梁敏霞

摘 要：加強(qiáng)干部教育培訓(xùn)電子檔案建設(shè)是干部教育培訓(xùn)管理工作信息化、科學(xué)化的必然選擇和有力支撐。當(dāng)前，干部教育培訓(xùn)電子檔案存在內(nèi)容不完整、功能不健全、使用不到位、管理不規(guī)范等問題，要堅(jiān)持完整性、可靠性、交互性等原則，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施、制度規(guī)范、使用管理和專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。

關(guān)鍵詞：干部教育培訓(xùn)；電子檔案；建設(shè)

近年來，隨著干部教育培訓(xùn)工作改革創(chuàng)新的不斷深入，干部教育培訓(xùn)管理工作出現(xiàn)了許多新情況新問題，培訓(xùn)記錄不全面、不準(zhǔn)確，培訓(xùn)檔案功能開發(fā)不夠、利用率低等矛盾困擾著干部教育培訓(xùn)管理部門。傳統(tǒng)的干部教育培訓(xùn)管理方式方法已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢新任務(wù)的需要，以信息技術(shù)為支撐，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺，加強(qiáng)干部教育培訓(xùn)電子檔案建設(shè)，成為提高干部教育培訓(xùn)管理科學(xué)化水平的有效途徑。

一、加強(qiáng)干部教育培訓(xùn)電子檔案建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

一是建立電子檔案有利于提高干部教育培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量。電子檔案不僅有記錄功能，而且有系統(tǒng)檢索、分類統(tǒng)計(jì)等管理功能，在干部數(shù)量眾多、參加培訓(xùn)類型復(fù)雜的情況下，要想準(zhǔn)確掌握每個(gè)干部、不同類型干部的受訓(xùn)情況，依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅工作量大，而且準(zhǔn)確率低，因此，必須借助信息技術(shù)，保證管理的科學(xué)性。二是建立電子檔案有利于檔案資料的應(yīng)用。檔案的根本目的在于應(yīng)用。傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙質(zhì)立卷，立卷人根據(jù)自己的理解進(jìn)行操作，工作人員對立卷標(biāo)準(zhǔn)的掌握很難做到完全統(tǒng)一，勢必影響到案卷質(zhì)量，從而給使用帶來不便。建立電子檔案，管理人員可以隨時(shí)查看所管干部的參訓(xùn)情況，還可以梳理分析不同類型干部的培訓(xùn)需要，增強(qiáng)調(diào)訓(xùn)的針對性。三是建立電子檔案有利于減輕干部教育培訓(xùn)管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度。

二、干部教育培訓(xùn)電子檔案存在的主要問題

目前，干部教育培訓(xùn)電子檔案在建設(shè)和管理過程中存在著諸多問題，影響了干部教育培訓(xùn)管理的科學(xué)性和實(shí)效性。一是內(nèi)容不完整。由于干部教育培訓(xùn)電子檔案缺乏剛性的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各地區(qū)、各部門的管理機(jī)構(gòu)都是按照自己的設(shè)計(jì)確定建檔內(nèi)容，特別是信息編碼沒有統(tǒng)一的規(guī)范，致使電子檔案的規(guī)格不同、內(nèi)容詳略不一；由于所管干部數(shù)量大，工作任務(wù)重等原因，一些參訓(xùn)信息不能及時(shí)錄入，致使一些個(gè)性化培訓(xùn)情況不能全部反映在檔案中；由于過分依賴計(jì)算機(jī)，對機(jī)儲(chǔ)信息不及時(shí)備份，容易因計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障造成信息意外丟失；由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行不斷升級，電子檔案因?yàn)樗镁幋a和運(yùn)行環(huán)境發(fā)生變化，無法讀取原有信息，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；由于溫度、濕度、機(jī)械應(yīng)力等外部環(huán)境和工作人員素質(zhì)等人為因素的影響，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)遭到破壞，也會(huì)導(dǎo)致信息不可讀或讀取不完整的情況。二是功能不健全。多數(shù)電子檔案還停留在記錄、存儲(chǔ)等傳統(tǒng)檔案功能上，對信息技術(shù)支撐下的統(tǒng)計(jì)功能、分析功能、傳輸功能等還沒有有效開發(fā)和應(yīng)用；對電子檔案中可能出現(xiàn)隨意復(fù)制、修改、刪除等帶來的負(fù)面影響沒有科學(xué)的制約辦法，很難保證電子信息的原始性和真實(shí)性。三是使用不到位。多數(shù)部門滿足于詳細(xì)記載培訓(xùn)信息，形成了比較好的個(gè)體檔案。但電子檔案的統(tǒng)計(jì)、分析、傳輸?shù)葍?yōu)勢功能沒有得到很好的應(yīng)用，重建設(shè)輕使用的問題還比較嚴(yán)重。四是管理不規(guī)范。缺乏配套的規(guī)章制度，對電子檔案的處理隨意性大，使用U盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)不備份、登記，隨意放置，挎貝的技術(shù)措施不到位，在一定程度上影響了數(shù)據(jù)檔案的管理。對錄入檔案的培訓(xùn)信息標(biāo)準(zhǔn)不清，管理人員根據(jù)自己的判斷和認(rèn)識確定收錄范圍，隨意性大。

三、加強(qiáng)干部教育培訓(xùn)電子檔案建設(shè)的對策措施

一是健全運(yùn)行機(jī)制。要將干部教育培訓(xùn)電子檔案建設(shè)作為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)工作，納入各級黨委、政府信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案之中，使干部教育培訓(xùn)電子檔案建設(shè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展同步展開，與領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)同步推進(jìn)。各級干部教育培訓(xùn)主管部門要加強(qiáng)與信息化建設(shè)部門和檔案管理部門的溝通，積極參與當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)工程、電子政務(wù)、干部管理工作。各級黨委要高度重視干部教育培訓(xùn)電子檔案建設(shè)，及時(shí)研究解決電子檔案建設(shè)管理過程中遇到的難題和矛盾；各級干部教育培訓(xùn)管理部門要切實(shí)抓好統(tǒng)籌謀劃、工作指導(dǎo)和督促檢查；各單位組織人事部門和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)要按職盡責(zé)，認(rèn)真信息收集、整理、維護(hù)等工作。按照分級管理、分工負(fù)責(zé)的總體思路，形成規(guī)范有序的工作機(jī)制，共同推進(jìn)電子檔案建設(shè)。

二是完善制度規(guī)范。制度管長遠(yuǎn)、管根本，因此，要把制度建設(shè)擺上重要位置。電子檔案的制度規(guī)范主要有兩個(gè)方面：一方面是工作制度，主要包括組織領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任分工、運(yùn)行程序，保密辦法、后勤保障等，從宏觀和物質(zhì)層面保證電子檔案建設(shè)的順暢有序；另一方面是技術(shù)規(guī)范，主要包括收集歸檔的范圍、形式、規(guī)格、編碼等技術(shù)指標(biāo)，要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，能夠方便使用和信息共享，從微觀和技術(shù)層面保證電子檔案的真實(shí)可用。

三是強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要根據(jù)檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等使用要求，建立不同類型的數(shù)據(jù)庫。各級干部教育培訓(xùn)管理部門要加強(qiáng)目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成檔案目錄中心，并通過網(wǎng)絡(luò)與各部門、各單位實(shí)現(xiàn)交換與共享。各單位組織人事部門要積極推進(jìn)多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，把各種形式的信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立全面、高效、快捷、準(zhǔn)確的檔案檢索數(shù)據(jù)庫。

四是加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。負(fù)責(zé)干部教育培訓(xùn)電子檔案建設(shè)的人員，不僅需要熟悉干部教育培訓(xùn)的業(yè)務(wù)工作，而且要懂得檔案工作，同時(shí)還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，特別是需要分類統(tǒng)計(jì)、檢索分析時(shí)，還要明白數(shù)理統(tǒng)計(jì)、對比分析等專業(yè)知識，才能進(jìn)行二次加工，形成新的信息產(chǎn)品，提高電子檔案的利用率。因此，要堅(jiān)持引進(jìn)與培養(yǎng)相結(jié)合、開發(fā)與使用相結(jié)合，一方面，要廣開渠道，招攬高層次專業(yè)技術(shù)人才，壯大干部教育培訓(xùn)管理者隊(duì)伍；另一方面，要舍得投入，加大在職人員的培訓(xùn)力度，不斷提升業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，為電子檔案建設(shè)提供人才支撐。

參考文獻(xiàn)：

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