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        新時期企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

        2014-10-27 00:40:17劉琦
        商場現(xiàn)代化 2014年22期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化管理計算機技術(shù)檔案

        劉琦

        摘 要:進入21世紀,計算機技術(shù)迅速發(fā)展,人類社會進入信息時代。數(shù)字信息化的產(chǎn)品不斷影響著人們的日常生活。檔案管理方面同樣受到信息化的影響,原有的檔案管理方式已經(jīng)跟不上時代的步伐。數(shù)字化的檔案管理進入人們的視線并迅猛發(fā)展,推行檔案的數(shù)字化管理迫在眉睫。本文將對檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)勢和具體方法進行簡單分析。

        關(guān)鍵詞:檔案;數(shù)字化管理;計算機技術(shù)

        信息時代計算機技術(shù)飛速發(fā)展,計算機技術(shù)的普及為新時期檔案的數(shù)字化管理帶來契機。人們手中的賬本變成了筆記本電腦,越來越多的數(shù)據(jù)開始了數(shù)字化進程。數(shù)字化的數(shù)據(jù)不僅方便了信息的采錄,更是方便了信息的查詢、使用。自此,人類社會進入嶄新的大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)時代的社會背景下,如何更好地進行檔案的數(shù)字化管理成為企事業(yè)單位不得不關(guān)注的問題。

        一、檔案的數(shù)字化管理簡介

        檔案的數(shù)字化管理,顧名思義,就是利用計算機技術(shù)對檔案進行數(shù)字化的錄入、管理和應(yīng)用。原有的檔案存在方式如:文字、圖片等被數(shù)字化的文本,圖像等方式所代替。檔案的數(shù)字化管理方式就存在于我們的日常生活中,比如我們經(jīng)常提到的電子檔案,指紋錄入等。利用優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫技術(shù),檔案管理的方式變得更加科學(xué),檔案的采錄和提取也變得更加方便。

        二、檔案的數(shù)字化管理的應(yīng)用

        在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時代,檔案的數(shù)字化管理的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍,如:財務(wù)管理、人事管理等方方面面。數(shù)字化檔案管理方式的出現(xiàn)不僅解決了紙質(zhì)檔案的不容易保存,查找困難,局限性大等一些難題。還增設(shè)了DNA采集、數(shù)據(jù)庫管理等比較先進的新技術(shù)。由此可見,檔案的數(shù)字化管理跟上了時代進步的腳步,具有廣闊的發(fā)展空間。但是紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案,為檔案管理方面的發(fā)展起到了砥柱中流的作用,它的優(yōu)劣不能一言以蔽之。時至今日,紙質(zhì)檔案的存在仍有其意義。例如,合同的存在仍是作為傳統(tǒng)檔案形式的一種,不可取代。因此,傳統(tǒng)檔案還會存在并會長期的存在下去。而什么樣的檔案需要數(shù)字化,什么樣的檔案又應(yīng)該保持傳統(tǒng)形式,這就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細斟酌。

        三、檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)勢

        1.提高了辦公效率。數(shù)字化的檔案管理因為引進了先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù),利用MicrosoftExcel、MicrosoftAccess等軟件簡化了檔案管理工作的復(fù)雜程度,大大提高了工作效率。省去了傳統(tǒng)檔案采錄和提取應(yīng)用的諸多不便。辦公效率的提高更是直接帶來了經(jīng)濟效益的提升,是高速率的現(xiàn)代生活的體現(xiàn)。

        2.增強了檔案原件的保護。數(shù)字化的檔案保存方式相當(dāng)簡便,只要存貯的硬盤不損壞,檔案就不會損壞。相比于傳統(tǒng)形式檔案保存質(zhì)量受天氣、時間、溫濕度等因素影響嚴重的情況。數(shù)字化的檔案優(yōu)勢明顯。另外,以傳統(tǒng)檔案形式為原件的檔案(如:合同),使用時可以采用數(shù)據(jù)化的檔案復(fù)制品作為替代,增強了對檔案原件的保護。

        四、如何推行檔案的數(shù)字化管理

        1.規(guī)范工作流程,提高工作效率。在對原有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化的過程中,規(guī)范化的工作流程至關(guān)重要。為充分應(yīng)用計算機軟硬件功能,最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力,根據(jù)數(shù)字化的內(nèi)容和方式,探索優(yōu)化,確定最佳工作流程,這是提高數(shù)字化效率的捷徑。這里引用某市檔案館的數(shù)字化進程為例,該館采用“雙套雙備”的形式開展數(shù)字化進程?!半p套雙備”是在數(shù)字化實施中,完成從紙質(zhì)檔案到電子檔案,再從電子檔案到縮微膠片、紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化。形成可相互轉(zhuǎn)化的、確保安全的檔案。完成后原件封存,不再提供利用。利用采用電子文件和紙質(zhì)復(fù)制件(雙套),備份采用電子數(shù)據(jù)和縮微膠片(雙備),兼顧數(shù)字化成果(電子文件)的安全備份和檔案原件的保護利用,兼顧國家局異質(zhì)備份和異地備份戰(zhàn)略的實施。通過對該過程的具體實施,該館確定了十幾個環(huán)節(jié)的最佳工作流程,優(yōu)化了各環(huán)節(jié)崗位數(shù)的配置,提高了數(shù)字化加工的效率,確保了數(shù)字化工作的高效運行。這使該館成為數(shù)字化進程的模范單位。

        2.更新思想,轉(zhuǎn)變觀念??茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力,而人則是科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)造者。為更好的運用高科技、更好的為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),就需要一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。數(shù)字化的檔案管理工作對檔案管理人員的知識水平要求更加嚴苛,如何建設(shè)這樣一支思想先進,技術(shù)過硬的隊伍就需要有關(guān)部門的充分重視。有了觀念的不斷更新,才有視野的不斷開闊,新事物才更加容易被吸收。新時期的檔案工作者應(yīng)該認識到,在信息爆炸的今天,檔案的數(shù)字化管理是推進檔案管理工作走向歷史新階段的契機。檔案管理工作必然通過數(shù)字化進程跟上社會信息化的步伐。大數(shù)據(jù)時代,社會日新月異,瞬息萬變。檔案管理人員應(yīng)該緊跟時代的步伐,順應(yīng)時代潮流,更新思想,開闊視野,用新知識、新觀點、新技能武裝自己。做到檔案管理工作跟得上經(jīng)濟、政治、文化事業(yè)的發(fā)展腳步,與經(jīng)濟發(fā)展和社會進步相協(xié)調(diào),相適應(yīng)。

        3.充分利用先進的計算機技術(shù)。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們?nèi)粘I顜砹朔旄驳氐淖兓?。一部電影不再需要龐大的膠片儲存,一個小小的u盤就可以搞定。同樣,成千上萬的檔案的存儲因為硬盤、磁盤等存儲技術(shù)的出現(xiàn),不再需要龐大的存儲空間,而是一個高容量的硬盤就足夠。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅解決了檔案資源存儲空間不足的問題,更是提高了檔案的利用率和管理水平。互聯(lián)網(wǎng)上,人與人之間的距離被無限縮短。同樣,人與檔案間的距離也被縮短。檔案工作者可將各種檔案信息和電子文件存儲在檔案館的中心服務(wù)器中,建立大型數(shù)據(jù)庫。新時代高容量的計算機存儲為這項工作的實現(xiàn)提供了基礎(chǔ)。查閱檔案的人不再需要到檔案館或相關(guān)部門翻閱實體檔案,而是直接在自己的計算機上通過互聯(lián)網(wǎng)直接訪問檔案中心服務(wù)器,隨時隨地查閱電子檔案。大大節(jié)省了時間和資源。

        五、結(jié)語

        在科技飛速發(fā)展的今天,數(shù)字化滲透到社會生活的方方面面。我們的模擬有線電視變成數(shù)字IP電視,模擬電話大哥大變成數(shù)字的智能手機。檔案作為一種信息資源只有得到利用才能體現(xiàn)其存在意義。檔案管理者必須順應(yīng)時代要求,把數(shù)字化引進到檔案管理工作當(dāng)中,實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化,為更好、更出色地實現(xiàn)檔案資源的價值提供基礎(chǔ)平臺。

        參考文獻:

        [1]彭毅,王建國,新世紀檔案管理工作若干問題的分析[J].文化綜合.2012(05).103-121.

        [2]黃河,吳來明.檔案保存環(huán)境研究的發(fā)展與現(xiàn)狀[J].文物保護與考古科學(xué).2012(01):122-134.

        [3]曾海萍,孫遜,王來明.公眾視域下的檔案科學(xué)保存述略[J].絲綢之路.2012(06):56-58.

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