制在辦公室當(dāng)中，而網(wǎng)絡(luò)管理則通過互聯(lián)網(wǎng)的方式將管理各個層面連接在了一起。在進行管理的過程中，各個部門不用受到地理位置的限制，而可以直接的進行溝通，使得工作的效率得到了有效的提升，形成了團體性的工作結(jié)構(gòu)。

（五）提升管理效益

通過網(wǎng)絡(luò)管理的方式一方面能為信息的決策者提供更多的有利決策方式。主要的優(yōu)點在于不會因為一部分事物的疏忽而干擾到整體的工作方案，使得決策更加具體化、科學(xué)化。另一方面，網(wǎng)絡(luò)管理能有效的提升辦公的效益。在現(xiàn)代化設(shè)備的運行下，網(wǎng)絡(luò)辦公的速度得到了有效的提升，能自動的進行相應(yīng)工作處理。這種方式有效的減少了工作人員的工作量，同時對工作的整體效益提升起到了重要的推動作用。

3 辦公自動化對檔案管理互動效應(yīng)分析

（一）促進相關(guān)部門落實立卷制度

在檔案的管理工作中，部門立卷一直是十分值得研究的話題，但當(dāng)前我國企事業(yè)單位中仍然存在著以檔案室代替立卷的現(xiàn)象，部分單位在一年之中，分幾次將零散的文件送到檔案室當(dāng)中去，以此來代替立卷。同時，檔案室的管理人員很多并不十分了解部門的具體工作，無法保證材料的真實性和完整性，這對案卷的質(zhì)量將造成嚴(yán)重的影響。但將辦公室自動化與檔案管理之間進行聯(lián)網(wǎng)，管理人員可以直接將文件內(nèi)容輸入到計算機當(dāng)中去，檔案室的工作人員只需要通過密碼輸入的方式就能進行相關(guān)的資料查閱，而其他部門由于沒有權(quán)限則不能進行資料的審閱。這種方式一方面能使材料的保密性得到提升，另一方面也能促使相應(yīng)的立卷制度得到有效的落實。

（二）有利于檔案的完整

將辦公室自動化與檔案管理之間進行聯(lián)網(wǎng)，一方面能檔案管理與文件的處理工作之間相結(jié)合，保證檔案文件和收發(fā)文件能及時的錄入到計算機當(dāng)中去，這將對日后的資料查閱提供有益的幫助，同時也能為文檔的組卷編目奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)。另一方面，通過辦公室自動化系統(tǒng)能將文書的辦公效率得到明顯的上升，減少文件中的漏洞問題出現(xiàn)，這對檔案資料的完整性將起到重要的保障作用。

（三）提升組卷編目的質(zhì)量

檔案管理與辦公室自動化聯(lián)網(wǎng)主要是向立卷部門所提供的，而受益也是檔案室的傳統(tǒng)管理方式所無法達(dá)到的。立卷部門利用辦公室自動化，只需要將平時部門當(dāng)中使用的檔案資料及時的輸入到電腦當(dāng)中即可，然后由工作人員進行專業(yè)的程序處理，幫助檔案生成相應(yīng)的立卷和編目。通過辦公自動化方式能有效的緩解工作人員的日常勞動量，同時又能在組卷編目的質(zhì)量上使其得到更好的控制。

（四）統(tǒng)一立卷的分類

在傳統(tǒng)的管理方式中會存在由于人為的因素而造成的檔案分類不同的情況。而將辦公室自動化與檔案管理之間進行聯(lián)網(wǎng)，能有效地解決這種問題的出現(xiàn)，同時能幫助立卷人員對檔案進行清楚的分類。同時，能對一些出現(xiàn)問題或者不合格的檔案進行相應(yīng)的調(diào)整，有效的避免了由于退卷而造成的人工浪費和時間浪費情況，保證了檔案的質(zhì)量。

4 辦公室自動化與檔案管理的聯(lián)網(wǎng)功能

當(dāng)前我國在檔案管理上仍然處于一個較為封閉的狀態(tài)中，檔案管理仍然會收到保存與接收等方面的限制，無論是效率還是管理的服務(wù)都比較差。同時在日常的文書工作處理上無法估計到信息文件的開發(fā)，也不能將檔案積極的進行利用。而將辦公室自動化與檔案管理聯(lián)網(wǎng)之后，文書的管理和信息資料等都得到了有效整合，在對文件進行登記的過程中，同時能夠?qū)崿F(xiàn)文檔增設(shè)，這對文檔著錄工作量的減少以及重復(fù)性輸入工作量的減少將起到重要的作用。其次，能促使檔案室的管理對象逐漸向多元化方向發(fā)展。也就是從單一的檔案接收和保存逐步向信息二次開發(fā)的方向發(fā)展，并且能夠通過計算機將進行過加工之后的文獻提供給信息的使用者和各個用戶單位。例如基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫和人員數(shù)據(jù)庫等信息內(nèi)容聯(lián)網(wǎng)，將對檔案管理工作起到重要的影響。

5 辦公自動化下檔案管理的方式

（一）積極完善管理制度

現(xiàn)代辦公室自動化形式環(huán)境下的檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理有所不同，因此在制度上也應(yīng)與時俱進積極的做出改革和完善，以此來提升檔案管理的規(guī)范性。對此，檔案管理工作人員應(yīng)積極的對辦公室自動化理論知識和實踐進行研究，并將傳統(tǒng)的管理制度與現(xiàn)代化的管理模式相結(jié)合，構(gòu)建出全新的管理制度，提升檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率。

（二）保證檔案信息安全

在自動化檔案管理中最為重要的內(nèi)容就是要保證檔案信息的安全性。因此，作為檔案管理者一定要加強在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和安全軟件上的研究，避免由于計算機系統(tǒng)故障而引起的信息缺失現(xiàn)象或者丟失等現(xiàn)象。此外，應(yīng)不斷地完善電子檔案維護工作，特別是一些內(nèi)容特殊的檔案，一定要利用先進的軟件設(shè)備來進行維護，使之在內(nèi)容的安全性以及準(zhǔn)確性上得到保障。

（三）積極創(chuàng)新管理模式

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案的管理形式和管理手段上都發(fā)生了一定的變化，在當(dāng)前的社會背景下要想推動檔案管理質(zhì)量不斷上升，就應(yīng)重視起管理模式的創(chuàng)新。在辦公室自動化形式下的檔案管理工作，一定要與企事業(yè)單位原有的工作模式相結(jié)合，并在原有基礎(chǔ)上進行相應(yīng)的創(chuàng)新。這樣才能形成更加具有特點的電子管理模式，對檔案管理的效率和質(zhì)量提升將起到重要的作用。

6 結(jié)語

在現(xiàn)代社會中信息技術(shù)得到了高速發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)逐步的被應(yīng)用與社會各個行業(yè)當(dāng)中去，并起到了一定的作用。在現(xiàn)代檔案管理工作中，積極的與辦公自動化相結(jié)合，一方面能有效提升檔案管理工作的時效性，提升管理的效率。另一方面對檔案管理的質(zhì)量提升促進企事業(yè)單位健康發(fā)展也有著重要的意義。雖然當(dāng)前檔案管理自動化發(fā)展仍然處于初級階段，但只要工作人員能不斷進行實踐研究，就一定能促使檔案管理更好地發(fā)展。

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