文/甘肅省平?jīng)鍪袐D幼保健院 秦偉

有關(guān)辦公自動化在文書檔案的運用淺議

文/甘肅省平?jīng)鍪袐D幼保健院 秦偉

隨著科技的發(fā)展進步，計算機的普及，越來越多的項目步入了自動化行列。傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不滿足社會發(fā)展的需求，政府部門和企業(yè)等都開始實施新的現(xiàn)代化管理方式，如辦公自動化，能夠提供有效的文書檔案的整合管理，對各文案的信息也能及時準(zhǔn)備的反饋，滿足了發(fā)展需求。本文分析了辦公自動化在文書檔案中運用的優(yōu)點，并描述了在未來發(fā)展中要實現(xiàn)方面，促進辦公自動化更好的發(fā)展。

辦公自動化；文書檔案；運用

一、引言

隨著現(xiàn)代化進程的加快，科技的進步和計算機的大面積普及，政府部門和企業(yè)單位等都開始運用辦公自動化進行文書檔案管理。辦公自動化依托于計算機進行的現(xiàn)代化管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)高效、準(zhǔn)確地處理各種文件、信息，提高辦公效率。由于計算機的存儲功能，使得其逐步取代了紙質(zhì)文件材料，文件在計算機上可以直接修改、核對，確認(rèn)后可直接發(fā)送給辦公信息數(shù)據(jù)庫，由檔案管理人員進行管理。弱化了檔案和文件之間的界限，改變了傳統(tǒng)的管理手段和處理手段，方便收集、存儲大量的信息數(shù)據(jù)，方便各類信息的查找工作，很大程度上改變了文書和檔案管理。

二、辦公自動化在文書檔案中運用的優(yōu)點

（一）大大提高了辦公效率

辦公自動化在文書檔案中運用的最大優(yōu)點是計算機的強大信息處理能力對辦公效率的提高。傳統(tǒng)的文書檔案管理，需要工作人員在紙質(zhì)材料上進行信息的收集、整理工作，要求材料上信息記錄符合規(guī)范、字跡清晰、工整，準(zhǔn)確進行各類文件信息的分類和統(tǒng)計，浪費了大量的人力物力，得到的結(jié)果也不精確。而辦公自動化，避免了重復(fù)性勞動，規(guī)范化文檔，標(biāo)準(zhǔn)化管理，方便文件收集、存儲、分類和查閱等。

（二）提高了文檔一體化管理水平

辦公自動化利用計算機進行檔案管理，文件化的管理形式和體系化的管理手段，方便了文件信息的共享，避免了信息的大量閑置，通過分享可以了解更多其他部門的概況、最新發(fā)展、工作重點等，提高了資源利用率，查找起來也更方便，提高了文檔一體化管理水平。

（三）能很長久的保存文件資料

紙質(zhì)材料都有一定的使用壽命，且容易受到外界損壞，如火災(zāi)、潮濕等都會破壞紙質(zhì)，很難復(fù)原，容易造成不可挽回的損失。而電子文件則能保存更長時間，電子文件可以存儲在不同載體上，可以根據(jù)實際需要選擇不同的電子載體。隨著讀取文件設(shè)備的不斷進步，更容易實現(xiàn)存和讀，存儲時間更長，文件受外界影響較小，穩(wěn)定性強，破壞后也可以進行恢復(fù)。

（四）提高了文件傳遞的安全性，縮短傳遞時間

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在傳遞過程中可能會發(fā)生丟失等情況，妨礙了檔案歸檔的順利進行，檢索檔案也很繁復(fù)、工作量大，且傳遞是依靠人為傳送，受到距離影響，使得傳遞時間可能會相當(dāng)長，影響檔案歸檔的及時性。而計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，讓傳遞工作變得非常方便和簡單，電子文件可以直接通過網(wǎng)絡(luò)工具傳遞給需要者，傳遞速度非常快，提高了文件傳遞的安全性，縮短傳遞時間。

三、辦公自動化在文書檔案中運用的未來發(fā)展

（一）提高辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的安全性

實施文書檔案的辦公自動化，一定要保證電子文件的信息安全，最好隔離開辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)外網(wǎng)。通過隔離防護措施，對屏蔽的IP地址和服務(wù)進行過濾，設(shè)置一定的進入條件，有選擇性的允許特殊地址進入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。也可以充分利用防火墻的強大作用進行電子文件的保護工作，如利用防火墻對進出的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行過濾，管理內(nèi)外網(wǎng)的訪問；對于禁止的項目要隔離，及時檢測和警告網(wǎng)絡(luò)攻擊行為；時刻記錄下進出防火墻的信息和活動內(nèi)容。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

加強對文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，增加交流和學(xué)習(xí)的機會，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，積累管理工作的實踐經(jīng)驗，掌握處理危急時刻的電子文件處理措施，提高文書檔案的管理能力。

加強檔案部門之間的交流合作和區(qū)域系統(tǒng)之間的合作力度，了解不同層次上的新政策、新進展。通過交流合作和互相學(xué)習(xí)，合理化各檔案資料，并從中提煉出新的知識創(chuàng)新部分，也能總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。在豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，現(xiàn)代化的通訊方式下，收集大量有用信息，增加信息儲量，發(fā)展創(chuàng)新思維能力，從而建立一支具有創(chuàng)新性能力的高質(zhì)量文書檔案管理隊伍。

四、結(jié)語

辦公自動化的文書檔案管理是現(xiàn)今社會發(fā)展的必然趨勢，也是計算機網(wǎng)絡(luò)時代的必定產(chǎn)物。要想保證文書檔案資料的完整、延長文書資料的保存期、提高管理效率，則必須提高管理水平，這就要求要有一個全面化的、科學(xué)化的文書檔案管理模式和高質(zhì)量的文書檔案管理隊伍。因此，必須切實提高文書檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，加強檔案管理部門之間的溝通交流，在未來發(fā)展中，努力實現(xiàn)安全、規(guī)范的文書檔案管理。

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