摘 要：高?；n案是高校對其在發(fā)展過程當中的所有有形物質(zhì)真實記錄，高?；n案客觀真實性、細致性、多樣性和專業(yè)性都比較強，這也給高?；n案管理工作帶來了一定的復(fù)雜性。當前高?；n案管理工作中還存在一些問題需要改善，本文就針對其中部分問題給出相關(guān)建議和對策。

關(guān)鍵詞：高校；基建；檔案管理；問題

隨著高校投資主體日趨多元化，高?；n案管理工作的重要性越來越顯現(xiàn)出來。高?；n案是衡量高校辦學(xué)條件和辦學(xué)實力的重要標準，是校方對外合作的主要材料。高?；üぷ鹘?jīng)歷了幾個不同的時期，每個時期都有鮮明的時代特點和管理模式。長期以來，由于高校對基建檔案管理重視程度不高，導(dǎo)致目前的高?；n案還不夠規(guī)范，基建檔案形式不一、內(nèi)容不全、利用率高，在使用過程當中容易遺失或者損壞，給高?；n案工作帶來了一定的難題。

一、當前高校基建檔案管理工作中存在的問題

1.1 形式不一、不齊全，缺失嚴重

在形式上，由于大部分高?；ǘ冀?jīng)歷了三次不同的大發(fā)展時期，這三個時代特征鮮明的發(fā)展時期所形成的基建檔案的形式差別很大。上世紀90年代以前的高?；n案全部都是紙質(zhì)，內(nèi)容上以圖表和文字為主。進入新世紀以來，高校基建檔案除了紙質(zhì)檔案以外，還有電子檔案和音像等相關(guān)材料。其次就是不齊全，缺失嚴重的問題，早期高校在基礎(chǔ)建設(shè)時，經(jīng)常發(fā)生不按規(guī)定、手續(xù)不全盲目開工的現(xiàn)象，工程竣工以后對于相關(guān)的手續(xù)也不及時補辦，導(dǎo)致高?；n案永久性缺失。第三，由于設(shè)計圖紙來實際工作當中利用率較高、圖紙本身幅面大、紙質(zhì)偏硬，在實際工作當中，長期反復(fù)使用造成圖紙變脆、斷裂、起毛磨損等現(xiàn)象，更有甚者會在使用中遺失圖紙，影響了高?；n案圖紙的完整性。第四，由于高?；n案管理工作年長時久，在手續(xù)移交工作上不嚴密，很多重要的檔案最后無處可尋。

1.2 檔案館硬件不達標

長期以來，高校都只注重一線教學(xué)科研工作，對于基建檔案管理部門的重視程度不高。大部分高校都會將檔案觀設(shè)置在高校行政樓中，在承重要求上，檔案樓要比行政樓高的多。出于安全問題方面的考慮，大部分檔案館甚至不敢使用和采購檔案密集架。連檔案館基礎(chǔ)硬件設(shè)施要求都不能達標，基建檔案樓建設(shè)就更無從談起了。因此，可以說教育經(jīng)費的投入不足成為了制約高?；n案管理工作發(fā)展的重要瓶頸。

近年來各地掀起高校合并大潮，在合并過程當中，一些規(guī)模較小的學(xué)?？赡鼙旧砭蜎]有專門的檔案管理部門或者未設(shè)置檔案室，為了更方便地合并只能對檔案進行突擊整理，在這個突擊整理的過程當中，很多檔案遺失或者整理不齊，在移交合并后的高?；n案歸檔上質(zhì)量就不高。

1.3 管理人員缺乏專業(yè)基礎(chǔ)

盡管現(xiàn)在從事高校檔案管理工作的人員文化素質(zhì)水平越來越高，但是這部分檔案管理工作者對于基建檔案管理專業(yè)知識上相對匱乏，面對工程量巨大、種類繁多的圖紙和檔案資料顯得無所適從，造成在檔案的入卷歸檔和整理工作上的困難。當別人有需求來查閱調(diào)用相關(guān)基建檔案材料的時候，管理人員經(jīng)常搞不清楚到底哪部分是對方需要查閱的資料，只能打開檔案庫讓查閱者自行查找，嚴重影響了檔案查閱和使用效率。

二、當前高?；n案管理工作改善策略

2.1 提高管理人員基建專業(yè)知識

高?；n案和其他類別的檔案資料有所不同，高?；n案有其特殊性和很強的專業(yè)性，這就對基建檔案管理人員素質(zhì)提出了更高的要求。只有真正能看懂基建資料的管理員才能真正在檔案分類整理、入卷歸檔時做到正確無誤，這樣也利于后期的保管和利用，也能真正在后期的高校工程建設(shè)、維護和擴建當中發(fā)揮出基建檔案的真正作用。同時實施檔案館硬件設(shè)施改善工作，在當前現(xiàn)有檔案館硬件條件下，最大限度地做好檔案日常管理工作，以防為主，防治結(jié)合，嚴格落實檔案管理“八防”責(zé)任制，確?；n案材料的安全和完整。

2.2 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展為高校基建檔案管理構(gòu)建數(shù)字信息化管理平臺提供了技術(shù)基礎(chǔ)，同時高?；n案管理構(gòu)建數(shù)字信息化管理平臺也能從數(shù)字化圖書館管理系統(tǒng)得到相關(guān)經(jīng)驗借鑒。通過全面細致的軟件管理系統(tǒng)將當前的高?；n案進行數(shù)字化和信息化，實現(xiàn)查閱方式和備份方式的數(shù)字化。這也能大幅提高基建檔案管理工作的效率，降低基建檔案管理員的勞動強度，提高基建檔案的查閱效率和使用效率，有效避免了基建檔案的污損、遺失現(xiàn)象。

2.3 加強基建檔案的修補和備份工作

高?；n案要做好日常管理工作，定期對基建檔案核對、檢查和維護，做到歸檔材料類目清楚、齊全，圖紙要完整、整潔，遇缺失情況要及時修補完善。部分容易腿色的基建檔案需要及時備份。嚴禁發(fā)生高校檔案管理員為了工作方便私自在圖紙上做標記情況發(fā)生。對于一些影像資料、電子光盤、U盤等都要妥善保管，防止資料丟失，保障檔案能夠保存到規(guī)定年限。高校檔案管理員也要加強保密觀念，要按劃密規(guī)定查閱保密檔案，不可以讓來借閱利用的人員去復(fù)印以防造成卷宗的丟失或破壞，做好卷宗的安全保護和利用。

三、結(jié)語

高?；n案管理人員要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，這樣才能有條不紊地應(yīng)付日益復(fù)雜多樣化的高校基建檔案，這樣也才能做好基建檔案的科學(xué)管理和利用。同時，高?；n案管理人員要因地制宜，利用現(xiàn)有條件努力使檔案館硬件盡量達標，另外加強數(shù)字化基建檔案管理系統(tǒng)平臺的構(gòu)建，真正實現(xiàn)基建檔案管理工作的數(shù)字化、輕松化、信息化。

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