王秀清

（河北省承德縣人力資源和社會保障局，河北 承德 067400）

干部檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用

王秀清

（河北省承德縣人力資源和社會保障局，河北 承德 067400）

本文對干部檔案數(shù)字化建設(shè)以及加強(qiáng)對數(shù)字檔案信息利用的策略進(jìn)行分析和探討，旨在促進(jìn)干部檔案利用效率的提升。

干部檔案數(shù)字化；數(shù)字檔案；信息利用

1　數(shù)字檔案的管理存在的問題

數(shù)字檔案管理指的是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備作為管理的手段，基于網(wǎng)絡(luò)對各種檔案室信息資源進(jìn)行收集、整理、儲存、共享的一種檔案室管理模式。在未來的發(fā)展過程中，數(shù)字檔案的建設(shè)對社會經(jīng)濟(jì)各方面的建設(shè)都會有一些促進(jìn)作用。盡管當(dāng)前對信息化檔案的利用率不斷提高，但仍然還存在一些問題。

1.1檔案信息化管理信息化意識不強(qiáng)

檔案信息化管理人員在工作中表現(xiàn)出缺乏檔案信息化管理知識以及檔案信息化管理的信息化意識比較淡薄等現(xiàn)象，對于干部檔案信息化管理信息化水平的提升有很大影響。如在日常檔案信息化管理工作中，工作人員對各種材料的收集不全，而且對一些檔案的收集管理意識不強(qiáng)，導(dǎo)致一些檔案被銷毀。再如，有的工作人員在檔案的整理過程中，沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，采用傳統(tǒng)的人工管理方式，所用的記錄方式不規(guī)范，出現(xiàn)隨意勾畫的現(xiàn)象。

1.2管理制度不健全

當(dāng)前，很多檔案工作缺乏健全的監(jiān)督機(jī)制，對檔案建立沒有做出統(tǒng)一的要求。因此，干部檔案信息化管理處于比較隨意的狀態(tài)。管理制度的缺失致使管理手段落后，管理方式停滯不前，許多干部檔案信息化管理工作仍然采用手工歸檔的方法。傳統(tǒng)的手工裝訂往往會出現(xiàn)字跡潦草、內(nèi)容與目錄填寫不全、筆跡不一、裝訂不規(guī)范等問題?，F(xiàn)階段，許多工作人員不能按照檔案的建立原則進(jìn)行材料的規(guī)范收集，檔案信息化管理水平亟待提高。

1.3缺乏專業(yè)化的檔案信息化管理人員

近年來，科室相繼建立了檔案信息化管理工作的規(guī)章制度，但由于大部分干部檔案信息化管理人員都缺乏專業(yè)的檔案信息化管理知識和技術(shù)。因此，在實(shí)際工作中，檔案信息化管理的效率不高，只是對資料進(jìn)行簡單收集整理，達(dá)不到檔案整理規(guī)范化的要求。

2　加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源整合利用的策略

干部檔案信息化管理是人力資源局工作的重要組成部分，干部檔案信息化管理人員只有充分意識到工作中存在的問題，不斷反思，并在工作中給予足夠的重視，才能從根本上提高干部檔案信息化管理水平，真正實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和信息化管理。

2.1更新傳統(tǒng)的干部檔案信息資源管理的理念

改變傳統(tǒng)的干部檔案信息資源管理理念，要定期對干部檔案信息資源管理人員進(jìn)行相應(yīng)的宣傳，宣傳各種先進(jìn)的干部檔案信息資源管理知識和理念，在潛移默化中促進(jìn)人員思想逐漸實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，為干部檔案信息資源的整合奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2加強(qiáng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

首先，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。由于干部檔案信息資源管理的特殊性，在數(shù)字檔案信息資源整合過程中，要建立相對獨(dú)立的檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，與當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行區(qū)分，根據(jù)具體的情況與當(dāng)前的辦公網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效的隔離，在進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時，要采取嚴(yán)格的安全措施，保證檔案室各種信息的安全性。其次，對硬件網(wǎng)絡(luò)容量進(jìn)行配置和完善。由于檔案室內(nèi)容量十分巨大，因此，在數(shù)字檔案的硬件建設(shè)過程中，要配置滿足檔案室存儲、查詢等需求的各種服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，以滿足海量的檔案室信息處理需求。

2.3加大干部檔案信息化管理人員的教育培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平

干部檔案信息化管理人員的專業(yè)水平直接影響干部檔案的管理效果。因此，要將干部檔案信息化管理人員的培訓(xùn)工作放在干部檔案工作的首位。干部檔案信息化管理人員的能力培養(yǎng)工作重點(diǎn)是要通過開展廣泛持久的干部檔案信息化管理宣傳教育，提升工作人員的干部檔案意識和管理水平?？砷_展多種形式的培訓(xùn)，在培訓(xùn)內(nèi)容上針對從業(yè)人員的實(shí)際情況突出實(shí)用性和針對性，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合。讓干部檔案信息化管理從業(yè)人員真正掌握干部檔案信息化管理的基本知識，提高對干部檔案信息化管理的認(rèn)知程度。此外，由于當(dāng)前干部檔案信息化管理要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。因此，在干部檔案信息化管理人才的選拔方面，要嚴(yán)格把關(guān)，選擇具有干部檔案室管理知識以及信息管理知識的綜合型人才參與到干部檔案信息資源管理和整合過程中。對于在崗的工作人員，要加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)，不斷提升他們的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。在培訓(xùn)的過程中，可以采取長訓(xùn)與短訓(xùn)的方式，定期對他們的業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)，鞏固業(yè)務(wù)知識以及各種計(jì)算機(jī)等技術(shù)的操作能力，提高當(dāng)前干部檔案信息化管理效率和水平。

2.4健全管理機(jī)制，規(guī)范干部檔案信息化管理

對干部檔案信息化管理機(jī)制進(jìn)行明確和規(guī)范，對于干部檔案信息化管理水平的提升有十分重要的意義，首先，干部檔案信息化管理人員要明確維護(hù)干部檔案完整與安全的基本職責(zé)。工作人員要在干部檔案保管的具體工作中做到收集規(guī)范和歸檔完整，防止干部檔案損壞，確保干部檔案的安全。此外，在人力資源局中，分管干部檔案信息化管理工作的領(lǐng)導(dǎo)要做好帶頭作用，加大監(jiān)管力度，督促工作人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行干部檔案收集、上報、整理、存檔等操作。

3　結(jié)　語

數(shù)字檔案的建設(shè)既要滿足信息時代的要求，又要考慮到檔案室管理的具體特點(diǎn)。因此，數(shù)字檔案的建設(shè)和管理是一個復(fù)雜的過程。在數(shù)字檔案的建設(shè)和利用過程中，需要采取多種策略，整合人力資源、加強(qiáng)不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系等，提高數(shù)字檔案的利用效率。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.08.165

TP311.52

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1673-0194（2015）08-0215-01

2015-02-17