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        論辦公室主任如何處理好工作中的人際關(guān)系

        2014-12-29 00:00:00李劍
        企業(yè)文化·下旬刊 2014年4期

        摘 要:隨著城市化進(jìn)程逐步加快,傳統(tǒng)的工作機(jī)制被打破,在這個(gè)過程中,辦公室文化的形式和內(nèi)容在不斷地深化。辦公室工作事多項(xiàng)雜、點(diǎn)多面廣,不僅承擔(dān)大量日常和臨時(shí)事務(wù),還需要面對(duì)來自各方的壓力和期望。正因?yàn)檗k公室的狹小和功能的復(fù)雜,這里滋生的矛盾和困惑自然就很多,于是辦公室人際關(guān)系的處理,也越來越被提升到一個(gè)特別值得考慮的話題。本文就辦公室主任如何處理好辦公室人際關(guān)系提出自己粗淺的看法。

        關(guān)鍵詞:辦公室主任;處理 ;人際關(guān)系

        辦公室是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的一級(jí)基層行政組織,是完成各項(xiàng)工作任務(wù)的基本單元,是溝通上下、聯(lián)絡(luò)左右、協(xié)調(diào)各方,保證機(jī)關(guān)工作正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。在實(shí)際工作中,辦公室主任既是組織管理中一個(gè)很重要的崗位設(shè)置,又是人力資源配置中一個(gè)很重要的職位設(shè)置。辦公室主任既是本單位、本部門的指揮員,又是戰(zhàn)斗員;既是“兵頭”,又是“將尾”;既要將領(lǐng)導(dǎo)的意圖細(xì)化為具體的工作方案,又要負(fù)責(zé)方案的組織實(shí)施;既要直接承辦具體業(yè)務(wù)工作,又要組織辦公室工作人員一道,共同完成工作任務(wù)。可以說,辦公室主任在上聯(lián)下通、協(xié)調(diào)左右、咨詢參謀、組織力量完成工作任務(wù)、推動(dòng)事業(yè)全面發(fā)展等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。另外,辦公室人員身處組織中層——管理層地位,位于信息樞紐中心,辦公室人員處理好與上司和同事的關(guān)系,不僅有利于自身工作的開展,更有利于組織運(yùn)行的高效率。

        一、處理好與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的方法

        一方面,辦公室主任和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系應(yīng)該做到主動(dòng)配合、積極適應(yīng)。辦公室主任和單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)在整個(gè)工作過程中占據(jù)著主導(dǎo)地位,辦公室主任則處于從屬地位,服從領(lǐng)導(dǎo)的指示、積極按照領(lǐng)導(dǎo)指示工作是辦公室主任工作中應(yīng)遵循的基本工作原則。因而,辦公室主任應(yīng)善于理解領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖,主動(dòng)配合領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作,而不能撥一撥,動(dòng)一動(dòng)。我國很多企業(yè)員工都是缺乏創(chuàng)造精神,被動(dòng)等待上級(jí)指示,而這種素質(zhì)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中是與事無補(bǔ)甚至有害的。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)明確授權(quán)的工作,辦公室主任應(yīng)自己多動(dòng)腦筋去獨(dú)立完成,而不必事事請(qǐng)示。領(lǐng)導(dǎo)沒有明確授權(quán)的事,辦公室主任應(yīng)憑經(jīng)驗(yàn)掌握哪些事應(yīng)該先請(qǐng)示后執(zhí)行,哪些事無須請(qǐng)示即可以去做,哪些事可以先做了再匯報(bào)。盡可能地與領(lǐng)導(dǎo)配合默契,使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己的辦公室人員感到得心應(yīng)手??偠灾褪寝k公室主任無論在思想上、還是行動(dòng)上均應(yīng)該和領(lǐng)導(dǎo)保持一致,積極按照組織的決議和領(lǐng)導(dǎo)的指示完成工作,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)應(yīng)想辦法、動(dòng)腦筋、按照任務(wù)的輕重緩急有條不紊地完成。

        另一方面,辦公室主任對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示又不能盲目聽從。辦公室主任對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的的角色地位相當(dāng)于助手和參謀。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室主任常有咨詢的可能,辦公室主任也有提出建議甚至不同意見的必要。辦公室主任也負(fù)有對(duì)領(lǐng)導(dǎo)某種程度監(jiān)督的責(zé)任。因此,辦公室主任對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不能盲從,若領(lǐng)導(dǎo)交代的事務(wù)有違原則、有違規(guī)定,切莫一味順從,應(yīng)在堅(jiān)持原則的前提下積極勸說。在辦公室的日常工作中,辦公室主任經(jīng)常會(huì)遇到?jīng)]有明文規(guī)定等情況的緊急任務(wù),這就需要辦公室主任的靈活變通,將實(shí)際情況與相關(guān)規(guī)定結(jié)合起來,進(jìn)而更為有效地、有人情味地完成工作。

        二、處理好與下級(jí)關(guān)系的方法

        與下級(jí)同事的關(guān)系是帶領(lǐng)和引導(dǎo)的關(guān)系。在下級(jí)面前你是領(lǐng)導(dǎo)者,作為領(lǐng)導(dǎo),你的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和智慧應(yīng)當(dāng)全面,應(yīng)該是富于感情、比較成熟的人,要用一種寬厚的品格待人、寬容的態(tài)度容人、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)處事。上下級(jí)角色地位的差異往往會(huì)加大上下級(jí)之間的心理距離,這對(duì)于上下級(jí)之間建立融洽、親近的關(guān)系是不利的。上級(jí)在與下級(jí)的日常交往中,應(yīng)避免工作交往所表現(xiàn)出的角色行為模式,有意識(shí)地通過自己的態(tài)度、言行等,淡化上下級(jí)的角色差異,以平等的身份與下屬溝通信息,交流感情。在日常交往中,上級(jí)在有意識(shí)地淡化角色差異的同時(shí),對(duì)待不同的交往對(duì)象還應(yīng)注意到:在與年長者交往時(shí),應(yīng)以尊敬的態(tài)度,以晚輩的身份與之交往;與年輕的下屬交往時(shí),以慈祥的長者形象表現(xiàn)出對(duì)下屬的關(guān)心、愛護(hù)、理解和支持;與其他對(duì)象,以朋友的身份以誠相待。如果與下級(jí)員工的人際關(guān)系處理欠佳則會(huì)直接影響到員工的工作積極性,從而影響到工作的效率和工作的質(zhì)量。

        所以上級(jí)應(yīng)與下級(jí)平等交往,承認(rèn)大家是共同協(xié)作的關(guān)系,在工作方面只有職位上的差異,給人平易近人的親切感,博得大家的好感與支持。對(duì)下級(jí)所犯的錯(cuò)誤應(yīng)該用寬容的態(tài)度去對(duì)待。另外用人就要充分信任,支持鼓勵(lì)下級(jí)做好工作,不要強(qiáng)迫別人做力所不能及的事。要關(guān)心下級(jí)的工作和生活中的困難,竭力幫助他們解決一些實(shí)際問題,使他們感受到大家庭的溫暖。才能創(chuàng)造和諧共進(jìn)的工作環(huán)境。

        三、處理好與其他業(yè)務(wù)關(guān)系的方法

        除上司和下級(jí)同事外,辦公室主任還有其他業(yè)務(wù)關(guān)系,如政府機(jī)關(guān)、工商企業(yè)與顧客、新聞媒介、股東等關(guān)系。處理好這些關(guān)系,對(duì)于組織“內(nèi)求團(tuán)結(jié),外求發(fā)展”至關(guān)重要的。處理這些業(yè)緣關(guān)系要做到:廣結(jié)良緣。應(yīng)當(dāng)明確,這些關(guān)系所涉及到的人員都是辦公室人員的服務(wù)對(duì)象。應(yīng)抱著廣結(jié)良緣的真誠愿望和不厭其煩的積極態(tài)度,區(qū)分主次。即要確定對(duì)組織影響作用大、交往多、時(shí)間長的人際關(guān)系為首屬關(guān)系,反之則為次屬關(guān)系。對(duì)次屬關(guān)系可用一般人際關(guān)系準(zhǔn)則處理之,對(duì)首屬關(guān)系則可參照對(duì)上司、對(duì)同事的要求,一視同仁,以禮相待。即無論哪一種人際關(guān)系,也無論對(duì)方的地位、身份、性別、年齡、服飾、相貌、態(tài)度如何,辦公室主任都應(yīng)做到一視同仁,以禮相待。不應(yīng)以個(gè)人印象的好惡而左右,而應(yīng)以辦公室人員的職業(yè)道德、職業(yè)修養(yǎng)為出發(fā)點(diǎn);發(fā)揮微笑的魅力。記住別人的姓名。姓名,對(duì)于每個(gè)人都是最重視、最美好的字眼。對(duì)于重要的交往對(duì)象,初次見面或通電話時(shí)辦公室人員如記住對(duì)方的姓名和職務(wù)(至少是姓氏),再次見面或通電話時(shí)就能以適當(dāng)?shù)姆Q呼問候?qū)Ψ?,?huì)給對(duì)方以受尊重的滿足,這也是辦公室人際關(guān)系走向成功的第一步。

        參考文獻(xiàn):

        [1]楊春榮.人際關(guān)系與管理效率[J].沿海企業(yè)與科技,2006(1).

        [2]李銳等.傳統(tǒng)價(jià)值觀、上下屬關(guān)系與員工沉默行為——一項(xiàng)本土文化情境下的實(shí)證探索[J].管理世界,2012(3).

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