（長沙理工大學(xué) 湖南長沙410015）

一、企業(yè)集團全面預(yù)算管理信息化存在的問題

一是信息及時反饋和溝通問題。目前某企業(yè)集團仍采取按期拿出歷史數(shù)據(jù)開會商討的傳統(tǒng)方式，這種方式費時費力，而且還存在溝通不及時、解決問題滯后等問題，給公司造成不必要的損失。二是信息系統(tǒng)預(yù)算數(shù)據(jù)分析能力不足。該企業(yè)集團利用EXCEL軟件對數(shù)據(jù)進行處理，EXCEL只能對數(shù)據(jù)進行匯總排序，并沒有分析功能，對于數(shù)據(jù)的處理能力也非常有限，很難達到全面預(yù)算管理要求的效率性、準確性，亟需一個專業(yè)級軟件建立數(shù)據(jù)庫并對數(shù)據(jù)進行處理和分析。三是客戶終端不夠多樣化。該企業(yè)集團的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)并沒有將智能移動終端等納入客戶終端的范圍。四是缺乏對決策的指導(dǎo)能力。該企業(yè)集團的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)由于分析能力的欠缺，無法生成對決策層有真正指導(dǎo)意義的相關(guān)信息，造成全面預(yù)算管理功能缺失和效益下降。

二、企業(yè)集團全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)需求分析

（一）預(yù)算編制。某企業(yè)集團按照“上下結(jié)合、分級編制、逐級匯總”的原則編制預(yù)算，見圖1。

1.由財務(wù)部和董事會等高層根據(jù)目前企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)濟形勢制定預(yù)算目標大綱并下達。

2.各部門按照預(yù)算管理層下達的財務(wù)預(yù)算目標和政策，結(jié)合自身特點以及預(yù)測的執(zhí)行條件，提出本部門詳細的財務(wù)預(yù)算方案上報企業(yè)財務(wù)管理部門。

3.財務(wù)部和預(yù)算管理委員會對下級各部門上交的預(yù)算方案進行審查修編。

4.將修編后的方案與各部門商討再做最后修改，將最終方案上交至董事會，進行最后的審議批準。

5.董事會將通過批準的方案下達執(zhí)行。

（二）預(yù)算執(zhí)行。某企業(yè)集團的預(yù)算執(zhí)行包括預(yù)算控制、預(yù)算反饋和預(yù)算調(diào)整三部分。預(yù)算執(zhí)行控制包括具體業(yè)務(wù)控制和資金控制。業(yè)務(wù)控制通過責(zé)任中心的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)來實現(xiàn)過程控制，通過預(yù)算與實際情況的對比來實現(xiàn)反饋控制。資金控制則借助資金集中管理系統(tǒng)實現(xiàn)。該企業(yè)集團對預(yù)算執(zhí)行的事中控制是要求每個業(yè)務(wù)部門的預(yù)算執(zhí)行情況都要按期上報反饋給財務(wù)部，業(yè)務(wù)部門一定要做到全面的信息上報，不能有隱瞞遺漏的情況出現(xiàn)。財務(wù)部進行監(jiān)督和審查，跟進業(yè)務(wù)執(zhí)行進度，對于出現(xiàn)的不良情況提出警告和改進方案，對問題提出解決方案，并將解決方案提交給預(yù)算管理委員會和董事會審批，將審批通過的解決方案下達給出現(xiàn)問題的業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門及時作出調(diào)整，針對問題進行解決。見上頁圖2。

圖1 預(yù)算編制流程

圖2 預(yù)算調(diào)整流程

（三）預(yù)算分析。許多公司實施全面預(yù)算管理，往往忽視預(yù)算分析這一部分，只是簡單地編制預(yù)算然后下達執(zhí)行，進行監(jiān)督考核，這是很片面的預(yù)算管理。在全面預(yù)算管理執(zhí)行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)往往含有大量的有價值的參考信息，如果能從中進行歸納總結(jié)，從數(shù)據(jù)中總結(jié)對以后全面預(yù)算管理和公司經(jīng)營有指導(dǎo)意義的方式方法，才是全面預(yù)算管理更高層次的意義和功能，這就要考驗全面預(yù)算管理中預(yù)算模塊做的好壞。但面對大量的數(shù)據(jù)分析，沒有計算機的輔助是不可能完成的，而目前該企業(yè)集團全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的不完備導(dǎo)致預(yù)算分析做的并不好，需要好的信息系統(tǒng)予以支持，做好預(yù)算分析，這對企業(yè)全面預(yù)算管理的執(zhí)行和成長至關(guān)重要。見圖3。

圖3 預(yù)算分析流程

圖4 預(yù)算考核流程

（四）預(yù)算考核。預(yù)算考核是以預(yù)算指標、預(yù)算執(zhí)行結(jié)果以及預(yù)算分析等相關(guān)資料為依據(jù)，運用一定的考核方法和評價標準，對企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)的全面預(yù)算管理實施過程和實施效果進行考核、評價的綜合管理活動。有效的預(yù)算考核必須建立與預(yù)算體系相匹配的核算體系，建立不同于財務(wù)會計的責(zé)任會計核算體系；能夠按不同口徑歸集經(jīng)濟業(yè)務(wù)（例如：按部門、按收入類型、按機組、按項目等）。預(yù)算考核是對企業(yè)內(nèi)部各部門、單位預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的考核和評價，是預(yù)算的事中控制和事后控制的主要手段，是一個動態(tài)的考評過程。預(yù)算考核對數(shù)據(jù)的要求比較高，要求數(shù)據(jù)全面準確，這就對該企業(yè)集團全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對比分析能力提出了要求，具體為：信息系統(tǒng)能根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，針對不同部門制定專門的指標體系進行全面預(yù)算管理評價，判斷預(yù)算執(zhí)行的優(yōu)劣，并且生成考核結(jié)果，作為本部門預(yù)算管理工作執(zhí)行效果評價，以此判斷對部門的獎懲，并幫助預(yù)算管理委員會和財務(wù)部門生成對以后預(yù)算管理工作的指導(dǎo)意見。見圖4。

三、企業(yè)集團全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計

（一）信息系統(tǒng)的設(shè)計原則和指導(dǎo)思想。該企業(yè)集團的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)遵循規(guī)范性、前瞻性、易用性、靈活性、整合性、安全性等原則。

1.規(guī)范性。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，滿足業(yè)務(wù)需求、提升業(yè)務(wù)績效，提高業(yè)務(wù)自動化、改進工作效率，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升，保障決策的準確性，保證更安全、更可靠的業(yè)務(wù)信息，形成面向業(yè)務(wù)的IT組織和管控體系。

2.前瞻性。系統(tǒng)建設(shè)符合總體目標戰(zhàn)略，融合行業(yè)最佳實踐，應(yīng)用先進、開放、經(jīng)市場證明的成熟技術(shù)，在IT架構(gòu)的各組成部分盡可能使用業(yè)界公開標準。

3.易用性。系統(tǒng)業(yè)務(wù)開發(fā)快速簡便，系統(tǒng)易學(xué)習(xí)、易操作、易維護；供應(yīng)商和平臺數(shù)量最小化；IT架構(gòu)層次簡單、高效實用。

4.靈活性。系統(tǒng)能適應(yīng)不同的業(yè)務(wù)環(huán)境，系統(tǒng)應(yīng)用業(yè)務(wù)可配置、可擴展、可管理，IT架構(gòu)層次化、組件化、靈活的配置數(shù)據(jù)參數(shù)化，系統(tǒng)數(shù)據(jù)模塊化、模型可擴充。

5.整合性。IT資源集成整合（信息/模塊/功能資源），IT技術(shù)集成整合（界面/信息/流程/應(yīng)用集成）。

6.安全性。系統(tǒng)運行數(shù)據(jù)安全，接口集成安全。該企業(yè)集團信息系統(tǒng)的設(shè)計指導(dǎo)思想就是利用目前信息技術(shù)界最前沿的科技技術(shù)，將各個信息平臺結(jié)合到一起，將系統(tǒng)設(shè)計成一個功能全面、理念先進的針對性全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)。

（二）信息系統(tǒng)架構(gòu)。信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)置將根據(jù)該企業(yè)集團的全面預(yù)算管理流程設(shè)置，將各部分需求功能都通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)，并且按照流程各個功能部分之間能直接過渡、前后銜接實現(xiàn)閉環(huán)管理。軟件的權(quán)限需根據(jù)該企業(yè)集團本身的管理組織體系層級進行設(shè)置。為了方便軟件的設(shè)置安裝，可以把客戶端直接放在瀏覽器上，也就是基于WEB技術(shù)省去客戶端的安裝。而整個系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)該是B/S三層技術(shù)構(gòu)架，分別為展現(xiàn)層、應(yīng)用層、數(shù)據(jù)層。展現(xiàn)層就是指客戶終端展現(xiàn)數(shù)據(jù)的層面。應(yīng)用層是指信息系統(tǒng)的功能實現(xiàn)層，在這一層級發(fā)揮信息系統(tǒng)的各項功能。數(shù)據(jù)層就是儲存數(shù)據(jù)的層面，一般有專門的數(shù)據(jù)服務(wù)器作為支撐。見圖5。

圖5 信息系統(tǒng)層級結(jié)構(gòu)

圖6 信息系統(tǒng)管理模塊設(shè)計

（三）信息系統(tǒng)設(shè)計。見圖6。

1.工作流管理。預(yù)算編制、預(yù)算審核、預(yù)算分解、預(yù)算調(diào)整（按實際成本數(shù)據(jù)補錄的審批流程）的設(shè)定，包括通知的設(shè)置等等；支持流程發(fā)起、流程節(jié)點、觸發(fā)機制等的設(shè)置。

2.權(quán)限管理。維護組織、角色、用戶，設(shè)置能夠使用全面預(yù)算管理系統(tǒng)的用戶，以及各用戶訪問系統(tǒng)（對應(yīng)公司、部門、菜單、功能、流程等）的權(quán)限、口令；系統(tǒng)支持激活/停用組織，停用的組織在本系統(tǒng)中都處于不可用狀態(tài)。

3.數(shù)據(jù)字典。維護預(yù)算科目、會計科目、資產(chǎn)類別、業(yè)務(wù)活動、版本、期間、幣種、匯率和項目類別等項的數(shù)據(jù)，有的是從其他系統(tǒng)取得，有的在本系統(tǒng)維護；系統(tǒng)支持新增、修改、刪除、查看等數(shù)據(jù)項；系統(tǒng)支持設(shè)置啟用/停用數(shù)據(jù)項，及啟用時間段的設(shè)定，對于有層級的數(shù)據(jù)，需要先維護累計組及層級的信息；系統(tǒng)支持導(dǎo)入功能，如從其他系統(tǒng)、從EXCEL文件導(dǎo)入。

4.映射管理。業(yè)務(wù)活動類型與成本中心、預(yù)算科目與會計科目、預(yù)算科目與成本動因等之間的映射管理維護；預(yù)算科目與會計科目、業(yè)務(wù)活動類別、公司、部門、戰(zhàn)略之間的映射關(guān)系維護；可以設(shè)定映射規(guī)則，如制定范圍，包含、排除的關(guān)系?？蓪?dǎo)入，也可手工維護。

5.模板管理。對各套模板各表單表項的管理，增加、減少、調(diào)整模板，調(diào)整模板里欄位數(shù)值取數(shù)邏輯及表間計算關(guān)系等，可增加、刪除模板；能夠從歷史存在的模板中自動創(chuàng)建模板的草稿；可指定歸口管理部門、審核部門；可調(diào)整模板里的欄位信息；可定義表間計算關(guān)系；對模板調(diào)整有歷史記錄并進行版本控制；可批量導(dǎo)入導(dǎo)出模板。

6.系統(tǒng)維護。對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份或恢復(fù)，系統(tǒng)日志的查詢和清除，系統(tǒng)運行狀況監(jiān)控，用戶個性化的配置，如界面顏色、字體等、系統(tǒng)幫助，對系統(tǒng)功能的解釋說明及系統(tǒng)操作的方法。系統(tǒng)備份支持定期手工/自動數(shù)據(jù)清理、備份計劃設(shè)定；支持數(shù)據(jù)手工/自動的清理、備份登記操作。有數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，支持手工/自動的數(shù)據(jù)恢復(fù)機制。個性配置主要記錄用戶的一些個性的配置信息。例如：設(shè)定默認的顯示風(fēng)格，或所有查詢列表中每頁顯示的條目及是否開通短信。系統(tǒng)支持對個性參數(shù)進行設(shè)置。日志管理記錄從登記預(yù)算管控系統(tǒng)開始，用戶在系統(tǒng)中所做的每一個動作，如項目預(yù)算申報、調(diào)整等，都會在操作日志頁面中記錄。關(guān)于系統(tǒng)日志的相關(guān)功能需求如下：系統(tǒng)支持對每個用戶的操作進行記錄；系統(tǒng)支持查詢操作記錄?？蓪ο到y(tǒng)運行狀況進行監(jiān)控。支持在操作人員定位到預(yù)算錄入、調(diào)整和查詢中的部分字段時，可自動顯示該字段的說明信息；在預(yù)算的每個流轉(zhuǎn)界面中均增加“系統(tǒng)幫助”欄位，通過此欄位可以直接鏈接到“系統(tǒng)幫助”模塊看到幫助信息；支持對幫助信息進行歸類，并可按歸類主題進行查詢；支持在線預(yù)覽各類幫助信息，但不可下載閱覽；支持用戶對企業(yè)特殊問題或需求的反饋。

7.接口管理。管理與各個系統(tǒng)的接口，可對接口數(shù)據(jù)自動校驗，對記錄接口傳輸日志，對接口狀態(tài)進行監(jiān)控。

8.查詢統(tǒng)計。按多個維度對年度預(yù)算、月度現(xiàn)金流預(yù)算進行明細、匯總查詢；對預(yù)算的執(zhí)行狀態(tài)進行監(jiān)控；對預(yù)算調(diào)整情況進行查詢；系統(tǒng)可提供靈活的界面查詢功能，能夠支持自定義查詢，包括查詢維度、查詢模板等。查詢出的數(shù)據(jù)可以進行導(dǎo)出打印?？蛇M行多幣種轉(zhuǎn)換。支持查詢結(jié)果的追溯：能從上級匯總數(shù)挖掘鉆探查詢到構(gòu)成此匯總數(shù)的明細數(shù)，如：從公司匯總數(shù)挖掘鉆探查詢到部門明細、從部門匯總數(shù)挖掘鉆探到項目明細數(shù)、從科目匯總數(shù)挖掘鉆探查詢到末級明細數(shù)。