宋軍

[摘 要]當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入一個高速發(fā)展的時代，無論是科技還是信息技術(shù)正以日新月異的速度向前發(fā)展，所有的一切都面臨新的挑戰(zhàn)，檔案管理當(dāng)然也不例外。在這樣一種形勢下，過去那種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)與新時代的要求相去甚遠(yuǎn)。要想與時代接軌，檔案信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢。本文首先對檔案管理信息化的概念進(jìn)行闡述，然后對其在當(dāng)前面臨的問題進(jìn)行分析并提出解決的措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；發(fā)展方向

檔案，對于任何一個單位而言都具有重要的意義，都是其不可或缺的信息資源，具有能夠查閱歷史資料、進(jìn)行科學(xué)研究的特點(diǎn)。從這個意義上來說，檔案管理是一項(xiàng)需要專人負(fù)責(zé)的重要工作。社會在進(jìn)步，時代在發(fā)展，過去那種檔案管理的形式在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)條件下顯然是已經(jīng)不能適應(yīng)信息化的發(fā)展，檔案管理信息化勢在必行。但是就目前檔案管理信息化在發(fā)展的過程中還存在一定的問題，我們必須正視這些問題并且制定解決的對策，才能夠真正檔案信息化的發(fā)展。

一、檔案信息化概述

檔案信息化指的是在國家行政管理部門的統(tǒng)一組織以及規(guī)劃之下，在檔案管理之中全面地應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對各種檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的處理、管理以及為社會提供全方位地服務(wù)，從而使得檔案現(xiàn)代化進(jìn)行的步伐加速。這個過程是檔案管理模式從實(shí)體為重心朝著信息為中心的轉(zhuǎn)變。這個過程不是一朝一夕就能完成的，它是一個產(chǎn)期發(fā)展的過程。在這個過程中，應(yīng)該在檔案部門采用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的信息化以及現(xiàn)代化的水平。

二、檔案信息化目前存在的問題

計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展日新月異，一天一個變化，在這種大背景下，檔案管理工作自然也得跟上時代的步伐，但是我們也應(yīng)該看到，在網(wǎng)絡(luò)背景下的檔案學(xué)還沒有誕生，因此檔案信息化目前依舊存在很多問題。

（一）安全壓力問題

在檔案管理工作中，安全是最為重要的一個要素，其次才是方便快捷地查詢。而在實(shí)施信息化管理之后，檔案系統(tǒng)在應(yīng)用的過程中就會出現(xiàn)與其他系統(tǒng)整合的情況，查詢可能會更加方便，但是安全問題也很突出。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身就存在一定的安全隱患，電腦黑客、病毒等都有可能進(jìn)入電腦，造成整個系統(tǒng)的癱瘓或者是數(shù)據(jù)的丟失。

（二）法制健全問題

檔案管理是一項(xiàng)繁蕪復(fù)雜的工作，分類比較細(xì)，因此在管理過程中一般都是采取分散管理的方式。正是由于這個特點(diǎn)，不好制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，因此在立法上就顯得非常薄弱。

（三）人員配備問題

仔細(xì)分析目前的檔案工作人員，既懂得檔案管理專業(yè)又能熟練掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才非常匱乏?？傮w情況是，工作人員所學(xué)專業(yè)相對單一，而且年輕人相對較少，中老年工作者居多，這也造成了他們在掌握信息技術(shù)方面的相對困難。

三、解決的措施

（一）建立完善的安全制度

檔案信息化雖然借助于計(jì)算機(jī)來完成，但是管理權(quán)最終還是在人的手中，因此人員是安全保護(hù)的第一道屏障。從這個角度來說，必須要對檔案工作人員進(jìn)行進(jìn)一步的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們網(wǎng)絡(luò)安全方面的意識，同時要出臺相對完善的安全制度進(jìn)行明文規(guī)定，將各種不安全的因素消滅在萌芽之中。

（二）建立完善的法律制度

任何一項(xiàng)管理工作，都必須要遵循一定的社會法律制度?；谀壳靶畔⒒M(jìn)程存在的法律漏洞，國家要對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行重新地修訂，尤其是針對檔案信息化要出臺一系列的制度來對其進(jìn)行完善，以此來提高全社會對檔案信息化管理的法律意識。

（三）完善人才培養(yǎng)機(jī)制

檔案信息化其實(shí)就是利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來為公眾進(jìn)行服務(wù)，使得這項(xiàng)服務(wù)更加快捷、方便。因此，作為網(wǎng)絡(luò)條件下的一名檔案工作者必須要具備對計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的水平以及對電子文件進(jìn)行系統(tǒng)管理的知識。因此，各單位都要針對這一新形勢進(jìn)一步完善檔案人才的培養(yǎng)機(jī)制，不斷更新他們的觀念，不斷掌握新技能。

四、結(jié)語

總之，檔案信息化的最終實(shí)現(xiàn)不是一朝一夕就能完成的，它是一個長期、復(fù)雜的過程，既需要國家相關(guān)法律制度的支持，同時也需要全體檔案管理人員的積極參與。只要各方一起努力，各種困難也會迎刃而解，檔案信息化最終會實(shí)現(xiàn)，能夠更好地為社會、公眾進(jìn)行服務(wù)。

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