梁菁

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的日益普及，檔案管理工作在各個(gè)領(lǐng)域都取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和有效的利用是檔案管理的主要目的，也是衡量一個(gè)檔案管理部門水平高低的主要標(biāo)準(zhǔn)。隨著改革的不斷推進(jìn)，檔案管理工作人員面臨著諸多新情況、新問(wèn)題。如何能夠有效的提高檔案資源開(kāi)發(fā)和利用的價(jià)值，是每一位檔案管理人員都值得關(guān)注的課題。

關(guān)鍵詞：檔案資源；開(kāi)發(fā)與利用；數(shù)字化

檔案工作的主要內(nèi)容是要充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，將檔案中的內(nèi)在價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)橛行У馁Y源利用起來(lái)，從而更加有效地為部門的發(fā)展提供發(fā)展方向。盡管檔案信息并不能直接給社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)影響，只能對(duì)其進(jìn)行充分的開(kāi)發(fā)，進(jìn)而為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。而在充滿了激烈的競(jìng)爭(zhēng)的信息社會(huì)里，要想生存與發(fā)展，就必須對(duì)信息資源進(jìn)行充分的利用，使其能夠又快又好地轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。對(duì)信息這種豐富的資源的開(kāi)發(fā)利用程度，儼然已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)科技信息技術(shù)利用的發(fā)達(dá)與否的重要標(biāo)志。因此對(duì)檔案信息資源進(jìn)行充分的開(kāi)發(fā)和利用已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。

1 檔案信息資源的地位和利用現(xiàn)狀

開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的前提是準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)檔案信息資源的價(jià)值。大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等記錄是檔案信息的組成內(nèi)容，是最重要的基礎(chǔ)資源，尤其是在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，檔案信息資源管理的科學(xué)性和知識(shí)性是必須具備的，由于各部門內(nèi)部具有一定的信息性、知識(shí)性，在進(jìn)行檔案信息資源管理的過(guò)程中，要切實(shí)體現(xiàn)出部門個(gè)性化檔案信息資源管理的知識(shí)性，尤其從管理角度來(lái)說(shuō)，檔案信息資源管理本身所具有的知識(shí)性是其管理工作所不能忽視的。

目前我國(guó)檔案信息資源雖然內(nèi)容豐富，但利用率非常低，存在大量的資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。最主要的問(wèn)題就是檔案現(xiàn)代化管理落后，服務(wù)方式比較被動(dòng)，同時(shí)檔案管理人員對(duì)檔案信息的價(jià)值沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)信息的收集、整理、保管工作不夠重視，使很多信息沒(méi)有及時(shí)的發(fā)揮它們應(yīng)有的作用。另外檔案的編研工作中也存在很大的問(wèn)題，有些編研部門不能滿足檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的需要，以此不能及時(shí)的獲得可以利用的信息資源。檔案開(kāi)放方面沒(méi)有充分你利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程慢，阻礙了檔案信息方便、快速的利用。

2 從管理角度談檔案信息資源建設(shè)的必要性

從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，檔案信息資源管理工作需要落實(shí)和貫徹到檔案管理工作的方針和政策，通過(guò)檔案管理工作的發(fā)展來(lái)帶動(dòng)其他部門管理工作優(yōu)化管理體制。優(yōu)化檔案信息資源對(duì)于部門的檔案管理工作來(lái)說(shuō)是十分必要的，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 檔案信息資源建設(shè)是單位管理的重要標(biāo)尺

一般來(lái)說(shuō)，任何單位在進(jìn)行改革和工作部署的時(shí)候，都需要借鑒一系列的數(shù)據(jù)或資源作為依托，檔案信息管理建設(shè)的完善能為部門未來(lái)的發(fā)展以及決策提供重要的依據(jù)。檔案信息資源管理工作能夠?yàn)闆Q策者們提供更多信息和資源，為單位的發(fā)展和重要決策提供必要的幫助?？梢?jiàn)，檔案信息資源管理工作為部門管理工作奠定了基礎(chǔ)，為單位的發(fā)展和決策提供了重要的依據(jù)。

2.2 檔案信息資源管理有利于檔案管理工作的優(yōu)化

檔案信息資源的建設(shè)有助于檔案管理工作的優(yōu)化，能夠?yàn)闄n案管理工作提供更加科學(xué)的信息，提升檔案管理工作的有效性，使得檔案管理工作與部門的發(fā)展接軌，與社會(huì)進(jìn)步接軌，全面提升檔案管理工作的科學(xué)性。

3 檔案信息資源開(kāi)發(fā)有效利用的思考

3.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

職業(yè)道德是檔案工作者所必須具備的品德和基本行為準(zhǔn)則。檔案工作者必須更新觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理各方面的方針政策，具備全局意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。檔案工作者還應(yīng)有豐富的專業(yè)知識(shí)。1.要求檔案工作人員熟悉檔案庫(kù)藏內(nèi)容、成分及檔案存放的位置；2.要熟悉檔案館（室）的各種檢索工具，熟練掌握庫(kù)存檔案的檢索，并注意將常用的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集加工，對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行編研，有計(jì)劃地開(kāi)發(fā)專題性的檔案信息；3.為滿足檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、電子文件歸檔等業(yè)務(wù)的需要，檔案工作者還需提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案工作自動(dòng)化水平，使利用者根據(jù)自己的需求來(lái)更方便的進(jìn)行檢索和利用。

3.2 注重收藏與利用雙重功能

信息時(shí)代的檔案信息資源管理工作，既要保管好檔案，也要利用好檔案，使之產(chǎn)生社會(huì)效益。因此，檔案管理人員在制定檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)，應(yīng)把檔案保管和檔案利用放在同等重要的位置上來(lái)考慮，絕不能顧此失彼。

3.3 加大對(duì)檔案建設(shè)工作的投入，多形式、多層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源

目前，由于檔案資源建設(shè)投入不高，從而影響檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。因此，應(yīng)加大對(duì)檔案部門的軟硬件建設(shè)，提供規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)，使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.完善制度，健全標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作在有效合理的領(lǐng)導(dǎo)體制和管理機(jī)構(gòu)下，需要有一套嚴(yán)格的管理制度予以保障。建立和健全檔案管理的規(guī)章制度，是管理科學(xué)化的標(biāo)志，對(duì)協(xié)調(diào)部門內(nèi)部檔案管理的各種關(guān)系、形成合理的工作秩序意義重大。

2.開(kāi)展檔案信息編研工作

檔案編研工作是指由檔案工作人員通過(guò)對(duì)繁雜的原始檔案信息精心提煉，編撰、出版專題材料。編研工作是利用服務(wù)的重要手段之一，檔案編研工作既可以使檔案部門由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，又可以使檔案利用由低層次向高層次發(fā)展；同時(shí)也是保護(hù)檔案原件的有效措施，檔案編研成果可以成為副本，從而減少利用者對(duì)檔案原件的損壞。

3.推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的客觀規(guī)律，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然過(guò)程。隨著網(wǎng)絡(luò)化的普及，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)將是檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的重要形式。

開(kāi)展檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以改變?cè)械摹我坏膶?duì)檔案收集、整理、加工、利用的管理方式，借助和依托網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式和信息服務(wù)手段，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)的信息服務(wù)。此外，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將豐富的檔案信息呈現(xiàn)在利用者面前，有助于更多的人認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，進(jìn)而更好的利用檔案。

4 維護(hù)檔案信息資源安全

檔案信息資源的保管也是檔案開(kāi)發(fā)與利用工作中的一項(xiàng)重要工作。維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個(gè)檔案工作中必須遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。

為此，檔案工作者必須牢固樹(shù)立檔案信息安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的安全防范，確保檔案信息的安全。1.防止檔案的損壞。檔案工作者要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過(guò)具體工作的實(shí)踐來(lái)采取專門有效的技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)；2.千方百計(jì)地延緩檔案自然老化過(guò)程。通過(guò)將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果運(yùn)用于檔案保護(hù)中，同樣，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方法、技術(shù)裝備和設(shè)施保護(hù)檔案的安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

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