摘 要：在二十一世紀(jì)信息決定生存的環(huán)境下，檔案管理模式需要有新的轉(zhuǎn)變。檔案管理工作者需要接受新思維、新體制，勇于改革創(chuàng)新，提高自身素質(zhì)，并大力推進(jìn)檔案信息的共享及數(shù)據(jù)庫(kù)的更新?lián)Q代建設(shè)，以適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展模式。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；創(chuàng)新；素質(zhì)要求

檔案是一種保存文字、聲音、視頻、圖表等各種信息的文字材料，我國(guó)機(jī)關(guān)單位、企業(yè)、組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中通常以此來(lái)作為活動(dòng)的記錄，因此這是重要的社會(huì)信息來(lái)源。對(duì)于各個(gè)單位和，檔案管理是一項(xiàng)重要任務(wù)。檔案管理在我國(guó)有深厚的傳統(tǒng)，現(xiàn)今信息化逐步覆蓋社會(huì)各個(gè)層面，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化成為一項(xiàng)必要的任務(wù)，這是使其不斷發(fā)展，開拓進(jìn)取，緊跟時(shí)代潮流的必經(jīng)之途。

一、簡(jiǎn)述檔案管理工作的信息化

隨著科技技術(shù)的高速發(fā)展，信息化管理存在人們的生活與工作中的每個(gè)角落。信息科技給人們的生活與工作帶來(lái)許多便利，提高人們生活質(zhì)量與工作效率。現(xiàn)代社會(huì)業(yè)逐步形成一個(gè)信息化社會(huì)。同理，科技技術(shù)的擴(kuò)大化決定了檔案管理工作的信息化發(fā)展。下面筆者就檔案管理工作的信息化進(jìn)行簡(jiǎn)單論述。

（一）管理信息化

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化區(qū)別于以往的檔案管理工作，當(dāng)前的檔案管理要求在管理工作中使用信息技術(shù)，各單位要組織專業(yè)人才隊(duì)伍，做出認(rèn)真細(xì)致的規(guī)劃，其中的對(duì)信息資源的處理工作有：采集、整理、存檔和接受檔案信息咨詢。當(dāng)前檔案管理已不再局限于各種實(shí)體形式，數(shù)字化先進(jìn)檔案管理形式已成為發(fā)展的趨勢(shì)。

（二）信息化檔案管理的特點(diǎn)

第一，這是重中之重，我國(guó)是一個(gè)法治國(guó)家，任何組織或個(gè)人的活動(dòng)均要遵守法律。檔案管理工作及工作者們需要遵守相關(guān)法律法規(guī)，和由相關(guān)檔案管理部門統(tǒng)一制定的專門政策。

第二，當(dāng)前檔案管理由傳統(tǒng)實(shí)物轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案和電子形式文件為主，這既是檔案管理工作的進(jìn)步，也是國(guó)家、政府、企業(yè)向現(xiàn)代化信息化邁進(jìn)的體現(xiàn)。

第三，將檔案管理信息化使現(xiàn)代化先進(jìn)管理方式從此進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享和數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)儲(chǔ)存，加快了信息傳播速度，提升了安全性，使檔案管理更便捷、更高效。

二、檔案管理工作信息化的新思路

用信息進(jìn)行檔案管理的主要目的是提高企業(yè)工作效率，讓企業(yè)的其他工作能夠高效、有序開展。要想做好企業(yè)的信息化檔案管理工作，不僅要提高企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)素質(zhì)與信息化技能。讓企業(yè)檔案管理隊(duì)伍創(chuàng)新工作思維，提高工作人員素質(zhì)。還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理機(jī)制，提高管理質(zhì)量。

（一）檔案管理工作人員素質(zhì)的提高

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，其工作人員要具有高度的責(zé)任心，對(duì)管理事業(yè)的奉獻(xiàn)精神，有高尚的職業(yè)操守，忠于本職工作。職業(yè)道德素質(zhì)的提高有助于檔案管理人員主動(dòng)研究工作中遇到的難題并積極解決，同時(shí)提出建設(shè)性意見和建議[1]。此外，對(duì)工作的精益求精，積極開拓進(jìn)取是檔案管理人員不可或缺的精神。本工作要求工作人員有熟練的操作能力和扎實(shí)的技術(shù)根基，要求檔案工作人員對(duì)工作兢兢業(yè)業(yè)、努力奮進(jìn)，顧大局、求發(fā)展，有為國(guó)家、為集體做貢獻(xiàn)的先進(jìn)意識(shí)，并在此基礎(chǔ)上腳踏實(shí)地干好本職工作[2]。其次，檔案管理涉及到社會(huì)生產(chǎn)生活的方方面面，這需要檔案管理人員具備多方面的知識(shí)，并對(duì)當(dāng)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向有深刻的領(lǐng)會(huì)，同時(shí)對(duì)遇到的問(wèn)題做出創(chuàng)新思考，不能受到局限[3]。所謂的創(chuàng)新，是一種在工作上不斷進(jìn)步，不斷創(chuàng)造新成果的動(dòng)力與精神，并在工作中兼顧對(duì)各個(gè)方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，根據(jù)公眾對(duì)檔案信息的需求確定工作方向，具有對(duì)檔案管理進(jìn)行有效加工和綜合分析的能力，并能提取出對(duì)社會(huì)生產(chǎn)生活有效的信息。在此過(guò)程中，檔案管理人員必須具有獨(dú)立思考的能力，要勇于突破傳統(tǒng)思維的局限，突破傳統(tǒng)的因循守舊、一成不變的工作方式，才能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，同時(shí)仔細(xì)研究，認(rèn)真分析，是做好此項(xiàng)工作的關(guān)鍵，能使檔案管理人員對(duì)工作具有主動(dòng)性、積極性，有效發(fā)揮主觀能動(dòng)性，有利于提出創(chuàng)新性的意見和建議[4]。

（二）檔案管理工作人員面臨的新挑戰(zhàn)

在新形勢(shì)中檔案管理工作融入了更現(xiàn)代化的技術(shù)、更全面的內(nèi)容、更明確的分工?，F(xiàn)代化的技術(shù)主要表現(xiàn)為在檔案管理工作中使用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)覆蓋，以此提升工作的質(zhì)量；更全面的內(nèi)容表現(xiàn)為在信息化的社會(huì)環(huán)境下各類資訊飛速衍生，其中大量對(duì)生產(chǎn)生活有用的重要信息的收集成為了檔案管理工作的一部分；更明確的分工表現(xiàn)為檔案管理工作需要朝更專業(yè)化的方向發(fā)展，而許多單位也已對(duì)此高度重視[5]。此外，也必須看到在檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化信息管理方式轉(zhuǎn)型的過(guò)程中必然會(huì)暴露出自身一直存在的缺陷和不足，如難保存、難保真、難保密、難保讀取等問(wèn)題。在實(shí)踐中，蘇聯(lián)第一次載人發(fā)射和亞特蘭大奧運(yùn)會(huì)的部分電子信息如今已無(wú)法提取。國(guó)務(wù)院對(duì)中央及地方個(gè)政府機(jī)要部門的檔案管理工作審查中發(fā)現(xiàn)大量單位對(duì)檔案管理的制度不完善，部分單位已經(jīng)出現(xiàn)了機(jī)密外泄的情況，這表明檔案管理工作人員需要適應(yīng)新形勢(shì)下的新挑戰(zhàn)。

（三）檔案管理的創(chuàng)新體制

傳統(tǒng)上檔案信息管理的方式以集中統(tǒng)一管理為主，現(xiàn)今現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，使檔案管理與數(shù)字化管理有機(jī)結(jié)合在一起。在信息化普及到各領(lǐng)域的今天，我國(guó)檔案信息管理體制仍需要加大管理力度和提高檔案信息提取的便捷度。我國(guó)檔案信息管理的信息化處于起步階段，仍存在不少實(shí)際問(wèn)題如信息系統(tǒng)的管理不夠集中、軟硬件調(diào)取不當(dāng)，究其原因在于管理制度。因此使用檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)對(duì)各工作部門實(shí)行統(tǒng)一管理，同時(shí)規(guī)范技術(shù)人員的操作和軟硬件，是解決此問(wèn)題的重要方法

（四）檔案信息的資源共享

如今我國(guó)檔案工作的突出問(wèn)題是缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化不足，對(duì)軟硬件的使用不當(dāng)，造成無(wú)法讓管理系統(tǒng)充分發(fā)揮應(yīng)有效果。在各部門的信息管理不統(tǒng)一，信息分散的情況下，無(wú)法適應(yīng)數(shù)字化管理工作的需要。所以當(dāng)下要?jiǎng)?wù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全方位共享，啟動(dòng)系統(tǒng)建設(shè)工程，規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作、各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行高效處理。

（五）創(chuàng)新檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在檔案管理工作的信息化程度上我國(guó)與世界發(fā)達(dá)國(guó)家尚存在一定的差距，需要時(shí)間進(jìn)行全方位適應(yīng)，在社會(huì)全面提升信息化進(jìn)程的情況下，管理工作需要抓住重點(diǎn)進(jìn)行建設(shè)才能實(shí)現(xiàn)快速突破。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是信息管理工作的重中之重，因此，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行創(chuàng)新建設(shè)成為了整個(gè)檔案管理工作的關(guān)鍵要素。

數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜繁重的工程，需要先將基礎(chǔ)建設(shè)完成，再逐步處理高難度復(fù)項(xiàng)目。數(shù)據(jù)庫(kù)的完善有利于提高信息化管理工作的效率，因此使用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行整合、使用是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的根本目的。

三、結(jié)語(yǔ)：檔案中的信息資源隨著社會(huì)逐步向信息化邁進(jìn)而變得更加重要，因此社會(huì)各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域都需要進(jìn)一步加快信息化建設(shè)。這要求有先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)和高素質(zhì)的、積極進(jìn)取的檔案管理工作人才，二者結(jié)合，以有效滿足社會(huì)的信息資源需求，在此基礎(chǔ)上，要做到適應(yīng)形勢(shì)變化，實(shí)踐創(chuàng)新，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。

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作者簡(jiǎn)介：莫栩敏，女，廣東東莞人，漢族，本科，主研方向：文書及檔案管理。