龔 順

（廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司清遠(yuǎn)清新供電局，廣東 清遠(yuǎn) 511800）

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化

龔 順

（廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司清遠(yuǎn)清新供電局，廣東 清遠(yuǎn) 511800）

信息化技術(shù)不僅改變了人們的生活方式和管理手段，而且讓很多企業(yè)開始使用計算機(jī)來進(jìn)行檔案管理的工作，但傳統(tǒng)的檔案管理方式讓企業(yè)浪費(fèi)了不少資源。因此，信息化技術(shù)讓電力企業(yè)的檔案管理工作變得迅速高效，且更為準(zhǔn)確。

電網(wǎng)建設(shè)；檔案管理；信息化

1　檔案管理信息化建設(shè)

1.1檔案管理的含義

檔案管理又稱作檔案工作，是指檔案室直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，是檔案的收集、整理、統(tǒng)計等的一種活動。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

1.2信息化建設(shè)概述

隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，企業(yè)信息化已成為能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展和提高市場競爭力的重要保障。信息化建設(shè)包括了企業(yè)規(guī)模，電話通訊、網(wǎng)站和電子商務(wù)方面，在客戶資源管理、質(zhì)量管理體系方面的建設(shè)成就等。隨著信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用的不斷深入顯得越來越重要，未來甚至許多企業(yè)就是只依靠信息化建設(shè)而生存。

1.3檔案管理信息化的作用

1.3.1檔案信息化作用

（1）資源共享。不管是電網(wǎng)企業(yè)還是其他行業(yè)，有時候?qū)τ谙嚓P(guān)的檔案可能會被不同部門隨時查閱，甚至是同時查閱。將檔案同時共享給所需的不同部門，不但提高了工作效率，而且節(jié)省了人力和時間。

（2）提高效率。在項(xiàng)目檔案管理的工作中，常常會需要對相關(guān)的文件進(jìn)行及時的記錄。只需要在計算機(jī)內(nèi)錄入指令便可快速完成，大大地減少了工作量和工作時間，提高了工作效率。

1.3.2檔案信息化的實(shí)際應(yīng)用

省公司在2002年創(chuàng)立OA系統(tǒng)，實(shí)施信息化技術(shù)的管理方式。對于電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理的收集、移交、歸檔等操作都可以進(jìn)行全過程管理，具有巨大的靈活性。實(shí)施后，減少了管理人員的重復(fù)工作，且大大地提高了企業(yè)的信息管理水平。同時，也方便不同部門在網(wǎng)上查找檔案資料，極大地節(jié)約了時間和費(fèi)用。

2　項(xiàng)目檔案整理要求

第一，歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，不得使用復(fù)印件（立項(xiàng)批復(fù)文件及不能粘貼的設(shè)備、材料合格證的復(fù)印件等除外），文件材料幅面要求采用A4紙（297 mm×210 mm）尺寸。

第二，文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙書寫和簽批。

第三，歸檔的竣工圖必須是設(shè)計單位重出的工圖。

3　項(xiàng)目檔案移交歸檔管理流程

3.1項(xiàng)目檔案移交時間、移交數(shù)量、移交內(nèi)容

第一，各參建單位在工程竣工投產(chǎn)后45天內(nèi)向建設(shè)單位移交項(xiàng)目檔案；移交數(shù)量為一式兩套原件；移交內(nèi)容分別是文件材料、竣工圖、照片、OAK電子目錄及電子化移交數(shù)據(jù)及光盤（OAK電子目錄數(shù)據(jù)、電子化移交數(shù)據(jù)及數(shù)碼照片）的人，建設(shè)單位在45天內(nèi)，匯總?cè)醉?xiàng)目檔案（已通過項(xiàng)目檔案內(nèi)部驗(yàn)收，并整改合格）移交檔案室。第二，建設(shè)單位在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計、建設(shè)準(zhǔn)備、建設(shè)實(shí)施、竣工驗(yàn)收、后評價各階段完成后20天內(nèi)，同步移交相應(yīng)階段的項(xiàng)目文件。

3.2項(xiàng)目檔案移交歸檔3個步驟

3.2.1各職能部門向業(yè)主項(xiàng)目部移交

移交人：相關(guān)職能部門項(xiàng)目檔案移交人簽字蓋章。審核人：相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章。移交手續(xù)：基建項(xiàng)目檔案移交表、移交清冊、案卷移交目錄等。

3.2.2各參建單位向業(yè)主項(xiàng)目部移交

移交人：參建單位項(xiàng)目檔案移交人簽字蓋章。審核人：參建單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章。移交手續(xù)：基建項(xiàng)目檔案移交表、移交清冊、案卷移交目錄、卷內(nèi)目錄（各文件按順序裝訂成冊，一式兩份，交接雙方各存一份）。

3.2.3業(yè)主項(xiàng)目部向檔案室、運(yùn)行單位移交

（1）應(yīng)在45天內(nèi)匯總?cè)醉?xiàng)目檔案（包括項(xiàng)目的文件材料、竣工圖、聲像資料及OAK電子目錄數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)刻錄光盤）。

（2）匯總完畢后，向檔案室、運(yùn)行單位移交。

（3）檔案室檢查項(xiàng)目檔案分類、整理、排列、裝訂等是否符合檔案管理要求，符合要求的，在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交表及移交清冊上的 “接收人”上簽字蓋章。

4　檔案管理信息化建設(shè)的好處

4.1以信息化檔案為重心，科學(xué)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)整理方式

信息化在各個行業(yè)的應(yīng)用和普及，推動了數(shù)字化的進(jìn)步，也為基建檔案的整理提供了捷徑。檔案管理人員不用再手動整理海量的檔案，這為檔案信息管理注入了新的力量。在基建檔案整理信息化的過程中，需要采用科學(xué)的方式進(jìn)行統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)歸檔，這樣才能提高信息化檔案的便捷性，達(dá)到預(yù)期的效果和資源共享的目標(biāo)，也可以為以后基建檔案的科學(xué)使用提供可靠的服務(wù)。

4.2安全完整性

隨著信息化技術(shù)逐漸進(jìn)入到項(xiàng)目檔案管理工作中，其工作制度也要適當(dāng)?shù)呐c時代發(fā)展相呼應(yīng)，要符合其信息技術(shù)發(fā)展需要的制度。在實(shí)際的操作中，所有部門都要按照規(guī)章制度按時地將工程建設(shè)中的所有文件及時分類、整理和歸檔，再利用信息化技術(shù)上傳到系統(tǒng)之中，確保檔案的安全完整性。

主要參考文獻(xiàn)

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2015-02-17