李銀娟

（中原工學(xué)院，河南 鄭州 450007）

清代軍機(jī)處檔案管理工作研究

李銀娟

（中原工學(xué)院，河南 鄭州 450007）

本文簡(jiǎn)單研究清朝軍機(jī)處的檔案概況，軍機(jī)處檔案的分類(lèi)以及整理，再現(xiàn)清朝軍機(jī)處的檔案管理特點(diǎn)。

清代；軍機(jī)處；檔案管理

雍正登基之前就立志治理好國(guó)家，自雍正八年開(kāi)設(shè)軍機(jī)處，設(shè)立以來(lái)一直是皇帝處理日常政務(wù)的最重要的機(jī)構(gòu)，也是管理國(guó)家的核心機(jī)構(gòu)，是當(dāng)時(shí)朝廷行政效率、文書(shū)工作效率最高的機(jī)構(gòu)，也是檔案管理最為完善的機(jī)構(gòu)。記載內(nèi)容涉及清王朝政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化等方面重大事件。因此，說(shuō)軍機(jī)處檔案是清廷核心機(jī)密的總匯一點(diǎn)也不為過(guò)。

1 軍機(jī)處的檔案概況

雍正七年設(shè)置軍機(jī)處，檔案工作也由此開(kāi)始，且用滿(mǎn)文漢文同時(shí)記載。基本上清代各地官員的奏折，都要經(jīng)軍機(jī)處呈交皇帝，屬于保密性文件，軍機(jī)處會(huì)另存副本，史稱(chēng)副錄奏折。據(jù)考察，副錄奏折的數(shù)量在軍機(jī)處檔案中就多達(dá)80萬(wàn)件，而其分類(lèi)就有10大類(lèi)，可想而知，清軍機(jī)處檔案記載內(nèi)容包羅萬(wàn)象，工作也極其復(fù)雜。軍機(jī)處檔案要求編寫(xiě)和分類(lèi)都有嚴(yán)格的要求，以便皇帝或者軍機(jī)大臣查閱，以提高辦事效率。軍機(jī)處的設(shè)立，內(nèi)閣權(quán)力被大大削弱，皇權(quán)更加集中。

2 軍機(jī)處檔案的分類(lèi)

2.1 月折包

清代基本上呈交皇帝審閱的奏折都會(huì)另存副錄奏折，這些奏折最初都是保密的，每半月封為一包存檔，所以稱(chēng)為月折包，月折包里內(nèi)容包括錄副奏折以及附件、在京各部院大臣的原奏折等等。其內(nèi)容真實(shí)地反映了整個(gè)清代國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等方面的狀況。這些副奏折按內(nèi)容大致分為以下幾類(lèi)：一是外交類(lèi)：檔案中記載了當(dāng)時(shí)中國(guó)與周邊國(guó)家及歐美等40個(gè)國(guó)家的對(duì)外交往活動(dòng)，以及邊界劃分、貿(mào)易往來(lái)、文化交流等重大歷史事件的交涉處理情況。二是鎮(zhèn)壓革命運(yùn)動(dòng)類(lèi)：明清時(shí)期民間農(nóng)民運(yùn)動(dòng)以及清末革命運(yùn)動(dòng)迭起，最著名的義和團(tuán)運(yùn)動(dòng)、太平天國(guó)運(yùn)動(dòng)、辛亥革命等，檔案中明確記錄了政府鎮(zhèn)壓這些運(yùn)動(dòng)的真實(shí)情況。三是民族關(guān)系類(lèi)：清朝在整個(gè)統(tǒng)治時(shí)期，對(duì)漢族以及全國(guó)少數(shù)民族的統(tǒng)治和鎮(zhèn)壓一直存在，同時(shí)民族之間也在互相融合。三是帝國(guó)主義侵略類(lèi)：這部分集中體現(xiàn)在兩次鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)、中日甲午戰(zhàn)爭(zhēng)、中法戰(zhàn)爭(zhēng)以及租界、教派等問(wèn)題上。除以上四類(lèi)外，月折包中還包括中央各部衙門(mén)和外省督撫呈報(bào)的各種文書(shū)，這些大多保存原始件，月折包內(nèi)的奏折附件包括甫水、糧價(jià)、清單、地圖、供同等類(lèi)，內(nèi)容包羅萬(wàn)象。

2.2 檔冊(cè)

軍機(jī)處檔冊(cè)主要是記錄諭旨、軍機(jī)處的奏事、電報(bào)等。諭旨就是在皇帝不能到場(chǎng)的情況下，把皇帝發(fā)出的命令宣示給大臣或者百姓，稱(chēng)之諭旨。諭旨形成的一般過(guò)程是由軍機(jī)大臣根據(jù)皇帝在奏折上的朱批和早朝時(shí)的口諭承寫(xiě)，或者由軍機(jī)大臣交代皇帝的意思而由軍機(jī)章京起草，軍機(jī)大臣修改后呈交皇帝審閱。軍機(jī)處的奏事既包括軍機(jī)處受命皇帝所匯抄的議奏事件，也包括軍機(jī)處奉旨議奏事件，還包括軍機(jī)處按月將地方遞送的奏折進(jìn)行匯抄后的奏事，稱(chēng)為月折檔。（月折檔不同于月折包，月折檔是軍機(jī)處把下發(fā)奏折進(jìn)行抄寫(xiě)，按月份裝訂成冊(cè)。）電報(bào)用得較少，只是在宣統(tǒng)年間特有，因此，在軍機(jī)處檔案中加載較少。

2.3 輿圖

據(jù)史料記載，清代輿圖是由清朝官員將所要奏請(qǐng)之事以圖畫(huà)形式繪制而成，隨奏折進(jìn)一起呈閱皇帝，皇帝批完后分別存放于軍機(jī)處和內(nèi)務(wù)府。保存在軍機(jī)處的輿圖，包括輿地類(lèi)、水陸路程類(lèi)、江河湖泊類(lèi)、行宮類(lèi)、建筑類(lèi)、寺廟類(lèi)、軍務(wù)戰(zhàn)爭(zhēng)類(lèi)、礦廠類(lèi)、陵墓類(lèi)及其他共十類(lèi)，其中包括中國(guó)與其周邊國(guó)家的邊界圖，各省、府、州、縣輿圖，沿海口岸圖，河道、界工圖，以及軍隊(duì)營(yíng)制、沿邊要隘駐軍、防營(yíng)、炮臺(tái)等圖，還有平定金川、鎮(zhèn)壓苗民等作戰(zhàn)形勢(shì)圖等。軍機(jī)處檔案除上述三大類(lèi)之外，還包括清冊(cè)、來(lái)文、照會(huì)、電報(bào)、函札、奏表。此外，還有一部分檔案是軍機(jī)處的奏稿和行稿等雜件。

3 軍機(jī)處檔案的繕寫(xiě)和定期修繕制度

軍機(jī)處保存的檔案大都是重新抄寫(xiě)的奏折副本，繕寫(xiě)制度主要是指派軍機(jī)處官員將已經(jīng)歸過(guò)檔的檔案重新抄寫(xiě)，另存他處，抄寫(xiě)份數(shù)視內(nèi)容的重要程度而不同，有些內(nèi)容抄寫(xiě)一份，而有些則要重復(fù)抄寫(xiě)很多份，即使有丟失導(dǎo)致檔案不完整或者被故意篡改的情況發(fā)生，還有其他備份可彌補(bǔ)損失?？槍?xiě)的目的就是為了更好地保存檔案，維護(hù)檔案的歷史原貌。這一制度在軍機(jī)處長(zhǎng)期使用，起到了較好地保護(hù)檔案的作用。

軍機(jī)處檔案分為漢字檔和滿(mǎn)字檔，而且“清字檔（滿(mǎn)字檔）令方略館譯漢官繕寫(xiě)，漢字檔令內(nèi)閣中書(shū)繕寫(xiě)?！边@樣做是為了防止檔案內(nèi)容的泄露，增加閱讀難度。但是，編寫(xiě)難度之大可想而知，任務(wù)也極其艱巨。

軍機(jī)處是君臣議事的重要地方，軍機(jī)大臣為數(shù)不多，所以軍機(jī)處并不大，可想而知沒(méi)有足夠大的地方來(lái)存放規(guī)模越來(lái)越大的檔案，因此編寫(xiě)檔案的方略館應(yīng)運(yùn)而生了。

“方略館以樞臣總領(lǐng)，于事無(wú)所問(wèn)，館書(shū)無(wú)不匯集。”軍機(jī)處所存的檔案都是經(jīng)過(guò)加工、濃縮、條理化之后的精華，重要性不言而喻。這些檔案需要經(jīng)常查閱，為方便起見(jiàn)，還另繕有一套副本存放于圓明園軍機(jī)值房，并且還有定期修繕。雍正時(shí)期規(guī)定沒(méi)過(guò)五年就要對(duì)軍機(jī)處檔案進(jìn)行修繕?！败姍C(jī)處的檔案，在道光以前每屆五年或十年重繕一次，其后漢文的三年，滿(mǎn)文的五年各重繕一次”。

4 軍機(jī)處檔案的管理和保密制度

軍機(jī)處檔案種類(lèi)繁多，規(guī)模龐大，查找起來(lái)確實(shí)不易。設(shè)立軍機(jī)處之前，內(nèi)閣文件“積弱崇山”的情景，內(nèi)閣中書(shū)阮葵生曾批評(píng)過(guò)“塵封插架，灰堆積土中。隨意抽閱，皆典故也?！庇赫觊g，甚至出現(xiàn)過(guò)檔案外泄的情況，使國(guó)家遭受巨大威脅。軍機(jī)處設(shè)立之后，雍正皇帝吸取教訓(xùn)，與軍機(jī)大臣一起商討制定了一系列比較完善的檔案管理和保密措施，影響整個(gè)清代。

4.1 軍機(jī)處的隨手簿制度

隨手簿又稱(chēng)隨手檔，是軍機(jī)處每天處理的奏折等所有文件的目錄總匯。隨手簿就相當(dāng)于今天機(jī)關(guān)里的收發(fā)文登記簿，只不過(guò)隨手簿是收發(fā)文合二為一的。如果需要查閱檔案，翻看隨手簿，能及時(shí)準(zhǔn)確地找出奏折或其附錄本?！芭f事分明記阿誰(shuí)？獨(dú)難顛末誦無(wú)疑，試翻隨手當(dāng)年簿，充棟封題若列眉?！边@是乾隆時(shí)期軍機(jī)處章京管世銘對(duì)軍機(jī)處隨手簿的夸贊。在軍機(jī)處之前各種檔案文件是由內(nèi)閣管理，雍正帝設(shè)置軍機(jī)處后，總結(jié)內(nèi)閣對(duì)文件管理方面的不足，制定各種規(guī)定要求軍機(jī)處在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)要整齊有序。同時(shí)還要求軍機(jī)大臣在不能及時(shí)找到所需文件之時(shí)要及時(shí)奏于皇帝，以達(dá)到督促的目的。因此，在雍正時(shí)期，軍機(jī)處檔案的記錄井井有條，調(diào)閱效率較高。

4.2 軍機(jī)處檔案在整理時(shí)采取夾片制度

從軍機(jī)處設(shè)置以來(lái)，夾片制度就是軍機(jī)處檔案管理制度中重要的保密制度。所謂夾片制度，就是把某一部分內(nèi)容的摘要寫(xiě)在紙片上，而這些摘要即是此部分內(nèi)容濃縮后的精華，具有極強(qiáng)的概括性，之后把紙片夾在這部分內(nèi)容的第一頁(yè)，皇帝以及軍機(jī)大臣想要查閱軍機(jī)處檔案時(shí)，想要找哪部分內(nèi)容，只需找到其摘要便可，這樣一來(lái)也使檔案查閱變得方便快捷，而且也不至于一下子流失秘密性的內(nèi)容。由此可見(jiàn)，夾片制度是避免國(guó)家機(jī)密泄露的重要制度。

4.3 軍機(jī)處因其地位特殊，軍機(jī)大臣也都是臨時(shí)抽調(diào)，均為兼職

軍機(jī)處檔案管理人員稱(chēng)為章京，章京是經(jīng)過(guò)層層選拔進(jìn)入軍機(jī)處。這些人普遍素質(zhì)較高，較為精干。由于軍機(jī)章京直接參與機(jī)密，為皇帝服務(wù)，所以統(tǒng)治者對(duì)這些人一方面極強(qiáng)控制，一方面則給予高官厚祿。這些人在一定時(shí)期內(nèi)是固定的，不能更換，這樣在于避免過(guò)多的人知道國(guó)家機(jī)密，最大程度減少?lài)?guó)家機(jī)密外泄的可能。軍機(jī)處一系列的管理和保密制度，使清朝檔案基本上能夠完整地保存下來(lái)，維護(hù)了皇權(quán)統(tǒng)治、保障了其原有面貌，保護(hù)了清代珍貴的檔案資源，為今天的科學(xué)研究提供了借鑒。

通過(guò)對(duì)清朝軍機(jī)處檔案管理工作的研究，我們可以深刻地體會(huì)到當(dāng)時(shí)檔案管理制度之嚴(yán)密，通過(guò)對(duì)其研究，不僅對(duì)清代的專(zhuān)制管理制度有了進(jìn)一步的了解，而且對(duì)今天研究我國(guó)的檔案制度也有重要的借鑒和指導(dǎo)意義。

[1]秦國(guó)經(jīng).明清檔案學(xué)[M].學(xué)苑出版社，2005.

[2]裴燕生.從清代軍機(jī)處“隨手簿”看清代文書(shū)檔案一體化管理[J].檔案學(xué)通訊，2005（4）.

[3]韓季紅.清代檔案與檔案管理問(wèn)題研究現(xiàn)狀[J].蘭臺(tái)世界，2006（12）.

[4]王云慶.清代軍機(jī)處檔案概述[J].檔案，1992（1）.

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1671-0037（2014）12-51-2

李銀娟（1984.12-），碩士研究生，助理館員，研究方向：專(zhuān)門(mén)史。