胡秋煦

[摘 要]時間管理是有目標地應用可靠的技巧，合理有效地利用可以支配的時間。時間管理的目的就是將時間投入與目標相關(guān)的工作，達到“三效”.即效果、效率、效能。效果，是確定的期待結(jié)果；效率，是用最小的代價或花費所獲得的結(jié)果；效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結(jié)果。

[關(guān)鍵詞]圖書館；人本管理；時間管理

科學合理地使用時間是現(xiàn)代人社會性格的一個重要標志。時間是一種重要的資源，它具有不變性、無存貯性和無替代性，但卻可以對其進行有效管理和使用。時間管理理論到目前為止已經(jīng)發(fā)展了五代：第一代傾向于備忘錄式，一方面順其自然，另一方面也會追蹤時間的安排。這種管理的優(yōu)點是：應變力強、壓力很小。但備忘錄式的時間管理沒有嚴整的組織框架，比較隨意，有時會處于應付狀況。第二代強調(diào)的是“規(guī)劃與被備”類型，特點是制定時間表。第三代強調(diào)的是價值，制定中、長、短期的目標以期實現(xiàn)一種價值觀。它的特點是以價值為導向的一種學習或工作方式，效率較高、井然有序，稱為效率式。第四代傾向于一切以自然法則為中心的羅盤理論。它不是換一個時鐘，而是提供一個羅盤，因為人走得快是一回事，方向?qū)Σ攀亲钪匾?。第四代時間管理的特點是以人為本，追求生活品質(zhì)和健康快樂的人生。通過時間與人的互動以達到人與人的互動，從而產(chǎn)生工作效益的最大化。第四代時間管理與人本管理的理念相一致。

1、要有明確的目標，制定圖書館發(fā)展戰(zhàn)略

做正確的事情，勝于正確地做事情。先把事情做對，再把事情做好。這是每一位管理者，必須牢記的原則。把事情做對，是保持與組織目標一致的關(guān)鍵。而把事情做好，是實現(xiàn)組織目標的途徑。如果方向錯了，工作效率越高.偏離組織目標越遠。

圖書館一定要制定長、中、短期計劃與規(guī)劃，要制定發(fā)展戰(zhàn)略。制定戰(zhàn)略性長期規(guī)劃是管理的必要程序之一。此規(guī)劃通常也稱作戰(zhàn)略計劃，一般是對今后3至10年所他的長遠打算。它考慮的是機構(gòu)將采取哪些步驟，如何取得預期的變化和效果。有專家給戰(zhàn)略計劃下的定義是：通過規(guī)劃在給定的一段時期內(nèi)，機構(gòu)將通過哪些行動步驟改變現(xiàn)狀，達到期望的目的。相比之下，短期計劃覆蓋的時間范圍比較小，比如今后一兩年。年度預算、設施更新計劃、某項特定業(yè)務的開發(fā)計劃——如網(wǎng)上搜索服務上馬計劃，都屬于短期計劃的例子。

制定戰(zhàn)略計劃的動機很多。它可以是尋求改變機構(gòu)的發(fā)展方向；把資源（人力、經(jīng)費等）轉(zhuǎn)移到更重要的項目上；獲取更佳的決策信息；優(yōu)化內(nèi)部部門之間的協(xié)調(diào)；更好地了解周遭環(huán)境變化；制定現(xiàn)實的、可能實現(xiàn)的、或是更高的目標；刺激一個“疲軟”的機構(gòu)等等。通過制定戰(zhàn)略計劃，機構(gòu)希望明確自身的意圖，確定方向和發(fā)展重點，提供一個制定政策和決策的框架，幫助實現(xiàn)資源的有效分配和利用，識別關(guān)鍵問題和局限因素，收集關(guān)鍵性的決策信息。圖書館則可以更緊密地和機構(gòu)的使命及各項業(yè)務相結(jié)合，通過服務用戶和機構(gòu)，展示信息帶來的優(yōu)勢相對生產(chǎn)力的促進.使自己成為重要的團隊成員。

在美國，圖書館之所以要制定戰(zhàn)略計劃，很大一個原因是出于當前經(jīng)濟形勢帶來的壓力。圖書館必須努力證明自身的存在價值。上級部門在做戰(zhàn)略性檢視時，也會對圖書館加壓。戰(zhàn)略計劃有助于圖書館在各組織部門中保持戰(zhàn)術(shù)性優(yōu)勢。越來越多的專業(yè)文獻開始探論圖書館的規(guī)劃、組織戰(zhàn)略、戰(zhàn)略管理和戰(zhàn)略計劃等命題。

知識、信息與通訊技術(shù)革命給世界帶來前所未有的變化。作為圖書館管理者，制定圖書館發(fā)展戰(zhàn)略顯得十分重要與緊迫。而目前有些圖書館的現(xiàn)狀卻是管理者在上任之初總是要做出一些形象工程，在圖書館的發(fā)展、服務、競爭及人才的素質(zhì)結(jié)構(gòu)定位方面出現(xiàn)錯位和偏離，盲目發(fā)展、忽視長期規(guī)劃。由于缺乏發(fā)展戰(zhàn)略及方向所造成的時間浪費是圖書館在時間管理上的最大失誤。

2、要忙于其它事務而偏離組織目標

有些圖書館管理者和館員，長期從事與圖書館無關(guān)的業(yè)務和事務，偏離了圖書館的目標。在參加這些活動之后，在圖書館管理和工作方面會顯得力不從心，出現(xiàn)個人目標與組織目標的錯位，最終造成個人目標與組織目標難以雙贏。

3、要合理安排，勞逸結(jié)合

圖書館要合理安排館員的作息時間，要勞逸結(jié)合。在辛苦工作的情況下，要保證館員的休息時間。要給館員提供體育鍛煉、休閑娛樂的空間和時間。如果只是一味地要求館員工作，不重視館員的健康，將會引發(fā)嚴重的后果。這種以犧牲健康為代價來換取事業(yè)的發(fā)展，并不是一個量完美的選擇。

4、認識和把握時間的價值性

在管理當中時間是有成本的。館員在圖書館的工作時間，是圖書館以支付工資和各種福利的方式換來的。館員把自己的時間以上述方式交換給圖書館，在規(guī)定的上班時間內(nèi)，不可能再同時在另一個單位的另一個崗位工作。即使館員在圖書館做的是極其平凡的工作，因為他放棄了可以從事更好的職業(yè)或更多賺錢的機會，圖書館也應該尊重他的勞動和奉獻。而不應該因為他的平凡的崗位和有時微不足道的業(yè)績，而輕視甚至蔑視他。

5、要掌握溝通的技巧，善于管理情緒

從某種意義上說，管理時間就是管理情緒。因為良好的情緒會產(chǎn)生正確的行為，導致正確的結(jié)果，也最節(jié)省時間。反之，不良情緒產(chǎn)生錯誤的行為，導致錯誤的結(jié)果，也就浪費了時間。聰明的管理者，應該世事洞明，人情練達，善解人意。及時溝通，及時解決，不留后患。館員情緒好了，才有好的服務態(tài)度，才有好的工作質(zhì)量，才會節(jié)省時間。

6、圖書館時間管理的方式

管理者要熟練掌握時間管理的不同方式，才能成為時間的主人，才能立于不敗之地。時間的浪費是最大的浪費，消磨時間是最無聊的行為。時間就像海綿里的水，需要合理地安排和利用。用積極樂觀的心態(tài)去迎接每一天，安排好工作和休息，這樣不僅會增加我們生命的廣度，也會增加生命的長度，同時為社會、為圖書館、為家庭做出更大的貢獻，帶來更多的歡樂。

7、設置并管好圖書館自由時間

所謂自由時間，是指容許員工在上班時間段以內(nèi)，抽出一定的時間自由支配。自由時間又叫“自控時間”。所謂圖書館“自由時間”管理，是指圖書館領(lǐng)導拿出一部分工作時間完全交給圖書館員自己自由支配。

圖書館管理者總是想充分利用圖書館員的工作時間，但實際上圖書館員的一部分工作時間總是會損失掉。聰明的圖書館管理者應該知道，即使不給圖書館員自由時間，他們也會想辦法偷懶，與其偷偷摸摸，弄得兩邊都不災，何不讓圖書館員公開地、自由地支配一小段時間？變“偷懶時間”為“自由時間”，這是對圖書館員的尊重和信任，同時更彰顯了圖書館管理者的管理智慧，可以很好地體現(xiàn)其人性化、柔性化管理的人文情懷。

自由時間制度，一般來說在采編等不接觸讀者的部門比較容易實行。大不了到了一定的時間段，宣布休息一會兒就是了。流通閱覽等部門接觸讀者的工作崗位，一般很難設置自由時間。因為工作性質(zhì)所決定，館員要面對并服務讀者，是不允許脫離崗位的。也就是說所謂守攤的，離不開。譬如閱覽室看門人，就須臾不能離開。流通辦借還書手續(xù)的，注意力始終集中在這方面。這就要采取靈活的辦法，在作息制度安排上想辦法，使其更加合理、更加人性化。或者，多安排一些人手，大家輪流休息一些時段。在休息時段，可以自由支配。還可以獎勵一定的時間，讓其休假，或進修、學習等等。還有些工作崗位，譬如說在書庫取書的崗位，在沒有讀者要求取書的時段，在完成了圖書上架、整架和衛(wèi)生工作以后，與其聊天說閑話、眼睛看天花板，倒不如允許他們學習一會兒來得劃算。特別是搞參考咨詢的崗位，在沒有咨詢的時段，你不讓他看書，把時間浪費掉，下班回到家里洗衣做飯帶孩子，累了休息看電視，還哪有時間學習啊。不學習提高不了，拿什么為讀者參考咨詢。只能是敷衍了事，得過且過。結(jié)果是節(jié)省不了讀者的時間，反而浪費。

圖書館在為用戶服務時，一定要快、要搶時間。要高速度、高效率，幫助用戶搶占先機，立于不敗之地。反之，磨磨蹭蹭，拖拖拉拉，提供信息遲到、過時，就會使圖書館的價值大打折扣。圖書館的內(nèi)部工作也要講求速度和效率。一項工作與其曠日持久耗時間，不如速戰(zhàn)速決省時間。與其搞疲勞戰(zhàn)，不如在提前完成任務之后，拿出一點時間用于休息和學習。

圖書館人本管理語境下的時間管理，崇尚以人為本的理念，關(guān)注館員的學習和健康，關(guān)懷館員的成長和全面發(fā)展。只有擁有了一流的館員團隊，才能辦成一流的圖書館。只有一流的時間管理，才能取得一流的業(yè)績。這是再簡單不過的道理，毋庸置疑。

參考文獻：

[1]陳婉儀.關(guān)于圖書館人本管理模式的探討[J].圖書館學刊.2011（02）