賈 莉

（泰州市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站，江蘇 泰州 225300）

新形勢下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理研究

賈 莉

（泰州市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站，江蘇 泰州 225300）

事業(yè)單位檔案管理主要是應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案管理工作，隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多問題。為完善會(huì)計(jì)檔案工作中出現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)建立和完善一套健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范管理實(shí)施細(xì)則，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。

會(huì)計(jì)；檔案管理；事業(yè)單位

1　會(huì)計(jì)檔案的分類

會(huì)計(jì)檔案主要記錄與單位業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)相關(guān)的重要資料、各種收據(jù)和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證以及財(cái)務(wù)相關(guān)報(bào)告。主要有以下幾類。

（1）會(huì)計(jì)憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會(huì)計(jì)憑證。

（2）會(huì)計(jì)賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細(xì)賬目、總賬目、固定資產(chǎn)卡以及其他會(huì)計(jì)賬簿。

（3）財(cái)務(wù)報(bào)告類：年度、季度和月度的財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附注、附表和相關(guān)文字說明等。

（4）其他類：銀行對賬單、銀行款項(xiàng)調(diào)節(jié)表、會(huì)計(jì)檔案流向清冊、會(huì)計(jì)檔案注銷清冊、會(huì)計(jì)檔案托管清冊以及其他需要留檔的會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料。

2　當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

2.1電子數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用不廣

隨著會(huì)計(jì)電算化的推進(jìn)，大部分事業(yè)單位都放棄了舊式手工紙質(zhì)記賬方式，而采用電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，給會(huì)計(jì)核算工作帶了諸多便利。財(cái)政部門專門頒布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，進(jìn)一步明確了會(huì)計(jì)電算化的重要性，并詳細(xì)定義了電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，規(guī)范了電算化會(huì)計(jì)檔案的管理防護(hù)工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細(xì)節(jié)，養(yǎng)成備注雙份重要會(huì)計(jì)檔案的自主意識，以備查證。但是，目前仍有很多單位因?yàn)殡娮釉O(shè)備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數(shù)據(jù)備份的重要性，只是把計(jì)算機(jī)打印的賬本和憑單等歸納到會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計(jì)算機(jī)電子數(shù)據(jù)備份，一旦電腦出現(xiàn)故障就可能造成備份數(shù)據(jù)丟失，或者財(cái)務(wù)軟件更新后未保存原有數(shù)據(jù)，致使電子數(shù)據(jù)無法查閱。

2.2部門預(yù)算方法新形勢的要求

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》于1999年1月1日實(shí)施，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，其中的部分規(guī)定已無法適應(yīng)新形勢需求。2002年，我國已經(jīng)開始全面實(shí)行部門預(yù)算，所有事業(yè)單位都實(shí)行了編制部門預(yù)算方法，這種部門預(yù)算方法在事業(yè)單位中得到廣泛接受和實(shí)施，并取得良好反響。部門預(yù)算方法統(tǒng)一和規(guī)范了編制預(yù)算辦法，使財(cái)政保障的程度顯著升高，有效促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)的和諧發(fā)展。在事業(yè)單位實(shí)行部門預(yù)算方法時(shí)，進(jìn)行的“二上二下”編程會(huì)產(chǎn)生一系列對應(yīng)的輸出表，是部門預(yù)算的相關(guān)細(xì)則業(yè)務(wù)材料，在會(huì)計(jì)工作中的意義重大，有著較強(qiáng)的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對財(cái)務(wù)情況進(jìn)行準(zhǔn)確、有效地分析利用。

2.3會(huì)計(jì)檔案管理工作主管部門不明確

很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業(yè)規(guī)則。在實(shí)際會(huì)計(jì)工作中，主管部門很少關(guān)注《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)也沒有將會(huì)計(jì)檔案人員包括在內(nèi)，會(huì)計(jì)檔案管理處于無人管束的境地。企業(yè)的會(huì)計(jì)工作很受重視，每年都會(huì)投入資金對會(huì)計(jì)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這些培訓(xùn)雖然偶爾會(huì)涉及會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容，但大都偏重于理論方面，缺乏實(shí)踐指導(dǎo)意義。這導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規(guī)范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細(xì)，使得會(huì)計(jì)檔案管理的處于混亂狀態(tài)。

2.4單位財(cái)務(wù)部門和檔案部門職責(zé)不明確

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫且由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管?！焙芏鄦挝浑m然設(shè)立了檔案機(jī)構(gòu)單位，但是會(huì)計(jì)檔案仍然由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保存，由于檔案機(jī)構(gòu)處理的檔案比較繁多，很難及時(shí)對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔和整理，會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。

3　如何解決會(huì)計(jì)檔案管理問題

3.1加強(qiáng)對會(huì)計(jì)電子檔案的管理

會(huì)計(jì)的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質(zhì)檔案有更多的優(yōu)勢，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結(jié)束，還應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》的要求，對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，根據(jù)檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲介質(zhì)。載有會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的光盤和磁盤應(yīng)該放在防潮防磁的容器里。

3.2修訂會(huì)計(jì)管理辦法的規(guī)范操作制度

應(yīng)該擴(kuò)大對賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對賬單，部門預(yù)算表也應(yīng)該納入會(huì)計(jì)檔案中，使會(huì)計(jì)檔案起到還原企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織活動(dòng)歷史畫面的作用。

3.3加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)

人才是企業(yè)發(fā)展的源動(dòng)力，對于會(huì)計(jì)部門也是如此。財(cái)政部門和檔案部門應(yīng)定期對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動(dòng)、編寫目錄等具體操作，把會(huì)計(jì)檔案管理納入企業(yè)日常工作檢查中。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

G271

A

1673-0194（2015）08-0209-01

2015-02-11