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        如何在電力檔案管理工作中實現(xiàn)經(jīng)濟效益

        2015-01-07 19:37:13王明惠秦毅王猛
        卷宗 2015年12期
        關(guān)鍵詞:解決措施問題

        王明惠 秦毅 王猛

        摘 要:電力檔案管理工作的實際目的與企業(yè)的經(jīng)濟效益息息相關(guān),然而目前我國大多數(shù)電力企業(yè)的檔案管理工作存在著很大的問題。沒有正確的認識、需要強化的管理制度、需要加強的專業(yè)素質(zhì),這些因素嚴重影響了檔案管理部門的正常工作,極大地降低了檔案管理工作效率,弱化了檔案管理工作的重要作用。本文通過對當(dāng)前企業(yè)電力檔案管理工作實現(xiàn)經(jīng)濟效益存在的問題進行了分析和探討,并提出了相關(guān)的幾點解決措施

        關(guān)鍵詞:電力檔案管理;問題;解決措施

        改革開放以來,我國社會主義經(jīng)濟得到了飛速的發(fā)展,而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益普及,信息時代悄然來臨。在信息時代的新背景下,電力企業(yè)要保持自身持續(xù)性的穩(wěn)定發(fā)展,就需要重視和發(fā)揮信息的價值,而企業(yè)要深入地挖掘信息價值,就需要通過電力檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。因此,電力企業(yè)管理人員要正確認識和足夠地重視電力檔案管理,積極地推動并協(xié)助檔案管理制度的建立和創(chuàng)新,從而使電力檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)。

        1 電力檔案管理工作實現(xiàn)經(jīng)濟效益遇到的問題

        1.1 對電力檔案管理的認識還需要提升

        有部分企業(yè)只注重電力工程的建設(shè),而忽視了企業(yè)檔案管理,對電力檔案管理的重要性沒有一個正確的認知,沒有清晰地了解檔案管理的內(nèi)涵。因此,企業(yè)電力管理檔案缺少管理層的支持,缺乏建設(shè)資金,基礎(chǔ)設(shè)施不全,導(dǎo)致檔案管理技術(shù)水平落后。企業(yè)管理層的沒有高度重視,也給企業(yè)上下發(fā)出了一個比較消極的信號,從而引起電力檔案管理人員消極對待日常工作。這樣的情況不利于企業(yè)的經(jīng)營管理,不利于企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化,不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。

        1.2 對ARIS流程管理平臺的運用有待提高

        ARIS(集成信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu))流程管理平臺對電力企業(yè)的檔案管理信息化系統(tǒng)具有良好的規(guī)范作用【1】,然而檔案管理工作人員對ARIS流程管理平臺的運行操作沒有熟練掌握,從而難以有效地利用ARIS相關(guān)技術(shù)規(guī)范檔案管理信息化系統(tǒng)操作流程。

        1.3 加大檔案管理結(jié)合電力工程發(fā)展的力度

        電力工程的運用涉及到我國的各行各業(yè),與廣大民眾的生活息息相關(guān),電力工程的生產(chǎn)到管理的整個流程十分繁瑣【2】。為了方便電力管理,企業(yè)通常會使用計算機技術(shù)信息管理系統(tǒng)來儲存各種電力信息,這樣不但能減少電力信息統(tǒng)一管理的時間,還能及時更新電力信息。然而當(dāng)前的狀況,大多數(shù)企業(yè)電力檔案管理還是采用傳統(tǒng)的儲存管理方式,沒有與計算機信息管理系統(tǒng)有效的融合,所以,檔案管理工作和電力工程發(fā)展也無法緊密的結(jié)合【3】。

        1.4 電力檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)有待加強

        一名合格的檔案管理員工,不僅要熟練掌握專業(yè)知識,還需要擁有較高的綜合素養(yǎng)。實際情況卻是,有的檔案管理工作人員不能熟練使用計算機,有的因為身體狀況或年齡偏大被有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)往檔案室。這樣的情況,導(dǎo)致整個檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)不高,很大程度上降低了檔案管理工作的效率,嚴重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

        1.5 電力檔案管理缺少統(tǒng)一的標準

        檔案管理相關(guān)人員的職責(zé)未明確是造成電力檔案管理沒有統(tǒng)一標準的主要因素,同時還有一些其它的因素:檔案項目多、內(nèi)容范圍廣、歸檔方法不一等【4】。很多情況下,對文件的歸檔沒有一個明確的范圍,比如,在項目成立初始更加傾向監(jiān)督工程質(zhì)量,從而忽視了工程檔案工作,應(yīng)該歸檔的工程材料沒有及時歸檔;理應(yīng)嚴格把關(guān)編制竣工圖卻沒有予以重視,從而出現(xiàn)一些原則上的錯誤【5】。這樣的情況影響電力檔案管理作用的發(fā)揮,不利于電力檔案管理工作促進企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化。

        1.6 需要提升信息化水平

        對電力檔案管理信息化系統(tǒng)的運用沒有達到最佳效果,主要體現(xiàn)在以下幾個方面,一方面,沒有建立檔案信息化管理的相關(guān)制度,沒有統(tǒng)一的規(guī)范,導(dǎo)致難以形成信息化檔案管理;還有一方面,有部分企業(yè)雖然擁有完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,但是使用效率不高,沒有充分運用和發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢;最后一方面,有部分企業(yè)大力推動并實行了信息化檔案管理,但是,沒有有效地利用信息資源,只是當(dāng)做一種記錄檔案信息的工具。

        2 電力檔案管理現(xiàn)實經(jīng)濟效益問題的解決措施

        2.1 加強對電力檔案管理的認識

        信息是新時代企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標的主要因素,而要有效發(fā)揮信息的作用,就需要充分利用信息化檔案系統(tǒng)。因此,企業(yè)應(yīng)該高度重視電力檔案管理,認識到電力檔案管理的重要性,需要做到以下幾點:首先,強化企業(yè)員工對電力檔案管理部門的認識,改變原有的意識觀念,樹立電力檔案管理部門的正確地位,電力檔案管理部門不是一個養(yǎng)老部門,而是企業(yè)內(nèi)部組織的重要組成部分;其次,要從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度出發(fā),科學(xué)合理地規(guī)劃檔案管理工作,把員工日常檔案管理工作納入考核系統(tǒng)中,提高員工的工作熱情,提升檔案管理工作質(zhì)量,從而可以有效地發(fā)揮檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的作用;最后,電力檔案管理工作目的與企業(yè)的經(jīng)濟效益緊密相連,企業(yè)管理層要清晰地認識到這一點,支持和監(jiān)督電力檔案管理工作。

        2.2 加強對電力檔案管理制度的執(zhí)行力度

        為了規(guī)范檔案管理的日常工作,確保檔案管理工作效率,需要改進現(xiàn)有的檔案管理規(guī)章制度并加于完善。在改進與完善的過程中,相關(guān)負責(zé)部門應(yīng)該根據(jù)國家相關(guān)文件政策,再結(jié)合企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀,建立一套符合社會發(fā)展形勢、企業(yè)發(fā)展需求的完整的檔案管理體系。同時,企業(yè)相關(guān)負責(zé)人要引導(dǎo)和督促加強各部門之間的相互配合,從而確保電力檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化【6】。

        2.3 提高電力檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

        電力檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高是影響檔案管理工作效率的重要因素。要解決檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不過硬的問題需要對員工進行專業(yè)的培訓(xùn)教育,首先,科學(xué)地制定培訓(xùn)內(nèi)容:針對培訓(xùn)員工的不同特點制定合適的內(nèi)容;其次,合理地設(shè)定培訓(xùn)目標:由于檔案管理工作具有工作量大、范圍廣、專業(yè)性高,需要設(shè)定合適的目標;最后,培訓(xùn)期間,相關(guān)負責(zé)人員要不定時地檢查培訓(xùn)員工的學(xué)習(xí)情況,督促和幫助員工提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。這樣,才能充分發(fā)揮出培訓(xùn)的效果,加強培訓(xùn)員工的專業(yè)素養(yǎng),從而提供檔案管理工作的效率,進而促進企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化。

        2.4 電力檔案管理工作應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展更好地促進企業(yè)發(fā)展

        在企業(yè)的日常經(jīng)營管理中,電力檔案管理工作應(yīng)該積極主動地參與進去,為企業(yè)提供有效的商業(yè)信息,確保企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

        2.5 創(chuàng)建ARIS系統(tǒng)的房式建模結(jié)構(gòu)

        需要掌握ARIS系統(tǒng)的運用方法,并建立一個完整的流程。這樣,可以更好地發(fā)揮檔案管理信息化系統(tǒng)的功能,從而促進企業(yè)經(jīng)濟效益的增長。

        3 結(jié)語

        綜上所述,我們可以看出,電力檔案管理在企業(yè)的發(fā)展過程中具有重要的作用,企業(yè)應(yīng)該加強重視,樹立檔案管理部門的正確地位,積極推動檔案管理制度的建立,從而有效地發(fā)揮出檔案管理工作的作用,來促進企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化。

        參考文獻

        [1]程平. 淺談如何在電力檔案管理工作中實現(xiàn)經(jīng)濟效益[J]. 科技與企業(yè),2014,12:36.

        [2]修應(yīng)俊. 電力檔案管理工作中經(jīng)濟效益實現(xiàn)[J]. 低碳世界,2015,01:324-325.

        [3]李云霞. 探析電力檔案管理工作中經(jīng)濟效益的實現(xiàn)[J]. 中國集體經(jīng)濟,2012,31:38-40.

        [4]孫志梅. 電力檔案管理工作中存在的問題及對策[J]. 中國電力教育,2010,01:259-260.

        [5]陳曉燕. 關(guān)于如何加強電力企業(yè)檔案管理工作的探討[J]. 科技信息,2012,27:243+282.

        [6]程平. 淺析電力檔案管理工作中存在的問題及改善對策[J]. 科技與企業(yè),2013,23:76.

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