寇延華

醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率很重要，醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案的特點(diǎn)是真實(shí)性。它以文字、圖表、聲像等不同載體方式記載基建項(xiàng)目在改建、使用、維修等整個(gè)過程中的歷史和狀態(tài)。筆者就醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題和改進(jìn)的措施談?wù)勛约旱挠^點(diǎn)供大家探討。

一、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

近年來，我國對(duì)醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案載體種類多、檔案數(shù)量大、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分之一，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和事業(yè)不斷發(fā)展服務(wù)。因此，檔案部門在收集檔案時(shí)要抓住兩個(gè)環(huán)節(jié)：一是收集基建開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同、洽商變更等；二是在交付使用過程中的改建、裝修、設(shè)備安裝等施工過程和結(jié)果的記錄。

二、 基建檔案管理中存在的問題

醫(yī)院基建檔案在其形成過程中存在的問題往往被忽視，對(duì)一些數(shù)字的統(tǒng)計(jì)整理不夠齊全，一些數(shù)字和報(bào)表不夠規(guī)范。這些結(jié)果構(gòu)成的原因主要有以下方面：

1.對(duì)檔案管理工作重視不夠。由于醫(yī)院建筑物改變?cè)O(shè)計(jì)用途不是經(jīng)常施行，因而醫(yī)院往往忽略了基建檔案的管理或是管理不善，導(dǎo)致檔案殘缺不全等現(xiàn)象。

2.檔案管理水平跟不上。在項(xiàng)目檔案管理工作上遠(yuǎn)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。檔案管理制度不健全，檔案制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，在執(zhí)行上也存在“軟”現(xiàn)象。

3.檔案專業(yè)人才缺乏，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，知識(shí)層次低。在工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生。檔案專業(yè)畢業(yè)或者檔案館員中高級(jí)職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)制度，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件制作，用電腦操作并對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

三、保證檔案完整準(zhǔn)確應(yīng)采取的措施

1.檔案的工作質(zhì)量關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)的重視問題。醫(yī)院施工負(fù)責(zé)人與施工方應(yīng)進(jìn)行了協(xié)調(diào)和核對(duì)，并將醫(yī)院檔案管理員的工作納入醫(yī)院的管理制度，納入有關(guān)干部的年終目標(biāo)考核內(nèi)容，從制度上提升檔案管理的重要性，才能解決檔案不被重視的問題。

2.加強(qiáng)檔案的宣傳教育工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對(duì)檔案工作的態(tài)度，進(jìn)而引起關(guān)注，取得支持，才使最早一部分遺失的檔案得到補(bǔ)充和完善。

3.建立健全檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等制度。做好基建檔案前期的收集工作力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性。檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程。工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。

4.醫(yī)院基建檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。及時(shí)歸檔，認(rèn)真整理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，這也是國家對(duì)于各類檔案管理的基本要求。

5.做好檔案資源的開發(fā)利用工作。檔案資源的真正目的是合理的開發(fā)利用，充分發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案的利用越來越多，需要提供的信息量越來越大，為不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案工作的開展，檔案工作者應(yīng)積極開發(fā)檔案信息，開展咨詢服務(wù)，提高檔案工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足不同需求者的利用要求，從而達(dá)到檔案價(jià)值的真正目的。同時(shí)，檔案部門可以編制檔案開發(fā)利用的實(shí)例面向社會(huì)公布從而贏得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工支持和信賴，這對(duì)檔案工作提供了一個(gè)有力的保障。

（作者單位：陜西延長石油（集團(tuán)）有限責(zé)任公司延安煉油廠檔案科）