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        論數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系發(fā)展趨勢

        2014-11-24 17:46:46趙志勇
        黑龍江史志 2014年3期
        關(guān)鍵詞:發(fā)展趨勢

        趙志勇

        [摘 要]本文站在客觀角度,對數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系的發(fā)展趨勢作了論述,以供同行參考。

        [關(guān)鍵詞]數(shù)字管理平臺;現(xiàn)代檔案管理;管理體系;發(fā)展趨勢;探析

        隨著互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的愈發(fā)成熟,數(shù)字檔案管理事業(yè)的發(fā)展也變得愈發(fā)快速。基于數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)形成了一個完整的管理體系,并不斷沖擊著我國傳統(tǒng)的檔案管理模式,以期全面取代紙質(zhì)檔案管理方式。

        一、現(xiàn)代檔案管理體系的特點(diǎn)及優(yōu)勢

        所謂現(xiàn)代檔案管理體系,主要是指在檔案管理過程中總結(jié)歸納得出的,包括檔案資料收集、鑒別、管理、查閱等一系列工作在內(nèi)的信息化處理方式。與傳統(tǒng)檔案管理的唯一區(qū)別在于,現(xiàn)代檔案管理引入了信息化技術(shù),可以將紙質(zhì)文件以電子文檔等數(shù)據(jù)化形式保存起來,并通過相關(guān)的機(jī)器設(shè)備來對其進(jìn)行管理和使用,實(shí)現(xiàn)資源的共享。現(xiàn)代檔案管理需要建立一個數(shù)字化平臺,利用該平臺來開展檔案管理服務(wù),可為檔案使用者獲取有效信息提供幫助與方便,并在一定程度上提高檔案信息的利用率。

        與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比,現(xiàn)代檔案管理體系更具優(yōu)勢。比如:傳統(tǒng)檔案管理由于多采用紙質(zhì)管理方式來保存檔案,而紙質(zhì)檔案又很容易被磨損和蟲蛀,所以理論上來說,紙質(zhì)檔案的保存時間并不會過長。另外,紙質(zhì)檔案保存還會占據(jù)大量的用地空間,不利于人們對檔案信息的檢索,所以傳統(tǒng)檔案管理方式的效果并不算佳。而現(xiàn)代檔案管理則可有效克服這些困難,在數(shù)字管理平臺下,信息化技術(shù)的應(yīng)用不僅可以長久、有效的保存好檔案資料,徹底解決檔案的儲存難題,減少檔案管理過程中的紕漏,提高檔案管理質(zhì)量。

        二、現(xiàn)代檔案管理體系的完善措施分析

        需要清楚的是,盡管我國檔案管理已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理,但在個別企業(yè)或單位,部分辦公資料的管理仍然采用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式,體現(xiàn)出了數(shù)字化檔案管理覆蓋不全的特點(diǎn)。除此之外,數(shù)字平臺內(nèi)部設(shè)施配置不全、現(xiàn)代檔案管理體系不完善等問題仍然影響著檔案管理事業(yè)的發(fā)展,所以在新世紀(jì)下,如果想要進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量,加快數(shù)字化檔案管理水平,就必須從平臺建設(shè)與體系完善兩個方面著手,切實(shí)做好現(xiàn)代檔案管理工作。

        要使現(xiàn)代檔案管理體系變得更加健全與完善,就必須從軟件的配置管理和軟件的優(yōu)化使用兩個方面下手,先確保軟件的配置全面,后確保軟件的功能完善、性能優(yōu)越。基于數(shù)字化平臺下的檔案管理,首要應(yīng)該解決的難題應(yīng)該是軟硬件的配置,保證這些相關(guān)的管理軟件能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)形式,成功入庫,將企業(yè)活動中所形成的資料完整的保存下來;其次,數(shù)據(jù)入庫之后,要對入庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合管理,以方便日后檢索工作的開展。

        三、數(shù)字化管理平臺下現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢

        新世紀(jì)以后,檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了信息化與數(shù)字化。然而國內(nèi)各企業(yè)、各部門在利用信息化技術(shù)來管理檔案時,往往存在很多問題。在深究問題產(chǎn)生的原因之后,普遍認(rèn)為企事業(yè)單位在開展檔案信息化管理工作時必須要加強(qiáng)對管理設(shè)備、管理方法以及管理技術(shù)的重視,不斷引進(jìn)新的管理技術(shù)、更新管理設(shè)備、優(yōu)化管理體制,促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的長足發(fā)展。

        1、檔案管理手段將繼續(xù)創(chuàng)新,不斷深化

        在數(shù)字化、信息化的大趨勢的推動下,檔案管理工作勢必受到重要影響,傳統(tǒng)檔案管理手段將逐漸被業(yè)界摒棄,取而代之的是全程數(shù)字化管理模式,無論是從檔案管理理念到檔案管理辦法,都將隨著信息時代的發(fā)展,步步緊追,在這一探索的過程中,不斷進(jìn)行深化、改革和創(chuàng)新,從而適應(yīng)新的信息環(huán)境。未來的發(fā)展趨勢要求檔案管理工作更為簡便、快捷,確保工作效率和質(zhì)量,因此在檔案編制、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等諸多管理環(huán)節(jié)上都將優(yōu)化改進(jìn),實(shí)現(xiàn)全自動整合、檢索、統(tǒng)計(jì)確保多項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)間的無縫鏈接,實(shí)現(xiàn)云端推送服務(wù)和覆蓋更為廣泛的網(wǎng)絡(luò)資源共享,這一系列變革,將帶動檔案管理工作又上一個新的臺階。

        2、檔案管理辦法將不斷推陳出新

        隨著時代的發(fā)展、數(shù)字信息概念的普及,檔案界的學(xué)術(shù)研究也將出現(xiàn)新理論、新思路,加之檔案管理軟件的研發(fā)層出不窮,檔案管理辦法勢必打破傳統(tǒng)一枝獨(dú)秀的局面,呈現(xiàn)百花齊放的態(tài)勢,這種現(xiàn)象有助于業(yè)界人士展開深入的討論,并通過理論聯(lián)系實(shí)際的方法對新產(chǎn)生的檔案管理辦法有更深入的了解,做到取其精華去其糟粕,使之成為經(jīng)得起實(shí)踐檢驗(yàn)、為檔案界所推崇的新型管理辦法。這種良好的局面將不斷循環(huán)演變下去,預(yù)示著我國檔案管理水平走向成熟。

        3、檔案管理制度將變得更加規(guī)范、完善

        檔案管理體系的構(gòu)建,是一項(xiàng)融合了檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案設(shè)置、檔案管理制度確立等多項(xiàng)任務(wù)整合的系統(tǒng)性工作,在未來的發(fā)展過程中,要求檔案管理制度更為規(guī)范、完善,這也是檔案管理工作的核心。檔案管理制度的規(guī)范和完整,能夠?yàn)闄n案管理工作提供可靠的業(yè)務(wù)支撐,縱觀我國目前的檔案管理制度,尚存在一些問題,尤其是在數(shù)字管理平臺的籠罩下,還需要對檔案管理制度進(jìn)行更深層次的規(guī)范和調(diào)整,使其適應(yīng)數(shù)字信息的發(fā)展需求,特別是加強(qiáng)對電子文檔的保存、數(shù)據(jù)交換、技術(shù)鑒定、資源共享等眾多業(yè)務(wù)的規(guī)范,這些均是未來檔案管理制度發(fā)展過程中亟待解決的問題。

        四、結(jié)束語

        檔案管理事業(yè)走向數(shù)字化管理平臺,可以說是迎來了一個嶄新的局面,檔案管理體系發(fā)展的總體趨勢也將越來越適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要,總體呈現(xiàn)出一片大好局面,然而針對檔案管理體系的建設(shè)仍任重道遠(yuǎn),始終不可懈怠,這要求每一位檔案管理工作者肩負(fù)起時代交付的重任,把握每一次機(jī)遇與挑戰(zhàn),與時俱進(jìn),力圖將我國的檔案管理事業(yè)推上更高層次的發(fā)展平臺。

        參考文獻(xiàn):

        [1]虞俊.利用信息化提高檔案管理水平[J].信息與電腦(理論版). 2011(05)

        [2]龔瑞梅,楊英封,劉政,高紅霞.加強(qiáng)信息系統(tǒng)開發(fā) 提升水利檔案管理水平[J].內(nèi)蒙古水利. 2010(06)

        [3]楊振江. 電子文件管理平臺的類型及建設(shè)依據(jù)[J]. 檔案學(xué)研究. 2006(03)

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