邢振東

摘 要：新形勢(shì)下，辦公室在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著非常重要的作用，能夠給企業(yè)提供綜合性的服務(wù)。本文首先指出新形勢(shì)下辦公室工作的特征，基于此，指出新形勢(shì)下企業(yè)辦公室工作中存在的主要問(wèn)題，并闡明相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：辦公室；管理；策略

一、新時(shí)期企業(yè)辦公室工作的主要特征

（一）協(xié)調(diào)性。在企業(yè)管理之中，辦公室具有溝通和協(xié)調(diào)的責(zé)任，最終能夠維持企業(yè)平時(shí)的工作秩序，盡快將各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)精神傳達(dá)到位。

（二）參謀性。通常情況下，辦公室相關(guān)工作人員經(jīng)常需到工作一線(xiàn)，通過(guò)這種方式來(lái)聽(tīng)取廣大人民群眾的呼聲、掌握基層問(wèn)題。尤其應(yīng)當(dāng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)同時(shí)提出許多好的意見(jiàn)建議，盡快匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，使他們?cè)谧龀鰶Q策的時(shí)候加以借鑒。

（三）保障性。辦公室一方面應(yīng)當(dāng)確保高效率的將上級(jí)主管機(jī)構(gòu)與內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)安排的工作完成，另一方面應(yīng)當(dāng)保障和內(nèi)部每一個(gè)科室構(gòu)建起榮融洽的工作關(guān)系，從而能夠有效激發(fā)廣大職工的熱情，使他們能夠密切配合，順利完成任務(wù)。

二、新時(shí)期企業(yè)辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）缺乏創(chuàng)新管理觀念。按照傳統(tǒng)的思想，辦公室職責(zé)即平時(shí)的收發(fā)公文與文秘工作，是服務(wù)于整個(gè)企業(yè)的單位。然而，伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的急劇發(fā)展，新形勢(shì)下，對(duì)辦公室工作的形式與內(nèi)容等方面均提出一系列新的要求，這就需要積極對(duì)管理觀念創(chuàng)新，使其能夠滿(mǎn)足社會(huì)的需要。

（二）管理水平相對(duì)較低?，F(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)依舊沿用過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)管理法來(lái)管理辦公室，通常情況下，職工根據(jù)個(gè)人方法進(jìn)行，尚未建立統(tǒng)一的規(guī)范制度。導(dǎo)致辦公室管理過(guò)程中常常出現(xiàn)許多失誤，無(wú)法實(shí)現(xiàn)操作制度化和規(guī)范化，最終對(duì)公司工作效率產(chǎn)生不利影響。所以唯有制定系統(tǒng)全面的管理制度，逐漸提升管理水平，才可為該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供保障；唯有提前將各項(xiàng)瑣碎的工作準(zhǔn)備完善，才能使自身的職責(zé)得到發(fā)揮。所以，需要相關(guān)工作人員按照具體情況，將舊制度摒棄，努力探索新的工作方法，通過(guò)合理的措施與思想提高工作質(zhì)量。

（三）缺乏高素質(zhì)的辦公人員。一直以來(lái)，辦公室均被視為行政服務(wù)部門(mén)，所以，在配置人員過(guò)程中，大部分公司側(cè)重于選用許多擁有較強(qiáng)組織協(xié)調(diào)與文字材料處理能力的人。伴隨社會(huì)的日益發(fā)展，辦公室的管理職能同樣逐漸拓寬，其在做好平時(shí)服務(wù)工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)為企業(yè)的決策預(yù)測(cè)貢獻(xiàn)力量，因此，在選擇辦公室人員過(guò)程中應(yīng)當(dāng)逐漸調(diào)整策略。新形勢(shì)之下，企業(yè)需要尤其強(qiáng)調(diào)培養(yǎng)他們的綜合管理能力，使他們的知識(shí)不斷豐富，從而使他們的理念與視野及時(shí)轉(zhuǎn)變。高素質(zhì)的辦公室人才一方面擁有及時(shí)搜集與分析信息的能力，另一方面需要擁有考察、篩選公司發(fā)展信息的能力，從而能夠使自己的探討結(jié)論為公司領(lǐng)導(dǎo)做出決策提供參考依據(jù)。然而現(xiàn)實(shí)情況不容樂(lè)觀，由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)觀念的影響，大部分公司辦公室人員已形成思維定勢(shì)，缺乏主動(dòng)獲取新信息的意愿，無(wú)法與新時(shí)期辦公室工作的節(jié)奏保持同步，使辦公室工作處于停滯狀態(tài)。

三、創(chuàng)新辦公室管理有效策略

（一）不斷創(chuàng)新管理理念。新形勢(shì)之下，辦公室服務(wù)職能仍屬于最關(guān)鍵的一項(xiàng)職能。辦公室平時(shí)工作過(guò)程中，需接待各種人群。人員對(duì)接待工作的質(zhì)量感受通常會(huì)對(duì)公司形象產(chǎn)生影響，最終能夠?qū)窘鼇?lái)發(fā)展產(chǎn)生影響。所以，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)努力了將傳統(tǒng)的管理思想轉(zhuǎn)變，同時(shí)形成既可以服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，又可以服務(wù)基層的新的工作理念。應(yīng)當(dāng)要求相關(guān)人員學(xué)習(xí)有關(guān)管理理論與技能，盡快將服務(wù)技能更新；主動(dòng)探討各種政策規(guī)定；細(xì)致深入的收集各種有用資料，為公司管理者做出決策提供輔助；引入新的管理模式，進(jìn)一步規(guī)范管理，從而使辦公室工作效率不斷提高。

（二）制定科學(xué)合理的規(guī)章制度?？茖W(xué)合理的管理，良好的工作流程通常能夠使辦公室工作效率明顯提高。對(duì)于辦公室工作來(lái)說(shuō)，其流程涉及面廣，非常繁瑣，因此公司一定要制定出科學(xué)合理工作流程與規(guī)章制度對(duì)平時(shí)工作進(jìn)行規(guī)范，防止工作過(guò)程中出現(xiàn)彼此推諉的混亂現(xiàn)象。尤其是對(duì)于接待與會(huì)議等，通常會(huì)與一些關(guān)鍵部門(mén)與單位打交道，必然受到諸多因素的作用。所以，需要制定合理的管理方法。一定要進(jìn)一步明確辦公室工作職能、標(biāo)準(zhǔn)以及流程。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)細(xì)化各個(gè)員工的職責(zé)。唯有如此，才會(huì)確保每一人員充分發(fā)揮自己的作用，服務(wù)于公司的發(fā)展。

（三）提高辦公室人員的綜合素質(zhì)。新時(shí)期，企業(yè)倡導(dǎo)“以人為本”的新型的管理理念，在這個(gè)背景下，辦公室人員的綜合素質(zhì)一定要滿(mǎn)足社會(huì)需求、與時(shí)代保持統(tǒng)一節(jié)奏。他們不僅應(yīng)當(dāng)擁有良好的文字處理、協(xié)調(diào)溝通能力，而且一定要擁有較高的自我更新知識(shí)的能力，除此之外公司在人員招聘過(guò)程中同樣應(yīng)當(dāng)注重引入專(zhuān)業(yè)人才，使辦公室工作健康發(fā)展，滿(mǎn)足新形勢(shì)下辦公室管理的要求。

（四）樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。辦公室工作的嚴(yán)謹(jǐn)與否將在很大程度上決定著公司的工作效率，同時(shí)能夠?qū)ζ髽I(yè)形象產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響。其特點(diǎn)決定了現(xiàn)實(shí)中存在一系列不確定因素。比如接待、領(lǐng)導(dǎo)的指示等，通常均不會(huì)有非常充分的時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備，常常是突如其來(lái)的事情，使得辦公室工作十分被動(dòng)。所以，應(yīng)當(dāng)盡可能的科學(xué)部署各項(xiàng)辦公室工作，一方面應(yīng)當(dāng)具備高度的責(zé)任感，另一方面應(yīng)當(dāng)具備一定的預(yù)測(cè)能力，盡可能的實(shí)現(xiàn)一次性做到位，不僅能夠提高工作效率，而且可以強(qiáng)化計(jì)劃的執(zhí)行，防止發(fā)生一些避免遺留問(wèn)題。除此之外，為提高辦公室人員的熱情與干勁，應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)合理的激勵(lì)機(jī)制。