周麗紅

[摘 要]在新時代背景下，企業(yè)之間的競爭主要是知識的競爭，在企業(yè)管理中的重點是對知識進行管理，人力資源管理是知識管理的重要內(nèi)容，但在人力資源管理工作，人事檔案管理對人力資源管理具有較大的影響作用，做好人事檔案管理，可以有效的提高人力資源管理的質量和水平。本文就人力資源管理和人事檔案管理進行從分析，對人事檔案管理在人力資源管理工作中的重要性和現(xiàn)存的問題對人力資源的影響進行分析研究，以便探討人事檔案管理的優(yōu)化措施，從而有效的提高人事檔案管理在人力資源管理工作中的作用。

[關鍵詞]人力資源；管理工作；人事檔案管理；重要性

引言

人事檔案是國家機構、社會組織在人事檔案管理活動中逐漸形成的，主要是記錄并反映個人經(jīng)歷、綜合素養(yǎng)、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來的以備查考的文字、表格等其他形式的歷史記錄。人事檔案管理的質量對人力資源的開發(fā)和使用具有重要的作用。由于現(xiàn)今是知識經(jīng)濟時代，企業(yè)之間的競爭主要是知識的競爭、人才的競爭，因此，尤其需要注重人力資源管理，但人力資源管理工作中，人事檔案管理是其核心內(nèi)容，只有做好人事檔案管理工作，才能夠有效的提高人力資源管理水平和質量，從而使得人事檔案管理在人力資源管理工作發(fā)揮出更加重要的作用[1]。

1.人事檔案管理和人力資源管理分析

人力資源管理指的是通過結合一定的人力、物力，并以科學方法進行合理的培訓、組織和調配，以便有效的確保人力、物力維持在一個相對穩(wěn)定的最佳狀態(tài)，通過對人的思想、行為、心理進行有效的控制和協(xié)調以及引導，從而有效的發(fā)揮出人的主觀能動性，做到物盡其用，人盡其才，從而達到組織的目標。從本質上而言，人力資源管理的核心內(nèi)容是對人進行管理。而人事檔案管理指的是記錄個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、綜合素養(yǎng)等相關內(nèi)容的材料，其具有較強的真實性、現(xiàn)實性、動態(tài)性和機密性，是全面性的對人才進行考察和了解，對人才進行正確利用和調配的依據(jù)[2]。

2.人事檔案管理在人力資源管理工作中的重要性

其一，為開發(fā)人力資源提供可靠的、真實的數(shù)據(jù)信息。通過相關人事檔案可以對員工的人生經(jīng)歷進行動態(tài)的分析，可以充分掌握員工的過去和現(xiàn)在，同時可以對員工整體素養(yǎng)進行評價，以便對員工的發(fā)展?jié)撃苓M行預測。人事檔案可以將有價值的信息提供給企業(yè)，并幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)人才，并充分利用人才，以便避免對人才的埋沒和壓制。通過對人事檔案的相關信息進行了解，可以對人才的使用進行揚長避短，充分的發(fā)揮出人才的作用。

其二，有利于合理的配置人力資源。通過人事檔案充分了解人才的個人信息，并根據(jù)人才的實際情況制定出科學的管理方式。同時，人事檔案管理的有效性能能夠做到人力資源信息共享。當企業(yè)進行人力資源配置的時候，可以根據(jù)人才的不同特點和能力，因事?lián)袢?，使得人才被合理的利用，將人才的?yōu)勢充分發(fā)揮出來。

3.人事檔案管理現(xiàn)存的問題對人力資源管理的影響

其一，目前，在人事檔案管理中部分人才的個人信息具有作假的現(xiàn)象，例如檔案中經(jīng)常出現(xiàn)個人信息內(nèi)容失真的現(xiàn)象，假學歷、假年齡、假工齡等現(xiàn)象比較嚴重。這些不真實的信息將會導致人事部門無法對人才進行正確的評估，因此，對人力資源管理中涉及到的人員配置問題、解聘和退休等問題就無法進行正確的制定，同時對企業(yè)當前以及未來的人力資源配置需求預測具有重大的影響，嚴重者可能會使企業(yè)錯過較好的發(fā)展機遇[3]。

其二，人事檔案材料應該全面、客觀、真實的反映一個人的面貌，然而部分人事檔案材料比較單一，內(nèi)容比較抽象簡單，無法體現(xiàn)出個性特點，對企業(yè)選人、用人沒有真正意義上的參考價值，會直接影響到員工的選拔和正常的晉升。同時，還會對員工工作的積極性具有一定的挫傷，對組織造成不必要的損失。另外，由于人事檔案使用不夠規(guī)范引起重建檔案現(xiàn)象比較多，導致人事檔案內(nèi)容不夠完整和統(tǒng)一，使得員工的真實面貌無法全面的反映出來，在一定程度上增加了人力資源管理的成本。

4.人事檔案管理的優(yōu)化措施

其一，優(yōu)化人事檔案管理制度，增強人事檔案的真實性和動態(tài)性。在人事檔案管理工作當中，需要及時對無法適應新形勢、新情況的規(guī)章制度進行改革創(chuàng)新，在建立新的人事檔案管理制度的時候，需要考慮到新形勢的實際情況，建立科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作更加法制化。在檔案材料管理的工作中，需要完善檔案的傳遞、登記制度，并做好檔案管理的動態(tài)性和考核工作。如果發(fā)現(xiàn)有遺漏丟失的情況，需要立即查找補缺，以便確保檔案材料的完整性和統(tǒng)一性。

其二，有效的提高人事檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。要想做好人事檔案管理工作，首先，就要提高人事檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。人事檔案管理工作人員需要具備較高的政治素質、嚴格的組織紀律性和較高的職業(yè)道德水準。同時，還需要加強人事檔案管理工作人員的思想建設和業(yè)務建設，擴充工作人員的知識，并對工作人員進行有效的培訓，以便適應新形勢、新要求的檔案管理工作。

5.總結

人事檔案管理是人力資源管理工作中重要的組成部分，只有將人事檔案管理工作做好，才能夠有效的提高人力資源管理工作的水平和質量，從而有效的促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，在人力資源管理工作，人事檔案管理起到至關重要的作用。需要對人事檔案管理現(xiàn)存的問題進行有效的分析，以便制定出有效的解決措施，從而充分發(fā)揮出人事檔案管理在人力資源管理工作中的作用。

參考文獻：

[1]魯瑤.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學通訊，2009，14（04）：145-146.

[2]林海英，劉樹清.人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的發(fā)展趨勢[J].黑龍江檔案，2009，13（06）：112-113.

[3]段曉亮，崔亞芬.人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的發(fā)展趨勢[J].當代經(jīng)濟，2009，24（20）：136-137.