嚴潔

疾病預(yù)防控制中心（CDC）的檔案是疾控工作者在為防止疾病傳播流行、增進人民身心健康的科學和技術(shù)活動中長期積累的歷史記錄，對于開展疫情的預(yù)測預(yù)報、流行病學分析、保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義。在市、縣、區(qū)三級疾控機構(gòu)中檔案人員多為兼職，且更換頻繁。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，不少單位疾控檔案處于數(shù)不清、情況不明、管理脫節(jié)的狀態(tài)。

1 疾控檔案交接工作現(xiàn)狀

1.1 未進行規(guī)范整理。前任檔案員對所管理的各類檔案資料沒有規(guī)范整理就整包整捆移交，造成檔案數(shù)量不清，不齊全不完整。疾控機構(gòu)在日常活動中形成的檔案，主要是對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸局行墓芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測服務(wù)中所形成的材料。疾病控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律來自長期的大量的日常性監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)測材料不僅對當年的疫情分析有用，更是在若干年以后，對疫情流行規(guī)律作出分析。因整理時間無規(guī)律、不固定，整理方法復(fù)雜，材料收集有難度，往往不能及時歸檔，甚至很重要的檔案，如監(jiān)測記錄、控制結(jié)果、疫情處理報告等材料不能及時歸檔整理，有用時著急找不到，即使能找到也既費工又費時。如此一來，該整理的檔案沒整理或整理不規(guī)范，離崗交接時便著了急，要么交一捆，要么交一包。當追問原因時，把責任推卸給前任或前任的前任。這種交“包袱”作風一代傳一代，把許多寶貴的檔案材料蒙在紙堆里。造成工作越積越多，難度越來越大，面對幾代人沒有整理的檔案資料無從下手。前人不管，后人遭難！即使重新整理也很難保證內(nèi)容的系統(tǒng)性和完整性。若碰到不明情況或馬虎粗心的，也許會把保留多年有價值的材料當作多余的廢物處理掉，造成檔案的損失。

1.2 交接時不規(guī)范。因前任交代不明，致使后任家底不清，造成管理不便、利用困難。交接過程中，許多人僅僅帶接管人員走馬觀花地看看，檔案室的有關(guān)柜架和檔案資料，只簡單地介紹一番，就把鑰匙交了；有的連簡單的介紹也沒有，把交檔案當作交鑰匙；還有的前任該走走了，后任找其要鑰匙都找不到人，更別說交接了。這都使后任對檔案室里到底有幾類檔案，每一類檔案有多少數(shù)量、案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、分類目錄等檢索工具其數(shù)量、狀況、存放何處等摸不清底細，造成管理混亂、利用困難。

1.3 責任難以劃分?！稒n案法》明確規(guī)定：“對損毀、丟失國有檔案的，對直接負責的主管人員或責任人依法給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任?！痹跈n案交接過程中，交接手續(xù)不認真、沒有交接，出了問題是誰的責任？扯不清、道不明，一本糊涂賬。我們從事檔案工作應(yīng)從基礎(chǔ)做起，確保檔案材料的齊全、完整、分類科學、管理規(guī)范，采取必要的措施和手段保證交接工作不被弱化，不走過場。

2 做好疾控檔案交接工作的建議

2.1 態(tài)度要端正。首先，交接雙方要杜絕“甩包袱”“撂桃子”的思想，防止馬虎和依賴思想。其次，雙方在交接過程中要緊密合作，交方做到知無不言，言無不盡，接方做到謹慎、細致，有疑必問有漏必查，有缺必補，不接糊涂賬，不接爛攤子。最后，不能把交接工作看作是交物交鑰匙，完整的交接應(yīng)該包括工作經(jīng)驗、工作方法乃至責任心、事業(yè)心的傳、幫、帶。

2.2 監(jiān)管要到位。單位領(lǐng)導要重視，不能只抓安排不抓落實，只管布置不問結(jié)果。不能對檔案員一換了事，要考慮主管領(lǐng)導的抓落實情況。移交人、接收人、監(jiān)交人落實到位，手續(xù)完備，交接記錄、交接清單一應(yīng)俱全。要求檔案員對檔案該收回的收回，該補充的補充，對檔案資料登記臺賬、檢索工具的數(shù)量、狀況、存放地點一一列舉清楚，從而認真指導監(jiān)督檔案工作人員的交接工作。

2.3 制度要落實?？茖W規(guī)范的管理依賴于建立完善的切實可行的管理制度。首先，建立完善的交接制度。規(guī)定檔案員在交接檔案時應(yīng)干什么、怎么干。一個稱職的檔案員，不僅要把檔案收集齊全、分類科學、鑒定準確、立卷規(guī)范、管理科學、確保檔案安全，還要做好交接工作，保證檔案的連續(xù)性。其次，把交接工作納入檔案人員的崗位責任制，作為考核的依據(jù)。如果每一任檔案員，都嚴格落實崗位責任制，所管的檔案做到管理科學規(guī)范，交接檔案嚴格按制度辦事，認真交接，手續(xù)完備不再整包、整捆、整堆移交，這樣才能保證檔案完整交接，這樣的檔案員才能算是稱職的。最后，推行檔案人員目標考核，建立完善的獎懲機制。將檔案的日常管理和檔案交接工作明確列入相應(yīng)的考核指標，與獎懲掛鉤。

（作者單位：開封市疾病預(yù)防控制中心 來稿日期：2014-06-15）