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        學(xué)校檔案損毀的因素與檔案保管的方法

        2014-11-24 18:05:46劉忠春
        黑龍江史志 2014年3期
        關(guān)鍵詞:因素

        劉忠春

        [摘 要]學(xué)校檔案的作用是廣泛的、長遠(yuǎn)的,必須使它在當(dāng)前以致長遠(yuǎn)的年代里,不斷的為學(xué)校的各項工作服務(wù)。因此,學(xué)校檔案部門應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保管方法,最大限度地延長檔案的壽命。

        [關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案損毀;因素;保管方法

        一、檔案損毀的諸因素

        檔案損毀的原因,主要有兩個方面,一是人為的,一是自然的。人為的損毀,在社會主義國家中,主要是由于敵人的破壞和工作人員的疏忽所造成的。通過不斷加強(qiáng)思想政治工作,工作人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平在不斷提高,人為的損毀現(xiàn)象,也在不斷被克服和減少。但是,在現(xiàn)階段,階級斗爭雖然已經(jīng)不是我國的主要矛盾,但仍在一定范圍內(nèi)長期存在,而且在一定條件下仍相當(dāng)激烈,因而人為的損毀現(xiàn)象還難以避免。自然損毀有兩大因素:一是內(nèi)在因素,一是外在因素。

        (一)影響檔案壽命的內(nèi)在因素

        影響檔案壽命的內(nèi)在因素主要是指檔案本身的質(zhì)量,即檔案制成材抖與字跡材料(如紙張、墨水、復(fù)寫紙、油墨等)的質(zhì)量。它對檔案的壽命有直接影響。

        影響檔案紙張材料耐久性的因素很多,紙張造紙植物纖維的主要化學(xué)成分一纖維素、半纖維案和木質(zhì)素的含量,纖維的形態(tài),紙張生產(chǎn)過程帶來的有害化學(xué)雜質(zhì)等。造紙植物纖維素中纖維素的比例越大造出的紙張則越耐久,反之則越不耐久。手工紙由于非纖維素成份一木質(zhì)素含量低,有害雜質(zhì)久可保存幾百年。但由于產(chǎn)量低、價格高,滿足不了當(dāng)前社會發(fā)展的需要。新聞紙、印刷紙由于非纖維素成份合量高,有害化學(xué)雜質(zhì)多,易發(fā)黃變脆,故不可作檔案裁體材料。

        一般說紙張中纖維素成份越多,紙張就越耐久。半纖維素可適量有之,木質(zhì)索含量越少越好。因此,破布紙漿制造的紙張比化學(xué)紙漿制造的耐久化學(xué)紙漿制造的紙比機(jī)械木漿制造的耐久。

        (二)影響檔案壽命的外在因素

        損毀檔案的外在因素,是指保管檔案的條件和周圍環(huán)境中各種有害因素對于檔案的破壞,外在因素可歸納為下列幾方面:

        1.不適宜的溫度和濕度。紙質(zhì)對溫濕度的反應(yīng)是較快的。溫濕度太高或太低或忽高忽低,會使紙質(zhì)發(fā)生膨脹和收縮,紙質(zhì)的機(jī)械強(qiáng)度也就會隨之降低。在不適當(dāng)?shù)母邷亍⒏邼裼绊懴?,紙張中殘留的酸、堿、漂白粉等有害雜質(zhì)將起作用,破壞紙質(zhì)。同時,也會給有害微生物的繁殖造成有利條件,使檔案發(fā)生蟲害或霉變;某些字跡也易發(fā)生化學(xué)變化,造成模糊或褪色現(xiàn)象。

        2.光線。光線特別是太陽光線,對檔案紙張和某些字跡有很大破壞作用。光可促使纖維素與氧氣發(fā)生氧化作用,使纖維素更快的變質(zhì),變?yōu)檠趸w維素,當(dāng)溫度提高到一定程度,光的破壞作用就更突出,紙張會很快變黃變脆。

        3.灰塵?;覊m會玷污檔案,又是昆蟲或微生物借以藏身與傳播之物。尤其在靠近污染源近的地方,灰塵帶有很大的腐蝕性和毒性,不僅對檔案有嚴(yán)重的破壞作用,而且對檔案工作人員的健康也非常有害。

        4.有害氣體。大城市和工礦企業(yè)附近常有各種有害氣體,如:二氧化硫、二氧化碳、硫化氫以及氯氣等,這些氣體會腐蝕紙張,使字跡褪色。

        5.機(jī)械作業(yè)。主要是指摩擦、揉折、撕裂等對于檔案的破壞。這種現(xiàn)象常常發(fā)生在檔案的搬遷、包裝、整理、取放、查閱等過程中,原因多在工作人員和借閱利用者的粗心大意,缺乏經(jīng)驗和監(jiān)督不嚴(yán)的情況下發(fā)生。

        除上述情況外,還要特別注意水、火及污染所造成的損毀,這些情況一旦發(fā)生,損失是不堪設(shè)想的。

        二、檔案的保管方法

        學(xué)校檔案的種類很多,有黨政管理類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、外事類和財務(wù)類。內(nèi)容十分豐富,形式各異,大小不一,載體材料也很復(fù)雜。因此,應(yīng)當(dāng)正確地選擇和確定學(xué)校檔案的保管方法。

        (一)底圖檔案的保管

        底圖具有工程或產(chǎn)品的基本憑證作用,又是一種復(fù)制工具。有了底圖隨時都可以曬出大量的復(fù)印圖來滿足各方面的需要。底圖檔案的制成材料比較特殊,紙張是經(jīng)過油、蠟浸透的,機(jī)械強(qiáng)度和耐久性不高,容易破碎。為延長底圖的使用年限,保管方法一般可分為平放和卷放兩種。平放保管,即將底圖按照本單位的分類方案,成套依此平放在高層底圖柜內(nèi)。每層抽屜外面用標(biāo)簽表明底圖的名稱和代號。保證底圖平整,取放方便,利于底圖保護(hù)和查找利用。這是一種公認(rèn)的好方法,只是占用面積較大。卷放保管,即將底圖按套和保管單位卷起來放進(jìn)柜子。大張在里,小張在外,由里到外,由大到小卷成塔形,用軟繩捆上,外面貼上標(biāo)簽。這種方法的缺點是不能按順序排列,不變查找,取用不方便,而且經(jīng)常捆卷會增加圖紙的磨損。所以只適用于特大特長底圖的保管。

        (二)藍(lán)圖檔案及其他檔案的保管

        藍(lán)圖用紙一般比較好,機(jī)械強(qiáng)度較高,可折疊裝訂成冊或直接裝入袋、盒。折疊要按規(guī)定進(jìn)行,注意將圖標(biāo)露在外面,以便查找。對有特殊要求活經(jīng)常使用的,應(yīng)有正本和副本,以便長期保存,又滿足利用需要。對其他檔案由于載體材料不同,應(yīng)選擇不同的保管方法。紙質(zhì)當(dāng)那多在分類立卷之后,裝訂成冊,置于檔案柜內(nèi)或密集架上保管。亦可以單份文件材料裝訂,裝盒保管。

        (三)膠片、磁帶檔案的保管

        膠片、磁帶是新型的檔案載體,保管條件要求更高,比較適宜的溫度的13-15℃,相對溫度是35-45%。這類檔案需要存放在帶空調(diào)的專用庫房,最好做到恒溫恒濕。膠卷用專用金屬盒裝,平片裝入卡片箱內(nèi),分類排放。磁帶保管要注意防磁和抗磁,以防止外界磁場影響。

        檔案保護(hù)技術(shù)工作是檔案工作中的一項極其重要的工作。它直接關(guān)系到檔案的命運,保護(hù)工作沒做好,檔案遭到損壞,就會造成無法挽回的損失。檔案作為歷史記錄,有著參考和憑證作用,具有重要價值。因此,大量檔案要長期保存,一部分檔案要永久保存。但反映和記錄檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料的壽命是有限的,這二者之間的矛盾只有通過做好檔案保護(hù)工作都能加以解決。

        參考文獻(xiàn):

        [1]陳忠海,段湘冬,化燕楠. 我國當(dāng)代檔案損毀的原因及史實[J].檔案學(xué)研究,2012(01).

        [2]麻新純.中國古代檔案保護(hù)思想探析[J].北京檔案,2005(11).

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