摘 要：會(huì)計(jì)檔案管理是企業(yè)檔案的重要組成部分，它是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。會(huì)計(jì)檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好會(huì)計(jì)檔案，是使企業(yè)經(jīng)營管理、有序、高效運(yùn)行的有效保證。本文筆者主要就如何加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的進(jìn)行了深入的探討，以期能起到拋磚引玉的作用，為相關(guān)課題的研究提供一些參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案管理；突出問題；措施

一、引言

所謂會(huì)計(jì)檔案就是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映本企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，也是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案還可以為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的一般特征

一般而言，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理均具有這樣三個(gè)特征，即：整體性、專業(yè)性和連續(xù)性。1）整體性是指企事業(yè)單位在一個(gè)會(huì)計(jì)年度里產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、賬冊和報(bào)表等具有密不可分的關(guān)聯(lián)，是一個(gè)不可分割的整體，從而成為會(huì)計(jì)檔案管理的重要基礎(chǔ)；2）專業(yè)性是指會(huì)計(jì)檔案通過會(huì)計(jì)核算這種特有的專業(yè)手段完成，以數(shù)字記錄和反應(yīng)本企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，會(huì)計(jì)憑證、賬冊和報(bào)表有特定的格式及項(xiàng)目，檔案的裝訂和保管也有相應(yīng)的專業(yè)要求；3）連續(xù)性體現(xiàn)在一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束，可以利用會(huì)計(jì)核算的方式，連續(xù)不斷對會(huì)計(jì)對象進(jìn)行完整的記錄、反映和監(jiān)督。

三、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義

首先，會(huì)計(jì)檔案管理是經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分，全面反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史面貌，為本企業(yè)單位制定發(fā)展戰(zhàn)略提供可靠的財(cái)務(wù)信息；其次，會(huì)計(jì)檔案是證明經(jīng)濟(jì)企業(yè)合法經(jīng)營的憑據(jù)，也是監(jiān)督企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效手段和工具；第三，良好的會(huì)計(jì)檔案管理有助于成本控制，特別是在會(huì)計(jì)電算化背景下，可以進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)分析和趨勢研判，為企業(yè)壓縮成本、編制預(yù)算提供依據(jù)；最后，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理有助于國家相關(guān)職能部門更好的了解國民經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行情況，可為國家相關(guān)宏觀經(jīng)濟(jì)政策的決策提供一些參考依據(jù)。由此可見，加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的具有非常重要意義。

四、當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中所存在的突出問題

（一）會(huì)計(jì)檔案立卷不完備

有些企業(yè)會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些企業(yè)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。

（二）會(huì)計(jì)檔案保管較薄弱

有些企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案未按要求移交企業(yè)檔案部門保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些企業(yè)沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些企業(yè)雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些企業(yè)由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別企業(yè)由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。

（三）會(huì)計(jì)檔案銷毀不規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

五、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的有效措施

（一）健全會(huì)計(jì)檔案立卷工作

裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。

（二）強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的保管工作

對存放的手工會(huì)計(jì)檔案，要及時(shí)認(rèn)真細(xì)致地清理修整、妥善保管歸檔。會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)、程序及存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、資料，均應(yīng)視同檔案及時(shí)整理、保存并妥善保管歸檔。為查找方便，應(yīng)按照類別、保管期限分開存放。無論手工還是電算化會(huì)計(jì)檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有備份，存放在兩處不同的建筑物內(nèi)。采用磁性介質(zhì)存貯的電算化會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查、復(fù)制備份，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。

（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案資料鑒定銷毀工作

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案人員會(huì)同財(cái)務(wù)部門，積極做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，有價(jià)值的妥善保管，無價(jià)值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，相關(guān)人員簽字確定并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明。

（四）提升會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度

結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

六、結(jié)語

綜上所述，基于現(xiàn)實(shí)工作中會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題和不足，應(yīng)從健全會(huì)計(jì)檔案立卷工作、強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的保管工作、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案資料鑒定銷毀工作、提升會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度等方面著手，切實(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，從而提高財(cái)務(wù)管理水平，更好地為企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]付玉玲.淺談財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問題及對策[J].企業(yè)研究，2012，（13）.

[2]洪海生.會(huì)計(jì)管理體制改革的必要性和基本思路[J].商場現(xiàn)代化，2004，（15）.

[3]馬素萍.會(huì)計(jì)檔案工作管理體制研究[J].北京檔案，2002，（05）.

作者簡介：李小玲（1972.7-），女，河南人，大專，助理館員，現(xiàn)就職于陜西煤炭建設(shè)公司，研究方向：煤炭企業(yè)檔案管理。