王雅新

（內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué) 資源與環(huán)境經(jīng)濟(jì)學(xué)院，呼和浩特 010070）

高校檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

王雅新

（內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué) 資源與環(huán)境經(jīng)濟(jì)學(xué)院，呼和浩特 010070）

我國(guó)高校不斷擴(kuò)招，導(dǎo)致我國(guó)高校檔案管理的負(fù)擔(dān)不斷加大。傳統(tǒng)管理檔案模式，無(wú)法滿足檔案管理工作的需求，造成人力、財(cái)力和物力的大量浪費(fèi)。要有效提高高校檔案管理水平，必須建立適合學(xué)校自身的檔案管理系統(tǒng)。

服務(wù)器；數(shù)據(jù)庫(kù)；客戶機(jī)；學(xué)生檔案；管理信息系統(tǒng)

隨著高校不斷地?cái)U(kuò)大招生，傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法滿足其發(fā)展需要。同時(shí)，教學(xué)改革不斷深入，采用管理信息系統(tǒng)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理是發(fā)展需要。管理信息系統(tǒng)可以提供充足的信息供用戶查詢，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理學(xué)生信息，可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理的不足，具有檢索較為快速、查詢操作方便準(zhǔn)確、存儲(chǔ)量較大、保密性較高、使用壽命較長(zhǎng)以及成本較低等優(yōu)點(diǎn)，提高信息管理效率的同時(shí)，還可以體現(xiàn)出學(xué)校管理的科學(xué)化與正規(guī)化。

1　設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息系統(tǒng)

1.1數(shù)據(jù)庫(kù)與編程語(yǔ)言

1.1.1選擇SQL Server2003作為后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)

SQL Server2003具有實(shí)現(xiàn)完整性的驗(yàn)證、支持用戶較多、可以解決數(shù)據(jù)庫(kù)所擁有的安全訪問(wèn)以及并發(fā)訪問(wèn)控制的優(yōu)點(diǎn)。

1.1.2選擇Visual Basic作為該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)語(yǔ)言

其界面設(shè)計(jì)以及代碼的書(shū)寫(xiě)方面都十分簡(jiǎn)潔，并且具有開(kāi)發(fā)速度較快、維護(hù)簡(jiǎn)單的優(yōu)點(diǎn)。系統(tǒng)中可采用ODBC管理器鏈接后臺(tái)數(shù)據(jù)。

1.2檔案管理系統(tǒng)具備的功能

1.2.1用戶登錄與管理模塊

系統(tǒng)運(yùn)行需要用戶登錄，通過(guò)輸入用戶名以及密碼并提交系列操作，完成用戶登錄，若驗(yàn)證成功則可以進(jìn)入系統(tǒng)，反之則需要重新進(jìn)行輸入。連續(xù)3次驗(yàn)證不成功，則系統(tǒng)會(huì)給出相應(yīng)提示，并關(guān)閉系統(tǒng)。

系統(tǒng)認(rèn)可兩類用戶，分別是系統(tǒng)管理員和普通管理員。系統(tǒng)管理員擁有系統(tǒng)最高權(quán)限，擁有創(chuàng)建、刪除、編輯普通用戶的權(quán)利，例如可以對(duì)用戶密碼進(jìn)行修改，普通管理員則只可以對(duì)自己的密碼進(jìn)行修改。

1.2.2機(jī)構(gòu)設(shè)置模塊

機(jī)構(gòu)設(shè)置模塊主要是對(duì)學(xué)生所屬院系和班級(jí)進(jìn)行管理?？紤]到系統(tǒng)的通用性，默認(rèn)學(xué)校由多個(gè)學(xué)院組成，學(xué)院由多個(gè)系組成，系由多個(gè)班級(jí)組成。

1.2.3學(xué)生管理模塊

該模塊主要是對(duì)學(xué)生的個(gè)人信息進(jìn)行管理，主要包括學(xué)生的教育經(jīng)歷、學(xué)生的基本信息和學(xué)生的照片信息3部分。

1.2.4學(xué)籍管理模塊

該模塊主要記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)，包括學(xué)生退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)和調(diào)班等信息的記錄。管理學(xué)籍的過(guò)程中，應(yīng)該首先選擇年份，隨后選擇類型，這樣可以查看所選范圍的全部學(xué)生，對(duì)其進(jìn)行添加、刪除和修改操作。

學(xué)生退學(xué)要記錄該生所屬班級(jí)與院系，將其在班級(jí)中的信息刪掉。學(xué)生休學(xué)則需要記錄該生所屬班級(jí)與院系，并記錄休學(xué)日期，將所在班級(jí)學(xué)生信息做好備注說(shuō)明，待休學(xué)期滿后，再對(duì)該生信息進(jìn)行修改。學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)要記錄該生所屬班級(jí)和院系，同時(shí)刪除該生在班級(jí)里的學(xué)生信息。學(xué)生調(diào)班應(yīng)首先編輯該生院系以及班級(jí)信息，將該生插入到所調(diào)班級(jí)中去，最后再將其原班級(jí)中的學(xué)生信息刪除。

1.2.5獎(jiǎng)懲與成績(jī)管理模塊

獎(jiǎng)懲模塊主要對(duì)學(xué)生獎(jiǎng)懲進(jìn)行管理，包括對(duì)獎(jiǎng)懲的錄入、編輯和查詢。

成績(jī)管理模塊主要對(duì)課程和成績(jī)進(jìn)行管理，對(duì)于課程信息的管理，例如在新學(xué)期開(kāi)學(xué)時(shí)，需要添加新課程的名稱、類型、授課教師和課時(shí)設(shè)計(jì)等相關(guān)信息。刪除過(guò)于陳舊的課程，并且還可以修改課程。

成績(jī)管理模塊就是管理學(xué)生成績(jī)，主要包括錄入、修改、刪除和查詢學(xué)生成績(jī)。在進(jìn)行成績(jī)錄入時(shí)，首先要選擇課程，隨后選擇院系與班級(jí)，錄入班級(jí)學(xué)生的成績(jī)。

1.2.6報(bào)表輸出模塊

該模塊主要是將輸出學(xué)生的基本信息、成績(jī)信息、獎(jiǎng)懲信息，以及學(xué)院的部門信息等打印出來(lái)。

學(xué)生信息表可以根據(jù)學(xué)生入學(xué)的先后順序打印所有學(xué)生名單；部門信息可以將學(xué)校中所有教學(xué)部門列出，然后將其進(jìn)行打?。怀煽?jī)信息表以班級(jí)為依據(jù)，對(duì)學(xué)生成績(jī)信息進(jìn)行打印；按照時(shí)間的先后順序?qū)W(xué)生獎(jiǎng)懲的信息打印出來(lái)。

2　特殊問(wèn)題的解決

2.1不同權(quán)限的用戶

教務(wù)人員擁有檔案管理信息系統(tǒng)中所有功能的使用權(quán)限，教師可以使用系統(tǒng)成績(jī)管理模塊，而學(xué)生只能使用成績(jī)查詢模塊。在進(jìn)行程序的設(shè)計(jì)時(shí)，可以通過(guò)用戶名來(lái)顯示其特定模塊的使用權(quán)限。

2.2教師錄入成績(jī)

教師進(jìn)行成績(jī)錄入時(shí)只能錄入和修改自己所教課程與學(xué)生的成績(jī)。應(yīng)在成績(jī)錄入期限內(nèi)，授予任課教師錄入成績(jī)的權(quán)限，使其可以查看、錄入并修改所教課程。

2.3容錯(cuò)

要保證系統(tǒng)安全，必須要充分考慮出錯(cuò)提示信息設(shè)計(jì)，使管理信息與數(shù)據(jù)的安全性、可靠性得到保障。

3　結(jié)　語(yǔ)

采用高校檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，不僅可以進(jìn)一步提高工作效率，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)久保存、統(tǒng)計(jì)和查詢，有利于發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案中有價(jià)值的信息，為正確決策提供有力數(shù)據(jù)支撐。該系統(tǒng)中的功能還不是十分完善，需要在今后使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)并改善存在問(wèn)題，促進(jìn)高校檔案管理工作水平的提高。

主要參考文獻(xiàn)

［1］張?chǎng)H.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.大連海事大學(xué)學(xué)報(bào)，2012（6）：8-9.

［2］關(guān)理.淺談高校檔案管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施［J］.遼寧經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（15）：121-123.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.161

G270.7

A

1673-0194（2015）08-0211-01

2015-02-07