摘 要：記錄信息如文字、圖像、資料是檔案最重要的功能，這些信息往往有很重要的保存價(jià)值和使用價(jià)值，但是現(xiàn)在諸多的檔案管理工作中有不少問題。采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠較好地解決一些問題，使檔案的管理更加規(guī)范化。本文首先分析對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的必要性，在此基礎(chǔ)上探求提高信息化管理水平的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；必要性；提升管理水平；策略

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理有很多的優(yōu)點(diǎn)，很大程度上減少了工作人員的勞動(dòng)量，這是一種順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到了一個(gè)相當(dāng)高的水平，從道理上講信息化管理對(duì)提升檔案的管理質(zhì)量是有很大幫助的，不過它也不是完美無缺的，在實(shí)施信息化管理的過程中，檔案安全是一個(gè)非常重要的問題?，F(xiàn)在對(duì)信息化管理具有的優(yōu)勢(shì)和其中的安全問題進(jìn)行討論。

1.對(duì)信息化管理的現(xiàn)狀與必要性進(jìn)行分析

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理后，最明顯的效果就是提高了管理效率。通過對(duì)信息化管理優(yōu)勢(shì)的分析，結(jié)果顯示除了前面說的優(yōu)點(diǎn)外還有好幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)例如提高了對(duì)檔案信息的檢索速度、利用網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)n案資料進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸、對(duì)某些檔案資料能夠共享。

對(duì)于檔案管理在傳統(tǒng)的方法中，如果要檢索某些檔案資料就需要管理人員進(jìn)行人工檢索，在龐大的檔案庫中根據(jù)相關(guān)目錄進(jìn)行查找，這種方式不但浪費(fèi)時(shí)間，又增加了很多管理人員的勞動(dòng)量，最后找到了要找的檔案資料還可能會(huì)出錯(cuò)，這種方式的檢索效率是很低的。如果采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)并利用它來檢索所要找的檔案資料，能使檔案檢索結(jié)果更加準(zhǔn)確、大大提高檢索的速度，對(duì)于檢索中出現(xiàn)的差錯(cuò)能較大程度上降低其出現(xiàn)的概率。還有一個(gè)更重要的優(yōu)點(diǎn)，在信息化管理的系統(tǒng)中如果加入智能化程序和自動(dòng)檢索程序，對(duì)于那些模糊復(fù)雜的檔案也能快速的查找到。

傳統(tǒng)的管理方法中，對(duì)于檔案資料的使用有兩種方法：一是使用者自己到檔案管理部門去查找和提取；第二個(gè)是用傳真或通過郵局進(jìn)行郵寄才能獲得需要的檔案資料。這兩種方法顯得都很復(fù)雜與麻煩，效率是非常低的。而采用信息化管理就可以在互聯(lián)網(wǎng)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和電子通信技術(shù)來進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，速度之快可能只需要幾秒鐘并且獲得的資料是很全面的。

在辦公室的計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案資料進(jìn)行信息化管理，可以把有關(guān)的辦公軟件和信息管理系統(tǒng)相銜接，使檔案資料的收集、整理、存儲(chǔ)與管理實(shí)現(xiàn)一體化，對(duì)檔案資料的記錄和有關(guān)檔案文件的生成和管理能夠?qū)崿F(xiàn)同步完成，達(dá)到自動(dòng)化辦公的目的，檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享，使發(fā)送、保存和使用這三個(gè)功能同時(shí)進(jìn)行。

檔案資料在保存的過程中，安全問題至關(guān)重要。管理時(shí)要從兩方面入手，正面就是要加強(qiáng)防范。例如把資料的屬性改成“只讀”；對(duì)資料用各種方法進(jìn)行加密；對(duì)于不同級(jí)別與部門對(duì)檔案的查看和其他操作設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。從另一面來說，要加強(qiáng)措施對(duì)原文件進(jìn)行保護(hù)，如果檔案的管理系統(tǒng)中出現(xiàn)漏洞使檔案資料被刪改，這時(shí)原文件就可以在短時(shí)間內(nèi)對(duì)被刪改的檔案資料進(jìn)行恢復(fù)。例如我們對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存于光盤或其它設(shè)備上，為了確保萬無一失在安全管理允許時(shí)要在多臺(tái)電腦上備份。

2.在檔案信息化管理過程中提高管理水平的措施

建立一套完整的檔案信息系統(tǒng)。在檔案管理部門，對(duì)現(xiàn)行或回溯檔案在信息系統(tǒng)中都要建立電子目錄，對(duì)檔案目錄進(jìn)行匯整然后才能公布，同時(shí)對(duì)于目錄的查詢要設(shè)置單一窗口；對(duì)于征集過來的檔案把它們?nèi)窟M(jìn)行數(shù)字化處理同時(shí)在信息系統(tǒng)中建立虛擬的檔案館，使用虛擬實(shí)境和其它信息技術(shù)，使檔案能夠真實(shí)的呈現(xiàn)出來同時(shí)還有檔案建立的時(shí)間、場(chǎng)景。在信息系統(tǒng)中設(shè)置網(wǎng)上申請(qǐng)功能，與電子付費(fèi)平臺(tái)結(jié)合起來使用；對(duì)于電子檔案的儲(chǔ)存建立一個(gè)安全防偽認(rèn)證系統(tǒng)，保證檔案資料的安全。

現(xiàn)代社會(huì)的信息化進(jìn)程是很快的，原生性的電子檔案和數(shù)字化檔案在社會(huì)上的應(yīng)用需求大幅度增加，電子檔案在未來的發(fā)展中作用和地位將越來越重要。一般情況下，電子檔案都要進(jìn)行長(zhǎng)期保存，該過程中保存方式、電子檔案的格式和安全也是管理部門所面臨的難題，電子檔案數(shù)據(jù)龐大，不管系統(tǒng)軟件怎么更新都要保證檔案能順利被閱讀還有其內(nèi)容要完整和真實(shí)。信息科技變化太快、軟硬件設(shè)備更新?lián)Q代很頻繁，給檔案的管理系統(tǒng)也帶來很大的挑戰(zhàn)，檔案管理部門要能夠與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)根據(jù)檔案管理工作的需要，要使全體員工明確檔案的核心價(jià)值作用，對(duì)于檔案管理工作組織有關(guān)活動(dòng)盡可能使全體員工都參加，使檔案信息的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，改善并提高服務(wù)的環(huán)境與內(nèi)容，制定相應(yīng)的“數(shù)字服務(wù)計(jì)劃”。

在進(jìn)行檔案管理的信息化作業(yè)時(shí)，要按照主管機(jī)關(guān)制定的有關(guān)規(guī)定建立和使用檔案管理系統(tǒng)，并按照規(guī)定在一定時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)出有關(guān)的檔案目錄電子檔，為了適應(yīng)檔案目錄的匯送和公布等其它功能的需要，進(jìn)而提高檔案管理的效率。檔案管理部門也要對(duì)管理系統(tǒng)建立一套驗(yàn)證制度，幫助有關(guān)單位開發(fā)設(shè)計(jì)出更加合理和完備的信息管理系統(tǒng)。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案的管理要加快信息化進(jìn)程，首先是信息化觀念的宣傳，繼而對(duì)檔案管理的網(wǎng)站要定期、持續(xù)的進(jìn)行更新；建立一個(gè)分眾導(dǎo)覽的概念，例如普通版、檔管版和英文版三種模式分別代表不同網(wǎng)站的內(nèi)容來為大眾服務(wù)。對(duì)于檔案目錄的查詢系統(tǒng)要不斷強(qiáng)化和更新，結(jié)合搜索引擎，提高查詢檔案的速度和正確率，為了吸引更多的使用者。

3.總結(jié)

建設(shè)檔案信息化管理是非常有必要的，這些年來我國(guó)的檔案管理部門不斷加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度，使檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理取代了以前的管理方式，檔案信息化能從根本上改善和提高管理質(zhì)量。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案的信息化管理更加趨于完善，管理的方式和內(nèi)容也更加豐富。

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