文/中國(guó)石油西南油氣田分公司采氣工程研究院 呂沁芮

一、社會(huì)對(duì)辦公室文秘人員的需求狀況分析

由此可以看出，在以后很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，辦公室文秘將會(huì)一直受到許多認(rèn)得青睞，社會(huì)需求量很大。從實(shí)際的角度出發(fā)，辦公室文秘的確有著較強(qiáng)的工作能力，可以為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)許多工作，也是可以保障工作順利完成的重要職位。辦公室文秘人員也是各個(gè)公司青睞的復(fù)合型人才，各個(gè)層次需要的辦公室文秘工作人員數(shù)量也是不同的。

即使，從整個(gè)社會(huì)的角度來(lái)看，辦公室文秘一職位確實(shí)有一個(gè)需求量越來(lái)越高的趨勢(shì)。但是，從辦公室文秘這一職位的內(nèi)部來(lái)看，他們的職業(yè)崗位群卻發(fā)生了很大的變化。對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō)講，他們內(nèi)部分工相對(duì)于一些小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，屬于分工細(xì)致的企業(yè)，因此，對(duì)辦公室文秘人員需求較多。還有一些外貿(mào)企業(yè)和民辦企業(yè)，也在逐漸增加他們對(duì)辦公室文秘的需求量。另外，就是從國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等來(lái)講，此類機(jī)關(guān)對(duì)辦公室文秘的需求呈現(xiàn)出一個(gè)下降趨勢(shì)。

二、辦公室文秘的能力結(jié)構(gòu)的構(gòu)成

基礎(chǔ)能力和結(jié)構(gòu)能力是構(gòu)成辦公室文秘能力結(jié)構(gòu)的兩大構(gòu)成因素。基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力結(jié)構(gòu)兩種能力結(jié)構(gòu)構(gòu)成能力系統(tǒng)的立體結(jié)構(gòu)，反映出現(xiàn)代秘書(shū)人員大致合理的能力結(jié)構(gòu)。下面主要從辦公室文秘的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力結(jié)構(gòu)來(lái)分析。

（一）辦公室文秘的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu)

首先來(lái)說(shuō)觀察力。對(duì)于辦公室文秘工作人員來(lái)說(shuō)，觀察力要比一般職業(yè)更為重要。辦公室文秘的觀察能力是一種全面的，深入的的觀察領(lǐng)導(dǎo)的一種能力。辦公室文秘最基本的工作就是要做到正確的傳遞信息，聯(lián)系上級(jí)和下級(jí)，方便工作人員的溝通。因?yàn)楣ぷ髀氊?zé)所在，所以，這就要求辦公室文秘心明眼亮，環(huán)顧八方，善于觀察和記憶一切有價(jià)值的信息?，F(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)一般較高的知識(shí)結(jié)構(gòu)，他們的想法和行動(dòng)隨時(shí)可能發(fā)生改變，給下級(jí)人員一個(gè)措手不及，因此作為秘書(shū)就要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的了解很深，要知道和想到在什么情況下領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)有怎樣的想法，這樣才能更好地發(fā)揮秘書(shū)的主動(dòng)性。這些就是辦公室文秘工作中一個(gè)至關(guān)重要的基礎(chǔ)能力，即敏銳的觀察力！

再者就是記憶力。記憶力不僅僅指人大腦原有的記憶能力，對(duì)于辦公室秘書(shū)這一職務(wù)來(lái)講，記憶力更多的指的是經(jīng)驗(yàn)的儲(chǔ)存。辦公室文秘要做到牢記領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)的每一句重要的信息，來(lái)防止傳遞信息的失誤而引起的不必要的麻煩。較強(qiáng)的記憶力是辦公室文秘人員必備的基本功。辦公室文秘人員必須做到，面對(duì)許多突發(fā)奇來(lái)的事情都應(yīng)對(duì)自如。而且，辦公室文秘工作事務(wù)交雜，需要記憶的東西很多，因此，具有良好的記憶力是辦公室文秘順利開(kāi)展工作的關(guān)鍵！

（二）辦公室文秘的專業(yè)能力結(jié)構(gòu)

首先，來(lái)說(shuō)文字表達(dá)能力。文字表達(dá)能力是人們運(yùn)用語(yǔ)言文字來(lái)進(jìn)行溝通信息，相互交往的一種能力。辦公室文秘一個(gè)最主要的工作就是從事大量的文字工作。比如向上請(qǐng)示報(bào)告工作，向下傳遞信息，和工作人員的工作上的溝通都是通過(guò)文件來(lái)傳達(dá)的。因此，辦公室文秘人員應(yīng)當(dāng)掌握一定的寫(xiě)作技巧，對(duì)各種應(yīng)用文寫(xiě)作達(dá)很到熟練。平時(shí)多積累素材，多加練習(xí)自己的語(yǔ)言表達(dá)能力，不斷提高自己的寫(xiě)作水平，從而進(jìn)一步提高自己的文字表達(dá)能力。

其次，來(lái)說(shuō)辦公自動(dòng)化能力。辦公自動(dòng)化能力是辦公室文秘將現(xiàn)代化設(shè)備，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通信技術(shù)運(yùn)用在秘書(shū)工作中的能力。常用的工具為計(jì)算機(jī)，打印機(jī)，復(fù)印機(jī)，傳真機(jī)，掃描儀等。目前辦公室工作中基本上對(duì)于數(shù)據(jù)處理，文字處理，辦公室事務(wù)處理，和網(wǎng)絡(luò)信息等方面都融為一體，使秘書(shū)工作更加科學(xué)化。所以，作為一個(gè)辦公室文秘人員，應(yīng)該具有辦公自動(dòng)化能力，這樣才會(huì)給工作帶來(lái)更多便利，距離一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)更進(jìn)一步！因此，可以看到，專業(yè)能力的好壞對(duì)于一個(gè)辦公室文秘來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。

三、結(jié)語(yǔ)

正因?yàn)楝F(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展對(duì)辦公室文秘的工作人員的需求越來(lái)越多，因此辦公室文秘工作這一職位的競(jìng)爭(zhēng)力就越來(lái)越大。故要想進(jìn)入辦公室文秘這個(gè)行業(yè)應(yīng)該具有較高的能力結(jié)構(gòu)，只有在學(xué)習(xí)和實(shí)踐中不斷地提升自己，鍛煉自己，是自己的能力越來(lái)越強(qiáng)，才會(huì)成為一名優(yōu)秀的秘書(shū)！

[1]張惠群,彭道海.淺談辦公室文秘人員的能力結(jié)構(gòu)[J].湖北體育科技,1991.

[2]李麗紅.淺談高校系級(jí)教學(xué)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2002.