宋平

在信息化和數(shù)字化快速發(fā)展的今天，如何對教師在教學、管理和科研工作中形成的大量業(yè)務檔案進行科學收集、歸檔、分類整理，不斷探索教師業(yè)務電子檔案管理規(guī)律，創(chuàng)新教師業(yè)務電子檔案管理方式，充分發(fā)揮教師業(yè)務電子檔案在高校管理中的積極作用，是院系做好教師業(yè)務電子檔案管理工作的關鍵所在。

1 院系建立教師業(yè)務電子檔案的重要意義

大學是以院系為基本教學單位形成的教育機構，教師以學科和專業(yè)團隊的方式分布在每個院系。教師從步入教學崗位開始，直至調(diào)離或退休，在其持續(xù)不斷的業(yè)務活動中產(chǎn)生的原始材料數(shù)量大、種類多，分散在院系集中管理，有利于定期補充更新，方便基層管理人員與教師及時溝通，服務其成長發(fā)展。

1.1 為學?？茖W發(fā)展提供重要依據(jù)。分布在院系的教師業(yè)務電子檔案是反映教師教學水平的真實記錄，通過教師業(yè)務檔案可以全面地了解教師的基本情況、發(fā)展歷程、政治思想水平和業(yè)務素質，較為準確地掌握教師隊伍建設的基本現(xiàn)狀，為校領導制定全校的發(fā)展規(guī)劃、制定師資隊伍建設方案提供重要的決策依據(jù)；同時也為有關部門制定人才引進計劃、招生就業(yè)計劃以及教學科研的具體安排等提供重要佐證。

1.2 為學科及專業(yè)建設提供翔實的材料支撐。隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高等院校在重點學科申報、精品共享課程和教學團隊建設等項目申報中經(jīng)常以專業(yè)教師的科研、教學等成果、社會服務等材料作為支撐材料；同時，教師本人在科研項目申報及各類優(yōu)秀人才評審時都要提供相應的支撐材料，如何能夠準確快速地填寫有關項目申報書，并在最短時間內(nèi)整理好有關材料，在很大程度上取決于教師業(yè)務檔案日常的建設水平，這就對教師業(yè)務檔案建設提出了較高的要求。

1.3 是完善高校人才信息資源的重要方式。從主觀上看，教師業(yè)務檔案是教師個人勞動成果和智慧的結晶，反映了教師個人的業(yè)務能力、學術水平、思想狀況和工作成績；從客觀上看，教師業(yè)務檔案是學校人才科研信息庫，反映了學校師資素質、隊伍結構和辦學實力。建立健全院系教師業(yè)務檔案有利于學校全面準確地了解教師隊伍的優(yōu)勢和不足，預測師資隊伍的未來發(fā)展和變化趨勢，建設結構合理、業(yè)務精湛的師資隊伍，有效培養(yǎng)和引進學校發(fā)展提升所需優(yōu)秀人才，實現(xiàn)學科發(fā)展與人才資源的最佳匹配。

1.4 是學校充實人事檔案、構建育人環(huán)境的有效措施。建立和健全院系教師業(yè)務檔案不僅可以豐富人事檔案的內(nèi)容，彌補人事檔案程式化描述較多、記錄單一的不足，又可以全程記錄教師個人業(yè)務發(fā)展的軌跡，展現(xiàn)個人特長，為合理使用人才提供信息依據(jù)。完整的教師業(yè)務檔案能夠真實全面地反映教師的工作狀況和科研成績，使教師的年度考核及評優(yōu)評先有據(jù)可查，能夠促進各項激勵機制更加規(guī)范化、制度化。同時，可以培養(yǎng)教師的競爭意識，激勵教師不斷進取，以優(yōu)異的教學成果教育影響學生，為社會培養(yǎng)和輸送更多的高素質人才，而學生又能以教師博學多才為榜樣，激發(fā)自身追求真理、刻苦學習的積極性，從而有利于營造育人環(huán)境，促進教育事業(yè)和諧發(fā)展。

1.5 為教師職稱評審和職務聘任提供可靠依據(jù)。高校教師專業(yè)技術職務的評聘是對其教學能力的重要肯定。教師申報職稱所需要的課時數(shù)、教學成績、科研成果、獎勵情況、年度考核結果等材料，相關職能部門都要通過業(yè)務檔案來提供翔實內(nèi)容，以確保材料的真實性和準確性。另外，教師業(yè)務檔案也為職能部門在選人用人上提供真實、全面的參考依據(jù)。因此，加強教師業(yè)務檔案的建設，鼓勵教師以精深的業(yè)績充實業(yè)務檔案，對調(diào)動教師工作積極性、促進其發(fā)展都具有重要意義。

2 院系建立教師業(yè)務電子檔案的主要內(nèi)容

根據(jù)高校教師的工作實際，其業(yè)務檔案一般包括個人基本情況、政治思想素質、專業(yè)知識水平、教育教學業(yè)績、科研成果和參加進修培訓、考核評估等六個方面的基本內(nèi)容，具體分為以下四個模塊。

2.1 個人基本信息

2.1.1 個人信息主要包括基本資料、學歷資料和職業(yè)資料。基本資料是記錄教師的姓名、性別、年齡、政治面貌、民族、籍貫、健康及婚姻狀況等信息；學歷資料是記錄教師的最高學歷、學位、專業(yè)特長、畢業(yè)學校以及熟悉的語種等；職業(yè)資料記錄教師所在學校的部門、工作及來校時間、編制類別、技術職稱、職稱等級及評聘時間、黨政職務、任職時間、崗位類別等級等。

2.1.2 工作經(jīng)歷指教師的工作部門、工作時間、行政職務、證明人等。

2.1.3 學習簡歷記錄教師的學習時間、學校、專業(yè)及學位。

2.2 個人檔案

主要包括所獲榮譽和學術兼職。榮譽主要記錄教師獲獎年月、榮譽稱號、評獎單位；學術兼職記錄教師參加學術團體的時間、名稱、團體級別、兼任職務。

2.3 業(yè)績檔案

主要記錄教師教學和科研的基本信息，包括論文、科研項目、專利情況、出版專著、教學工作、碩博培養(yǎng)和成果獎勵情況。

2.3.1 論文情況記錄教師發(fā)表論文名稱、排名、期刊名稱、期刊類別、發(fā)表時間。

2.3.2 科研項目主要記載項目名稱編號、項目性質、來源與類型、本人排名、立項年月。

2.3.3 專利情況主要記錄專利名稱與專利號、專利類別、授權時間、專利權人、第一設計人、本人排名。

2.3.4 出版專著記錄著作名稱及類別、書號、出版社、出版時間、第一作者、總人數(shù)、本人排名。

2.3.5 教學工作模塊記錄課程或實踐名稱、計劃課時、班級及人數(shù)、課程性質、開設年度。

2.3.6 碩博培養(yǎng)記錄研究生類別、導師姓名、專業(yè)方向、畢業(yè)論文題目等。

2.3.7 成果獎勵主要記錄成果名稱及編號、獲獎日期、獲獎等級、獎勵類別、頒獎單位、本人排名。

2.4 晉升與考核

記錄教師的職稱、職務、職級的變化，年度考核情況等。

以院系建立教師業(yè)務電子檔案后，其本人可以用戶名和密碼進入系統(tǒng)，管理自己的個人信息和業(yè)績檔案，添加、刪除、瀏覽自己的相關內(nèi)容；院系管理人員負責院教師業(yè)績檔案和個人檔案的審核和對照，學生和其他公眾用戶可以通過系統(tǒng)瀏覽教師個人主頁，起到學習借鑒和激勵作用。

3 院系建立教師業(yè)務電子檔案的思考

通過建立教師業(yè)務電子檔案，極大地豐富了教師的檔案內(nèi)容，利用計算機技術對各種資源進行分類、組合，提高了檔案管理、使用的質量和速度，簡化了手工操作的麻煩和不必要的重復勞動。

3.1 要明確分類標準，制定科學的分類方法。由于教師活動的多樣性和教師本人對檔案保存可靠性的疑慮，會給檔案收集和管理增加難度；教師新學歷學位的獲得、論文論著的發(fā)表出版、科研成果的評選、各種榮譽證書的產(chǎn)生等材料隨時都能產(chǎn)生，增加了紙質檔案收集的工作量。為確保教師業(yè)務電子檔案的規(guī)范性，應嚴格按照國家檔案管理標準，結合高校教師情況，制定科學詳細的分類方法，明確收集范圍。根據(jù)電子檔案要求的基本內(nèi)容集中歸檔，集中存放， 集中管理。

3.2 院系先行，學校跟進。構建完備的教師業(yè)務電子檔案是一項系統(tǒng)的、長期的工程，由于教師業(yè)務電子檔案涉及面廣、初期工作量大等會成為制約其使用和推廣的一個瓶頸。因此，要做好以下兩點，一是院系可首先在骨干教師和學術帶頭人中試行，通過探索規(guī)范后逐步推廣到全體教師；二是學校層面要及時跟進，可在部分院系進行試點，取得經(jīng)驗后在全校范圍內(nèi)推廣。

3.3 要服務于教師的發(fā)展和成長。一般情況下，檔案以紙質、電子兩種形式呈現(xiàn)。教師的檔案資料的整理不能只局限在復印資料上，而是精心設計新穎別致的檔案內(nèi)容。要以建立的紙質檔案為基礎，逐步建立教師業(yè)務電子檔案。院系要結合學科專業(yè)發(fā)展方向制定教師專業(yè)成長發(fā)展規(guī)劃，促使教師依據(jù)規(guī)劃擬定自身的發(fā)展目標，達到推進工作、實現(xiàn)雙贏的效果。

3.4 要有明確的思路和原則。首先，要做到“雙方重視”、“雙聯(lián)互動”。一是系領導要重視，要指定專人負責協(xié)調(diào)專業(yè)教師的電子業(yè)務檔案材料的收集；二是教師重視，教師是業(yè)務檔案的產(chǎn)生者，也是重要的受益者。因此，院系與教師要經(jīng)常保持“雙聯(lián)互動”，特別是全體教師要從實際行動上重視和支持教師業(yè)務電子檔案的建設，養(yǎng)成定期提交及更新本人相關信息的習慣，對新的科研項目、論文、證書應盡快提供紙質材料，保證電子數(shù)據(jù)與紙質材料的對等。其次，要做到“三個到位”：一是制度到位，具體落實。樹立責任意識和服務意識，統(tǒng)一規(guī)劃，制定具體工作方案。二是人員到位，即保證有業(yè)務熟練的專人負責，在教師少的情況下，可納入系教學秘書的職責范圍。三是設備到位，即保證有專業(yè)的系統(tǒng)管理軟件和數(shù)據(jù)存儲設備，以保證檔案的完整性和延續(xù)性。

3.5 實行“雙份法”收集，保證檔案的完整性。為使教師業(yè)務電子檔案的動態(tài)管理更具有操作性和可行性，在實際工作中建議實行“雙份法”收集，即一方面要分時分段適時收集教師在教學、科研及日常管理活動中所形成的紙質材料，將平時收集、年終收集、追蹤收集、橫向收集有機結合；另一方面要“隨生隨采”及時收集、拷貝與紙質材料相對應的電子文件，保證教師業(yè)務檔案的完整性，從而實現(xiàn)同步收集“雙份”材料，形成人人遵照執(zhí)行的制度。

（作者單位：河南牧業(yè)經(jīng)濟學院 來稿日期：2014-06-15）