楊雪

摘要：秘書工作是一項(xiàng)綜合性的工作，秘書是社會(huì)生活中不可或缺的一個(gè)特殊職位，秘書人員自身素質(zhì)修養(yǎng)直接影響著所在單位的工作質(zhì)量與效率。科學(xué)技術(shù)日新月異的21 世紀(jì)，社會(huì)發(fā)展把現(xiàn)代企事業(yè)推到代表社會(huì)文明進(jìn)步的重要位置，也對(duì)現(xiàn)代秘書人員的素質(zhì)提出了更高的要求。21 世紀(jì)需要的是適用型、技能型、復(fù)合型的高素質(zhì)的綜合性人才?；诖?，從具有科學(xué)意識(shí)，掌握科學(xué)的思維方法；具有廣博的知識(shí)；集多能于一身，形成一個(gè)科學(xué)合理的能力結(jié)構(gòu)；具備檔案意識(shí)；具有一定的表達(dá)能力等方面，論述了現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的素質(zhì)，以期促進(jìn)秘書人員不斷地適應(yīng)時(shí)代的變化，提升為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代秘書；知識(shí)結(jié)構(gòu)；心理素質(zhì)；檔案意識(shí)；表達(dá)能力

中圖分類號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1001-7836（2014）08-0190-02

一、具有科學(xué)意識(shí)，掌握科學(xué)的思維方法

企事業(yè)單位的生命力取決于它本身的競(jìng)爭(zhēng)力量，競(jìng)爭(zhēng)力強(qiáng)弱的關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)者決策是否符合科學(xué)規(guī)律，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的輔助者，獻(xiàn)策人，其觀點(diǎn)會(huì)直接或間接地影響領(lǐng)導(dǎo)的決策，而且決策的具體實(shí)施以及單位內(nèi)部的管理需要秘書的參與與配合。因此秘書應(yīng)具有科學(xué)意識(shí)，并有為科學(xué)和真理?yè)?jù)理力爭(zhēng)的精神。

秘書人員除了具有科學(xué)意識(shí)還應(yīng)掌握科學(xué)的思維方法，一是掌握科學(xué)的思維方法，對(duì)秘書工作者甚為重要。它是全面認(rèn)識(shí)和把握問題、透過現(xiàn)象看主流、看本質(zhì)，掌握真實(shí)情況，正確判斷形式，當(dāng)好參謀助手實(shí)現(xiàn)秘書職能的重要保證。二是掌握科學(xué)的思維方法，要努力實(shí)現(xiàn)形式與內(nèi)容、過程與效果的辯證統(tǒng)一。力戒重形式，重內(nèi)容，只看過程，不管結(jié)果的思維方式。鄧小平同志指出：“追求表面文章，不講實(shí)際效果、實(shí)際效率、實(shí)際速度、實(shí)際質(zhì)量、實(shí)際成本的形式主義必須制止?！苯?jīng)驗(yàn)證明，再好的形式一旦脫離實(shí)際，社會(huì)由有用轉(zhuǎn)化為有害，成為領(lǐng)導(dǎo)抓工作的桎梏。因此，無論搞信息調(diào)研，還是搞督促檢查，以及黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，都應(yīng)該依據(jù)實(shí)際情況確立工作形式，著眼實(shí)際效果預(yù)設(shè)工作過程，切實(shí)把內(nèi)容和形式、過程和結(jié)果科學(xué)的結(jié)合起來。

二、具有廣博的知識(shí)

一個(gè)現(xiàn)代秘書工作者要力求勝任本職工作，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，其知識(shí)結(jié)構(gòu)不是單調(diào)的而應(yīng)該是一個(gè)多元的、深度和廣度并進(jìn)的知識(shí)體系。

（一）現(xiàn)代秘書工作者必須具備廣博、扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)

基礎(chǔ)知識(shí)是秘書工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的“重中之重”，一切其他知識(shí)離開了基礎(chǔ)知識(shí)做鋪墊都將是“無源之水，無本之木”?；A(chǔ)知識(shí)可以歸為以下幾個(gè)方面：政治哲學(xué)類知識(shí)，秘書人員具備較為厚實(shí)的政治理論知識(shí)，理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，全面貫徹上級(jí)指示，使上傳下達(dá)不出現(xiàn)偏差，在大是大非問題面前保持冷靜的頭腦，真正起到領(lǐng)導(dǎo)工作的助手作用和群眾之間的橋梁、紐帶作用。語(yǔ)言文字類知識(shí)，秘書常被稱為“筆桿子”，必須會(huì)寫、能寫、善寫。有了好的語(yǔ)言文字功底，才能辭表所思，見文思義。數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)知識(shí)，如統(tǒng)計(jì)數(shù)字分析，編制預(yù)算等都能用到。歷史地理類知識(shí)，在撰寫跨地域材料，描述某地、某時(shí)、某人的歷史，地理研究常常用到。法律類知識(shí)，當(dāng)今社會(huì)法律日益完善，處理日常事務(wù)運(yùn)用法律知識(shí)的頻率越來越高，為使秘書工作不顯被動(dòng)，掌握法律知識(shí)是必不可少的。

（二）現(xiàn)代秘書工作者必須具備精深的專業(yè)知識(shí)

1.本部門的專業(yè)知識(shí)

每一個(gè)秘書工作者都有其特定的工作部門，比如文教部門、公交部門、司法部門等。如果一個(gè)秘書工作者不熟悉本部門的專業(yè)知識(shí)，那么工作起來就會(huì)南轅北轍，矢不中的，缺乏針對(duì)性，秘書工作者必須熟悉掌握本部門的專業(yè)知識(shí)，通曉自己的工作特點(diǎn)和部門業(yè)務(wù)，協(xié)助臨時(shí)綜合情況和文字把關(guān)，如果對(duì)本部門的工作性質(zhì)和特點(diǎn)了解甚少，也就寫不出恰如其分的報(bào)告，制訂不出切實(shí)可行的計(jì)劃，也就更談不上輔助領(lǐng)導(dǎo)做出決策。

2.與秘書工作相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)

秘書工作本身就是一項(xiàng)綜合性的工作，這決定了秘書工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)也具有綜合性，即秘書工作者必須掌握與工作相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。

（1）秘書知識(shí)。所謂秘書知識(shí)就是秘書學(xué)體系的系統(tǒng)知識(shí)，作為一個(gè)秘書人員應(yīng)當(dāng)了解秘書部門在機(jī)關(guān)中的地位、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、秘書工作的性質(zhì)和特點(diǎn)、秘書工作的日常工作程序等一系列秘書工作。掌握較多的秘書知識(shí)可以高屋建瓴地看待秘書工作，從理論上深入地研究和探討秘書學(xué)問題，有利于高視點(diǎn)、大角度地分析和判斷現(xiàn)實(shí)工作中遇到的種種問題，提高實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

（2）秘書的寫作知識(shí)。這里所說的寫作知識(shí)是在一般寫作知識(shí)基礎(chǔ)上更進(jìn)一步的專業(yè)寫作知識(shí)，具體指公文寫作知識(shí)。公文寫作是秘書工作者的“重頭戲”，公文有其特有的書寫格式和行文規(guī)則，這就要求秘書工作者熟練掌握公文種類、格式，正確地駕馭公關(guān)語(yǔ)言。

（3）調(diào)研學(xué)、信訪學(xué)、會(huì)務(wù)學(xué)及相關(guān)的科學(xué)知識(shí)。調(diào)查研究是秘書日常工作的一個(gè)內(nèi)容，同時(shí)也是秘書應(yīng)掌握的一項(xiàng)技能。多掌握一些調(diào)研形式、方法，于工作于個(gè)人都是有利的。信訪工作在秘書工作中也時(shí)常遇到，掌握信訪工作的有關(guān)知識(shí)，有利于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問題。

三、集多能于一身，形成一個(gè)科學(xué)合理的能力結(jié)構(gòu)

為了適應(yīng)各行各業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的需要，秘書要具備多種能力，并能獨(dú)當(dāng)一面，提高辦事效率。秘書應(yīng)具有以下幾種能力：

（一）具有快速處理信息，科學(xué)做出預(yù)測(cè)的能力

當(dāng)今的時(shí)代是信息時(shí)代，信息的價(jià)值在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展中是不可估量的。傳播速度也越來越快，這就要求秘書具有快速處理信息，科學(xué)做出預(yù)測(cè)的能力。信息技術(shù)的培養(yǎng)“功夫在平時(shí)”。也就是說，要隨時(shí)注意各種信息的收集，如新聞媒體、電子網(wǎng)絡(luò)、參觀訪問、商務(wù)洽談等等。

（二）具有較強(qiáng)的活動(dòng)能力

隨著我國(guó)涉外活動(dòng)的增多，秘書必須掌握有關(guān)知識(shí)，了解其他國(guó)家的國(guó)情、法律、政策、經(jīng)濟(jì)、習(xí)俗、思維特征等，懂得交際禮儀，尤其需要掌握一門或幾門外語(yǔ)。endprint

四、具備檔案意識(shí)

檔案工作是秘書日常工作重要組成部分。如果對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)知識(shí)不甚了解，將會(huì)影響秘書正常的秘書工作。秘書人員的檔案意識(shí)，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）充分利用檔案，為秘書工作服務(wù)

秘書工作主要由撰寫文稿、管理文書組成。秘書人員應(yīng)充分利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息資源的憑證作用和情報(bào)作用，從而發(fā)揮好參謀助手作用，保證組織的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）積極保護(hù)文書的完整與安全，為利用檔案創(chuàng)造條件

文書是人們?cè)谏鐣?huì)中表達(dá)意圖、進(jìn)行聯(lián)系、推動(dòng)事物和作為依據(jù)的文字書面材料。文書與檔案有著密切的聯(lián)系。文書是檔案的源，是形成檔案的基礎(chǔ)，檔案是對(duì)文書的選擇、整理、加工的結(jié)果。保護(hù)文書的完整與安全，是檔案實(shí)體管理和檔案開發(fā)利用的先決條件。因此，沒有秘書人員的文書處理，就談不上檔案管理和檔案開發(fā)利用。秘書人員在工作中一方面要主動(dòng)地有意識(shí)地將已辦理完畢而又具有利用價(jià)值的文書盡量收集齊全，并按照文書的形成過程的規(guī)律進(jìn)行立卷。另一方面，秘書人員要主動(dòng)保護(hù)文書原件不受損壞，并確保有機(jī)密的文書不丟失、不泄露，從而使立卷的文書達(dá)到數(shù)量完整、機(jī)密安全。

五、具有一定的表達(dá)能力

自古以來就有“病從口入，禍從口出”的殉節(jié)，不少秘書把“少說多做”作為自己的行為準(zhǔn)則，處處“謹(jǐn)言慎行”。隨著社會(huì)的發(fā)展，這樣的秘書已不適應(yīng)形式發(fā)展，社會(huì)需要既會(huì)想、又會(huì)做、也會(huì)說的新型秘書。秘書掌握一定的表達(dá)技巧，成為一個(gè)出色的“善說”者，對(duì)秘書來說極其重要。

（一）秘書“善說”有利于開展工作

秘書要做好工作就得說話，要話說得明白，說得巧妙，就必須了解說話的科學(xué)性和藝術(shù)性。一般來說給領(lǐng)導(dǎo)提意見，多用商量的口氣，直抒胸臆，同時(shí)也應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的不同特點(diǎn)和不同的談話場(chǎng)合，采取不同的方法。

（二）秘書“善說”有利于樹立在單位里的良好形象

說話既能創(chuàng)設(shè)良好的人際關(guān)系，又能破壞人與人之間的關(guān)系，它是一把雙刃劍。有些秘書不了解語(yǔ)言的雙面作用，說話不動(dòng)腦而得罪人。有這樣一個(gè)例子：有一位港商與閩南某公司商議合資辦廠，當(dāng)他來到公司門口時(shí)，迎接他的是該公司的秘書，秘書說：“我們經(jīng)理在樓上，他叫你去?！备凵桃宦犧D(zhuǎn)身說：“貴公司如果有誠(chéng)意合作，叫你們經(jīng)理到我住的賓館來洽談。”這位秘書用語(yǔ)不當(dāng)，損壞了公司形象，造成了不良的后果。

（三）秘書“善說”有利于傳遞信息

秘書傳遞信息的形式是多樣的，但更多的是口頭形式。作為信息，傳遞時(shí)間的快慢直接影響其價(jià)值。某泥塑公司秘書從一位剛從外國(guó)考察回來的朋友那里了解到該國(guó)國(guó)人很喜歡中國(guó)的泥塑，他便將這一信息迅速報(bào)告給總經(jīng)理，并建議馬上組織貨源出口該國(guó)，這一舉措使公司效益大增。

總之，新時(shí)期的秘書應(yīng)該是符合時(shí)代要求，具有時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)力的人才。在世界經(jīng)濟(jì)一體化，國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天秘書只有充分提高自己的綜合素質(zhì)，才能不斷地適應(yīng)時(shí)代的變化，不斷地提升為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的質(zhì)量。

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