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        新時(shí)期檔案管理模式科技化發(fā)展趨勢(shì)

        2014-08-27 04:04:52劉卉
        卷宗 2014年7期
        關(guān)鍵詞:科技化管理模式

        摘 要:我國(guó)水利工程現(xiàn)代化發(fā)展階段,國(guó)家對(duì)地方水利項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量水平提出了嚴(yán)格要求,努力提升水利工程設(shè)施使用性能是行業(yè)改革重點(diǎn)。檔案資料是對(duì)工程實(shí)施情況的詳細(xì)記錄,對(duì)后期工程建設(shè)具有多方面的指導(dǎo)借鑒意義。為了進(jìn)一步優(yōu)化檔案資料管理模式,以先進(jìn)技術(shù)為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)科技化管理模式,這也是水利局檔案管理工作重點(diǎn)。本文分析了項(xiàng)目檔案管理具體內(nèi)容,以科技化發(fā)展趨勢(shì)為參考提出檔案管理模式改革對(duì)策。

        關(guān)鍵詞:項(xiàng)目檔案;管理模式;科技化;綜合對(duì)策

        水利項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、施工難等特點(diǎn),為水利部門規(guī)劃與發(fā)展帶來了較大的困難,如何規(guī)劃水利項(xiàng)目是當(dāng)前社會(huì)化改造急需解決的問題。檔案資料是歷年水利項(xiàng)目建設(shè)的資料總匯,對(duì)水利工程改造具有多方面的指導(dǎo)作用,做好水利項(xiàng)目檔案管理工作是很有必要的。為了適應(yīng)項(xiàng)目工程建設(shè)發(fā)展趨勢(shì),應(yīng)以科技化為方向建立更加科學(xué)的項(xiàng)目檔案資料管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案資料資源的最優(yōu)化利用。

        1 項(xiàng)目檔案管理科技化趨勢(shì)

        項(xiàng)目檔案信息化是行業(yè)變革的主要趨勢(shì),采用信息科技委支撐建立新型管理模式,為檔案資料收集、處理、使用等提供諸多的便捷性。根據(jù)筆者工作過經(jīng)營(yíng),項(xiàng)目檔案管理信息化趨勢(shì)包括:

        1、專業(yè)性。檔案資料是專門針對(duì)某一個(gè)領(lǐng)域記錄數(shù)據(jù)的,其必須要有專業(yè)性條件為支撐,才能全面提高項(xiàng)目檔案管理水平。信息化發(fā)展是以專業(yè)領(lǐng)域?yàn)槠脚_(tái)的,無論是管理人員或檔案資料內(nèi)容,都具有專業(yè)性特點(diǎn)。因此,管理信息化需先從專業(yè)方面實(shí)施改革,建立符合檔案管理相關(guān)的工作模式,才可保證檔案資料內(nèi)容的完整。

        2、技術(shù)性。引用高端科技輔助項(xiàng)目檔案管理體制,發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理體系中的作用,這些都是檔案管理模式發(fā)展趨勢(shì)表現(xiàn)。一般情況下,檔案管理信息化技術(shù)包括:計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)字操控技術(shù)等的,適用于水利局內(nèi)部檔案體系的科技化建設(shè)。此外,科技性還體現(xiàn)在信息設(shè)備方面,廣泛應(yīng)用于檔案室內(nèi)工作流程。

        3、智能性。項(xiàng)目檔案管理智能化是立足于高科技條件的,其利用人機(jī)工程控制系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人機(jī)一體化,為檔案管理操作流程提供更為便捷的方式。比如,檔案室人員利用計(jì)算機(jī)設(shè)備監(jiān)理電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)實(shí)體檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)、檔案擺放、資料內(nèi)容等綜合調(diào)度,無需人工參與檔案整編工作,便可以把檔案資料及時(shí)地傳送給使用者。

        2 新時(shí)期項(xiàng)目檔案管理總則

        鑒于科技化對(duì)項(xiàng)目檔案管理的影響力,水利部門要實(shí)時(shí)更新信息化辦公系統(tǒng),搭建與科技化標(biāo)準(zhǔn)相符合的檔案資料管理平臺(tái),正確處理水利檔案相關(guān)的資料信息。筆者認(rèn)為,科技化檔案管理模式要遵循相關(guān)原則餓,主要包括:

        1、價(jià)值原則。項(xiàng)目檔案資料具有廣泛的數(shù)據(jù)來源,每一項(xiàng)數(shù)據(jù)都是經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐積累的,充分挖掘檔案資料潛在價(jià)值是不可缺少的,這是檔案管理價(jià)值原則的基本要求。充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范,結(jié)合水利工程的特點(diǎn),制定本規(guī)定。

        2、階段原則。水利項(xiàng)目建設(shè)要經(jīng)過不同的階段,每個(gè)時(shí)間段產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料頁不相同,檔案管理也要堅(jiān)持階段性原則,這是管理模式科技化需要遵循的內(nèi)容。例如,水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

        3、領(lǐng)導(dǎo)原則。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中,明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé),健全制度,統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案工作的正常開展。堅(jiān)持科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)原則,促進(jìn)檔案管理模式規(guī)范化發(fā)展,每一個(gè)環(huán)節(jié)都按照領(lǐng)導(dǎo)體制要求執(zhí)行,避免檔案管理出現(xiàn)決策性失誤。

        3 基于科技化模式的檔案管理對(duì)策

        近年來我國(guó)對(duì)水利工程改擴(kuò)建投入大筆資金,實(shí)現(xiàn)水利項(xiàng)目綜合化運(yùn)行是主要建設(shè)目標(biāo),充分發(fā)揮檔案資料對(duì)水利項(xiàng)目建設(shè)的指導(dǎo)作用,這也是工程單位必須考慮的問題之一。檔案管理模式科技化本質(zhì)上是信息技術(shù)的綜合應(yīng)用,在檔案資料管理體系中添加科技成果,減小人工參與水利檔案資料的操作難度。

        1、優(yōu)化管理。各級(jí)建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),共同抓好水利工程檔案工作。管理部門對(duì)水利項(xiàng)目檔案資料具有宏觀調(diào)控權(quán)利,根據(jù)地方水利項(xiàng)目建設(shè)狀況提供管理意見。考慮到科技化管理模式發(fā)展趨勢(shì),管理部門在管理決策、指導(dǎo)意見、檔案審閱等方面也要注重信息科技應(yīng)用。

        2、法人監(jiān)督。項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé),須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作,并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。項(xiàng)目法人是某個(gè)項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人,對(duì)項(xiàng)目采取某一種決策方案,直接影響了后期施工決策情況。項(xiàng)目法人需積極倡導(dǎo)檔案資料科技化管理,完善現(xiàn)有的檔案資料分配模式。

        3、職責(zé)分配??辈煸O(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位,應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任,切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作?!柏?zé)任制”是項(xiàng)目檔案資料科技化管理的一種體制,在信息科技普及應(yīng)用條件下,按照崗位工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行責(zé)任考評(píng)機(jī)制,也能幫助檔案管理人員解決不少問題。

        4、技術(shù)改革。新時(shí)期檔案資料類別、內(nèi)容、存量等均發(fā)生巨大變化,全面利用高科技輔助檔案資料管理,有助于提升檔案管理的自動(dòng)化水平。例如,建立數(shù)字化檔案專用庫(kù)房,大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫(kù)房,配備必要的檔案裝具和數(shù)字化控制設(shè)備。項(xiàng)目法人應(yīng)按照國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求,充分利用新技術(shù),開展水利工程檔案數(shù)字化工作,建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

        4 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理體制

        除了注重檔案管理模式科技化改革之外,檔案管理后期也要做好驗(yàn)收工作,確保每一項(xiàng)檔案資料符合檔案室管理要求。水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容,應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行,從兩個(gè)方面完善檔案資料管理體系。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容包括:聽取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告;聽取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告,對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程,還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評(píng)定意見;查看現(xiàn)場(chǎng),了解工程建設(shè)實(shí)際情況。

        5 結(jié)論

        項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。一個(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過程中形成大量的文件材料,為使項(xiàng)目檔案齊全完整準(zhǔn)確,就需要一套行之有效的方法加以保證?;跈n案管理科技化發(fā)展趨勢(shì)下,要建立更加完整的檔案資料管理體制,努力提升檔案資料的綜合利用率。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]趙艷.淺談加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程[J].黑龍江科技信息.2009(24)

        [4]馬清云,劉麗萍.論如何加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程[J].黑龍江科技信息.2007(07)

        作者簡(jiǎn)介

        劉卉(1981-),女,漢,江蘇連云港人,本科學(xué)歷,揚(yáng)州大學(xué)法學(xué)系助理館員,研究方向:檔案管理。

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