楊文麗

摘 要：檔案統(tǒng)計工作是指以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象、以表冊數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中各種現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)律及一般規(guī)律性的工作。做好這項工作，對了解檔案工作現(xiàn)狀，預測未來都有好處，能促進檔案工作水平的提高。

關鍵詞：學校檔案；統(tǒng)計工作；意義；要求

檔案統(tǒng)計工作內(nèi)容，包括檔案的基本統(tǒng)計和綜合統(tǒng)計兩部分工作。具體來說，包括檔案的收進、移出、整理與簽定、保管數(shù)量和狀況的登記、檔案利用服務情況的登記，以及檔案構成、檔案利用、檔案機構和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計工作的基本任務，就是對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查和分析，并提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。

檔案統(tǒng)計工作在整個檔案工作中具有重要的意義。檔案統(tǒng)計工作是檔案工作者認識和做好檔案工作的重要條件。檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象，通過從質(zhì)、量聯(lián)系中對數(shù)量的觀察和研究，以指標數(shù)字揭示檔案工作的有關情況。建立科學的統(tǒng)計工作，把定性分析和定量分析結合起來，以檔案領域的大量信息作為定量分析的依據(jù)，使定性分析更加精確化。這樣，才能準確地反映各級檔案部門工作的真實狀況，從而對檔案實行科學管理，提高檔案工作的社會地位，發(fā)揮應用社會的效用。

統(tǒng)計工作是經(jīng)濟建設的一項重要基礎工作。檔案工作多年的實踐證明，檔案統(tǒng)計健全科學的檔案統(tǒng)計工作，對于檔案學本身的發(fā)展也是不可缺少的一個重要條件之一。一門學科發(fā)展的水平在很大程度上取決于定量分析在該學科研究中所占的比重。檔案學要想在學科如林的科學領域站穩(wěn)腳并獲得發(fā)展、創(chuàng)新，就必須加大定量研究，擴大以數(shù)據(jù)為基礎的研究工作的比重。這樣才能促進檔案學的發(fā)展。

檔案統(tǒng)計工作還可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。通過統(tǒng)計工作，可以全面地、難確地反映檔案產(chǎn)業(yè)的數(shù)量、速度、館藏檔案的狀況和變化、利用檔案的頻率和發(fā)展趨勢。這位有關主管部門對檔案部門的工作量、人力、財力的需求量有所了解，便于對檔案管理工作進行分類指導、監(jiān)督和檢查，為領導機關對檔案事業(yè)決策提供數(shù)據(jù)和可靠依據(jù)。

對檔案統(tǒng)計工作的要求：

1、要絕對保證統(tǒng)討資料的難確性和客觀科學性各級各類的檔案是國家的財富。檔案工作情況的統(tǒng)計，從1984年起已納入國家統(tǒng)計指標體系，因此檔案統(tǒng)計工作須受統(tǒng)計法的約束，不能隨意捏造、篡改或者虛報、拒報供統(tǒng)計的檔案資料。

2、檔案統(tǒng)計工作要跟上全國統(tǒng)計工作的步伐要遵循經(jīng)濟建設的要求，逐漸實現(xiàn)統(tǒng)計指標體系完整化，統(tǒng)計分類標被化，統(tǒng)計調(diào)查工作科學化，統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化，統(tǒng)計計算和數(shù)據(jù)傳輸技術現(xiàn)代化，統(tǒng)計服務優(yōu)質(zhì)化。

要發(fā)揮檔案統(tǒng)計的服務和監(jiān)督作用。統(tǒng)計工作是從收集的統(tǒng)計資料中進行加工整理，分析研究，從而發(fā)現(xiàn)問題，為有關部門提供必要的參考，這也是檔案統(tǒng)計工作的目的之一。

1 統(tǒng)計調(diào)查

統(tǒng)計工作的第一步，必須擁有大量真實的材料，而各類材料和數(shù)據(jù)的占有，必須通過統(tǒng)計調(diào)查獲得。統(tǒng)計調(diào)查的基本形式有兩種，即統(tǒng)計報表和專門調(diào)查。

1、統(tǒng)計報表：這是下級檔案事業(yè)管理機關和檔案館（室），按統(tǒng)一規(guī)定向上級機關定期以表格的形式報送的文件。這是檔案統(tǒng)計中最常用的一種基本形式（填寫報表的單位須以原始記錄為依據(jù)，按規(guī)定的格式、統(tǒng)一的計算方法和一定的期限填送，這樣數(shù)據(jù)和材料才真實可靠）。它對搜集必需的資料，及時掌握情況，發(fā)現(xiàn)問題，從而改進和安排工作是很必要的。

目前，我國全國性的檔案統(tǒng)計制度已基本健全。在檔案工作各種規(guī)章制度中，對檔案統(tǒng)計工作早有各種規(guī)定。

2、專門調(diào)查：這是按一定的目的要求，臨時組織的調(diào)查，是統(tǒng)計報表的補充形式。組織檔案統(tǒng)計調(diào)查是一項科學性的工作。必須確定統(tǒng)一的調(diào)查目的和任務，確定好調(diào)查對象、單位、時間、地點，調(diào)查方法和調(diào)查提要，這樣才能使統(tǒng)計調(diào)查接最必要的項目和統(tǒng)一的口徑進行，從而獲得所需的原始材料。

在統(tǒng)計調(diào)查中，必須遵循的基本原則是：以實事求是的態(tài)度來搜集真實可靠的資料，對不同的對象應該采取不同的方式和方法，并將各種形式、方法合理地加以結合，遵守觀察的同時性和定期性。

2 檔案統(tǒng)計資料的整理

通過統(tǒng)計調(diào)查所獲得的資料，只是大量個別、零散的原始資料，要使這些資料能夠反映整體現(xiàn)象，必須進行綜合管理，使之條理化、系統(tǒng)化。

1、檔案統(tǒng)計資料整理的第—步是對原始資料進行分組（分類）通過分組，可以從各類資料不同的數(shù)量看出它們各白的特征、總體的構成及現(xiàn)象間的依存關系，從而經(jīng)過分析研究得出全局性的數(shù)據(jù)并總結出發(fā)展規(guī)律。

在統(tǒng)計資料的分組中，選擇對研究目的最有決定意義 能反映現(xiàn)象本質(zhì)的標準很重要，它是保證實現(xiàn)分組的重要一環(huán)，是使研究獲得正確結論的前提條件。當然，對同一現(xiàn)象，如果研究目的、時間、地點不同，采用的分組標準也應不同。

檔案統(tǒng)計分組有兩種類型：一種是簡單分組，一種是復合分組。所謂簡單分組，就是把調(diào)查對象和統(tǒng)計的原始資料按一個標準分組。而復合分組則是按兩個以上標準分組，即先按一個標難分組以后，再按另一個標難分成各組。

2、檔案資料統(tǒng)計整理的第二步就是形成統(tǒng)計表 在分組的基礎上，要對所得的數(shù)據(jù)、了解的現(xiàn)象進行分析歸納，所得的結果，就反映在統(tǒng)計表中。統(tǒng)計表就是表述統(tǒng)計數(shù)字的圖表，是合理敘述被研究現(xiàn)象和過程的指標數(shù)字的一種方式。

系統(tǒng)的統(tǒng)計表，在它最前面有詳細填報說明的專頁。此表具體由總標題、橫格標目、縱格標目和縱橫交叉線構成的方格所組成。在報表的下端，應有編制日期、負責人、審核人、填表人簽名蓋章等項目。統(tǒng)計表按結構可以分為簡單統(tǒng)計表、分組統(tǒng)計表（按一個標準分組）、復合統(tǒng)計表（按兩個以上標難分組）三種。簡單統(tǒng)計表，就是沒有分組的統(tǒng)計表。

統(tǒng)計表必須能夠簡明難確地反映出觀察結果，表現(xiàn)出被研究現(xiàn)象的基本特征和現(xiàn)象間的相互聯(lián)系。因此，統(tǒng)計表應符合下列要求：適當緊湊，避免繁瑣龐大；它是觀察結果順序的表述體系，各項目之間應構成一個有聯(lián)系的整體；統(tǒng)計表的總標題、各欄目名稱必須精確，總標題應簡明地反映出統(tǒng)計表所有項目的基本內(nèi)容，表現(xiàn)出表中數(shù)字資料的主要意思，并表明資料的所屆時間、地點；統(tǒng)計表應注明填報單位、時間及制表人等。

3、檔案資料統(tǒng)計整理的第三步是得出綜合指標 綜合指標是指從資料整理、歸納得出的檔案工作領域現(xiàn)象間的數(shù)量特征。例如，檔案]：作人員數(shù)、全宗數(shù)、利用人數(shù)、保存與銷毀案卷的比例、難查卷的百分比、平均勞動員等，這些數(shù)量指標就反映和說明了檔案工作的現(xiàn)象過程及其發(fā)展規(guī)律。

統(tǒng)計工作的綜合指標多種多樣，但一般分為三種；絕對數(shù)、相對數(shù)和平均數(shù)。

（1）絕對數(shù)：絕對數(shù)又稱為總量指標。在檔案統(tǒng)計中能反映全國或某一地區(qū)、部門一定時期內(nèi)在檔案工作各方面已達到的規(guī)?；蛩?。它能說明檔案工作方方面面的真實情況，而且它又是計算統(tǒng)計中所應用的相對數(shù)和平均數(shù)這兩種指標的基礎。所以，它在檔案統(tǒng)計中用得十分廣泛，例如建館‘總數(shù)、案卷數(shù)等都是絕對數(shù)。

（2）相對數(shù)：檔案統(tǒng)計中用相對數(shù)反映檔案工作中某些現(xiàn)象的聯(lián)系，去反映分析出來的絕對數(shù)所不能充分說明的問題。所謂相對數(shù)，是從兩個有聯(lián)系的指標的對比中得出的一種指標。從部分對整體，實際對計劃，一個時期對另一個時期，一個地區(qū)對另一個地區(qū)指標的對比中，都可以得出相對數(shù)。

（3）平均數(shù)：平均數(shù)是按某一標志來說明總體典型水平的一種綜合指標。計算平均數(shù)的方法，通常是將現(xiàn)象總體各單位的數(shù)值之和除以單位數(shù)。

在統(tǒng)計中，只有同類的現(xiàn)象才能計算平均數(shù)，所以運用平均數(shù)必須遵循總體同質(zhì)性的原則。

總之，在檔案統(tǒng)計綜合指標的計算中，絕對數(shù)、相對數(shù)和平均數(shù)應結合使用，只有以絕對數(shù)為基礎，相對數(shù)和平均數(shù)才能更淮確地說明某些問題。

參考文獻

[1] 許愛香.試述檔案統(tǒng)計工作存在的問題與對策[J]. 山西統(tǒng)計. 2002（08）