摘 要：在企業(yè)改革發(fā)展的新形勢(shì)下，辦公室工作更是呈現(xiàn)出復(fù)雜、多變的特點(diǎn)，其難度越來越大，要求也越來越高。辦公室主任要積極適應(yīng)新形勢(shì)需要，拓寬思路，扎實(shí)工作，努力提高辦公室工作的整體水平，為企業(yè)改革發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。本文就新形勢(shì)下如何做好辦公室主任，做好辦公室工作充分發(fā)揮辦公室的職能作用，筆者根據(jù)自己的工作實(shí)踐談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：辦公室主任；工作；素質(zhì)；督查協(xié)調(diào)

辦公室是一個(gè)綜合部門，協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的樞紐，工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。辦公室的主要職責(zé)是“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”。辦公室主任是辦公室工作人員的“領(lǐng)頭羊”，必須帶頭做好參與政務(wù)、處理事務(wù)、做好服務(wù)的工作，積極發(fā)揮好承上啟下、組織協(xié)調(diào)和聯(lián)系內(nèi)外的作用，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。筆者認(rèn)為想要做好辦公室主任工作，應(yīng)重點(diǎn)做到以下幾點(diǎn)。

一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)不斷完善自我素質(zhì)

辦公室主任由于工作崗位和職能的需要，決定了其必須對(duì)自身素質(zhì)有著重特殊的規(guī)定和要求。每一位承擔(dān)此項(xiàng)工作的人要使自己勝任本崗位的需要，成為一名稱職的辦公室主任，很需要的一點(diǎn)就是要注重自身素質(zhì)的不斷提高和品格的修養(yǎng)。辦公室主任是一個(gè)特殊的角色，在領(lǐng)導(dǎo)面前是參謀助手在其它部門面前是領(lǐng)導(dǎo)的使者和代言人。對(duì)上要協(xié)調(diào)好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，對(duì)下要做好和群眾的溝通。既要看家守業(yè)處理雞毛蒜皮的瑣事，又要協(xié)調(diào)辦理工作諸多方面的矛盾和問題。苦與累對(duì)辦公室主任來說不在話下，但要練就一個(gè)酸、甜、苦、辣都能裝的“肚量”卻非一朝一夕的功夫。

因此辦公室主任應(yīng)具備以下基本素質(zhì)：（1）理論素質(zhì)。辦公室一項(xiàng)重要職責(zé)就是參政、議政，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)定向，起草制定重要文案，這就要求辦公室的人員特別是辦公室主任，必須加強(qiáng)政治理論的學(xué)習(xí)，特別是要認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握黨的方針、政策和國家的法律法規(guī)。（2）政治素質(zhì)。政治素質(zhì)是辦公室主任必須具備的基本素質(zhì)，同時(shí)也是衡量辦公室主任素質(zhì)高低的重要標(biāo)志。辦公室主任只有具備良好的政治素質(zhì)，才能夠更好的吸引人才，進(jìn)而提高辦公室的工作效率與管理水平。（3）能力素質(zhì)。辦公室主任的能力素質(zhì)是影響其辦公室管理水平與工作效率的關(guān)鍵因素。（4）文化素質(zhì)。辦公室主任的工作范圍比較廣，既涉及到政治事務(wù)，又涉及到行政管理，既涉及到文化、教育，又涉及到衛(wèi)生、醫(yī)療。所以，辦公室主任應(yīng)具備豐富的知識(shí)底蘊(yùn)和深厚的文化修養(yǎng)，才能處理紛繁復(fù)雜的辦公室工作。（5）道德素質(zhì)。對(duì)于辦公室主任來講，除了應(yīng)遵循社會(huì)上一般的道德準(zhǔn)則之外，還必須具備與其職業(yè)相關(guān)的獨(dú)特道德素養(yǎng)。因此辦公室主任只有不斷提高自身政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能更好的發(fā)揮自身職能作用，為企業(yè)做出更多更好的貢獻(xiàn)。

二、認(rèn)真細(xì)致做好各項(xiàng)督查協(xié)調(diào)工作

督查協(xié)調(diào)是辦公室的重要職責(zé)，是使單位的決策和工作指示落到實(shí)處的重要手段。督查協(xié)調(diào)包含督促檢查、計(jì)劃協(xié)調(diào)、政策協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)、人際關(guān)系協(xié)調(diào)、利益協(xié)調(diào)等。督查協(xié)調(diào)的目的是為了保證各級(jí)決策的全面落實(shí)。督查協(xié)調(diào)要在深入調(diào)查研究、正確調(diào)解矛盾的基礎(chǔ)上，去做統(tǒng)一思想、統(tǒng)一步調(diào)的工作。搞好督查協(xié)調(diào)，要側(cè)重抓好3個(gè)方面：（1）把握好督查協(xié)調(diào)的原則。熟悉政策，堅(jiān)持原則；實(shí)事求是，如實(shí)反映情況；出于公心，不感情用事；從全局和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮問題，不遷就只顧局部和眼前利益的意見，不當(dāng)某一方面的代言人。（2）明確督查協(xié)調(diào)的范圍。一般是領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)；涉及若干部門，由某個(gè)方面出面難以協(xié)調(diào)的事項(xiàng)；緊急和特殊事項(xiàng)等。（3）注意督查協(xié)調(diào)方法。要明確每次協(xié)調(diào)的目的，在充分聽取各方面意見的基礎(chǔ)上，弄清事情的來龍去脈；要善于尋找各方面的共同點(diǎn)和問題的癥結(jié)，抓住主要矛盾和矛盾和主要方面，以便把握解決問題的關(guān)鍵；要平等待人，以理服人，不能隨便訓(xùn)人，更不能以勢(shì)壓人；要不辭辛苦，主動(dòng)登門服務(wù)，征求意見，求賢問計(jì)；要加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系，經(jīng)常溝通情況，加深感情，增進(jìn)理解。

督查協(xié)調(diào)工作做好了，就能使整個(gè)工作處在一種平衡、協(xié)作、有序的狀態(tài)下，才能較好地開展其他各項(xiàng)工作。通過督查協(xié)調(diào)，能夠?qū)⒏鞑块T凝聚在一起，將個(gè)體優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為整體優(yōu)勢(shì)，更大限度地發(fā)揮部門的整體作用。通過督查協(xié)調(diào)，可以加強(qiáng)各部門的聯(lián)系，暢通部門之間的信息渠道；可以密切領(lǐng)導(dǎo)和群眾的關(guān)系。通過督查協(xié)調(diào)，可以為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，讓領(lǐng)導(dǎo)擺脫具體事物的糾纏，使他們集中精神謀劃建設(shè)和發(fā)展問題。

三、強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，搞好服務(wù)

辦公室工作是公司承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的樞紐。服務(wù)是核心，服務(wù)是第一宗旨。因此辦公室主任要理順工作思路，搞好服務(wù)：一方面做好整章建制工作，從制度上規(guī)范崗位行為，要有完整的黨政辦主任、秘書、文書、檔案員、駕駛員等崗位規(guī)范和職責(zé)和各類會(huì)議制度，工作議事制度，文件管理制度等；另一方面，從解決辦公室工作人員的思想認(rèn)識(shí)入手，通過學(xué)習(xí)教育和健全辦公室各類規(guī)章制度，不斷灌輸優(yōu)質(zhì)服務(wù)的理念，全辦人員自覺認(rèn)識(shí)到服務(wù)是天職，服務(wù)是立身之本。

為改變服務(wù)質(zhì)量，提升服務(wù)層次，增強(qiáng)服務(wù)水平，提高服務(wù)效率，辦公室服務(wù)理念要實(shí)現(xiàn)三個(gè)突破：（1）由注重日常事務(wù)服務(wù)向服務(wù)發(fā)展大局轉(zhuǎn)變。要求辦公室人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高個(gè)人綜合素質(zhì)，自覺從繁忙的事務(wù)中走出來，把精力集中在服務(wù)發(fā)展大局上，放在為領(lǐng)導(dǎo)決策謀劃上，放在重大問題的協(xié)調(diào)解決上，放在單位重大事項(xiàng)的督查落實(shí)上。（2）由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。緊緊圍繞公司中心工作，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，努力做到超前思考，正確預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)，做到緊貼領(lǐng)導(dǎo)求主動(dòng)，圍繞大局謀主動(dòng)，尊重規(guī)律贏主動(dòng)，從而牢牢掌握了工作的主動(dòng)權(quán)。（3）從服務(wù)公司高層領(lǐng)導(dǎo)向服務(wù)公司全局轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)認(rèn)為辦公室只要把公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)好了工作就是好。我認(rèn)為這是低層次的服務(wù)，要放眼全局，要發(fā)揮辦公室承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的樞紐作用，要以人為本，讓公司各部門、全體職工基層享受到辦公室這個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)。除了信訪接待外，還要設(shè)置了服務(wù)信箱，方面職工交流溝通。