羅珊珊

（北京大學(xué)信息管理系 北京 100871）

紐約公共圖書館的法人治理結(jié)構(gòu)*

羅珊珊

（北京大學(xué)信息管理系 北京 100871）

紐約公共圖書館在總館層面建立理事會(huì),作為最高決策及監(jiān)督機(jī)構(gòu)。理事會(huì)成員包括表決理事、榮譽(yù)理事和終身理事，其職責(zé)各有區(qū)別。理事會(huì)設(shè)立若干常務(wù)委員會(huì)和特殊委員會(huì)，負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門的具體工作情況，并為理事會(huì)決策提供專業(yè)建議。其法人治理體系已經(jīng)形成了較為完善的內(nèi)部分權(quán)制衡機(jī)制和外部監(jiān)督約束機(jī)制。

公共圖書館 法人治理結(jié)構(gòu) 管理體系 運(yùn)行機(jī)制

紐約公共圖書館（New York Public Library）歷史悠久，于1895年正式成立，現(xiàn)已成為美國(guó)最大的公共圖書館系統(tǒng)，共有88個(gè)分館、4個(gè)學(xué)術(shù)研究中心，覆蓋了紐約曼哈頓、布朗克斯和斯塔滕島等地，每年都能吸引超過(guò)1800萬(wàn)的到館讀者以及來(lái)自200多個(gè)國(guó)家的數(shù)百萬(wàn)網(wǎng)絡(luò)用戶。其法人治理結(jié)構(gòu)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期探索，已經(jīng)發(fā)展得相當(dāng)成熟。

1 法人治理的基本架構(gòu)

紐約公共圖書館體系龐大，下屬80多個(gè)分館，但各分館的具體業(yè)務(wù)工作有較高的相似性，因此，為了提高工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)各分館的統(tǒng)一管理，紐約公共圖書館只在總館層面設(shè)置了理事會(huì)（Board of Trustees）。理事會(huì)作為圖書館的最高決策及內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，具有決定圖書館整體發(fā)展戰(zhàn)略及發(fā)展規(guī)劃、對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行決策、對(duì)各分館及分部門的工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督等權(quán)力。

理事會(huì)根據(jù)專家委員會(huì)擬定的候選名單，通過(guò)投票，選舉并任命各分館的管理層人員，由各館的管理層人員負(fù)責(zé)各自館內(nèi)具體工作的領(lǐng)導(dǎo)及監(jiān)督工作。圖書館的管理層人員主要應(yīng)當(dāng)包括：理事會(huì)主席（Chariman）及副主席；行政主管（Presidents）；首席圖書館管理者（Chief Library Officer）；安德魯·梅隆基金會(huì)主管（Andrew W. Mellon Director）；負(fù)責(zé)公共服務(wù)的副行政主管（Vice President for Public Service）；首席運(yùn)營(yíng)官（Chief Operating Officer）；首席財(cái)務(wù)官（Chief Financial Officer）；一個(gè)或多個(gè)高級(jí)行政主管（Senior Vice Presidents），副行政主管（Vice Presidents）及助理行政主管（Assistant Vice Presidents）；秘書長(zhǎng)（Secretary）；財(cái)務(wù)主管（Treasurer）；法律顧問(wèn)（General Counsel）；首席投資官（Chief Investment Officer）以及相應(yīng)的秘書長(zhǎng)助理，財(cái)務(wù)主管助理和其他理事會(huì)選出的管理人員。理事會(huì)還可以推選一個(gè)或多個(gè)可對(duì)圖書館事務(wù)提出建議，但無(wú)需對(duì)圖書館事務(wù)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任的榮譽(yù)管理人員。各管理人員分工明確，分別負(fù)責(zé)圖書館不同類型事務(wù)的具體執(zhí)行及管理職責(zé)。一方面，各分館的管理人員在遵照理事會(huì)制定的內(nèi)部章程及相關(guān)規(guī)定的情況下，保留一定的自主決定權(quán)，可自行對(duì)館內(nèi)的各項(xiàng)具體工作作出決策；另一方面，各分館的管理人員需定期向理事會(huì)匯報(bào)館內(nèi)的工作情況，特別在遇到涉及圖書館長(zhǎng)期發(fā)展的戰(zhàn)略性問(wèn)題時(shí)，必須向理事會(huì)請(qǐng)示，不能擅自作出決定。

2 理事會(huì)的構(gòu)成

為了確保理事會(huì)決策的公正性及科學(xué)性，理事會(huì)的產(chǎn)生需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的篩選及任命機(jī)制，一般都是通過(guò)選任制或委任制的方式，推選杰出的圖書館工作人員、政府部門代表及社會(huì)人士作為理事。

一般而言，理事會(huì)包括25-48名的表決理事（Voting Trustees）以及若干名名譽(yù)理事（Honorary Trustee）和終身理事（Life Trustee），其具體數(shù)目由理事會(huì)通過(guò)投票方式?jīng)Q定［2］。

三類理事的產(chǎn)生方式不同，其職責(zé)也有差異。

表決理事一般是由提名委員會(huì)提名，經(jīng)理事會(huì)投票表決產(chǎn)生，任期三年，可連任。其中，有4名當(dāng)然理事（Trustees serving ex officio）是來(lái)自政府相關(guān)部門的授權(quán)任命。為了充分反映各利益相關(guān)方的訴求，理事會(huì)的成員包括圖書館館長(zhǎng)、市長(zhǎng)、審計(jì)官、議會(huì)發(fā)言人等。但考慮到具體工作安排的原因，市長(zhǎng)、審計(jì)官及議會(huì)發(fā)言人不一定親自參與到理事會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)中來(lái)，可任命代表，代為行使表決理事的權(quán)利及義務(wù)。名譽(yù)理事是由連續(xù)擔(dān)任兩屆理事、持續(xù)服務(wù)兩個(gè)三年任期，期間對(duì)圖書館及社會(huì)有著突出的工作貢獻(xiàn)、卸任時(shí)年齡在70-75歲的理事組成的，任期為一年。而終身理事則是理事會(huì)考核已經(jīng)卸任的理事的工作表現(xiàn)進(jìn)行任命的，并無(wú)任期時(shí)長(zhǎng)的限制。

從具體職責(zé)看，在理事會(huì)的日常會(huì)議上，只有表決理事才擁有投票表決權(quán)，名譽(yù)理事和終身理事雖然能參與相關(guān)事宜的討論，但并不能對(duì)其進(jìn)行投票表決。而在各理事會(huì)下屬的委員會(huì)會(huì)議上，除了明確規(guī)定“終身理事無(wú)權(quán)參與執(zhí)行委員會(huì)、審計(jì)委員會(huì)、投資委員會(huì)、提名委員會(huì)、發(fā)展與政策委員會(huì)及薪酬委員會(huì)的投票決議”這一特殊情況外，名譽(yù)理事和終身理事同其他委員會(huì)成員一樣，都擁有一票表決權(quán)。

此外，為了確保每次會(huì)議的參會(huì)理事總能達(dá)到法定人數(shù)，理事會(huì)的理事被簡(jiǎn)單分為三個(gè)不同的組，每組在人數(shù)規(guī)模上大致相同。每年的年度選舉會(huì)議上都會(huì)有一組，即大約三分之一的理事需要重新競(jìng)選。這就保證了在未來(lái)一年的理事會(huì)日常會(huì)議過(guò)程中總有足夠數(shù)量的理事能參與投票表決。

3 理事會(huì)決策機(jī)制

理事會(huì)在進(jìn)行決策的過(guò)程中，一方面需要確保各利益相關(guān)方的利益訴求都能夠得到體現(xiàn)，保證決策的民主性，另一方面需要考慮圖書館長(zhǎng)期發(fā)展的利益，保證決策結(jié)果的科學(xué)性。因此，除了規(guī)范理事會(huì)的推選機(jī)制及決策方式之外，理事會(huì)還會(huì)定期對(duì)各理事進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。所有的理事在就職期間都會(huì)參與統(tǒng)一培訓(xùn)，了解自身的具體職責(zé)，掌握決策過(guò)程中需要的與圖書館事務(wù)相關(guān)的基本知識(shí)?？紤]到各理事的情況各不相同，根據(jù)其自身情況，培訓(xùn)方式包括自行閱讀有關(guān)的指南或手冊(cè)，集中參與培訓(xùn)課程或講座或者在線參與培訓(xùn)課程等。

此外，理事會(huì)還設(shè)立了常務(wù)委員會(huì)（Standing Committee）與特殊委員會(huì)（Special Committee），負(fù)責(zé)監(jiān)督管理層及各業(yè)務(wù)部門的具體工作，并為理事會(huì)決策提供專業(yè)建議。常務(wù)委員會(huì)作為理事會(huì)的常設(shè)機(jī)構(gòu)，對(duì)各部門工作進(jìn)行考核審查，并將審查結(jié)果反饋給理事會(huì)，為理事會(huì)的科學(xué)決策提供可靠的實(shí)踐依據(jù)。根據(jù)具體事務(wù)的類型劃分，設(shè)有以下幾個(gè)委員會(huì)：執(zhí)行委員會(huì)（Executive Committee），審計(jì)委員會(huì)（Audit Committee），資金規(guī)劃及設(shè)施管理委員會(huì)（Committee on Capital Planning and Facilities），薪酬及人力管理委員會(huì)（Compensation and Talent Development Committee），發(fā)展委員會(huì)（Development Committee），財(cái)政委員會(huì)（Finance Committee），投資委員會(huì)（Investment Committee），提名委員會(huì)（Nominating Committee），項(xiàng)目規(guī)劃及政策委員會(huì)（Program and Policy Committee）。各委員會(huì)分工明確，各自負(fù)責(zé)不同領(lǐng)域具體事務(wù)的定期審核匯報(bào)及決策建議工作。

常務(wù)委員會(huì)一般只能由表決理事和終身理事組成，但理事會(huì)可任命非理事?lián)稳我獬ＴO(shè)委員會(huì)或其下屬小組委員會(huì)的顧問(wèn)、不投票成員。特殊委員會(huì)則是理事會(huì)根據(jù)特殊事務(wù)增設(shè)的機(jī)構(gòu)，在特殊事務(wù)處理完畢之后即可解散。但不論是常務(wù)委員會(huì)還是特殊委員會(huì)，其成員一般都是由理事會(huì)在年會(huì)上指定的，額外的指定或任命可在任意一次理事會(huì)的后續(xù)會(huì)議中進(jìn)行。

委員會(huì)的每次會(huì)議都會(huì)記錄在案，并向圖書館的秘書長(zhǎng)提供副本。同時(shí)，委員會(huì)主席本人或其授權(quán)的代表人員應(yīng)當(dāng)定期向執(zhí)行委員會(huì)和理事會(huì)全體理事提供對(duì)其相關(guān)舉措建議的口頭或書面報(bào)告，為理事會(huì)的各項(xiàng)具體決策提供專業(yè)的參考意見(jiàn)。

4 監(jiān)督機(jī)制

為了確保圖書館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范化及有序化，紐約公共圖書館不僅通過(guò)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的分工與制衡來(lái)提高圖書館工作的業(yè)務(wù)效率，還通過(guò)外部的監(jiān)督約束機(jī)制對(duì)其工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估。

4.1 內(nèi)部分權(quán)制衡機(jī)制

內(nèi)部分權(quán)制衡制度具體主要體現(xiàn)在職能分工機(jī)制、用人機(jī)制、薪酬分配機(jī)制和績(jī)效評(píng)價(jià)這幾方面。

在職能分工機(jī)制方面，總體上看，紐約公共圖書館是由理事會(huì)進(jìn)行決策，交由圖書館管理層及其下屬部門執(zhí)行具體業(yè)務(wù)操作，全過(guò)程再由理事會(huì)及委員會(huì)共同監(jiān)督。上至理事會(huì)、委員會(huì)，下至管理層各高級(jí)管理人員，圖書館都在其內(nèi)部章程中對(duì)其具體職責(zé)范圍作出了明確規(guī)定，使各部門及其工作人員能夠各司其職。

在用人機(jī)制方面，理事會(huì)理事、委員會(huì)委員以及各高級(jí)管理人員一般都應(yīng)當(dāng)由提名委員會(huì)擬定候選名單，再經(jīng)理事會(huì)投票決定進(jìn)行任命。整個(gè)過(guò)程公開透明，確保人才得到重用。

在薪酬分配機(jī)制方面，理事會(huì)成員屬于社會(huì)公益職位，不接受任何形式的薪酬補(bǔ)助，但可接收作為圖書館管理人員或工作人員等非理事職位服務(wù)的工作報(bào)酬。并且，為了確保理事會(huì)成員沒(méi)有機(jī)會(huì)借職務(wù)之便謀取私利，薪酬委員會(huì)、審計(jì)委員會(huì)、財(cái)務(wù)委員會(huì)等都有比較嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)理事的行為進(jìn)一步進(jìn)行了規(guī)范。

在績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制方面，除了各部門上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的直接評(píng)估之外，理事會(huì)設(shè)置的各類常設(shè)委員會(huì)分別負(fù)責(zé)審核各部門的具體業(yè)務(wù)，并針對(duì)其評(píng)估表現(xiàn)，向理事會(huì)匯報(bào)并提出相關(guān)建議。

這些機(jī)制促使內(nèi)部各部門及工作人員能夠明確自身的職責(zé)范圍，并能夠有效對(duì)其進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)與監(jiān)督，促使各業(yè)務(wù)部門工作效率能夠有效提高。

4．2 外部監(jiān)督約束機(jī)制

圖書館的外部監(jiān)督約束力量主要來(lái)自政府相關(guān)部門及社會(huì)群眾。

政府對(duì)圖書館進(jìn)行監(jiān)督的方式主要有兩種：

（1）派遣代表作為理事會(huì)成員，參與到圖書館業(yè)務(wù)的決策與監(jiān)督工作中。紐約市市長(zhǎng)、審計(jì)官、議會(huì)發(fā)言人等都可親自參加或者派人參加圖書館理事會(huì)的各項(xiàng)工作中，監(jiān)督圖書館是否依照有關(guān)法律規(guī)定正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（2）審核圖書館年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)報(bào)告，以此確定需要向圖書館投入資金的數(shù)目。紐約公共圖書館的日常運(yùn)營(yíng)及維護(hù)資金主要來(lái)自基金會(huì)收入、社會(huì)捐贈(zèng)及政府投入，并且以政府投入為主。因此，在圖書館定期公開的年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件上，會(huì)具體羅列出各類資金來(lái)源的數(shù)目，以及該年度圖書館需要支付的各類項(xiàng)目運(yùn)作、基本建設(shè)等所需費(fèi)用，政府可以根據(jù)這些財(cái)務(wù)報(bào)表對(duì)其工作進(jìn)行監(jiān)督。

社會(huì)群眾則主要通過(guò)圖書館定期公開的財(cái)務(wù)報(bào)表、年度報(bào)告等文件，對(duì)其工作成效進(jìn)行監(jiān)督，并且可通過(guò)直接給理事會(huì)主席及其他高級(jí)主管寫信、網(wǎng)絡(luò)留言等方式行使監(jiān)督權(quán)力。而且，理事會(huì)的會(huì)議除某些涉及保密事宜的特殊會(huì)議之外，社會(huì)公眾可根據(jù)圖書館首頁(yè)公布的會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)，到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)參與會(huì)議的討論。

綜上所述，紐約公共圖書館通過(guò)法人治理的方式對(duì)圖書館進(jìn)行管理，一方面使得決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)相互分離，推動(dòng)了業(yè)務(wù)效率的提高；另一方面，使得圖書館管理有章可循，使其變得更加規(guī)范化。雖然紐約公共圖書館在推行法人治理結(jié)構(gòu)的過(guò)程中也曾遭遇困境，但在歷經(jīng)多次對(duì)理事會(huì)的組織結(jié)構(gòu)及管理章程的調(diào)整之后，逐步形成了目前比較完善的管理體系，這對(duì)于其他圖書館的管理機(jī)制改革無(wú)疑有著重要的參考價(jià)值及借鑒意義。

［1］About The New York Public Library［EB/OL］.［2013-06 -30］.http://www.nypl.org/help/about-nypl.

［2］New York Public Library bylaws［EB/OL］.［2013-11-20］. http://www.nypl.org/sites/default/files/nyplbylaws.pdf.

［3］Handbook for Library Trustees of New York State［EB/ OL］.［2013-06-30］.http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trus tees/handbook/index.html.

［4］President and Leadership［EB/OL］.［2014-01-05］.http:// www.nypl.org/help/about-nypl/president-and-leadership.

［5］Ethics and Conflicts Policy for Trustees and Officers［EB/ OL］.［2010-05-12］.http://www.nypl.org/sites/default/files /trustee_officer_policy_amended051210.pdf.

［6］Past Annual Reports［EB/OL］.［2013-06-30］.http://www. nypl.org/help/about-nypl/annual-report/past-reports.

The Corporate Governance Structure of the New York Public Library

The New York Public Library has a single Board of Trustees in the main Library,which is charged with the full power to manage and control the property and affairs of The New York Public Library.The trustee,including Voting Trustee,Honorary Trustee and Life Trustee,have different duties.The Board of Trustees establishes several Standing Committee and Special committee to oversee the daily work of different departments,and to offer professional advice.The corporate governance system in the NYPL has a sound supervision system both internal and external.

public library；corporate governance；management system；operating mechanism

G259

A

1003-6938（2014）02-0017-03

羅珊珊（1990-），女，北京大學(xué)信息管理系碩士研究生。

*本文系國(guó)家社科基金重大項(xiàng)目“加快公共文化立法，提高文化建設(shè)法制化水平研究”（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：12&ZD032）研究成果之一。

2014-04-20；責(zé)任編輯：魏志鵬