1、項(xiàng)目知識(shí)管理的新需求

伴隨經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的趨勢(shì)，項(xiàng)目也愈來(lái)愈呈現(xiàn)出大型化、復(fù)雜化等特點(diǎn)；項(xiàng)目中的知識(shí)在數(shù)量上急劇增長(zhǎng)，在分布上更具多元性；由于競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)對(duì)于傳統(tǒng)知識(shí)的載體----人才的爭(zhēng)奪更加激烈，如何減少對(duì)個(gè)體的依賴性也因此成為項(xiàng)目導(dǎo)向型企業(yè)面臨的一個(gè)重要問(wèn)題?，F(xiàn)代項(xiàng)目管理，已經(jīng)不再是一個(gè)人或者幾個(gè)人就可以輕松做出決定的時(shí)代?，F(xiàn)代項(xiàng)目管理不得不面臨以下幾個(gè)問(wèn)題：

-如何從其他項(xiàng)目吸取經(jīng)驗(yàn)（甚或是教訓(xùn)），采用好的方法

-如何更快能找到需要的資源和知識(shí)

-如何將項(xiàng)目進(jìn)程中新的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行存儲(chǔ)和更新，以便于再利用。

現(xiàn)代大型項(xiàng)目動(dòng)輒涉及數(shù)百、上千人員（這些人員可能還分布在全球各地，且都是專業(yè)技能人員），由他們產(chǎn)生的知識(shí)信息量在某一個(gè)項(xiàng)目中都有可能達(dá)到數(shù)千上萬(wàn)個(gè)， 且可能相互關(guān)聯(lián)。 值得慶幸的是，現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)給我們處理大量的信息帶來(lái)了可能和便捷；項(xiàng)目信息系統(tǒng)可以在處理這些項(xiàng)目過(guò)程知識(shí)信息上面大有作為——雖然它不是萬(wàn)能的。

2、信息化項(xiàng)目知識(shí)管理的發(fā)展及特征

項(xiàng)目知識(shí)管理的信息化在近來(lái)引起了國(guó)內(nèi)外企業(yè)和學(xué)者的廣泛興趣，并取得了一定的研究進(jìn)展。譬如，Barthes 和Tacla提出的基于WEB的項(xiàng)目門戶系統(tǒng)[1]，Tan等提出的基于網(wǎng)絡(luò)的集成工作流項(xiàng)目知識(shí)分享與再獲取方法[2]等。還有研究指出，IT信息系統(tǒng)水平與項(xiàng)目知識(shí)管理的水平是密切相關(guān)的，通過(guò)高水平的知識(shí)管理可以達(dá)成比較好的項(xiàng)目產(chǎn)出[3]。但同時(shí)，根據(jù)學(xué)者M(jìn)ian Ajmal博士以及Petri Helo教授等的調(diào)查和研究，缺少有效的信息系統(tǒng)依然是限制項(xiàng)目知識(shí)管理的最主要瓶頸之一[4]。

項(xiàng)目信息化知識(shí)管理不是簡(jiǎn)單的項(xiàng)目管理信息化。很多企業(yè)可能都采用了某種IT信息系統(tǒng)來(lái)支持項(xiàng)目管理，包括項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、成本管理、圖紙管理、文件管理等等，但并不能因此被認(rèn)為實(shí)現(xiàn)了信息化項(xiàng)目知識(shí)管理。項(xiàng)目知識(shí)管理應(yīng)該包括兩個(gè)部分：一是如何進(jìn)行項(xiàng)目管理；二是進(jìn)行項(xiàng)目過(guò)程所涉及和需要的知識(shí)。Gasik研究指出，項(xiàng)目知識(shí)管理存在于顯著區(qū)分的四個(gè)不同層次：即個(gè)體、項(xiàng)目、組織和全局之中 [5]。信息化的項(xiàng)目知識(shí)管理應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)存在于不同層次之間的知識(shí)進(jìn)行集成、共享，并能夠?qū)崿F(xiàn)互動(dòng)，概括來(lái)說(shuō)應(yīng)該至少具備以下幾個(gè)特征：

1）有完備的項(xiàng)目過(guò)程數(shù)據(jù)庫(kù)，能記錄項(xiàng)目中個(gè)體所創(chuàng)建的知識(shí)性信息。

2）能夠?qū)?xiàng)目知識(shí)性信息進(jìn)行檢索，并能夠?qū)崿F(xiàn)共享和訪問(wèn)權(quán)限控制。

3）具備專家系統(tǒng)或者項(xiàng)目門戶系統(tǒng)，對(duì)組織和全局知識(shí)進(jìn)行管理。

4）項(xiàng)目過(guò)程數(shù)據(jù)庫(kù)和專家系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)流通互動(dòng)。

3、信息化項(xiàng)目知識(shí)管理的應(yīng)用實(shí)踐

正如某些項(xiàng)目導(dǎo)向型企業(yè)正在做的的一樣：對(duì)每個(gè)項(xiàng)目設(shè)置一個(gè)或多個(gè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，里面按照某種企業(yè)自己設(shè)定的優(yōu)化類目（專家知識(shí)庫(kù)）對(duì)各種項(xiàng)目管理信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并可以進(jìn)行關(guān)鍵字檢索。項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的知識(shí)信息可以有一個(gè)合適的載體并存儲(chǔ)起來(lái)，甚至項(xiàng)目個(gè)體之間就某一問(wèn)題的討論的郵件都可以存儲(chǔ)進(jìn)來(lái)。當(dāng)我們?cè)谄渌?xiàng)目遇到某種類似問(wèn)題，可以到這些數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行一下檢索——我們可以發(fā)現(xiàn)前人已經(jīng)遇到過(guò)的問(wèn)題，或許他們當(dāng)時(shí)解決問(wèn)題的辦法我們也可以借鑒。

1）信息知識(shí)的分類。

信息知識(shí)形成以后需要分類，分類的目的是能夠?qū)崿F(xiàn)結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)和檢索，這對(duì)于知識(shí)的共享具有重要的意義。我們只需要把存在于個(gè)體中的方法、觀念、共識(shí)、預(yù)測(cè)等知識(shí)按一定的分類結(jié)構(gòu)存入項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)。

2）信息知識(shí)的分享。

當(dāng)我們按照數(shù)據(jù)庫(kù)的分類模型，將我們?cè)陧?xiàng)目管理過(guò)程中所產(chǎn)生的各種知識(shí)結(jié)晶（可以是正式的決定、會(huì)議的紀(jì)要、項(xiàng)目計(jì)劃書；也可以是非正式的一個(gè)想法、群體討論的郵件）存入數(shù)據(jù)庫(kù)中，便可以輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和共享。不管項(xiàng)目人員身在何地，只要通過(guò)internet打開這個(gè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以輕松了解與自己相關(guān)部分的情況，查閱設(shè)計(jì)圖紙并可以提出自己的見解與其他人展開討論和批注。

3）專家信息庫(kù)/項(xiàng)目門戶系統(tǒng)。

專家信息是企業(yè)項(xiàng)目管理中高層次的固化的宏觀知識(shí)形式，比如公司項(xiàng)目管理模式指南、基于WEB的設(shè)備信息系統(tǒng)（產(chǎn)品信息庫(kù)、技術(shù)信息庫(kù)等）、項(xiàng)目專家博客系統(tǒng)等。當(dāng)我們開始一個(gè)新的項(xiàng)目的時(shí)候，我們可以按照公司的項(xiàng)目管理模式指南（模板庫(kù)）來(lái)創(chuàng)建本項(xiàng)目的管理數(shù)據(jù)庫(kù)，而這個(gè)指南在一定時(shí)期是被認(rèn)為較好的模式而相對(duì)固定的（只能由專家進(jìn)行更新）。指南是公司通過(guò)總結(jié)項(xiàng)目管理的實(shí)踐對(duì)自身項(xiàng)目管理歸納出的在一定時(shí)期使用的基本管理方法，可以在很大程度上避免因?yàn)閭€(gè)體知識(shí)水平的不同而引起的項(xiàng)目管理主要方面的主觀化和偏差的發(fā)生，并使項(xiàng)目成員網(wǎng)絡(luò)的交互變得簡(jiǎn)單。

4）知識(shí)的整理和升華-價(jià)值的形成。

前文把所有的經(jīng)驗(yàn)、會(huì)議紀(jì)要、決定等都稱為知識(shí)可能是不妥當(dāng)?shù)模驗(yàn)槠渲杏邢喈?dāng)一部分可能是在特定時(shí)間、環(huán)境中產(chǎn)生的臨時(shí)性信息，還不具備“知識(shí)”的特征。因此，需要對(duì)每個(gè)項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整理，把其中真正的精華部分進(jìn)行升華，形成有價(jià)值的知識(shí)。這個(gè)過(guò)程通?？梢杂袃蓚€(gè)過(guò)程來(lái)完成：第一是項(xiàng)目組在項(xiàng)目結(jié)束后的自檢，在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)進(jìn)行。第二是專家組定期討論，這個(gè)過(guò)程可以對(duì)不同項(xiàng)目管理過(guò)程中遇到較多的問(wèn)題和有效的知識(shí)進(jìn)行歸納和升華，其結(jié)果可以影響到項(xiàng)目管理模型的改善，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理知識(shí)的演進(jìn)。項(xiàng)目管理是一門實(shí)踐學(xué)科，項(xiàng)目管理知識(shí)是需要不斷完善和發(fā)展的，必須周期性進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，以與時(shí)俱進(jìn)指導(dǎo)于企業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐。

4、信息化項(xiàng)目知識(shí)管理的基本流程

通過(guò)建立項(xiàng)目管理知識(shí)門戶以項(xiàng)目過(guò)程數(shù)據(jù)庫(kù)等信息化手段進(jìn)行項(xiàng)目知識(shí)管理，可以更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目知識(shí)的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、共享和升華全過(guò)程的信息化集成，給項(xiàng)目知識(shí)管理帶來(lái)極大的便利并使得復(fù)雜信息中知識(shí)的提煉和總結(jié)變得可能和更容易。將項(xiàng)目知識(shí)管理和信息管理有效結(jié)合以實(shí)現(xiàn)高水平的信息化項(xiàng)目知識(shí)管理，將是未來(lái)企業(yè)尤其是項(xiàng)目導(dǎo)向型企業(yè)發(fā)展的方向。