曾文英

摘 要：眾所周知，企業(yè)檔案管理工作是所有檔案管理中的一個(gè)不可或缺的重要組成部分，從實(shí)踐上看，企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用越來越明顯，已經(jīng)是企業(yè)管理中的一個(gè)重要組成部分。檔案是企業(yè)活動(dòng)中形成的機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人的歷史記錄，是保存文本、圖形、音頻、視頻等多種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息與載體的統(tǒng)一。檔案管理是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)信息的重組，具有很強(qiáng)的科學(xué)色彩和政治色彩，是企業(yè)日常經(jīng)營管理過程中的一項(xiàng)重要工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，大型企業(yè)需要更高效、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場競爭和發(fā)展，大型企業(yè)檔案信息管理如何更好的實(shí)現(xiàn)，筆者首先分析了檔案管理的重要意義，然后闡述了檔案管理存在的問題，最后提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：大型企業(yè)；檔案管理；信息技術(shù)；作用

1 大型企業(yè)檔案管理的重要作用

（一）企業(yè)信息標(biāo)準(zhǔn)化

文件實(shí)行集中管理，統(tǒng)一打印文件，統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，有效保證文件質(zhì)量。文件的借閱、復(fù)制、轉(zhuǎn)讓都有控制，確保管理規(guī)范化，為以后的工作順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）企業(yè)檔案信息化

為了提高檔案管理的效率，通過建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，我們應(yīng)用軟件實(shí)現(xiàn)文件的輸入，文件業(yè)主檔案，形成了并存的紙質(zhì)檔案和電子檔案管理機(jī)制。同時(shí)，建立科學(xué)的搜索方式，實(shí)現(xiàn)文件的工作信息管理，使“死”文件變成了一種“活”的信息，有效地加強(qiáng)了管理效果。

（三）企業(yè)資料安全化

檔案實(shí)行集中管理后，文件管理的安全系數(shù)提高。更重要的是通過建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)文件進(jìn)行訪問。就文件訪問這個(gè)環(huán)節(jié)，監(jiān)督不允許任何個(gè)人咨詢文件內(nèi)容。隨著管理機(jī)制的進(jìn)一步科學(xué)化和規(guī)范化，文件的安全性、完整性和保密性得到了有效的保障。

2 大型企業(yè)檔案管理工作問題剖析

（一）企業(yè)檔案管理人員的問題

檔案人員能力培訓(xùn)并沒有遵循企業(yè)產(chǎn)品銷售的發(fā)展做出調(diào)整，管理工作雖然現(xiàn)代化，但是，人員沒有進(jìn)行先進(jìn)培訓(xùn)。同時(shí)，沒有加強(qiáng)建設(shè)辦公室先進(jìn)辦公設(shè)備，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

（二）檔案管理信息化問題

信息處理在企業(yè)中具有極大的靈活性，數(shù)據(jù)缺乏靈活性在一定程度上大大降低了公司的檔案管理的效率。問題的根本原因在于企業(yè)信息管理系統(tǒng)，沒有意識(shí)到信息管理系統(tǒng)的重要性，制約了系統(tǒng)的建設(shè)和完善。

（三）評(píng)估制度不健全

檔案管理工作的評(píng)價(jià)是檔案管理的關(guān)鍵。企業(yè)很多沒有建立相應(yīng)的評(píng)價(jià)管理，致使對(duì)檔案管理工作狀況欠缺了解與準(zhǔn)確分析，難以制定切實(shí)可行的工作調(diào)整與優(yōu)化方案，制約企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化與發(fā)展。

3 企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施

針對(duì)檔案管理存在的問題，企業(yè)應(yīng)在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作水平。

（一）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)與能力培訓(xùn)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。

大型企業(yè)對(duì)于檔案管理人員培訓(xùn)做的不到位。許多大型企業(yè)認(rèn)為生產(chǎn)是最主要的，檔案管理只是一個(gè)保存資料的工作，工作比較簡單輕松，對(duì)于檔案管理方面的員工的培訓(xùn)工作領(lǐng)導(dǎo)一直認(rèn)為是多于的，使得企業(yè)在檔案管理培訓(xùn)方面欠缺太多，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理人才的培訓(xùn)的重要性認(rèn)識(shí)不足，公司把培訓(xùn)作為一種成本，而根本得不到什么實(shí)質(zhì)性回報(bào)；另外，缺少一定的培訓(xùn)場所、培訓(xùn)時(shí)間，也沒有培訓(xùn)目標(biāo)和嚴(yán)格的培訓(xùn)制度。因此，需要建立完善的培訓(xùn)考核機(jī)制。企業(yè)設(shè)有檔案管理部門，由分管領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案管理工作，并安排各部門管理人員作為小組指導(dǎo)人員，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員學(xué)習(xí)進(jìn)度及小組培訓(xùn)人員所擅長的業(yè)務(wù)類型安排和規(guī)劃實(shí)際培訓(xùn)工作。推行管理崗位培訓(xùn)制度，試行“不培訓(xùn)不上崗，不培訓(xùn)不提拔”的培訓(xùn)機(jī)制。此外，企業(yè)還應(yīng)該考慮將培訓(xùn)成績反應(yīng)到以后的晉升、薪酬等方面，激發(fā)培訓(xùn)人員培訓(xùn)的積極性。同時(shí)，定期進(jìn)行檔案管理工作素質(zhì)與能力評(píng)比，并通過專門的研討會(huì)議解決和探討辦公過程中的共性問題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中的問題和瓶頸，幫助工作人員有目標(biāo)、有方向地開展和改進(jìn)檔案管理工作。

（二）企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)與改進(jìn)

企業(yè)在檔案管理工作中調(diào)整和完善過程中，積極引入檔案信息系統(tǒng)的發(fā)展，調(diào)整了傳統(tǒng)的文件采集和管理模式，根據(jù)企業(yè)自身的檔案管理和企業(yè)檔案檢索文獻(xiàn)，參考其他相關(guān)業(yè)務(wù)檔案目錄建立的經(jīng)驗(yàn)，建立和完善真正適用于日常經(jīng)營的企業(yè)文件目錄檢索、檔案信息，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)、檔案管理信息系統(tǒng)、文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確的文件信息交換，利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)交流，并提供永久保存信息。

另外，及時(shí)配套檔案管理計(jì)算機(jī)，掃描儀，光盤刻錄機(jī)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，在檔案管理的微觀技術(shù)下，實(shí)現(xiàn)軟件的開發(fā)，加快檔案信息數(shù)字化的步伐。為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加大財(cái)政投入力度，檔案部門要努力提高自身的工作水平，爭取更多的資金支持；同時(shí)，檔案部門要充分利用大量的檔案資源優(yōu)勢，挖掘潛力，加強(qiáng)檔案工作，并及時(shí)豐富的信息，以滿足員工以及企業(yè)的需求，將各種類型的檔案轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作的發(fā)展提供了有力保障。

（三）優(yōu)化檔案利用與評(píng)估工作

1、優(yōu)化檔案利用在、工作

加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的安全管理，調(diào)整和完善公司內(nèi)部檔案利用的安全機(jī)制。建立和完善企業(yè)日常運(yùn)行的實(shí)際應(yīng)用文件搜索目錄，通過利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的高效傳遞和溝通，最大限度地提高企業(yè)內(nèi)部的信息和資源價(jià)值，為企業(yè)和行業(yè)發(fā)展提供有力支持。

2、優(yōu)化文件管理評(píng)估工作

有效制定和完善“檔案管理系統(tǒng)”、“文件系統(tǒng)”、“文件安全應(yīng)急處理計(jì)劃”、“檔案館”、“檔案分類與儲(chǔ)存期”、“電子檔案管理系統(tǒng)”和“電子檔案管理系統(tǒng)”，并對(duì)檔案管理提出切實(shí)可行的建議。

（四）做好開發(fā)，充分利用檔案資料

實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享是檔案管理的重要課題。發(fā)展和快速準(zhǔn)確地傳遞信息資源，為企業(yè)提供有效的服務(wù)，已成為檔案開發(fā)利用的新特點(diǎn)。因此，在科技檔案的開發(fā)與利用上，要做到這些工作，不僅要熟悉生產(chǎn)，文件操作，而且還必須能夠掌握生產(chǎn)技術(shù)動(dòng)態(tài)，了解使用情況，以便采取及時(shí)措施，提供信息的編制和輸出使用，以滿足工作的需要，并最大限度地利用檔案資料。

4 企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)的涵義與實(shí)施路徑

自古以來，檔案在知識(shí)服務(wù)方面已經(jīng)發(fā)揮了重要作用。從“學(xué)在官府”“官師合一”到《史記》《漢書》的編寫都是檔案進(jìn)行知識(shí)服務(wù)的寫照。又如《關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是在查用了大量檔案材料基礎(chǔ)上編寫而成的，總結(jié)了治黨治國的大量經(jīng)驗(yàn)。此外，檔案工作者還通過科技檔案的編纂總結(jié)了大量生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，知識(shí)被賦予豐富的內(nèi)涵，我們也有必要對(duì)知識(shí)服務(wù)的涵義進(jìn)行重新定義。

筆者認(rèn)為，檔案知識(shí)服務(wù)應(yīng)包括宏觀和微觀兩個(gè)層面的涵義。在微觀上，檔案管理部門實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的收集、加工和提供利用等工作；在宏觀上，檔案部門利用知識(shí)管理的思想指導(dǎo)檔案工作，建立學(xué)習(xí)型檔案組織。新的時(shí)代要求我們樹立檔案知識(shí)資源觀，進(jìn)一步提升檔案部門的服務(wù)，積極開展檔案的知識(shí)服務(wù)。

首先，從知識(shí)資源觀的角度確定檔案的收集范圍。檔案進(jìn)館范圍決定了館藏資源的豐富性和完整性，并決定了后期檔案提供利用工作的水平。檔案是一種重要的知識(shí)資源，具有重要的“留知”作用。例如，某些工藝包含了技術(shù)工人的經(jīng)驗(yàn)性知識(shí)，這是一筆重要的財(cái)富，而這部分工藝檔案一般沒有進(jìn)館，限制了檔案知識(shí)的挖掘。因此，在確定檔案收集范圍時(shí)更要站在知識(shí)資源觀的角度上保存檔案知識(shí)。

其次，檔案信息編研不僅要從傳統(tǒng)的歷史角度進(jìn)行編纂，更要側(cè)重從多學(xué)科角度在檔案中挖掘知識(shí)，不僅要進(jìn)行匯編等層次的編研，還要進(jìn)行更深層次的知識(shí)性編研。“認(rèn)知理論認(rèn)為，知識(shí)在人腦中是以一種‘經(jīng)濟(jì)的或說是‘便捷的形式存儲(chǔ)的，這種存儲(chǔ)方式?jīng)Q定了人們將怎樣理解所學(xué)習(xí)的內(nèi)容，每個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)都表明他已經(jīng)學(xué)到了哪些知識(shí)同時(shí)，這種知識(shí)結(jié)構(gòu)也為每個(gè)人提供了建立新舊知識(shí)與新內(nèi)容之間有意義的聯(lián)系的方法和工具?！彼裕瑢?duì)于相同的信息，認(rèn)知結(jié)構(gòu)不同的人會(huì)有不同的認(rèn)識(shí)。因此，要從編纂人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)入手，引進(jìn)不同知識(shí)背景的人才。就檔案編纂現(xiàn)狀看，檔案信息編纂側(cè)重史料性匯編，或從歷史角度進(jìn)行歷史性知識(shí)的開發(fā)，這很大程度上與檔案編纂人員多是歷史學(xué)科背景有關(guān)，束縛了檔案編纂過程中多角度開發(fā)檔案的知識(shí)。

最后，建立學(xué)習(xí)型檔案組織。提升檔案部門的服務(wù)，不僅要抓好微觀方面，更要把握好宏觀層面，才能實(shí)現(xiàn)檔案部門服務(wù)的全面提升。建立學(xué)習(xí)型組織是檔案部門知識(shí)管理的重要途徑。通過建立學(xué)習(xí)型組織，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)知識(shí)的傳遞、共享和創(chuàng)新，從而提高組織的管理水平。

5 結(jié)束語

總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，大型企業(yè)需要更高效、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場競爭和發(fā)展。企業(yè)檔案管理不僅要適應(yīng)企業(yè)的經(jīng)營特點(diǎn)和發(fā)展趨勢，而且要有良好的前瞻性。大型企業(yè)作為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱型企業(yè)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理進(jìn)行了深入的分析與調(diào)整。經(jīng)驗(yàn)表明，新時(shí)期的大型企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，最大限度發(fā)掘檔案資料的信息與資源價(jià)值，推動(dòng)公司及行業(yè)走向信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展道路。

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