王興伯WANG Xing-bo

（江蘇科技大學(xué)，鎮(zhèn)江 212003）

（Jiangsu University of Science and Technology，Zhenjiang 212003，China）

0 引言

高度重視并加強(qiáng)對(duì)高等學(xué)校食堂的管理工作，及時(shí)改進(jìn)高等學(xué)校食堂管理和運(yùn)行機(jī)制，是高等學(xué)校后勤管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。高校食堂的管理直接關(guān)系到學(xué)生的身體健康、安全以及正常的學(xué)習(xí)與生活，關(guān)系到高等學(xué)校甚至社會(huì)的穩(wěn)定。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校后勤食堂傳統(tǒng)的采購(gòu)核算手段以及方法，在批量、定價(jià)、效率、準(zhǔn)確性、監(jiān)控等方面，已跟不上現(xiàn)代高校后勤數(shù)字化、信息化建設(shè)的步伐和要求，如何借鑒和運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行平臺(tái)，構(gòu)建快捷、透明、適宜的高校食堂采購(gòu)核算信息化系統(tǒng)，已成為一項(xiàng)非常迫切并且重要的課題。針對(duì)這一方面，本文作了積極的探索和有益的嘗試，并在數(shù)家高校后勤管理中運(yùn)用且取得很好的效果。

1 高校食堂傳統(tǒng)采購(gòu)核算模式存在的不足和問(wèn)題

傳統(tǒng)的采購(gòu)核算模式就是用人工或人力的方式，以單個(gè)食堂為單位，自行在社會(huì)市場(chǎng)上分散采購(gòu)到各種所需伙食物資，自行定價(jià)，自主檢斤驗(yàn)質(zhì)，自主進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)，自主班組核算，財(cái)務(wù)部門憑食堂采購(gòu)單結(jié)算貨款。這種傳統(tǒng)的、食堂自主性較強(qiáng)的、人工操作模式，在實(shí)際運(yùn)行中存在著諸多不足和問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下方面。①定價(jià)隨意。由于派人自行采購(gòu)，在買賣交易的過(guò)程中，定價(jià)的方式，都通過(guò)雙方當(dāng)事人協(xié)商定價(jià)，雙方所定價(jià)格與當(dāng)時(shí)市場(chǎng)價(jià)格經(jīng)常會(huì)發(fā)生偏差。②批量不大。由于各個(gè)食堂分別自主采購(gòu)，就單個(gè)品種采購(gòu)量一般偏小，難以形成批量采購(gòu)，小批量采購(gòu)?fù)鶅r(jià)位偏高。③效率較低。傳統(tǒng)模式環(huán)節(jié)較多，采購(gòu)效率較低。④人工差錯(cuò)。由于采購(gòu)環(huán)節(jié)較多，而且每個(gè)環(huán)節(jié)均為手工填單，經(jīng)常發(fā)生丟單、數(shù)字弄錯(cuò)、品牌品種規(guī)格搞錯(cuò)，準(zhǔn)確性差。⑤核算滯后。食堂班組核算和財(cái)務(wù)結(jié)算均人工計(jì)算，及時(shí)性差。⑥庫(kù)存不準(zhǔn)。由于食堂自行采購(gòu)，庫(kù)存盤點(diǎn)時(shí)對(duì)食堂的在庫(kù)、在途物資難以監(jiān)管核對(duì)，庫(kù)存盤點(diǎn)經(jīng)常不準(zhǔn)。⑦驗(yàn)貨差異。食堂對(duì)自行采購(gòu)的物資、檢斤驗(yàn)質(zhì)，時(shí)常疏于嚴(yán)格把關(guān)，有時(shí)出現(xiàn)人情驗(yàn)貨，使收貨發(fā)生偏差。

2 與構(gòu)建高校食堂采購(gòu)核算信息化系統(tǒng)相適宜的相關(guān)條件

要構(gòu)建高校食堂采購(gòu)核算信息化系統(tǒng)，首先必須要構(gòu)建一個(gè)適宜于高校食堂采購(gòu)核算信息化系統(tǒng)的體制與機(jī)制平臺(tái)，在新的平臺(tái)上嵌載系統(tǒng)，使系統(tǒng)和平臺(tái)互為條件。

①建立組織機(jī)構(gòu)。建立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立、專門從事高校食堂伙食物資采購(gòu)核算的機(jī)構(gòu)部門。其主要職能，一是承擔(dān)食堂伙食物資或所有后勤物資的集中采購(gòu)與配送工作；二是建立并維護(hù)采購(gòu)核算系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行；三是負(fù)責(zé)市場(chǎng)信息的采集與公布；四是負(fù)責(zé)供貨方的選擇與貨款結(jié)算等工作。②建立集中統(tǒng)一采購(gòu)的運(yùn)行機(jī)制。一是讓食堂把精力集中到安全生產(chǎn)、豐富供應(yīng)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)上來(lái)；二是讓伙食物資的采購(gòu)職能相對(duì)獨(dú)立，以利于提高采購(gòu)效率和效益。三是使伙食物資的采購(gòu)部門與使用部門，在采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、結(jié)算等環(huán)節(jié)過(guò)程中，相互監(jiān)控，相互制約，做到透明公開。③借鑒互聯(lián)網(wǎng)。把集中采購(gòu)核算工作，納入到互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)上運(yùn)行。④運(yùn)用校園一卡通。將校園一卡通功能聯(lián)接到伙食物資的采購(gòu)核算系統(tǒng)中來(lái)。一是便于食堂對(duì)資金的管理；二是食堂每天收入統(tǒng)計(jì)自動(dòng)生成，為食堂日成本核算提供了條件。⑤引入招投標(biāo)機(jī)制。將學(xué)?；蚝笄诓块T的物資招投標(biāo)辦法，引入到統(tǒng)一采購(gòu)核算系統(tǒng)中來(lái)。采購(gòu)核算系統(tǒng)向各食堂、班組公布的供應(yīng)價(jià)格，必須是通過(guò)招投標(biāo)環(huán)節(jié)形成的價(jià)格。

3 高校食堂采購(gòu)核算信息化系統(tǒng)體現(xiàn)的主要功能

①合格供應(yīng)商的資質(zhì)管理。經(jīng)過(guò)招標(biāo)程序，定期規(guī)定更換伙食物資供應(yīng)商，當(dāng)前進(jìn)入的供應(yīng)商名單和經(jīng)營(yíng)資質(zhì)在網(wǎng)內(nèi)予以公布，一定權(quán)限內(nèi)可了解各供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)情況。②公布供應(yīng)價(jià)格。經(jīng)過(guò)學(xué)校和后勤二級(jí)招標(biāo)采購(gòu)，對(duì)當(dāng)前時(shí)段，各類供應(yīng)商供貨的價(jià)格在網(wǎng)上公布，各食堂在各供應(yīng)商提供的規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格中，選擇質(zhì)價(jià)相當(dāng)?shù)墓?yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。③采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)。按照提前訂貨的原則，各食堂必須提前一天，在食堂采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)上，申請(qǐng)選訂第二天的所有伙食原料以及今后一段時(shí)間內(nèi)使用的調(diào)味品和低質(zhì)易耗品。選訂后并經(jīng)食堂負(fù)責(zé)人、飲服中心負(fù)責(zé)人及采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人分級(jí)確認(rèn)后，在網(wǎng)上將采購(gòu)指令分發(fā)給相應(yīng)供應(yīng)商，供應(yīng)商接到訂單后在一定的時(shí)間內(nèi)配送到位。④原材料驗(yàn)收確認(rèn)。供應(yīng)商把伙食物資配送到各食堂后，由供貨方、采購(gòu)部門、食堂三方共同驗(yàn)收，檢斤驗(yàn)質(zhì)，規(guī)格或數(shù)量有差異的品種，需重新確認(rèn)，所有驗(yàn)收結(jié)果，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)反饋到后勤采購(gòu)中心，采購(gòu)中心憑食堂驗(yàn)收確認(rèn)信息，對(duì)供貨商結(jié)算貨款。⑤食堂成本核算。由于食堂每天都能掌握當(dāng)日營(yíng)業(yè)收入、各類成本開支數(shù)據(jù)，食堂當(dāng)天供應(yīng)結(jié)束后，各班組的日成本核算單，通過(guò)電腦自動(dòng)生成。月底，食堂每月成本核算單，同樣自動(dòng)生成。⑥倉(cāng)儲(chǔ)物資監(jiān)管。一是庫(kù)存帳物一致，隨時(shí)可控。由于倉(cāng)庫(kù)物資數(shù)據(jù)通過(guò)電腦同步反映數(shù)量增減，對(duì)食堂庫(kù)存物資可做到時(shí)刻監(jiān)控。二是對(duì)最低庫(kù)存量和臨時(shí)保質(zhì)期的品種進(jìn)行預(yù)警。由于電腦網(wǎng)絡(luò)時(shí)刻反映庫(kù)存量和庫(kù)存品的保質(zhì)時(shí)間，一旦臨近界限，自動(dòng)提醒警示。⑦統(tǒng)計(jì)分析。一是價(jià)格分析，各食堂電腦對(duì)每個(gè)采購(gòu)品種過(guò)去一段時(shí)間價(jià)格變化，都能顯示價(jià)格變化曲線圖，讓食堂了解價(jià)格變化過(guò)程，可對(duì)價(jià)格走勢(shì)作一些預(yù)測(cè)。二是毛利控制分析，通過(guò)食堂日成本核算數(shù)據(jù)，可分析影響食堂收支平衡的因素，并加以控制。

4 實(shí)施高校食堂采購(gòu)核算信息化系統(tǒng)運(yùn)行帶來(lái)的變化

①為高校食堂伙食物資的集中采購(gòu)帶來(lái)了便利。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，促進(jìn)了集中采購(gòu)核算配送工作的進(jìn)程，改變了原有高?；锸澄镔Y采購(gòu)，分散、多頭、復(fù)雜、量小的傳統(tǒng)模式。②效率提高。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，改變采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)手工連接的方式，實(shí)現(xiàn)了伙食物資請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買、運(yùn)輸、結(jié)算等各環(huán)節(jié)“零距離”對(duì)接，極大地提高了采購(gòu)效率。③數(shù)字更準(zhǔn)。由于使用網(wǎng)絡(luò)傳輸、自動(dòng)核算，使食堂的采購(gòu)、成本核算、庫(kù)存等管理數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。④公開透明。由于采購(gòu)核算的程序統(tǒng)一規(guī)范，減少了人為因素，使伙食物資的采購(gòu)核算過(guò)程更加公開透明。⑤便于管控。借助于信息系統(tǒng)，對(duì)供貨商進(jìn)入，對(duì)食堂采購(gòu)的品種、數(shù)量、庫(kù)存量、供應(yīng)毛利等方面的調(diào)控管理更加有力。每一層可隨時(shí)查看了解分管部門、班組的采供信息。⑥網(wǎng)絡(luò)辦公。通過(guò)實(shí)施食堂伙食物資信息系統(tǒng)，為高校后勤各食堂現(xiàn)代化無(wú)紙辦公創(chuàng)造了條件。

本文對(duì)構(gòu)建高校食堂采購(gòu)信息化系統(tǒng)的動(dòng)因、條件、功能、效果等方面進(jìn)行了分析論述，并在數(shù)家高校后勤管理中得到運(yùn)用完善，取得較好的實(shí)踐效果。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，高校食堂采購(gòu)核算信息化系統(tǒng)的作用，將愈加彰顯，功能將更加完備，應(yīng)用將更加廣泛。

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