陳志艷

（內(nèi)蒙古師范大學，呼和浩特 010022）

高校學生檔案管理存在的問題及對策

陳志艷

（內(nèi)蒙古師范大學，呼和浩特 010022）

高等院校學生檔案管理是眾多學校管理工作中的一部分。學生檔案管理看起來非常簡單，只是收集資料裝入檔案袋。但如果檔案管理不善，仍會造成很大隱患。學生可以憑借優(yōu)秀的檔案得到優(yōu)秀的工作，高等院校學生檔案管理工作中，出現(xiàn)了許多問題。本文探討了學生檔案管理工作中的不足，進一步提出應(yīng)對策略，通過規(guī)范學生檔案的設(shè)計、填寫和收集，加強管理工作者的素質(zhì)，并結(jié)合做好教學工作，來提高檔案管理工作水平。

高校；學生；檔案管理

1　高等院校學生檔案管理存在的問題

大多數(shù)高等院校學生檔案管理工作都會出現(xiàn)一些不可避免的問題。如今，學生檔案已經(jīng)從紙質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?，紙質(zhì)學生檔案的郵寄和發(fā)放非常隨意，一些學生自己把檔案帶到學校，也有些學生檔案是由學校寄送出去，或由招生辦郵寄發(fā)放學生檔案。多種學生檔案轉(zhuǎn)移途徑，難免會出現(xiàn)問題。高等院校接收學生檔案時缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性，學生檔案質(zhì)量參差不齊。這些檔案進入高等院校，管理工作變得非常棘手。因為檔案內(nèi)容的缺乏，高等院校難以獲得學生的完整信息，而檔案沒有密封或由學生自己攜帶到高等院校，也影響了檔案的真實性。進入社會以后，工作單位也無法通過學生檔案全面了解學生在學校時期的表現(xiàn)，基于真實信息決定是否聘用。

如今高等院校時期的學生檔案管理也比較懈怠，工作開展過于松散。應(yīng)該歸檔到學生檔案的資料沒有及時處理，分散在老師手里或辦公室中，直到畢業(yè)的時候，才歸入到檔案中。而對于歸入檔案的資料的要求又缺乏規(guī)范，院系上交資料各有差別，檔案室也難以及時催促各院系上交資料，必要材料的缺乏在所難免。除此之外，學生檔案的管理工作者大多數(shù)都不是專業(yè)的。許多工作人員要么不是全職擔任管理工作，要么沒有經(jīng)過任何檔案管理的培訓或?qū)W過相關(guān)專業(yè)知識。管理工作者在管理檔案時，缺乏規(guī)范意識，沒有意識到學生檔案的重要性。

2　高等院校學生檔案管理應(yīng)對策略

2.1規(guī)范學生檔案的設(shè)計、填寫和收集

高等院校學生檔案管理工作需要更加規(guī)范。首先，電子檔案和紙質(zhì)檔案都具有重要的地位，不能忽視任何一種。高等院校錄取學生的檔案需要由專門機構(gòu)統(tǒng)一辦理，轉(zhuǎn)移到相應(yīng)高等院校。教育部門需要對學生檔案中需要填寫的表格進行規(guī)范，統(tǒng)一各中學檔案資料，并統(tǒng)一發(fā)放。對高等院校學生檔案工作做出嚴格要求，并且對檔案所包含的資料進行規(guī)范，要求學校和教師及時將所有資料歸到檔案中。另外，學生本身也要秉持認真負責的態(tài)度，對檔案所需表格內(nèi)容進行完整而真實的填寫，并且按時上交。對于畢業(yè)生就業(yè)非常重要的材料，不能在學生畢業(yè)時，才集中時間讓學生填寫，收集歸檔，而應(yīng)在學生就讀期間提前完成。學生學期表現(xiàn)要及時收集并歸入檔案。

2.2提高學生檔案管理工作者素質(zhì)

管理工作者是學生檔案管理工作的直接執(zhí)行者，其作用非常重要，只有提升管理工作者的素質(zhì)和能力，才能更好地管理學生檔案。首先，高等院校應(yīng)該聘用管理工作者專門負責學生檔案管理工作，而不是臨時找學生兼職，或讓教師代辦。管理工作者不能經(jīng)常更換，保持對學生檔案和管理工作的熟悉，避免頻繁交接工作可能出現(xiàn)的紕漏，方便學生檔案管理工作開展。管理工作者，不應(yīng)再擔任太多其他無關(guān)工作。高等院校和教育部門應(yīng)對學生檔案管理工作者進行培訓，定期組織學生檔案管理培訓活動，并給管理工作者創(chuàng)造機會，學習學生檔案管理專業(yè)知識，提高專業(yè)素養(yǎng)。其次，高等院校的學生檔案室需要及時監(jiān)察學生檔案管理工作者的工作表現(xiàn)，不斷促進其提高專業(yè)水平。

2.3結(jié)合學生檔案和教學工作實踐

學生檔案具有非常重要的作用，對學生今后就業(yè)至關(guān)重要。檔案工作者要重視學生檔案，做好相關(guān)工作。學生畢業(yè)后對學生檔案進行相應(yīng)的反饋，高等院?？梢酝ㄟ^借鑒反饋信息，提升在校學生檔案管理工作。比如學生檔案中，什么樣的知識和技能適用于什么樣的崗位，個人具有什么樣的品質(zhì)能夠適應(yīng)什么樣的工作。為在校學生提供發(fā)展方向參考，向更契合工作崗位的道路努力。學校還可以將學習表現(xiàn)優(yōu)異的學生檔案材料匯集起來，在學校內(nèi)部展示，激勵其他學生更加認真地學習。

3　結(jié)　語

在高等院校中，每個學生都有自己的檔案。學生中學畢業(yè)，帶著記錄以前在校表現(xiàn)的檔案來到大學，并創(chuàng)造新的記錄。學生檔案對于學生今后的就業(yè)非常重要，科學的學生檔案管理還可以促進高等院校本身的發(fā)展。但是目前大多數(shù)高等院校學生檔案管理工作中出現(xiàn)了許多問題，學生檔案的質(zhì)量不一，轉(zhuǎn)移過程容易發(fā)生紕漏，收集和歸檔不夠及時，管理工作者的專業(yè)性不高，這些問題都阻礙了學生檔案管理的順利開展。因此，高等院校需要通過規(guī)范學生檔案的設(shè)計、填寫和收集、提高學生檔案管理工作者素質(zhì)、結(jié)合學生檔案和教學工作實踐，尋求有效的應(yīng)對策略，提高管理質(zhì)量。

主要參考文獻

［1］倪迎華，劉昊，陳攀峰.高校學生檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施［J］.河北科技師范學院學報，2006（2）：112-113.

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.158

G647.24

A

1673-0194（2015）08-0208-01

2015-02-06